Bessere Online-Meetings mit Microsoft Teams, Zoom & Co – Teil 1
Lesedauer: ca. 4 Minuten
„Können mich alle hören?“
Kommt Ihnen diese Frage bekannt vor? Online-Meetings sind seit mehr als einem Jahr fester Bestandteil der Arbeitswelt. Mit ‚Bessere Online-Meetings mit Microsoft Teams, Zoom & Co‘ hat Christian Schneider eine praxisnahe Artikelreihe geschaffen, die allen Lesern dabei helfen möchte, selbstsicher und gelassen mit dem Thema umzugehen.
Los geht es heute mit einleitenden Worten und Kapitel 1 zum Thema ‚Kommunikation‘.
Einleitung
Spätestens seit März 2020 und dem Corona geschuldeten Lockdown haben Online-Meetings eine nie für möglich gehaltene Entwicklung genommen. Dennoch lässt die Qualität vieler dieser virtuellen Treffen auch heute – ca. 12 Monate später – teilweise sehr zu wünschen übrig. Die Ursachen dafür sind vielfältig und stellen eine Mischung aus mangelndem Grundlagenwissen, der richtigen Anwendung dessen und der Erfüllung technischer Anforderungen dar.
Die Erfahrungen der letzten Monate lassen darauf schließen, dass Online-Meetings auch nach Corona eine wichtige Rolle spielen werden. Der Grund dafür ist einfach, denn die Erfahrungen zeigen, dass Online-Meetings deutlich günstiger und wirtschaftlicher sind als die bisher gängigen Präsenz-Meetings. Reisekosten, Zeit, Flexibilität und Effizienz sind starke Argumente, um die Meeting-Kultur der Vergangenheit auf den Prüfstand zu stellen und zu hinterfragen. Wenn die technischen Voraussetzungen gegeben sind, bieten Online-Meetings die Möglichkeit, von jedem Ort und zu jeder Zeit auch kurzfristig an Meetings teilnehmen können. Dies führt dazu, dass auch mit Blick auf die Themen Nachhaltigkeit und Umweltschutz zukünftig kritisch hinterfragt werden wird, ob ein Treffen online oder im Besprechungsraum stattfindet.
Ganz klar: Überall dort, wo direkter Kontakt wichtig ist und der Vorteil eines persönlichen Austausches und Kennenlernens überwiegt, sind Präsenz-Meetings weiterhin erste Wahl. In vielen Fällen aber, vor allem, wenn sich die Teilnehmer kennen oder der Aufwand für ein persönliches Treffen besonders groß ist, wird man sehr genau überlegen, für welche Meeting-Form man sich entscheidet.
Mit dieser Artikelreihe möchte ich Ihnen wichtige Grundlagen vermitteln und praktische Tipps liefern die Ihnen helfen, Ihre künftigen Online Meetings qualitativ deutlich zu steigern. Sie ist an alle Anwender gerichtet, für die Computer Arbeitsmittel oder gar Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit sind, aber auch an jene, die den Computer als ein Hobby betrachten.
In Folge geht es um die optimalen Rahmenbedingungen für Online-Meetings. Grundbegriffe werden erklärt, Maßnahmen und Checklisten werden geliefert. Einige dieser Maßnahmen kann jeder selbst und sofort umsetzen. Andere benötigen etwas Vorbereitung oder auch die Unterstützung von Fachleuten.
Auch wenn ich keinen Bezug auf ein konkretes System nehme, basieren meine persönlichen Erfahrungen auf der Nutzung von Microsoft Teams und Zoom unter Microsoft Windows. Die Inhalte dieses Dokuments gelten aber zu überwiegenden Teilen für alle Systeme – manche treffen aber auf andere Systeme (z.B. von Apple) in der dargestellten Form nicht zu. Allerdings bin ich sicher, dass die Inhalte in ihrer Aussage dennoch hilfreich und nützlich sind.
Babenhausen, im März 2021
Christian Schneider
Schneider & Wulf EDV-Beratung GmbH & Co. KG
Kapitel 1 – Einfach ist anders: Kommunikation
Um Klarheit bezüglich der Komplexität von Kommunikation zu schaffen, möchte ich zunächst einige Grundlagen zu diesem Thema liefern.
Kommunikation ist kompliziert und vielschichtig. Dies spiegelt sich in all den Missverständnissen wider, die wir in Folge von Kommunikationsproblemen selbst mit den Menschen erleben, die wir gut kennen und mit denen wir eng verbunden sind. Das ‚Eisbergmodell‘ liefert dazu eine gute Grundlage.
Untersuchungen zur Folge gehen bei der Online-Kommunikation ca. 80% aller gesendeten Signale verloren. Umso wichtiger ist es demnach dafür zu sorgen, dass alle Teilnehmer möglichst ideale Voraussetzungen haben und zumindest über die wichtigen Themen eines Meetings ein klares und möglichst gleiches Verständnis herrscht.
In diesem Zusammenhang sind Sie möglicherweise schon einmal über einen Klassiker aus der Geschäftswelt gestolpert, der Projektkommunikation bildhaft (und nicht ganz ernst zu nehmend) darstellt: Ein simpler Schaukelreifen am Baum wird in der Vorstellung der Projektteilnehmer völlig unterschiedlich interpretiert:
Im nächsten Teil der Reihe (erscheint am 20. März) gehe ich auf die richtige Planung und Vorbereitung ein. Bis dahin: Bleiben Sie gesund!
Urheberrecht und Feedback
Es freut mich, wenn Ihnen dieses Essay gefällt und Sie und das Unternehmen, in dem Sie tätig sind, einen möglichst großen Nutzen daraus ziehen können. Sicherlich können Sie sich vorstellen, dass in die Entstehung dieses Dokumentes viel Arbeit geflossen ist. Aus diesem Grund weise ich freundlich darauf hin, dass Sie Freunde, Kollegen und Geschäftspartner sehr gerne auf die Artikelreihe aufmerksam machen können. Jede andere Nutzung, vor allem unter kommerziellen Gesichtspunkten, ist jedoch untersagt.
Über Ihr Feedback, Ideen und Verbesserungsvorschläge freue ich mich jederzeit. Schreiben Sie mir hierzu einfach eine Mail.
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Autoren: Christian Schneider, Manuel Büschgens | © Beitragsbild Anna Shvets von Pexels