Microsoft Power Apps – was kann es und wie funktioniert es?

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Lesedauer: ca. 4 Min

Maßgeschneiderte, selbst programmierte Apps optimieren und beschleunigen die Prozesse Ihres Unternehmens. Die Apps lassen sich auf mobilen Endgeräten oder auf PCs ausführen und sind ein wichtiger Baustein zur Bewältigung der digitalen Transformation. Leider sind nicht in jedem Unternehmen Know-how und Erfahrung vorhanden, Anwendungen auf die klassische Art und Weise selbst zu programmieren. Microsoft stellt mit den PowerApps eine Art App-Baukasten zur Verfügung, der einen Ausweg aus diesem Dilemma bietet. Zusammen mit weiteren Microsoft-Lösungen wie Power BI entstehen beste Voraussetzungen, Office-Dienste und Unternehmensdaten in eigenen Anwendungen zusammenzuführen. Der folgende Artikel erklärt Ihnen, was PowerApps ist, was es kann und wie es funktioniert.

Was ist Power Apps?

PowerApps ist eine Plattform und Sammlung von Diensten, Anwendungen und Konnektoren, mit denen sich eigene Apps ohne tiefere Programmierkenntnisse erstellen und ausführen lassen. Realisierbar ist ein großes Spektrum an Anwendungen, angefangen von einfachen mobilen Apps bis zu komplexen Business-Anwendungen. Die erstellten Apps besitzen ein dynamisches Design und lassen sich auf mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets gleichermaßen ausführen wie in einem Browser oder auf einem PC. Sie decken verschiedene Anwendungsfälle eines Unternehmens ab. Dazu verbinden die Apps die Dienste der Office-Welt mit den Unternehmensdaten, die in unterschiedlichen, nicht auf Microsoft begrenzten Datenquellen wie in Excel, SharePoint, Office 365, Dynamics 365, SQL Server, Azure, MySQL, Gmail oder anderen gespeichert sein können.

Wie funktioniert PowerApps?

PowerApps ist ein Webservice, der zur Benutzung eine entsprechende Lizenz voraussetzt. Bei dem Webservice ist grundsätzlich zwischen dem Erstellen und dem Benutzen von Apps zu unterscheiden. Je nach Zielsetzung stehen verschiedene Einstiegsmöglichkeiten zur Verfügung. Die Startseite des Services ist make.powerapps.com. Power Apps Studio bietet die Möglichkeit, eigene Apps über eine grafische Benutzeroberfläche zusammenzustellen. Zur Verwaltung der Apps dient das Power Apps Admin Center.

PowerApps selbst erstellen

Wer mit PowerApps eine eigene App erstellen möchte, benötigt keine Programmierkenntnisse. Die Anwendungen lassen sich ohne großen Aufwand ganz nach eigenen Anforderungen gestalten. Prinzipiell können drei verschiedene Arten von Apps erstellt werden:

  • Canvas Apps
  • Model-Driven Apps
  • Portal Apps

Power Apps Studio bietet eine grafische Benutzeroberfläche, um Canvas Apps durch Kombinieren verschiedener Elemente per Drag&Drop zu kreieren. Benutzbare Elemente sind beispielsweise Datenfelder, Eingabemasken, Schaltflächen oder Auswahllisten. Die Logik der Apps ist in Excel-ähnlichen Ausdrücken abgebildet. Zur Erleichterung der Arbeit stehen dem App-Ersteller zahlreiche praxisnahe Vorlagen zur Verfügung. Damit die Apps lesend oder schreibend auf die benötigten Daten zugreifen können, kommen für die verschiedenen Datenquellen sogenannte Datenkonnektoren zum Einsatz.

PowerApps verwenden

Mit dem Webservice erstellte Apps sind nicht auf eine bestimmte Plattform oder ein bestimmtes Betriebssystem beschränkt. Sie lassen sich auf iOS- und Android-Geräten, auf Windows-Rechnern oder im Webbrowser ausführen. Zugriff auf die Anwendungen erhält jeder, der für die Nutzung einer App autorisiert ist. Die Apps stehen nicht als eigenständige Anwendungen, sondern innerhalb einer Art Container-App zur Verfügung. Android- oder iOS-Benutzer müssen diese Container-App aus dem iOS- oder Android-Appstore herunterladen. Nach dem Login mit dem eigenen Microsoft-Account, zeigt die Container-App die für den User verfügbaren und freigegebenen Anwendungen an. Sie lassen sich direkt aus der App heraus starten.

Möchten Sie sich näher mit Microsoft-Tools wie PowerApps oder Power BI beschäftigen, ist Schneider + Wulf Ihr kompetenter und erfahrener Partner. Vereinbaren Sie jetzt einen kostenlosen Termin für eine Erstberatung für PowerApps oder Power BI! In einem unverbindlichen Gespräch bringen wir Ihnen die Tools näher und erklären Ihnen, wie sie die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen voranbringen. Wir freuen uns, Ihre Fragen zu diesem Thema beantworten zu dürfen.

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SuperOffice und Microsoft: Wie einfach ist die Anbindung?

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Lesedauer: ca. 3 Min

„Dokumente speichern, teilen und gemeinsam daran arbeiten war nie einfacher. SuperOffice ist nahtlos in Microsoft Office 365 … und in alle bekannten E-Mail-Anwendungen, wie Exchange, Outlook, …. und sonstige IMAP-basierende E-Mail-Server integriert.“

Zitat von www.superoffice.de

So einfach also geht Marketing, aber wie einfach ist es denn wirklich? Nun, alles der Reihe nach.

SuperOffice und Microsoft – Alles App, oder was?

Einerseits einfach, andererseits für Laien verwirrend, die Anzahl der Apps, die es für SuperOffice gibt, darunter auch diejenigen für die Integration von SuperOffice und Office 365, mittlerweile Microsoft 365. Mehr Apps als Apple-Apps könnte als Eindruck entstehen, aber so viele sind es auch wiederum nicht. Wir sind nach wie vor in der Windows-Welt.

Synchronisieren Sie Ihre Kalender

„Mithilfe des Kalender-Synchronizers unseres Partners Infobridge Software, synchronisiert sich Ihr SuperOffice-Kalender automatisch mit Microsoft Outlook, Exchange oder dem Google-Kalender. Sie können so auch Termine und Aufgaben mit anderen teilen, die kein SuperOffice nutzen.“

Zitat www.online.superoffice.com/appstore/infobridge-software-b-v-/synchronizer-for-superoffice

Was wieder wie Marketing klingt, ist Marketing, aber ist es auch realistisch? Microsoft selbst listet das Add-In SuperOffice CRM für Outlook in seinem App-Store.

Integriertes Arbeiten durch SuperOffice für Outlook

„Das SuperOffice for Outlook-Add-In hilft Ihnen dabei, Zeit zu sparen und produktiv zu bleiben, indem Sie direkt in Ihrer E-Mail auf wichtige CRM-Informationen und -Funktionen zugreifen können, sodass Sie nicht zwischen Systemen wechseln müssen. Fügen Sie neue Kontakte und Unternehmen hinzu, speichern Sie E-Mails und Dokumente oder erstellen Sie neue Verkäufe, Aktivitäten oder Anforderungen direkt aus Outlook. Sehen Sie sich wichtige Informationen zu einem Kontakt, Verkauf oder einer Anfrage schnell und einfach über das Add-In-Panel in Echtzeit an.“

Zitat*www.appsource.microsoft.com/de-de/product/office/WA200001597

Integrieren Sie Ihre Dokumente

Auch das geht per App. Wenn Sie die rein Cloud-basierten Office-Anwendungen von Microsoft 365 nutzen, können Sie Ihre Dokumente direkt von SuperOffice aus bearbeiten. Per App werden die Dokumentverwaltungsfunktionen integriert, sodass Sie Ihre Dokumente wie zuvor in SuperOffice erstellen, speichern und suchen und von allen Funktionen profitieren können, die Ihnen mit Ihrem Microsoft 365-Dienst zur Verfügung stehen.

Integration und Zusammenarbeit in beide Richtungen

Auch wenn es wegen der Zahl der Apps etwas unübersichtlich erscheint, eines ist sicher: Die Integration ist auf vielen Ebenen möglich und wird von beiden Seiten unterstützt. Das gibt nicht nur ein gutes Gefühl, es zeigt vielmehr auch, dass die Anbindung von SuperOffice an Microsoft 365 bzw. dessen Office-Lösungen Sinn macht, funktioniert und supported wird. Apps gibt es sogar für Microsoft Dynamics und davon gleich mehrere.

Erfolgreiche Partnerschaft auf allen Ebenen

Unser Fazit: Wenn auch über mehrere Apps, so ist die Anbindung von SuperOffice an Microsoft 365 auf jeden Fall machbar und auch sinnvoll. Hilfreich dabei sind die spezialisierten SuperOffice-Partner, die mit Ihrer Erfahrung und Ihrem Know How, auch auf Seiten von Microsoft 365, jederzeit professionell beraten, integrieren und unterstützen. Dazu ein letztes Zitat:

„Unsere SuperOffice-Experten und unser Netzwerk erfahrener Partner werden Ihnen dabei helfen, die bestmöglichen Erfahrungen mit SuperOffice zu machen. Ob Sie Unterstützung bei der Implementierung benötigen, mit dem Abbilden Ihrer Unternehmensprozesse, bei der Migration von Daten, bei Schulungen oder, ob Sie Hilfe dabei benötigen, die Lösung an Ihre Arbeitsweise anzupassen, wir haben einen Partner für Sie. Wir haben Partner, auf die wir vertrauen.“

Zitat*www.superoffice.de/unternehmen/partner (*Alle Zitate sind vom Mai 2021.)

Auch wir gehören dazu, sprechen Sie uns gerne an!

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Skype for Business wird abgeschaltet

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Lesedauer: ca. 1 Min

Das wars – Ende – aus – vorbei. Am 31. Juli schaltet Microsoft „Skype for Business“ ab. Wer noch auf die bewährte Kollaborations-Software setzt, muss sich nach Alternativen umsehen. Eine Tür stößt Microsoft dabei selbst weit auf: die Tür zu Microsoft Teams.

Umzug von Skype for Business zu Microsoft Teams

Bereits ab Mai werden User, die noch nicht umgestiegen sind, automatisch zu Teams umgezogen. Wer das ganze noch proaktiver angehen möchte, kann bereits jetzt auf umfassende Anleitungen, kostenlose Schulungen und Planungsworkshops seitens Microsoft zurückgreifen, so dass man selbst die Kontrolle über den Umzug behält. Die direkten Links finden Sie hier im Microsoft-Blog.

Übrigens, Skype for Business Server-Produkte sind von der Einstellung nicht betroffen.

Generell stellt sich aber natürlich die Frage: warum bis zum „End of life“ eines Produktes abwarten, wenn man auch die topmoderne Lösung nutzen kann, die fortschrittlich regelmäßig weiterentwickelt wird?

Wenn Sie Interesse an Teams haben oder Fragen, was die Umstellung für Ihr Unternehmen bedeutet, beraten wir Sie gerne zu Microsoft Teams. Hier finden Sie mehr Informationen und die direkte Möglichkeit, eine kostenfreie Erstberatung bei Schneider + Wulf zu buchen!

Auf die Vorteile von Teams sind wir dabei bereits in den letzten Blog-Einträgen eingegangen, die wir Ihnen hier gerne nochmals empfehlen:

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10 Gründe, warum Dein Unternehmen ein CRM-System braucht – Teil 1

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Lesedauer: ca. 3 Min

Was die wenigsten wissen: CRM-Systeme gibt es sehr viel länger als Computer. Im Grunde genauso lange, wie es Handel zwischen Menschen gibt. Am Anfang war das CRM-System im Kopf und das Wissen über die Kunden von dort jederzeit abrufbar. Das hat sich, manche sagen leider, geändert. Ich sage zum Glück, denn die Vorteile eines CRM machen den Kopf frei für das Wesentliche.

Bestandskunden und Neukunden

Es macht Sinn, die Gründe für ein CRM-System zu unterteilen, denn die Anforderungen des Vertriebs an das Bestandskunden-Management sind andere als an die Neukunden-Akquise.

Fangen wir also mit den Bestandskunden an.

Vorteil 1 – Cross-Selling:

Natürlich hängt Cross-Selling von Ihren Produkten, Lösungen oder Services ab. Wenn Sie mehr als nur je eines davon anbieten können, haben Sie bereits Cross-Selling Chancen. Ein CRM unterstützt Sie dabei, die Cross-Selling Möglichkeiten nachhaltig und vorteilhaft für Sie wie auch für Ihre Bestandskunden auszuschöpfen.

Vorteil 2 – Up-Selling:

Was für das Cross-Selling gilt, gilt gleichermaßen für das Up-Selling. Können Sie beides erfolgreich nutzen, gehören Sie zu den wenigen, die damit nicht nur Folgegeschäft generieren, sondern auch Marge und Kundenbindung optimieren. Beides sind die positiven Side-Effects des CRM-basierten Bestandskunden-Managements.

Vorteil 3 – Kundenbindung:

Sie binden Kunden am einfachsten durch regelmäßige Kundenkommunikation, ganz egal, auf welchem Weg. Ob digital, analog oder persönlich, immer kommt es darauf an, dass Sie ihre Kunden nicht pauschal, sondern individuell und am besten persönlich ansprechen. Aber wem sage ich das.

Für die jederzeit vertrauensvolle Kommunikation mit Ihren Kunden müssen Sie vieles über jeden einzelnen und über Ihre gemeinsame Historie wissen. Schön, wenn Sie das im Kopf haben. Noch besser aber, wenn die wichtigsten Informationen im CRM hinterlegt sind, und sie danach sogar selektieren und die Kommunikation ebenso wie Cross- oder Up-Selling gezielt steuern können, ohne sich selbst oder gar Ihren Kunden zu nerven.

Vorteil 4 – Umsatz, Margen und Management

Bei CRM denken immer noch einige Vertriebsmitarbeiter an lästige Datenpflege und an unliebsame Kontrolle durch die Vertriebs- oder Geschäftsleitung. Allerdings ist eines klar: Im Vertrieb lebt man auf Dauer nicht von dem, was man verkauft hat, sondern von der Quantität und Qualität der Kundenbeziehungen, die man sich aufbaut. Diese Kundenbeziehungen aber wollen und müssen kontinuierlich gepflegt werden, womit wir wieder beim CRM sind.

Dass durch ein gut gepflegtes und integriertes CRM auch die entsprechenden Zahlen transparent werden, die man für einen effektiven Vertrieb und seine Steuerung braucht, ist ein Side-Effect, der allerdings mehr als willkommen ist. Denn nicht nur das Management, auch jeder erfolgreiche Vertriebsmitarbeiter möchte jederzeit und auf Knopfdruck wissen, wo er steht und was er tun muss, um noch erfolgreicher zu werden, gleichgültig, ob es sich um Umsatz, Margen oder Kundenkontakte handelt.

Vorteil 5 – Bestandskunden-Management

Menschen kaufen von Menschen – oder Online-Anbietern -, denen sie vertrauen. Daran hat sich in mehr als tausend Jahren nichts geändert, im Gegenteil, davon leben bzw. profitieren sogar diejenigen digitalen Anbieter, die über ausreichend verlässliche und positive Online-Bewertungen verfügen.
Wie dem auch sei: Ein effektives, erfolgsorientiertes Bestandskunden-Management setzt Vertrauen voraus und ein CRM, das all die Kundeninformationen bereitstellt, die man für ein vertrauensvolles Kundenmanagement braucht. Denn eines ist so alt wie wahr: Einen Bestandskunden zu halten, kostet nur einen Bruchteil dessen, was für die Neukunden-Akquise notwendig ist. – Aber dazu gern mehr im Teil II dieses Blogs.

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Mega Tool “Teams”: Funktionen, die Sie bisher noch nicht kannten

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Lesedauer: ca. 3 Min

Nicht nur aufgrund der Corona-Pandemie sind Kollaborationswerkzeuge aus dem Arbeitsalltag kaum noch wegzudenken. Microsoft Teams hat sich zu einer Art Mega-Tool entwickelt, das Mitarbeitern wie Führungskräften die tägliche Arbeit erleichtert. Mit den Standardfunktionen von Teams wie Chats oder Video- und Onlinekonferenzen sind die meisten vertraut. Darüber hinaus bietet die Software viele weitere nützliche Features. Da Microsoft Teams kontinuierlich weiterentwickelt, kommen regelmäßig neue Funktionen dazu. Einige Funktionen, die Sie vielleicht noch nicht kannten, möchten wir Ihnen im folgenden Beitrag vorstellen. Sie stehen stellvertretend für eine Vielzahl praktischer Features für die Teamarbeit im Unternehmen.

Erweiterung des Funktionsumfangs von Teams mit Apps

Riesiges Potenzial für nützliche Helfer im Alltag bietet die Möglichkeit, vorhandene oder selbst entwickelte Apps in Teams einzubinden. Mit diesen passen Sie das Kollaborationstool Ihren Bedürfnissen an. Im App Store finden Sie über 700 direkt integrierbare Apps, die viele Routineaufgaben erleichtern. Durch einfaches Klicken lassen sich diese als Registerkarten in Gruppen-Chats, Channels oder Einzelgespräche einfügen. Sie können auch eigene Business-Apps entwickeln und die Funktionsvielfalt von Microsoft Teams erweitern. Im folgenden zwei Beispiele für den sinnvollen App-Einsatz.

Microsoft Teams gemeinsamer Kalender

Mit der neuen Kanalkalender-App realisieren Sie einen gemeinsamen Kalender für Microsoft Teams. Der Kanalkalender basiert auf Groups und gestattet es Ihnen, in jedem Kanal einen freigegebenen Kalender anzulegen. In dem Kalender planen die Teilnehmer zum Beispiel gemeinsame Meetings für diesen Kanal.

Microsoft Teams Aufgaben

Aufgaben lassen sich schon lange in Outlook digital planen und verwalten. Mit der App „Planer“ integrieren Sie die Verwaltung von Teamaufgaben direkt in Teams. Das Aufgabenmanagement ist per Registerkarte in Teams eingebunden und erlaubt es zum Beispiel, Aufgaben mehreren Personen zuzuweisen, Aufgaben anderen Personen zu übertragen oder eine grafische Übersicht der Teamaufgaben per Knopfdruck zu generieren.

Weitere nützliche Funktionen kurz angerissen

Im Folgenden einige weitere für Sie eventuell noch unbekannte praktische Features kurz erklärt:

Lesezeichen

Nicht immer lassen sich alle bereitgestellten Informationen direkt aufnehmen. Um den Überblick nicht zu verlieren, sind Lesezeichen äußerst sinnvoll. Indem Sie eine Nachricht über die Funktion „Weitere Optionen“ speichern, steht sie Ihnen durch einen Klick auf Ihr Profilbild und die Option „gespeichert“ zum späteren Lesen in Ruhe zur Verfügung.

Gruppengespräche und Meetings aufzeichnen

Gespräche, Meetings oder Videokonferenzen lassen sich mit wenigen Klicks aufzeichnen. Praktisch ist das beispielsweise, wenn Sie einen während des Meetings nicht anwesenden Kollegen auf den neuesten Stand bringen möchten. Die Funktion zum Aufzeichnen finden Sie bei „Weitere Optionen“ unter „Aufzeichnung starten“. Die Aufzeichnungen sind anschließend für alle Teilnehmer abrufbar.

Together-Modus

Der Together-Modus ist eine nette optische Zusatzfunktion. Im Together-Modus platzieren Sie alle Teilnehmer vor dem gleichen digitalen Hintergrund. Für alle Teilnehmer sieht es so aus, als wären die Personen im gleichen Raum.

Schneider + Wulf ist Ihr Partner für Microsoft in Frankfurt und Umgebung. Buchen Sie jetzt einen kostenlosen Termin für eine Microsoft-Teams-Erstberatung! In einem unverbindlichen Gespräch erfahren Sie, wie Microsoft Teams Ihr Unternehmen voranbringt. Wir freuen uns, Ihnen die Software-Lösung vorstellen zu dürfen.

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Microsoft Dynamics – Funktionen – Teil 1

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Lesedauer: ca. 2 Min

Microsoft Dynamics ist eine umfangreiche Software-Suite, die die früheren Business Solutions von Microsoft abgelöst hat. Wie alle Anwendungen im Rahmen des Microsoft 365 Programms, ist auch Dynamics als reine Cloud-Lösung erhältlich. Dynamics deckt nahezu alle Unternehmensbereiche ab, vom Customer Relationship Management über das Enterprise Ressource Planning bis hin zum Retail Management.

Die Liste der Funktionen ist umfangreich und umfasst:

  • Vertrieb
  • Marketing
  • Service
  • Lieferkette
  • Finanzen
  • Projektmanagement
  • Handel
  • Kundenplattform

Spezielle Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen runden das Ganze ab. Aber der Reihe nach:

Vertrieb comes first

Das Modul „Sales“ ist die Dynamics-Basis für den Verkauf. Der Vertriebsmitarbeiter ebenso wie die Vertriebsleitung finden hier alle Funktionen und Informationen, die sie für erfolgreiche Vertriebsarbeit brauchen. Von priorisierten Kunden und aktuellen Aktivitäten über effektive Konversationstechniken bis hin zu integrierten Kollaborationstools reichen die Funktionen für den Verkäufer, die LinkedIn-Integration nicht zu vergessen.

Vertriebsleiter profitieren von der Datentransparenz in Echtzeit, die sie unmittelbar in Planungs- und Coachingmaßnahmen für ihren Vertrieb umsetzen können. Das gilt auch für die lernende KI und insgesamt für den anpassbaren Verkaufsprozess in Dynamics.

Customer Relationship

Zum Sales-Bereich gehört außerdem die Funktion Customer Relationship. Diese geht über die funktionalen Inhalte und Vertriebsprozesse hinaus und macht die Kundenbeziehung persönlicher. Microsoft nennt das: „Die menschliche Note in das digitale Erlebnis einbringen.“

Tatsächlich bindet diese Funktion den LinkedIn Sales Navigator ein, um noch mehr, auch persönliche Informationen über Kunden zu finden und einzubeziehen. Das hilft auf jeden Fall, zielsicherer und transparenter zu identifizieren, wer bei Kunden was entscheidet oder zumindest an diesen beteiligt ist. Die persönlichen Kunden- bzw. Interessenten-Kontakte erweitert diese Funktion allemal.

Customer Relationship hilft aber auch bei der Bindung von Bestandskunden. So lassen sich mehr persönliche Inhalte und Aspekte in den Verkaufsprozess einbinden und auch das Upselling ausbauen. Außerdem hilft die Customer Relationship Funktion, Überschneidungen, Kundenrisiken oder interne wie externe Kommunikationsprobleme im Vertriebsteam zu vermeiden.

Produkt Visualisierung

Neu und spannend ist die Funktion Product Visualize. Sie soll Vertriebsmitarbeiter in die Lage versetzen, eigene Produkte virtuell in Kundenumgebungen darzustellen und zu präsentieren. Das geht in 3D und kann dem Kunden mit Hilfe der Dynamics 365 Product Visualize App auf Tablets gezeigt werden. Mixed-Reality Session nennt Microsoft das und bindet damit ein Stück Augmented Reality in den Verkaufsprozess ein.

Outlook

Mit Outlook ist hier nicht Microsoft Outlook gemeint, sondern der Ausblick auf unsere kommenden Blogs zum Thema Microsoft Dynamics, denn bisher haben wir nur einen Bruchteil dessen gestreift, was Dynamics alles kann und bietet. Wobei, es sei an dieser Stelle erwähnt, natürlich die nahtlose Integration von anderen Microsoft Anwendungen oder Apps wie z.B. Outlook ein weiterer wichtiger Aspekt und Vorteil von Dynamics ist. Wenn es Sie also interessiert, wie es mit Dynamics im Bereich Marketing, Service und den anderen Funktionen weitergeht, stay tuned, der nächste Blog kommt.

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Neue Funktionen in Microsoft Teams

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Lesedauer: ca. 3 Min

„Stillstand ist Rückschritt“, sagte schon der ehemalige Topmanager Rudolf von Bennigsen-Foerder. Das gilt im Unternehmen, wie auch in der IT. Eine Software, die nicht mehr weiterentwickelt wird, verliert nach und nach Nutzer und hat irgendwann keinerlei Relevanz mehr. Das zu verhindern, ist Anspruch jedes Unternehmens, um die Brücke zu Microsoft zu schlagen.

Chat-Programme, wie Microsoft Teams, werden aktuell mehr denn je genutzt. Aber – um am Beispiel Microsoft Teams zu bleiben – sie sind mehr als reine Chat-ProgrammeDr. Tibor Müller
Hauptgeschäftsführer IHK Pfalz

Sie sehen, Microsoft bleibt nicht stehen und entwickelt Teams immer weiter. Wenn Sie Teams noch nicht in Ihrem Unternehmen nutzen, freuen wir uns, Ihnen die Software-Lösung in einem unverbindlichen Beratungsgespräch vorstellen zu dürfen!

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Microsoft Azure: Was ist das?

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Lesedauer: ca. 2 Min

In Microsofts eigenen Worten ist Azure „die einzige konsistente Hybrid Cloud und ermöglicht Entwicklern eine unvergleichliche Produktivität. Zudem werden eine umfassende, mehrschichtige Sicherheit und die größte Compliance-Abdeckung unter allen Cloudanbietern geboten. Azure ist darüber hinaus kostensparend: AWS ist für Windows Server und SQL-Server fünfmal teurer.“ (Quelle: https://azure.microsoft.com/de-de/overview/what-is-azure/) Wie der Vergleich mit Amazon Web Services (AWS) und anderen Cloud-Anbietern verrät, ist Azure also eine – oder besser gesagt – die Microsoft Cloud-Plattform schlechthin.

Azure, nur etwas für Entwickler?

Natürlich nicht. Azure ist sicher nicht für Einzelanwender gedacht, sehr wohl aber für Unternehmen. Das zeigt allein schon der Fokus auf die Erfüllung von Compliance-Anforderungen. Der kommt vielen, insbesondere auch deutschen Unternehmen sehr entgegen. Aber Azure kann mehr, viel mehr. Laut Cloudcomputing Insider profitieren Nutzer der Microsoft Azure Cloud unter anderem von:

  • Flexibler, automatisierter Bereitstellung der Services & Anwendungen
  • einfacher Verwaltung der Ressourcen & Dienste
  • der Nutzung für die Entwicklung und den Betrieb von Anwendungen
  • Einbindung bestehender IT-Umgebungen als hybride Lösung
  • Bereitstellung hoch skalierbarer Speicher- und Rechnerressourcen
  • schnelle Reaktion auf Lastspitzen
  • Betrieb in professionellen Rechenzentren in Deutschland
  • hohe Verfügbarkeit des Gesamtsystems

Welche Leistungen bzw. Dienste stellt Azure bereit?

Azure ist unterteilt in 5 Anwendungsbereiche:

  • Compute
  • Storage
  • Virtual Network
  • Content Delivery Network
  • Marketplace (für Apps & Dienste von Drittanbietern)

Es stehen also Ressourcen im Bereich der IT-Infrastruktur ebenso zur Verfügung wie Dienste und Anwendungsressourcen. Die Cloud-Plattform bietet so ihren Nutzern inzwischen mehr als 200 verschiedene Produkte an, die sich in 15 Anwendungskategorien aufteilen, darunter Analysen, Blockchain, Compute, Container, Datenbanken, DevOps, Entwicklungstools und Speicher. Eine komplette Übersicht aller Produkte und Services finden Sie hier: https://azure.microsoft.com/de-de/services/.

Microsoft Azure hilft auch bei der Bekämpfung von Corona

Als aktuelles Beispiel führt Microsoft die Duke University in England an, die während der Corona-Pandemie auf der Azure Cloud-Plattform Beatmungsgeräte neu entwickelt. „Azure … allowed for dynamic, resilient computing and we were able to get 800 000 compute hours over a weekend.”, so zitiert Microsoft einen Mitarbeiter der Universität. Als Folge konnte die Uni die FDA-Zulassung binnen einer Woche erreichen und damit mehr Menschenleben retten bzw. unnötige Intubationen vermeiden.

Azure und die Zukunft

Microsoft investiert massiv in Azure und baut die Cloud-Plattform kontinuierlich aus. Dabei spielen neben Compliance auch Hochverfügbarkeit und Sicherheit eine tragende Rolle, außerdem die preisliche Wettbewerbsfähigkeit. Microsoft betont immer wieder den direkten Preisvergleich mit AWS. Noch stärker aber stellt der Konzern aus Seattle seine weltweite Präsenz in den Vordergrund: „Mit Rechenzentren an noch mehr weltweiten Standorten, als Cloudanbieter mit einem der größten Compliance-Portfolios und mit unserer Verpflichtung zur Nachhaltigkeit stellen wir sicher, dass sich unsere Azure-Kunden nicht zwischen Quantität und Qualität entscheiden müssen.“

Wenn Sie sich also für Azure entscheiden, sprechen Sie uns einfach an. Unsere Spezialisten beraten und unterstützen Sie gerne.

Autor: Matthias Blickle

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Bessere Online-Meetings mit Microsoft Teams, Zoom & Co – Teil 4

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Lesedauer: ca. 7 Minuten

Zu Teil 1. Zu Teil 2. Zu Teil 3.

Kapitel 4 – Internetleitung und WLAN als Basis des Online-Meetings

Online-Meetings werden über die Internetleitungen der jeweiligen Teilnehmer und des Anbieters der Software abgehalten. Doch auch der Weg vom Internetanschluss im Haus bis zum Rechner muss genauer betrachtet werden.

Internetleitung – Download, Upload & Co

Welchen Einfluss haben die Parameter der Internetanschlüsse? Welche Werte sagen eigentlich was aus?

Die Frage an einen Teilnehmer, über welchen Internetzugang er verfügt, wird nicht selten mit einer Antwort wie “Ich habe eine 50 MBit-Leitung” beantwortet.

Tatsächlich liefern diese Angaben nicht mehr als einen groben Richtwert der maximalen Downloadrate des jeweiligen Internetanschlusses. In der Praxis verfügt der Nutzer bei Telekom, Vodafone & Co häufig nur über ca. 50% dieser Werte – zuweilen auch weniger, wenn vor Ort die Leitungen ‘knapp’ werden.

Theoretisch bedeuten 50 Mbit/s Downloadrate, dass eine Datei oder Datenpaket der Größe 6 MB (also Mbyte) im Idealfall ca. 1 Sekunde benötigt, um auf den Rechner zu gelangen – in der Praxis dürften das eher 2 Sekunden sein (eben 50%). Wenn ich mir diese Leitung dann mit anderen Anwendern, Geräten und Programmen am gleichen Anschluss teilen muss, wird das schnell deutlich weniger.

Der Wert ist auch deshalb nur theoretisch, weil die andere Seite, von der ich die Datei bekomme, diese in mindestens der gleichen Geschwindigkeit zur Verfügung stellen muss und alle ‘Schaltstellen’ dazwischen dabei mitspielen müssen. Das ist nicht anders als bei der Post – jeder Stau auf dem Weg vom Sender zum Empfänger sorgt dafür, dass das Paket später ankommt.

Wichtig ist es zu verstehen, dass z.B. bei DSL-Verbindungen (oder bei nahezu 100% aller Homeoffice-Leitungen) zu jedem Downloadwert auch ein Uploadwert gehört. Das ist genau die Geschwindigkeit, mit der ich über meinen Anschluss Datenpakete von meinem Rechner aus INS Internet übertragen kann. Die günstigen Standardanschlüsse heißen auch deshalb asynchrone Leitungen, weil die beiden Werte nicht übereinstimmen – die Uploadrate betträgt nur etwa 50% (oder auch deutlich weniger) der Downloadrate. Die ’50 MBit-Leitung’ hat z.B. häufig einen Uploadwert von nur 10 MBit.

Da ein Online-Meeting ein klassisches Beispiel für eine ‘synchrone Anwendung’ ist (ich benötige für die gegenseitige Übertragung gleich schnelle Werte), liegt der Flaschenhals daher beim Upload, bei dem die Übertragung meines 6 MB Datenpaketes in der Praxis nun schon ca. 10 statt 2 Sekunden dauert. Das ist u.a. auch der Grund, warum synchrone Leitungen (gleicher Up- und Download) deutlich teurer sind, was die erheblich höheren Kosten für Internetleitungen in Firmen erklärt.

Ein weiterer Wert, den man mal gehört haben sollte, ist die sogenannte Latenzzeit (wird durch einen ‘Ping-Test’ ermittelt). Gemeint ist dabei der Versatz zwischen dem Senden eines Signals und der darauf unmittelbar zurückgesendeten Antwort. Das kann besonders bei Online-Meetings dafür sorgen, dass Ton und Bild verspätet ankommen und sich dadurch dann gegenseitig überlappen (ein Teilnehmer fängt an zu sprechen, weil der Ton eines anderen Teilnehmers, der gerade etwas sagt, bei ihm noch nicht angekommen ist). Der so entstehende ‘Wortsalat’ führt häufig zu Durcheinander und erfordert längere Sprechpausen, damit das Durcheinander nicht zu groß wird und so überhaupt eine sinnvolle Kommunikation entstehen kann.

Problematisch wird es in diesem Zusammenhang, wenn eine Verbindung mehr als 250 ms Verzögerung oder Latenz aufweist. Messbar ist der Wert meiner eigenen Verbindung über gängige Speedtests (z.B. über https://www.speedtest.net/de); das Ergebnis wird als Pingzeit in Millisekunden ausgegeben. Der Zielwert sollte bei etwa <= 50ms liegen.

Beachten Sie: Der Überlappungseffekt tritt auch durch die Datenpufferung bei schwankenden Bandbreiten der Verbindung bei allen Teilnehmern auf. In diesem Fall werden Daten kurzzeitig zwischengespeichert, bevor diese dann als Paket weitergeleitet werden. Dieser Effekt kann sich gerade bei Online-Meetings sehr nachteilig auswirken.

WLAN

Der Einfachheit halber werden gerade im Homeoffice häufig WLAN-Verbindungen zur Übertragung der Daten im Haus genutzt. Ich möchte auch hier einige Grundlagen erklären.

WLAN-Verbindungen können sehr starken Schwankungen unterliegen. Daher sollte die Qualität der Verbindung immer wieder geprüft werden. Negative Einflüsse sind häufig schwer feststellbar und erschließen sich auch nicht immer logisch. Befindet sich der Router in direkter Nähe, können immer noch andere Geräte oder Netze Einfluss auf die Übertragung haben.

Um eine möglichst ideale Verbindung zu haben, sollten Sie daher nach Möglichkeit eine Kabelverbindung für einen dauerhaften Arbeitsplatz bevorzugen, zumindest aber die wichtigsten WLAN-Parameter regelmäßig selbst oder von einem Fachmann prüfen lassen. Die AVM-Fritzbox als Quasi-Standard für DSL-Router in Deutschland bietet umfangreiche Möglichkeiten für eine optimale Einstellung.

Die Suche nach möglichen Fehlerquellen kann schnell sehr komplex werden. Das gilt umso mehr, wenn sich andere WLAN-Netze in Reichweite befinden. Auch hier kann der Rat eines Fachmannes helfen, sollten Verbindungen bei Ihnen häufiger unterbrochen werden. Allerdings wird die Fehlerbehebung in diesem Fall schnell zur Suche nach der berühmten Nadel im Heuhaufen, denn meist lassen sie sich die Probleme ja nicht bewusst reproduzieren. Auch hier sei auf die AVM-Fritzbox verwiesen; sie bietet zahlreiche Möglichkeiten der Abhilfe und ist recht einfach zu bedienen.

Schwache WLAN-Signale in entlegeneren Bereichen von Haus oder Wohnung können mit Repeatern verstärkt werden. Sollte das WLAN dennoch nicht ausreichend funktionieren, kann der Einsatz von Powerline eine Alternative sein. Dabei wird das Signal über die Stromleitungen im Haus übertragen – Signalverlust durch zu große Entfernungen sowie Decken und Wände entfällt dadurch.

In jedem Fall ist es ratsam, nicht jedes Endgerät im Haus einfach über WLAN zu verbinden, um die Menge so übertragener Daten zu minimieren. Eine Möglichkeit kann auch darin bestehen, mehrere WLAN-Netze zu nutzen, um den Arbeitsrechner über ein eigenes Netz möglichst ideal zu versorgen.

Das Netz liefert unter dem Suchbegriff ‘WLAN optimieren’ zahlreiche Artikel einschlägiger Fachzeitschriften. Wenn Sie auf die Aktualität des jeweiligen Artikels achten, erhalten Sie so schnell und einfach wertvolle Hinweise zur Optimierung Ihrer WLAN-Umgebung.

Eine weitere gute Idee kann es sein, Smartphone, Tablet, TV, Playstation etc. an eigene WLAN-Netze zu koppeln und diesen nicht die volle Bandbreite Ihres Anschlusses zur Verfügung zu stellen. Ansonsten kann es passieren, dass die automatischen Updates Ihrer Smartphones im Haus Ihnen im Online-Meeting schnell mal die Sprache verschlagen. Gleiches gilt natürlich für Amazone Prime, Netflix & Co oder Online-Gaming, wenn sich andere Familienmitglieder damit die Zeit vertreiben.

Mobilfunknetze

In Gegenden mit schlechter Internetversorgung wird die Nutzung des Mobilfunknetzes als Verbindungsalternative immer beliebter. Das liegt auch daran, dass ein Smartphone bei passendem Empfang schon ausreicht, um über eine drahtlose Verbindung (Hotspot) eine Internetverbindung herstellen zu können. Zudem werden die passenden Datentarife immer günstiger. Häufig kommen auch LTE-Router mit eigener SIM-Karte für die Datenverbindung zum Einsatz. Die Geräte sind insoweit interessant, als dass sie flexibel einsetzbar sein, da der Standort nicht nur in der eigenen Wohnung beliebig verändert werden kann.

Doch auch diese Nutzung unterliegt Besonderheiten, die berücksichtigt werden sollten.

  • Mobilfunkverbindungen unterliegen sehr starken Schwankungen
  • Die Übertragungsrate hängt in hohem Maße von der sonstigen Auslastung in der aktuellen Funkzelle ab (andere Smartphonenutzer in der näheren Umgebung)
  • Eingehende Anrufe oder andere Apps auf dem Gerät (z.B. Mailempfang, Updates etc.) können die Verbindung unterbrechen oder stark beeinflussen

In der Praxis sollte eine Internetverbindung via Smartphone immer nur dann genutzt werden, wenn keine Alternative verfügbar ist. Ob sich eine solche Lösung für den dauerhaften Einsatz im Homeoffice eignet, kann nur ein intensiver Praxistest zeigen. In jedem Fall ist eine solche Verbindung mit Abstand die störanfälligste, wenngleich häufig auch die einfachste Lösung, da sie nicht an einen bestimmten Standort gebunden ist.

Kapitel 5 – Praxisbeispiel – ein typisches Online-Meeting

Teilnehmer A sitzt an einer Glasfaserleitung (Hausanschluss), hat also ideale Verbindungen und Werte und sorgt mit seiner HD-Kamera (1080p Auflösung) für ein perfektes Bild. Aufgrund der sehr hohen Bandbreite und auch sonst nahezu perfekten Werte muss er sich erst einmal keine Gedanken machen. Nun platziert sich A jedoch mit seinem Notebook an einer Stelle im Büro, an der die genauen Werte der WLAN-Verbindung weitestgehend unklar sind und die Verbindung zahlreichen Einflüssen unterliegt (welche anderen Geräte, Programme oder Personen sind im gleichen Netz oder am gleichen Anschluss aktiv?).

Es kann also sein, dass es bereits in der unmittelbaren Umgebung von Teilnehmer A zu erheblichen Problemen und Einschränkungen kommt (im Beispiel: Die Qualität der WLAN-Verbindung).

Teilnehmer B ist in Sachen Internetleitung weniger privilegiert und muss sich mit einer WLAN-Verbindung im Hotel, im Homeoffice oder einer DSL-Leitung abfinden, die in diesem Beispiel schon im Idealfall nur 10 MBit Download und 5 MBit Upload liefert. Ob das Smartphone gerade Updates installiert, Familienmitglieder parallel Streamingdienste nutzen oder gerade beim Home-Schooling aktiv sind … all das lässt die verbleibende Bandbreite stark variieren und verhindert eine qualitative Verbindung.

Um sich in solchen Fällen zumindest halbwegs klar verständigen zu können, empfiehlt es sich bei Bedarf die Kameras auszuschalten. So wird zumindest für eine möglichst gute Sprachqualität gesorgt.

Kapitel 6 – Welche Faktoren in meinem Arbeitsumfeld Meetings beeinflussen (können)

Nicht selten sind in Folge meiner Arbeitsweise und der Gegebenheiten meiner Arbeitsumgebung (Rechner mit mehreren Bildschirmen) im Rahmen der Projekte, an denen ich arbeite, weitere Anwendungen aktiv, die wichtige Ressourcen belegen. Möglicherweise erliege ich der Versuchung, mich parallel zu einem Meeting mit anderen Dingen zu beschäftigen? Wenn dann 15 Fenster im Browser offen sind und zudem mit mehreren Cloudanwendungen gearbeitet wird, darf ich mich über Performanceprobleme oder temporäre Komplettausfälle des Systems nicht wundern.

Ich nutze inzwischen 3 Instanzen von OneDrive aktiv (2 Firmen- und ein privater Account), bei denen ich nur bedingt oder auch teilweise gar nicht beeinflussen kann, welche Datenmengen im Hintergrund synchronisiert werden. Das kann dafür sorgen, dass meine Bandbreite drastisch reduziert wird (im Zweifel solche Dienste vorübergehend anhalten).

Eine Datensicherung über die Cloud sorgt zuweilen für unverhältnismäßig hohen Datenverkehr. Das kann gravierende Auswirkungen auf die Internetverbindung haben, wenn die Sicherung während eines Online-Meetings im Hintergrund läuft. Prüfen Sie daher die Einstellungen und die Möglichkeiten, derartige Probleme zu verhindern.

Welche Programme zu welchem Zeitpunkt Updates installieren und welche Auswirkungen dies hat, lässt sich kaum übersehen. Es lohnt sich daher unbedingt, das System regelmäßig einer Analyse zu unterziehen, ggf. mit fachkundiger Unterstützung.

Zum Abschluss bleibt mir nur zu sagen: Ich hoffe, die Artikelreihe hat Ihnen etwas gebracht und sorgt dafür, dass Ihre Online-Meetings künftig entspannter ablaufen. Sie können alle Artikel im PDF-Format über nachfolgenden Button anfordern – dieser enthält als kleinen Bonus noch eine Checkliste zur Vorbereitung auf Online-Meetings.

Mit freundlichem Gruß

Christian Schneider

Christian Schneider

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Es freut mich, wenn Ihnen dieses Essay gefällt und Sie und das Unternehmen, in dem Sie tätig sind, einen möglichst großen Nutzen daraus ziehen können. Sicherlich können Sie sich vorstellen, dass in die Entstehung dieses Dokumentes viel Arbeit geflossen ist. Aus diesem Grund weise ich freundlich darauf hin, dass Sie Freunde, Kollegen und Geschäftspartner sehr gerne auf die Artikelreihe aufmerksam machen können. Jede andere Nutzung, vor allem unter kommerziellen Gesichtspunkten, ist jedoch untersagt.

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Autoren: Christian Schneider, Manuel Büschgens | © Beitragsbild Anna Shvets von Pexels

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Bessere Online-Meetings mit Microsoft Teams, Zoom & Co – Teil 3

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Lesedauer: ca. 7 Minuten

Teil 1 der Artikelreihe hier. Teil 2 hier.

Kapitel 3 – Grundregeln für die für optimale Verständigung im Online-Meeting

Das Mikrofon

Wichtigste Grundlage für ein Online-Meeting ist die optimale Sprach- und Tonqualität eines jeden Teilnehmers. Das Mikrofon spielt dabei eine wichtige Rolle, insbesondere dessen Bauart. Headsets sind dabei deshalb ideal, weil sich das Mikrofon in unmittelbarer Nähe des Mundes befindet und so die besten Voraussetzungen dafür bietet. Einerseits wird die Stimme möglichst klar und deutlich übertragen, andererseits werden Nebengeräusche im Arbeitsumfeld so gut wie möglich ‘gefiltert’. Beachten Sie: Sollte das Mikrofon zu dicht am Mund sein, kann es dazu kommen, dass Ihre Atmung als Geräusch übertragen wird. Prüfen Sie daher vorher, welche Entfernung für den idealen Ton sorgt.

Bereits günstige Headsets um die € 50,- liefern dabei sehr gute Ergebnisse. Der Tragekomfort der Modelle ist sehr unterschiedlich, letztlich aber auch sehr subjektiv und hängt maßgeblich von der Dauer und Häufigkeit der Nutzung ab. Beachten Sie: In-Ear-Varianten wie z.B. die Apple EarPods machen den im ersten Absatz genannten Vorteil teilweise wett, weil der Abstand zwischen Mund und Mikrofon bauartbedingt wieder größer ist.

Weitestgehend ungeeignet sind in Notebooks und Handys eingebaute Mikrofone. Die Nutzung dieser Mikrofone mag für Sie selbst komfortabel sein, weil sie keinerlei ‘Geräte’ am Kopf tragen müssen. Allerdings stellen sie für die Sprachqualität – und damit für alle anderen Teilnehmer – die mit Abstand schlechteste aller Lösungen dar, weil Nebengeräusche häufig so laut übertragen werden, dass sogar das Abstellen der Kaffeetasse auf der Schreibtischplatte für ohrenbetäubenden Lärm auf der anderen Seite sorgen kann. Bei der Nutzung solcher Mikrofone ist Stimme oft durch Hall ‘verfärbt’ und dadurch schlecht verständlich. Es kommt zudem häufig zu Rückkopplungseffekten – weil Mikrofon und Lautsprecher eine Tonschleife bilden, hören andere Teilnehmer Ihre Stimme als Echo. Eine sinnvolle Kommunikation ist so nicht möglich und die Identifikation des Verursachers nebst Behebung des Problems kostet wertvolle Zeit.

Gerade in Sachen Mikrofon gilt oft: Der Komfort des einen ist das Leid des anderen.

Aufgrund der Tatsache, dass ich das Resultat der eigenen Audiokonfiguration nicht selbst erlebe, senkt die Investitionsbereitschaft in eine bessere Konfiguration, geht es schließlich ‘nur’ um gute Verständlichkeit meiner Worte auf Seite der anderen Teilnehmer.

Jedoch: Es liegt in der Natur der Sache, dass ich daran ein hohes Interesse haben sollte. Denn: Schlechte Tonqualität führt beim Zuhörer zu Konzentrationsschwierigkeiten. Nicht selten sind gerade nach längeren Online-Meetings Kopfschmerzen und Müdigkeit die Folge.

Zögern Sie daher nicht, Teilnehmer Ihrer Online-Meetings auf derartige Umstände aufmerksam zu machen. Wenn Sie Ihrerseits Aufwand und Mühe in eine optimale Tonqualität zu Gunsten der anderen investieren, sollte es vertretbar sein, den Wunsch nach einer guten Sprachqualität auch anderen gegenüber zu äußern.

Praxistipp: Nutzen Sie je nach Umfeld und Gegebenheiten verschiedene Headsets für verschiedene Bedingungen. Die Beantwortung folgender Fragen kann bei der Auswahl des richtigen Headsets helfen:

  • In welcher Umgebung soll das Headset genutzt werden?
  • Kabel oder Bluetooth?
  • Nutzungsdauer (Akkulaufzeit)?
  • Mono oder Stereo (eine Ohrmuschel oder zwei)?
  • Gibt es spezielle Anforderungen an Gewicht, Tragekomfort und Mobilität?

Es gibt nicht das EINE Headset, dass sich für alle Einsatzbereiche eignet. Testen Sie Geräte und deren Funktion immer ausführlich vorm ersten praktischen Einsatz. Holen Sie im Rahmen dieser Tests Feedback von z.B. Kollegen ein, mit denen Sie vor allem die Sprachqualität und Geräuschkulisse in der späteren Meeting-Umgebung prüfen.

Die Nebengeräusche

Aller Aufwand mit der Sprachqualität und einem guten Mikrofon werden durch Nebengeräusche zunichte gemacht. Denn auch bei Nebengeräuschen besteht das Problem, dass man einfach nicht wahrnimmt, wie diese auf der anderen Seite ankommen. Man kennt Nebengeräusche immer nur von anderen Teilnehmern und empfindet diese dann häufig als sehr unangenehm, störend, rücksichtslos oder sogar unverschämt. Wer hat nicht schon einmal gedacht ‘Was macht der oder die da eigentlich gerade?’.

Interessanterweise kommt man dennoch nicht auf die Idee, dass es anderen Teilnehmern mit selbst erzeugten Nebengeräuschen ebenso ergehen kann. Man ist sich des Problems einfach nicht bewusst.

Achten Sie daher sehr genau auf optimale Bedingungen mit wenig Nebengeräuschen und holen Sie sich immer aktiv Rückmeldung anderer Teilnehmer. Dies idealerweise im Vorfeld, um so noch rechtzeitig Änderungen vornehmen zu können und das eigentliche Meeting nicht zu stören. Nutzen Sie aktiv die ‘Mute-Funktion’, um Nebengeräusche für andere weitgehend zu vermeiden.

Die Mute-Taste

Um Ihren Ton ‘stumm’ schalten zu können, bieten alle gängigen Programme eine Mute-Funktion, mit der Sie Ihr Mikrofon temporär ausschalten können. So gelangen garantiert keine Geräusche mehr zu Ihren Meeting-Partnern. Bei einem ‘schwierigen’ Umfeld können Sie damit das Mikro nur dann freischalten, wenn Sie selbst gerade etwas sagen wollen. Vor allem, wenn Teilnehmer bei Meetings im Auto oder anderweitig unterwegs sind, sollte diese Funktion aktiv genutzt werden, um andere mit der eigenen Geräuschkulisse nicht zu stören. Bei Meetings ab ca. 5 Teilnehmern sollte vereinbart werden, dass zu Beginn alle ‘gemuted’ sind, damit der Meetingleiter von allen Teilnehmern klar verstanden und nicht durch unerwünschte Nebengeräusche fortlaufend unterbrochen wird.

Üben Sie den aktiven Einsatz dieser Funktion und haben Sie das Symbol, mit dem Sie erkennen können, ob Ihr Mikro gerade ‘An’ oder ‘Aus’ ist, jederzeit im Blick. In diesem Zusammenhang sei betont wie wichtig es ist, während eines Meetings niemals Dinge zu sagen, die für andere Teilnehmer nicht bestimmt sind – auch wenn Sie der Meinung sind, Ihr Mikro sei gerade deaktiviert (es könnte ja sein, dass Sie den Mute-Status verwechseln und so der abfällige Kommentar über einen Kollegen versehentlich beim falschen Adressaten landet).

Wortmeldungen

Ob mit oder ohne Moderator: Die Qualität eines Online-Meetings steigt deutlich, wenn Sie Regeln zum Thema ‘Wortmeldungen’ definieren. Ein konstruktiver Austausch untereinander und eine gute Kommunikation funktioniert nur dann, wenn jeder die Möglichkeit hat, seine Punkte vortragen zu können. Gerade im Online-Meeting ist es auf Grund der technischen Rahmenbedingungen und mit wachsender Teilnehmerzahl besonders schwierig, Redeanteile möglichst sinnvoll und gleichmäßig zu verteilen. Da ist es sehr hilfreich, wenn Programmfunktionen wie ‘Hand heben’ genutzt werden. Auch die Chatfunktion kann sinnvolle Dienste leisten, gerade wenn es um die Reihenfolge geht, in der die Teilnehmer sich zu Wort melden.

Um bei wachsender Teilnehmerzahl für eine möglichst hohe Meeting-Qualität zu sorgen, ist der Einsatz eines Moderators meiner Ansicht nach Pflicht. Denn je nach Art und Inhalt des Meetings ist es sonst kaum möglich, geteilte Bildschirminhalte, Sprache, Wortmeldungen und den Chat gleichzeitig im Blick zu halten. Zudem kann der Moderator bei technischen Problemen einzelne Teilnehmer unterstützen, ohne dass dabei das ganze Meeting gestört wird.

Meeting via Windows-App oder Browser?

Aktuell gibt es teils erhebliche Unterschiede zwischen Videokonferenzen über lokale Windows-Anwendungen (Apps) oder über reine Webdienste, die über den jeweiligen Browser (Edge, Firefox, Chrome) abgehalten werden. Teams ermöglicht beides, wahlweise über die lokale Teams App oder über den jeweiligen Browser.

Die Grenzen sind teilweise nicht klar erkennbar; so ist es aktuell z.B. möglich, über Microsoft Edge eine eigene Teams-Instanz als ‘App’ zu erstellen. Grundlage der App ist aber besagter Browser, in der dann Teams als Webanwendung läuft und für einen eigenen Benutzer genutzt wird (z.B. Parallelbetrieb zweier Teams-Instanzen unterschiedlicher Firmen). Aus Sicht von Teams ist das dann eine reine Webanwendung, da der Programmaufruf über den Browser erfolgt.

Der Unterschied ist erheblich, weil der Zugriff auf Kamera und Mikrofon über die App direkt mit Windows auf technisch ‘besserem’ Weg erfolgen kann als über einen Browser. Sollte also eine Wahl bestehen, sollte die Entscheidung immer für die Windows App fallen und Webanwendungen nur in Ausnahmensituationen für Online-Meetings genutzt werden.

Den vierten und letzten Teil dieser Artikelreihe gibt es am 25. März.

Urheberrecht und Feedback

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Autoren: Christian Schneider, Manuel Büschgens | © Beitragsbild Anna Shvets von Pexels

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