Deepfakes – Definition, Grundlagen, Funktion

,

Lesedauer ‘Deepfakes – Definition, Grundlagen, Funktion’ 6 Minuten

Die rasant zunehmende Dynamik von künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) bringt neben erhöhter Effizienz eine neuartige Bedrohung mit sich: Deepfakes. Diese verblüffend realistischen Manipulationen von Bild-, Audio- und Videomaterial ermöglichen ein hohes Missbrauchspotenzial und werden gravierende Auswirkungen auf Unternehmen haben. Im folgenden Artikel erfahren Sie, welchen Beitrag KI und ML bei der Erstellung solcher Deepfakes leisten und welche (präventiven) IT-Sicherheitsmaßnahmen Sie ergreifen können, um sich effektiv abzusichern.

KI – Segen (und Fluch)

Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen sind auf dem Vormarsch und haben sich längst als Innovationstreiber in der Geschäftswelt etabliert. Die Fähigkeit, große Datenmengen auszuwerten und ausführliche Prognosen zu treffen, erlaubt es Unternehmen, professionelle Entscheidungen zu treffen, Ressourcen effizienter zu verwenden und maßgeschneiderte Produkte und Dienstleistungen bereitzustellen.

Einer aktuellen Umfrage von SambaNova Systems zufolge sehen 67 Prozent der Führungskräfte KI als wichtigen Baustein ihrer Technologiestrategie. 70 Prozent der befragten Führungspersonen in Deutschland sind der Meinung, dass KI ihr Geschäftsmodell in den kommenden 1 bis 2 Jahren signifikant verändert. 82 Prozent sind davon überzeugt, dass KI das Mitarbeiter- und Kundenerlebnis durch verbesserte Prozesse und kürzere Reaktionszeiten optimiert. Zu guter Letzt möchten 65 Prozent der deutschen Unternehmen Künstliche Intelligenz dazu nutzen, um das bestehende Geschäftsmodell erfolgreicher zu machen oder neuartige Einnahmequellen zu erschließen.

Aber Achtung! Wo Licht ist, ist immer auch Schatten. Zwar profitieren bereits viele Unternehmen von den Vorteilen durch den Einsatz künstlicher Intelligenz, allerdings ist mit Deepfakes eine völlig neue Bedrohung mit riesigem Schadenspotenzial entstanden.

Deepfakes: Wenn man den eigenen Augen und Ohren nicht mehr trauen kann

Deepfakes sind täuschend echte Manipulationen von Medieninhalten, die mithilfe von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen (insbesondere dem sog. Deep Learning), erstellt werden. Ziel aller Deepfakes ist es, Personen und ihr Verhalten so realistisch nachzuahmen, dass nicht mehr zwischen Realität und Deepfake unterschieden werden kann.

Das Bedrohungspotenzial durch Deepfakes ist enorm: Sei es die Rufschädigung einzelner Personen durch die Verbreitung pornografischer Inhalte oder die gesellschaftliche bzw. politische Manipulation durch Falsch- oder Desinformation. Dadurch, dass der Konsument keine einfache Möglichkeit zur Unterscheidung zwischen Original und Fälschung hat, erzeugen Deepfakes Paranoia und sind in der Lage, das Verhalten der Bevölkerung in allen sozialen Schichten massiv zu beeinflussen.

Deepfakes leicht gemacht: Technische Basis und Funktionsweise

Um ein Deepfake zu erstellen, ist im ersten Schritt eine umfassende Datenauflistung erforderlich; diese dienen als Vorlage. Dies sind beispielsweise Fotografien, Videos oder Tonaufnahmen. Im Anschluss werden diese Daten in ein Machine-Learning-Modell eingespielt, welches auf der Basis von Algorithmen und statistischen Methoden die Möglichkeit bietet, das Verhalten und die Eigenschaften einer Zielperson zu imitieren.

KI studiert vorhandene Muster und bildet als Ergebnis Gestik, Mimik und das generelle Verhalten der Zielperson nach. Die Analyse riesiger Datenmengen erfasst Bewegungen der Augen, des Mundes, der Gesichtsmuskeln und etlicher weiterer Merkmale präzise.

Nachdem das Modell trainiert ist, wird es zur Fälschung eines Videos oder einer Audiodatei verwendet. Oftmals nutzt die KI hierbei bereits vorhandenes Ausgangsmaterial und integriert die imitierten Verhaltensmuster der Zielperson, um ein noch authentischeres Ergebnis zu erzielen. So werden z.B. in der Videoaufnahme einer politischen Rede lediglich die Mundbewegungen und die getroffenen Aussagen getauscht.

Allerdings sind Deepfake-Technologien mittlerweile so weit entwickelt, dass sie selbst komplexeste Mediendateien neu erstellen können. So z.B. ein komplettes Video, basierend auf nur einem einzigen Foto und einer kurzen Audiodatei der Zielperson.

Nichtsdestotrotz hängt die Qualität und Genauigkeit eines Deepfakes stark von der Qualität der zur Verfügung stehenden Quelldateien ab. Je mehr Informationen verfügbar sind, desto realistischer erscheint das generierte Deepfake.

Deepfakes auf der Spur

Für Unternehmen stellen Deepfakes eine immense Gefahr dar. Das mühsam geschaffene Vertrauensverhältnis zu Kunden und Geschäftspartnern – in Sekundenbruchteilen zerstört. Die Reputation einer Firma – mit gefälschten Social Media Posts im Handumdrehen zunichte gemacht. Ohne Übertreibung kann gesagt werden: Mit Deepfakes kann ein Unternehmen in den Ruin getrieben werden.

Um dieser Gefahr vorzubeugen, Deepfakes zu erkennen und abzuwehren, sollten Sie folgende Strategien ergreifen:

Mitarbeitersensibilisierung und -schulung: Wie so oft besteht die bedeutendste IT-Sicherheitsmaßnahme darin, ArbeitnehmerInnen detailliert über die Risiken von Deepfakes zu unterrichten und sie entsprechend zu sensibilisieren. So gewährleisten Sie, dass Ihr Team Fehlinformationen und betrügerische Inhalte rechtzeitig entdeckt und meldet.

Einsatz von KI-basierten Erkennungssystemen: Eine weitere Möglichkeit besteht darin, selbst fortschrittliche Technologien dazu einzusetzen, um Deepfakes in Bildern, Videos und Audiodateien zu erkennen. Solche Systeme ídentifizieren Inkonsistenzen in Gestik, Mimik sowie Aussprache und ergreifen in Echtzeit geeignete Gegenmaßnahmen.

Einführung einer Multi-Faktor-Authentifizierung: Eine weitere IT-Sicherheitsmaßnahme gegen Deepfake-bezogene Sicherheitsbedrohungen ist die Einführung einer Multi-Faktor-Identitätsprüfung (MFA). Diese liefert unterschiedliche Bestätigungsebenen, welche eine erweiterte Schutzschicht gegen Identitätsdiebstahl und betrügerische Aktivitäten bieten. Die Mischung aus starkem Passwort, biometrischen Daten und temporärem Zugangscode macht den Zugriff auf Online-Konten und -Daten nahezu unmöglich.

Verifizierung interner Informationen: Die Implementierung interner Verifikationsprozesse für relevante Informationen und Anordnungen sorgt für die effektive Abwehr etwaiger Deepfake-Bedrohungen. Durch die Einholung persönlicher Bestätigungen von Unterschriften, Anordnungen etc. im Rahmen verschlüsselter Kommunikationskanäle verifizieren Sie die Authentizität sensibler Informationen.

Einsatz digitaler Wasserzeichen und Blockchain-Technologie: Ermöglicht es Ihnen, die Herkunft und Echtheit von Informationen sicherzustellen – so ist deren Glaubwürdigkeit und Integrität garantiert.

Das Gute an der Umsetzung der zuvor genannten Maßnahmen: Sie wirken themenübergreifend positiv auf das Sicherheitsniveaus Ihres Unternehmens ein!

Deepfakes mit positivem Nutzen

Obwohl Deepfakes häufig in direkter Verbindung mit Schlagworten wie Desinformation oder Rufschädigung stehen, existieren auch etliche positive und kreative Einsatzmöglichkeiten:

Bildung: Unterrichtsmaterial kann durch Deepfakes anschaulicher und attraktiver gestaltet werden. So werden z.B. historische Persönlichkeiten zum Leben erweckt oder Lehrvideos mehrsprachig angefertigt und mit zielgruppenspezifischen Moderatoren versehen.

Künstlerische Ausdrucksformen: Als kreatives Werkzeug genutzt, ermöglichen Deepfakes die Realisierung beeindruckender Kunstwerke, Musikvideos und vieler weiterer experimenteller Projekte auf völlig neue Art und Weise.

Forschung und Entwicklung: Indem Deepfakes realistische Trainingsdaten für die Entwicklung von Algorithmen bereitstellen, optimieren sie Maschinelles Lernen. Ein Kreislauf, der die positiven Aspekte Künstlicher Intelligenz vorantreibt.

Sprachsynthese: Deepfake-Technologien erzeugen realistische und personalisierte Sprachsynthesen, die z.B. in Navigationssystemen und Sprachassistenten zum Einsatz kommen.

Film- und Unterhaltungsindustrie: Deepfakes ermöglichen den Dreh von Szenen, bei denen der Einsatz von SchauspielerInnen zu gefährlich wäre. Verhinderte oder verstorbene SchauspielerInnen werden in aktuelle Produktionen integriert oder Jugendszenen älterer Akteure werden im Handumdrehen generiert. Zu guter Letzt dienen Deepfakes der Fehlerkorrektur in der Post Production oder der nachträglichen Optimierung von Spezialeffekten.

Werbung: Deepfakes ermöglichen die individuelle Anzeigengestaltung. Zudem können Prominente zeitsparend und kosteneffizient in Werbespots integriert werden.

Fazit: Mit Aufklärung und Technologie Deepfakes immer einen Schritt voraus

Um sich proaktiv vor den Gefahren von Deepfakes zu schützen, müssen Unternehmen zielgerichtete Mitarbeitertrainings anbieten, moderne Technologien einsetzen und die Integrität digitaler Inhalte bewahren. Zudem bleibt festzustellen: Trotz aller Gefahren bieten Deepfakes einzigartige Chancen zur kreativen und innovativen Anwendung. Es liegt an den Unternehmen, die Möglichkeiten dieser Technologie sinnvoll zu nutzen und zeitgleich gegen ihre negativen Auswirkungen vorzugehen.

Möchten Sie sich proaktiv vor Deepfake-Angriffen schützen und die Integrität Ihrer digitalen Assets und Kommunikation gewährleisten? Haben Sie weitere Fragen zu diesem Thema oder zu unserem Portfolio? Kontaktieren Sie uns unter der Nummer 0800 4883 338!

 

Weiterführende Infos: Audits und IT-Infrastrukturanalysen | IT-Sicherheitsanalysen aus Angreifersicht

 

Foto © cottonbro studio @ Pexels

 

/von

IT-Grundschutz – mit passenden Bausteinen des BSI

, ,

Lesedauer ‘IT-Grundschutz – mit passenden Bausteinen des BSI’ 6 Minuten

Ohne adäquaten IT-Grundschutz sind Unternehmen der wachsenden Bedrohung durch Internetangriffe und Datenverlust schutzlos ausgeliefert. Die Auswirkungen sind oftmals gravierend und können schlimmstenfalls zur Insolvenz führen. Es ist daher grundlegend erforderlich, wirksame IT-Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren, um die Verfügbarkeit und Integrität von IT-Systemen und sensiblen Geschäftsdaten zu garantieren.

Hierzu bietet das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) eine Vielzahl von Standards an. Diese geben Unternehmen Leitfäden an die Hand, welche standardisierte Vorgehensweisen für Umsetzung und Erfüllung hoher IT-Infrastruktursicherheit liefern.

Welche das sind und wie Sie diese Leitfäden sinnvoll in Ihrem Unternehmen nutzen könne, erfahren Sie im folgenden Artikel.

Licht und Schatten – Technologisierung im Mittelstand

Die rasant fortschreitende Technologisierung beeinflusst den deutschen Mittelstand aktuell wie nie davor. Technologietrends wie künstliche Intelligenz, das Internet der Dinge, Blockchain-Technologie und Big Data-Analysen beeinflussen unser Arbeitsverhalten massiv. Im Mittelpunkt dieser Entwicklung steht die IT-Infrastruktur, welche entscheidend dazu beiträgt, Unternehmen effizienter und wettbewerbsfähiger zu machen: Sie bildet das Rückgrat für wirtschaftlichen Erfolg.

Allerdings hat die zunehmende Technologisierung sowie die damit verbundene steigende Abhängigkeit von IT eine Kehrseite: Die Bedrohung durch Internetkriminalität. Malware und weitere Formen von Schadsoftware sind leicht und mit geringem finanziellen Aufwand verfügbar. Dies führt zu einer stetig wachsenden Anzahl von Angriffen auf Unternehmen. Tatsächlich sind ca. 76 Prozent aller verfügbaren Schadsoftware-Kits und 91 Prozent der verfügbaren Exploits für weniger als zehn US Dollar erhältlich.

Um diesen Risiken effektiv entgegenzuwirken und Firmen dabei zu unterstützen, eine unternehmensweite Informationssicherheit aufzubauen, hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik ein IT-Grundschutz-Kompendium sowie die sog. BSI-Standards entwickelt.

IT-Grundschutz – IT-Sicherheit auf höchstem Niveau

Das IT-Grundschutz-Kompendium und die BSI-Standards sind die beiden fundamentalen Bausteine des BSI-IT-Grundschutzes. Sie dienen dazu, Firmen bei der Durchführung einer vollumfänglichen IT-Sicherheitsstrategie zu unterstützen. Die vom Bundesamt für Sicherheit in der IT entwickelten Standards und Richtlinien stellen sicher, dass Unternehmen auf höchstem Niveau agieren, um ihre IT-Landschaft, Arbeitsabläufe, Unternehmensprozesse und Daten zu schützen. Die Implementierung des IT-Grundschutzes befähigt Unternehmen dazu, sich nachhaltig gegen eine Vielzahl von Bedrohungen (Internetangriffe, Datenlecks und Systemausfälle) zu wappnen. Die Orientierung am IT-Grundschutz-Kompendium wie auch den BSI-Standards ermöglicht Firmen, von erprobten Best Practices und umfassenden Handlungsempfehlungen zu profitieren.

IT-Grundschutz als Kompendium – Der Wegweiser für umfassende IT-Sicherheit

Das IT-Grundschutz-Kompendium ist ein elementarer Leitfaden für Unternehmen, um wirksame IT-Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren. Es enthält 111 Bausteine, welche in zehn Themengebiete sowie in Prozess- und System-Bausteine gegliedert sind.

Die Prozess-Komponenten setzen sich mit Themen wie Informationssicherheitsmanagement, Notfallmanagement, Risikomanagement und Datenschutz auseinander. Die System-Bausteine fokussieren sich auf spezielle technische Systeme wie Clients, Server, Mobile Devices, Netzwerke sowie Cloud Computing. Alle Bausteine enthalten detaillierte Themenbeschreibungen, inklusive Auswertung der Gefährdungslage und konkreten Anforderungen zu deren Umsetzung.

Das IT-Grundschutz-Kompendium wird vom BSI jährlich aktualisiert, um aktuelle Erkenntnisse zu integrieren und Marktentwicklungen zu berücksichtigen. Dank der modularen Struktur können Unternehmen systematisch vorgehen: Wesentliche Bausteine werden nach dem Baukastenprinzip ausgewählt und an ihre spezifischen Erfordernisse angeglichen. Zusätzlich dient das IT-Grundschutz-Kompendium als Grundlage für das IT-Grundschutz-Zertifikat, eine von dem BSI vergebene Zertifizierung, die die Einhaltung der IT-Grundschutz-Standards bestätigt.

BSI-Standards – Welche gibt es?

Zusätzlich zum IT-Grundschutz-Kompendium hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik eine Reihe von BSI-Standards entwickelt. Ziel ist, Unternehmen bei der Implementierung von IT-Sicherheitsmaßnahmen zu unterstützen. Diese Standards beinhalten ausführliche Vorgaben, Anforderungen und Best Practices, welche darauf ausgerichtet sind, verständliche Anleitungen für die Umsetzung der Maßnahmen zu bieten.

Derzeitig existieren vier BSI-Standards, die Methoden, Prozessen und Verfahren für unterschiedliche Aspekte der Informationssicherheit bieten:

BSI-Standard 200-1

Informationssicherheitsmanagementsystem(e), kurz ISMS. Dieser Standard spezifiziert die grundsätzlichen Anforderungen für ein ISMS. Er gewährleistet die Planung, Einführung, Überwachung und stetige Optimierung der IT-Sicherheit im Unternehmen.

BSI-Standard 200-2

IT-Grundschutz-Methodik. Der BSI-Standard 200-2 beschreibt eine Methode, welche Firmen zur Erweiterung des ISMS nutzen können. Hierfür sind drei Methoden zur Ausführung definiert: Basis-, Standard- und Kern-Absicherung. Jede dieser Methoden bietet unterschiedliche Sicherheitsniveaus und Justagemöglichkeiten, um den individuellen Bedürfnissen einer Organisation gerecht zu werden.

BSI-Standard 200-3

Risikomanagement. Der BSI-Standard 200-3 befasst sich mit sämtlichen risikobezogenen Arbeitsabläufen bei der Implementation des IT-Grundschutzes. Dieser ist insbesondere für Organisationen geeignet, welche bereits die IT-Grundschutz-Methodik (BSI-Standard 200-2) integriert haben aber obendrein eine nachstehende Risikoanalyse ausführen möchten, um mögliche Schwachpunkte und Gefahren strukturiert zu erfassen und zu evaluieren.

BSI-Standard 200-4

Business Continuity Management. Dieser Standard liefert eine praxisnahe Anleitung zur Implementierung eines Business Continuity Management-Systems (BCMS). Das BCMS garantiert die Aufrechterhaltung kritischer Unternehmensprozesse im Fall von Not- und Schadenssituationen. Der Standard 200-4 befindet sich aktuell noch in der Kommentierungsphase und ersetzt den BSI-Standard 100-4 – Notfallmanagement.

BSI-Zertifizierung – Werden Sie zum Spitzenreiter in Sachen IT-Sicherheit!

Neben der Entwicklung von IT-Sicherheitsstandards bietet das BSI diverse Zertifizierungen an: Common Criteria (CC), technische Richtlinien (TR) usw. Zudem zertifiziert die Behörde Managementsysteme entsprechend der DIN-Norm 27001. Selbst Einzelpersonen können BSI-Zertifikate erhalten: Als Auditoren, IT-Sicherheitsprüfer oder IT-Grundschutz-Berater.

BSI-Zertifizierungen garantieren die Qualität und Kompetenz von Experten sowie Lösungen im Bereich der IT-Sicherheit. Im Umkehrschluss schaffen diese Garantien ein hohes Maß an Vertrauen in das Angebot und die Reputation des BSI.

IT-Grundschutz versus KRITIS-Verordnung – Unterschiede und Gemeinsamkeiten

Sowohl IT-Grundschutz als auch die KRITIS-Verordnung beschäftigen sich mit dem Schutz der Informationstechnik – jedoch mit unterschiedlichen Schwerpunkten und Verbindlichkeiten. Das IT-Grundschutz-Kompendium ist für Unternehmen, Behörden und Institutionen aller Größen konzipiert und bietet einen freiwilligen Maßnahmenkatalog zum Schutz unternehmerischer IT-Infrastrukturen. Im Gegensatz dazu richtet sich die KRITIS-Verordnung speziell an Betreiber kritischer Infrastrukturen. Diese sind verpflichtet, die Anforderungen der Verordnung durchzuführen, um gravierende negative Folgen für das Gemeinwohl abzuwenden.

Da er branchenspezifische Sicherheitsstandards sowie Ratschläge zur Einführung eines passenden Informationssicherheitsmanagements liefert, kann der IT-Grundschutz für KRITIS-Betreiber als Leitfaden zur Erfüllung der KRITIS-Verordnung dienen.

Fazit: Mit IT-Grundschutz und BSI-Standards Datenschutz und Compliance meistern

IT-Sicherheit ist für Unternehmen von zentraler Bedeutsamkeit, um sensible Daten und Systeme vor den Bedrohungen der vernetzten Welt zu schützen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hat mit dem IT-Grundschutz-Kompendium sowie den BSI-Standards ein Instrumentarium entwickelt, welches Firmen eine umfassende Orientierungshilfe für eine gelungene IT-Sicherheitsstrategie bietet.

Um die Vorzüge des IT-Grundschutzes und der BSI-Standards voll auszuschöpfen, sollten Unternehmen deshalb diese Schritte befolgen:

  1. IT-Sicherheitslage analysieren – Erfassung von IT-Systemen, Anwendungen und Prozessen; Identifizierung von Schwachstellen und Bedrohungen.
  2. Relevante Module und Standards auswählen – Selektion basierend auf Branche, Unternehmensgröße sowie eigenen Ansprüchen.
  3. Maßnahmen implementieren – Integration in interne Prozesse und Richtlinien; Sensibilisierung der Mitarbeiter für IT-Sicherheit.
  4. Überprüfung und Anpassung – Regelmäßige Kontrolle und Aktualisierung der Sicherheitsmaßnahmen mittels neuer Bedrohungen und Technologien.
  5. Dokumentation und Zertifizierung – Lückenlose Maßnahmendokumentation, Zertifizierung nach BSI-Standards. Ziel ist die Schaffung hohen Vertrauens bei Kunden, Partnern und Behörden.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Durchführung dieser Leitlinien! Kontaktieren Sie uns noch heute unter 0800 4883 338 (innerdeutsch kostenfrei) sind wir für Sie da!

 

Weiterführende Infos: Audits und IT-Infrastrukturanalysen | IT-Sicherheitsanalysen aus Angreifersicht

 

Foto © Mue Ervive @ Pexels

 

/von

Microsoft Project – Das Werkzeug für Projektmanagement

,

Lesedauer ‘Microsoft Project – Das Werkzeug für Projektmanagement’ 4 Minuten

Project ist die Projektmanagement-Software von Microsoft. Die Anwendung dient der umfassenden Planung, Steuerung sowie Überwachung von abteilungsbezogenen und interdisziplinären Projekten jeder Größe. Microsoft Project ist ein mächtiges Werkzeug – welches allerdings seine Eigenarten hat und nicht immer problemlos zu bedienen ist. Im folgenden Artikel werden wir uns einige der wichtigsten Funktionen ansehen und erklären, wie diese genutzt werden können.

 

Von der Baustelle in die Büros

Microsoft Project wurde in erster Linie für die Unterstützung bei der Konzeption sowie Ausführung großer Bauprojekte entworfen. In der Zwischenzeit wird es aber in fast allen Branchen und Geschäftsbereichen genutzt, in welchen Projekte geplant, durchgeführt sowie überwacht werden. Die Software ist in vielen Unternehmen Standard und wird von Projektleitern weltweit verwendet. Microsoft Project hilft bei der Konzeption von Projekten sowie der Teamarbeit von quasi jedem Platz der Erde aus. Es wird eingesetzt von Projektleitern, sämtlichen Teilnehmern von Projektteams und Entscheidungsträgern wie Geschäftsführern, Teamleitern, usw.

Die Anwendung ist dafür konzipiert worden, um aufwendige Projekte jeder Art zu verfolgen und stets vorbereitet, gut geordnet sowie auf dem Laufenden zu sein. Im Gegensatz zu einfachen Projektmanagement-Lösungen deckt Microsoft Project das komplette sogenannte Projekt-Portfolio-Management (PPM) ab – und schließt aus diesem Grund ein umfangreiches Ressourcenmanagement mit ein. Trotz der Komplexität überzeugt die Projektmanagement-Software durch ihre Anpassungsfähigkeit und -möglichkeiten. Eingesetzt werden kann sie sowohl in mittelfristigen Einzelprojekten, als auch in langfristigen, groß angelegten Kampagnen mit einer hohen Zahl an Stakeholdern. Um diese unterschiedlichen Vorgehensweisen abbilden zu können, sind in Microsoft Project visuelle Task Bords eingebunden, die ein Arbeiten nach unterschiedlichsten etablierten Methoden (Kanban, Scrum etc.) oder einer individuellen Vorgehensweise realisierbar machen.

Microsoft Project ist Teil von Microsoft 365 und als Cloud-Option oder als lokale Lösung verfügbar. Im Vergleich zum kostenfreien ‘Planner’ – auch aus dem Hause Microsoft – orientiert sich Microsoft Project an den Anforderungen komplexer Vorhaben. Die Preise schwanken je nach Betriebsart sowie Funktionsumfang. Großer Pluspunkt von Microsoft Project: Als Bestandteil der Office-Familie lässt es sich nahtlos in existierende Microsoft-Lösungen integrieren. Darüber hinaus ist die Anbindung an Drittanbieter-Software wie ERP-Systeme (SAP, Lotus Domino etc.) möglich.

Mit Microsoft Project alle Projekte steuern und im Blick behalten

Microsoft Project ist ein umfassendes Werkzeug. Die Software bringt eine ganze Menge von Features, welche es Unternehmen ermöglichen, ihre Projekte mit Erfolg zielgerichtet und pünktlich abzuschließen und bei der Ausführung alles Nötige im Blick zu haben: Wird der Zeitplan eingehalten? Müssen wir Werkstoffe nachbestellen? Müssen wir das Personal aufstocken? Für höchste Effizienz sorgen u.a. eingebaute Vorlagen und ein geräteübergreifender Zugang sowohl für Projektmanager als auch für alle anderen Team-Mitglieder.

Dies sind die Hauptfunktionen von Microsoft Project:

Detaillierte Erstellung von Projektplänen mit verschiedenen Arten von Tätigkeiten

Projekt-Tracking mit allen erforderlichen Schritten

Erstellung von Zeitplänen für die Durchführung von Aktivitäten

Zeiterfassung

Beaufsichtigung von erstellten Budget-Plänen für das gesamte Projekt und Meilensteine

Kontrolle und Überwachung der verwendeten Ressourcen

Mit Microsoft Project lassen sich inzwischen im Grunde alle Projektmanagement-Aufgaben sowie -Prozesse darstellen. Denn: Die Software ist flexibel an die jeweiligen Belange des Anwenders anpassbar. Hier gilt selbstredend: Je besser Microsoft Project für den Kunden individualisiert wurde, desto besser kann das Tool auch im Projektmanagement behilflich sein.

Bei welchen Features schwächelt Microsoft Project?

Microsoft Project ist erwiesenermaßen eines der innovativsten Projektmanagement-Werkzeuge auf dem Markt. Es bietet eine Menge an Features und ist perfekt geeignet für die Verwaltung großer und umfassender Projekte.

Aber natürlich gibt es ebenso kritische Stimmen, wenn es um Microsoft Project geht. Kritikpunkt Nummer Eins ist häufig der Preis – wobei alternative Lösungen auf dem Markt, beispielsweise Oracle Primavera Cloud, Asana, monday.com, Trello, Smartsheet, GanttPRO oder aber ClickUp oftmals sogar nur auf den ersten Blick erschwinglicher scheinen. Jene Werkzeuge lassen sich nämlich meist weniger leicht an die eigenen Bedürfnisse anpassen, sodass sich der vermeintlich kostengünstigere Preis durch nachträgliche Gebühren für notwendige Individualisierungen wieder ausgleicht.

Im Direktvergleich zu moderneren (Web-) Services wie Monday oder Trello wirkt Microsoft Project leicht angestaubt – die Usability ist nach heutigen Gesichtspunkten nicht gerade ‘sexy’.

Ein weiterer Haken von Microsoft Project ist, dass es tendenziell komplex ist und die Gefahr der Überforderung besteht. Es gibt eine hohe Lernkurve, und selbst geschickte Nutzer haben manchmal Schwierigkeiten, die Software komplett zu durchschauen. Deshalb ist es empfehlenswert, sich einen kompetenten IT-Anbieter zu suchen, welcher Sie bei der Einführung von MS Project unterstützt, Anwenderschulungen durchführt und dauerhaft als Kontaktperson bei Fragen und Individualisierungsanforderungen fungiert.

Fazit zu Microsoft Project

Project ist ein leistungsstarkes Projektmanagement-Werkzeug, welches Firmen bei der Organisation, Durchführung sowie Kontrolle von Projekten betreut. Allerdings ist es auch eines der teureren Projektmanagement-Werkzeuge im Handel. Wenn Sie also erwägen, Microsoft Project zu nutzen, sollten Sie sich zuerst überlegen, ob Sie die riesigen Funktionsumfang wirklich benötigen.

Sie haben Fragen zu Microsoft Project oder möchten mit uns über die Möglichkeiten sprechen, die Ihnen diese Software bietet? Kontaktieren Sie uns unter 0800 4883 338 direkt, wir freuen uns auf Sie!

Weiterführende Informationen

Schneider + Wulf ist zertifizierer Microsoft-Partner und Experte für Microsoft 365.

 

Foto © Startup Stock Photos @ Pexels

 

/von

Mit SharePoint die Dateiablage in Teams optimieren: So geht’s

, ,

Lesedauer ‘SharePoint Dateiablage in Teams – wie Sie diese Funktion optimal nutzen’ 9 Minuten

Heutzutage ist die Verwaltung und Organisation von Daten ein entscheidender Faktor für den Erfolg Ihres Unternehmens. Die SharePoint Dateiablage in Microsoft Teams hilft Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, Dokumente und Dateien im Rahmen der kollaborativen Zusammenarbeit im Unternehmen zu organisieren. Damit können Sie ein strukturiertes Dateiablagesystem implementieren, welches Ihren Anforderungen an eine moderne und effiziente Dateistruktur entspricht. Über die Dateiablage können Ihre MitarbeiterInnen auf einfache Weise Dateien mit Kollegen teilen, gemeinsam bearbeiten und verwalten. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie die Möglichkeit der Dateiablage in Teams via SharePoint optimal nutzen können.

Um die SharePoint Dateiablage in Teams zu nutzen, müssen Sie zunächst Microsoft Teams im Unternehmen zur Verfügung stellen (je nach Businessplan ist Teams Bestandteil Ihres bestehenden Microsoft 365 Abonnements).

Anschließend können Sie in der Anwendung entweder direkt im jeweiligen Team (oder innerhalb eines Kanals) die Dateiablage öffnen, indem Sie oben im Navigationsbereich auf den Reiter ‘Dateien’ klicken. Oder Sie nutzen die allgemeine Dokumentenbibliothek über den Button ‘Dateien’ in der linken Menüspalte.

Nun können Sie Dateien erstellen, hochladen, organisieren, bearbeiten und teilen. Sie können auch Ordner erstellen und diese nach Belieben organisieren.

Übrigens: Die allermeisten der in SharePoint abgelegten Dateien können Sie – direkt dort oder in Teams – bearbeiten, ohne dass Sie sie herunterladen oder in einer zusätzlichen Anwendung öffnen müssen.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die Dateiablage einzelner Teams per Freitextsuche und mit gängigen Filterfunktionen nach bestimmten Dateien zu durchsuchen. Falls gewünscht, kann der Zugriff auf sensible Informationen über ein Berechtigungskonzept eingeschränkt werden. Zu guter Letzt können Sie Benachrichtigungen einrichten, um auf Änderungen an den abgelegten Dateien aufmerksam zu machen. Auf diese Weise können Sie Dateien nicht nur organisieren, sondern auch schnell und einfach auf besagte Änderungen und Aktualisierungen reagieren.

Die SharePoint Dateiablage im Detail

Um die SharePoint-Dateiablage in Teams optimal zu nutzen, sollten Unternehmen jedoch einige Best Practices beachten. So sollten sie beispielsweise darauf achten, dass die Dateiablage sauber strukturiert wird und dass es klare Regeln für die Benennung von Dateien und Ordnern gibt. Auch sollten Unternehmen darauf achten, dass die Berechtigungen für die einzelnen Mitarbeiter gut durchdacht sind, um eine zu hohe Zugriffsberechtigung zu vermeiden. Mit diesen Tipps können Unternehmen die SharePoint-Dateiablage in Teams optimal nutzen und von den zahlreichen Vorteilen profitieren, die diese Funktion mit sich bringt.

Über das Dateiablage Hub – in dem alle Teamdokumente und -ressourcen aufgelistet werden – kann ein Team sämtliche Informationen an einem zentralen Ablageort verwalten. Dadurch, dass die dort gespeicherten Dateien im Zuge der direkten Bearbeitung in Teams nicht vervielfältigt werden (alle Projektmitglieder greifen auf die Originaldatei zu) werden Informationsinseln vermieden. Änderungen werden automatisch in der SharePoint Dateiablage gespeichert und sind somit für alle Teammitglieder sichtbar. Auch die Zusammenarbeit an Dateien wird durch die SharePoint Dateiablage in Teams erleichtert, da mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einer Datei arbeiten können. So ist zu jeder Zeit sichergestellt, dass das Team nicht nur über die aktuellsten, sondern auch über die gleichen Informationen verfügt.

Die Handhabung der Dateien ist äußerst praxisnah konzipiert – Dokumente, die häufig bearbeitet werden, werden in einer individuellen ‘Timeline’ zuoberst gelistet und sind so nochmal schneller verfügbar (die Ansicht kann angepasst werden).

Und sollte aus irgendeinem Grund doch einmal die Erfordernis bestehen, eine Datei im Offline-Modus verwenden zu müssen: Die SharePoint Dateiablage hat ein Versionsmanagement integriert. Dieses greift, sobald Sie die offline bearbeitete Datei wieder hochladen.

Übrigens: Durch die vollumfängliche Integration der Daten können Sie diese im gesamten Microsoft 365 Kosmos zur Verfügung stellen – beispielsweise über Viva Connections auf einer Teamwebsite, integriert in eine Bibliothek. Durch die Möglichkeit der Verknüpfung per Direktlink haben MitarbeiterInnen Zugriff in weiteren Teams-Kanälen sowie in Viva Engage (vormals Yammer).

SharePoint vs. OneDrive

In Microsoft 365 gibt es zwei wichtige Werkzeuge, die Ihnen für die Dateispeicherung und Dokumentenverwaltung zur Verfügung stehen: SharePoint und OneDrive. Beide helfen Ihnen dabei, Ihre Dateien sicher zu verwalten und online zu teilen, aber es gibt einige wichtige Unterschiede, die es zu beachten gilt.

SharePoint ist eine Cloud-basierte Lösung, die in erster Linie für die Kollaboration und interdisziplinäre Teamarbeit konzipiert ist. Durch eine gemeinsame Dateiablage und – wie oben erwähnt – mithilfe passender Berechtigungskonzepte hilft sie Teams und abteilungsübergreifenden Arbeitsgemeinschaften dabei, Projektinformationen zu verwalten, aufzufinden und gemeinsam zu bearbeiten. Mit SharePoint können Sie Ablagestrukturen für sämtliche Anforderungen konfigurieren und über ein Benachrichtigungsmanagement sicherstellen, dass sämtliche Teammitglieder jederzeit up to date bezüglich des Projektstatus sind und Lieferfristen, Deadlines oder Abgabetermine eingehalten werden. Generell gesprochen ist SharePoint äußerst vielseitig und bietet Ihnen eine Vielzahl an Möglichkeiten, wie Sie Ihre Dateien organisieren, verwalten und mit anderen teilen können.

Im Gegensatz dazu ist OneDrive eine Einzelpersonen-Lösung, die für den individuellen Einsatz auf PCs und mobilen Endgeräten konzipiert ist. Mit OneDrive können Sie Ihre persönlichen Dateien organisieren, teilen und darauf zugreifen, auch wenn Sie offline sind. Sie können auch Dateien zwischen Ihren Geräten synchronisieren, sodass Sie unterwegs auf Ihre Dateien zugreifen und von überall aus darauf zugreifen können.

Informationen vertraulich behandeln

Die SharePoint Dateiablage In Teams schafft eine sichere Umgebung für vertrauliche Daten. Um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf diese Dateien haben, gibt es verschiedene Berechtigungseinstellungen, die Sie konfigurieren können. So können Sie beispielsweise festlegen, wer die Dateien anzeigen, bearbeiten oder freigeben darf und ob sie für alle Teammitglieder oder nur für bestimmte Personen zugänglich sein sollen. Darüber hinaus können Sie auch den Zugriff auf Dateien zeitlich begrenzen und Ablaufdaten festlegen, um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen nicht länger als nötig zugänglich sind.

Ein weiteres wichtiges Feature ist die Möglichkeit, Dateien mit einem Wasserzeichen oder einem Vertraulichkeitslabel zu versehen, um sicherzustellen, dass sie nicht ungewollt weitergegeben oder doppelt verwendet werden. Ein Vertraulichkeitslabel kann beispielsweise anhand von Kriterien wie Sensitivität, Vertraulichkeit oder Compliance erstellt werden und eine automatische Verschlüsselung oder spezielle Berechtigungen für bestimmte Benutzergruppen aktivieren. Indem Sie diese Funktionen gezielt einsetzen, können Sie die Sicherheit Ihrer Daten in Teams erhöhen und gleichzeitig sicherstellen, dass nur autorisierte Personen darauf zugreifen können.

Metadaten und Suchfunktion

Ein weiteres nützliches Feature von SharePoint Dateiablage in Teams ist die Möglichkeit, Dateien in Ordnern und Unterordnern zu organisieren und mit Metadaten zu versehen. Diese können beispielsweise Informationen wie den Autor, das Erstellungsdatum oder den Dateityp enthalten und erleichtern die Suche nach bestimmten Dateien im Team. Durch die Verwendung von Metadaten können Sie auch automatische Workflows erstellen, die bestimmte Aktionen auslösen, wenn eine Datei erstellt oder bearbeitet wird. So können Sie beispielsweise automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung senden oder eine Genehmigung anfordern, wenn eine bestimmte Art von Datei erstellt oder geändert wurde.

Eine der wichtigsten Funktionen von SharePoint in Teams ist die Möglichkeit, Dateien schnell wiederzufinden. Hierfür können Sie einfach die Suchfunktion in Teams nutzen oder innerhalb von SharePoint die Filteroptionen verwenden. Außerdem können Sie Dateien nach verschiedenen Kriterien sortieren oder mithilfe von Tags und Metadaten organisieren.

SharePoint Dateiablage in der Cloud

Bei konsequenter Nutzung Cloud-basierter Services von Microsoft, SharePoint und Teams bietet sich die Möglichkeit, den traditionellen Fileserver in der IT-Infrastruktur ablösen. Abgesehen von der Tatsache, dass so Kosten für die Instandhaltung klassischer Hardware reduziert werden und zudem die Ausfallsicherheit Ihres Unternehmensnetzwerks optimiert wird, bietet die Dateiablage in der Cloud vor allem Unternehmen mit mehreren Standorten entscheidende Vorteile.

Azure AIP und DLP – Eine Kombination für mehr Sicherheit

Eine weitere wichtige Funktion der SharePoint Dateiablage in Teams ist die Integration von Azure Information Protection (AIP) und Data Loss Prevention (DLP). Diese Funktionen bieten einen erweiterten Schutz vor Datenverlust und -missbrauch. Mit AIP können Sie Dateien automatisch mit einem bestimmten Sicherheitslevel versehen und somit sicherstellen, dass nur berechtigte Benutzer auf die Dateien zugreifen können. DLP ermöglicht es Ihnen, sensible Daten zu identifizieren und zu schützen, indem Sie bestimmte Regeln festlegen, die den unautorisierten Zugriff auf diese Daten verhindern.

Um AIP in der SharePoint-Dateiablage in Teams zu nutzen, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass Ihre Organisation über eine aktive AIP-Lizenz verfügt. Anschließend können Sie die AIP-Integration in Teams aktivieren und die entsprechenden Einstellungen vornehmen. DLP ist hingegen standardmäßig in SharePoint und Teams verfügbar und kann über das Microsoft 365 Compliance Center konfiguriert werden. Beim Einrichten von DLP-Regeln sollten Sie darauf achten, dass Sie alle relevanten Datenquellen einbeziehen, um eine umfassende Abdeckung zu gewährleisten.

Durch die Nutzung von AIP und DLP in der SharePoint-Dateiablage in Teams können Sie sicherstellen, dass Ihre sensiblen Daten bestmöglich geschützt sind. Informieren Sie sich gerne weiter über diese Funktionen und nutzen Sie sie optimal, um Ihre Unternehmensdaten vor Verlust und Missbrauch zu schützen.

Bringen Sie Ordnung ins Chaos

Wenn Sie Fragen zur Nutzung der SharePoint Dateiablage in Teams, zur Implementierung in Ihre Infrastruktur oder zu anderen Themen aus dem Microsoft-Kosmos haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung – denn wir sind Experten für Microsoft 365.

Von der Beratung über die Implementierung oder Migration bis hin zum Support. Unsere Kundenbetreuer beraten Sie gerne in allen Belangen rund um SharePoint, Microsoft Teams, Azure Information Protection und Microsoft 365 generell.

Kontaktieren Sie uns unter der kostenfreien Nummer 0800 4883 338 oder vereinbaren Sie hier einen unverbindlichen Gesprächstermin.

Weiterführende Links

Im Schneider + Wulf 360° Portfolio: Microsoft Azure | Microsoft Teams

Herstellerseiten: Microsoft SharePoint | Microsoft Teams | Microsoft 365

Foto © The Chaos Painter @ Pexels

/von

Big Data – Definition, Anwendung, Zukunftsausblick

,

Lesedauer ‘Big Data – Definition, Anwendung, Zukunftsausblick’ 5 Minuten

Big Data: Nach wie vor ein großer Trend in der Geschäftswelt. Mittlerweile setzen viele Betriebe auf dieses Konzept – sei es, um lukrative Erkenntnisse zu gewinnen, aufkommende Trends zu erkennen, Veränderungen im Verbraucher-und Marktverhalten vorherzusagen oder Innovationen zur Marktreife zu bringen. Doch was genau steckt hinter dem Begriff ‘Big Data’? Welche Vorzüge bietet ihr Einsatz und welche konkreten Anwendungsszenarien gibt es? Die Antworten auf diese Fragen erhalten Sie im folgenden Blogbeitrag.

In der Geschäftswelt werden zu jeder Tages- und Nachtzeit Daten generiert, verarbeitet, ausgewertet und gesichert. Sei es auf lokalen Datenträgern, in der Cloud oder – beim sog. Edge Computing  – am ‘Rande’ eines Netzwerks. Zur gleichen Zeit unterliegen alle wirtschaftsorientierten Unternehmen einem stetig steigenden Wettbewerbsdruck. Folglich sollten Sie als Entscheider in der Position sein, auf Veränderungen flexibel und zeitnah zu antworten. Denn anderenfalls laufen Sie Gefahr, von der Konkurrenz überholt zu werden.

Innovative Unternehmen verlassen sich bei Entscheidungen mit großer Tragweite deshalb schon lange nicht bloß mehr auf ihr Gespür oder sonstige ‘Soft Skills’. Vielmehr wird genau unter die Lupe genommen, was gemessen werden kann. Getreu dem Motto: ‘Viel hilft viel’.

Gemäß dem Ergebnis einer Befragung von IDC verzeichnet alleine in Deutschland ein Drittel der Unternehmen ein jährliches Datenwachstum zwischen 31 und 60 Prozent. Darüber hinaus gehen Experten davon aus, dass im Jahre 2025 täglich über 463 Exabyte an Daten produziert werden – das entspricht der Datenkapazität von 212.765.957 DVDs!

Exakt diese Dynamik ist der eigentliche Grund für die Entstehung des Begriffes ‘Big Data’. Jedoch: Es ist nicht die Menge der Daten allein, die Big Data ausmacht.

Big Data: Eine Definition!

Im weitesten Sinne umschreibt das Schlagwort ‘Big Data’ unstrukturierte, semistrukturierte sowie strukturierte Daten, welche in hoher Frequenz und in großen Mengen sowie Vielfalt generiert, gespeichert, analysiert und verwertet werden. Außerdem wird die Wortschöpfung mittlerweile auch als Begriff für eine Vielzahl moderner Konzepte, Technologien, IT-Systeme und Methoden verwendet, mit denen Unternehmen die steigende Datenflut zu ihrem Vorteil analysieren, verarbeiten und nutzbar machen können.

Die neun Vs

Genauso wie bei der konventionellen Datenanalyse verfolgt man auch mit dem Konzept der Big Data das Ziel, gewinnbringende Informationen aus unterschiedlichsten Daten zu extrahieren und für das Erreichen unternehmerischer Ziele zu verwenden. Aber im Unterschied zur herkömmlichen Datenverarbeitung sind bei Big Data verschiedene Schlüsselmerkmale kennzeichnend, die voneinander abhängig sind und sich untereinander beeinflussen. Diese sind:

V wie Volume: Volume, also die Menge der bestehenden Daten, ist die Grundlage von Big Data. Per Definition bewegt man sich hier in Größenordnungen von Tera-, Peta- und Exabytes – oder darüber hinaus.

V wie Velocity: Velocity definiert die Geschwindigkeit, mit welcher Daten erzeugt und verarbeitet werden. Das ist ein wichtiger Aspekt für alle Unternehmen, die einen zügigen Datenfluss benötigen, um optimale Geschäftsentscheidungen zu treffen.

V wie Variety: Variety bezieht sich auf die Diversität der auswertbaren Daten – Bild- oder Videodateien, Sensor- oder sonstige Messwerte uvm. Dabei können die Daten sowohl aus internen als auch aus externen Quellen eines Unternehmens stammen und von unterschiedlicher Beschaffenheit sein (siehe oben).

V wie Value: Value bezieht sich auf den ökonomischen Wert der verfügbaren Daten, welcher für ein Unternehmen durch angemessene Analysen gewonnen werden kann. Dieser Wert differiert je nach Branche und Datenqualität. Mit Big Date lassen sich auf diese Weise zum Beispiel Produktionsprozesse optimieren, neue Zielgruppen erschließen oder neuartige Produkte und Lösungen entwickeln.

V wie Veracity oder Validity: Veracity oder Validity beschreibt die Genauigkeit, Zuverlässigkeit, Sinnhaftigkeit sowie die Vertrauenswürdigkeit der auswertbaren Daten. Da diese aus verschiedenen Quellen stammen, hängt eine erfolgreiche Analyse solcher Massendaten davon ab, welche Qualität diese haben und mit welcher konkreten Maßnahme sie verarbeitet bzw. analysiert werden.

V wie Viability: Viability bezeichnet die Relevanz sowie Brauchbarkeit der erhobenen Daten. Nur relevante Informationen bzw. Messgrößen können im Zuge der Auswertung einen Mehrwert erzeugen.

V wie Visibility: Visibility steht für die Fähigkeit, Daten überhaupt sichtbar zu machen. Nur so gelingt es Unternehmen, neue Geschäftsfelder zu generieren.

V wie Volatility: Volatility definiert den Vorgang der Datenspeicherung und -löschung. So müssen Daten – etwa im Zuge einer Echtzeitverarbeitung – nach Durchführung dieser Verarbeitung nicht notwendigerweise weiter aufbewahrt werden. Kundendaten andererseits müssen meist kontinuierlich gespeichert und aktuell gehalten werden. Abgesehen von verfügbarem Speicherplatz spielen in diesem Zusammenhang gesetzliche sowie unternehmensinterne Vorgaben eine entscheidende Rolle.

V wie Vulnerability: Das Schlüsselmerkmal ‘Vulnerability’ beschreibt die generelle Sicherheit der zu analysierenden Daten und – im konkreten Kontext ‘Big Data’ – die konkrete Datensicherheit der unternehmerischen Aktivitäten in dieser Hinsicht.

Anwendungsgebiete im Unternehmen

Als essenzielle Ressource hilft Big Data Unternehmen dabei, geschäftskritische Entscheidungen zu treffen und wesentliche Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Sie wird daher in verschiedensten Geschäftsszenarien genutzt:

Wirtschaft: Unternehmen können durch die Auswertung von Massendaten fundamentale Erkenntnisse über den Absatzmarkt, Kunden oder Mitbewerber erlangen und so unter anderem individuelle Angebote bereitstellen, die Erfahrung bei Kundeninteraktionen optimieren, die Abwanderung von Kunden reduzieren oder Probleme proaktiv bearbeiten.

Industrie: In der Industrie kann die gezielte Auswertung und Nutzung unternehmenseigener Maschinendaten die Effizienz der Produktion erhöhen und nachhaltigeres Arbeiten ermöglichen.

Produktentwicklung: Auch in der Produktentwicklung werden Massendaten dazu genutzt, um die Kundennachfrage vorauszusagen, neue Artikel zu planen, zur Marktreife zu entwicklen und zu produzieren.

Marketing: Eines der klassischen Einsatzgebiete für ‘Big Data’ ist das Marketing. Auf Basis unterschiedlicher Analysen lassen sich die zielgruppengenaue Marketingmaßnahmen konzipieren und durchführen.

IT-Sicherheit, Risikoprophylaxe und Compliance: Auch in diesen Bereichen spielt Big Data eine relevante Rolle. Weil sich die IT-Bedrohungslandschaft sowie die Konformitätsanforderungen konstant weiterentwickeln, können Unternehmen mithilfe entsprechender Technologie mögliche Unregelmäßigkeiten, ungewollte oder fehlerhafte Transaktionen frühzeitig aufdecken und Präventivmaßnahmen ergreifen.

Die Vorteile von Big Data

Da Unternehmen bereits durch die Auswertung von kleineren Datenmengen entscheidende Einsichten gewinnen können, liegt der Nutzen einer gezielten Verwendung von Big Data klar auf der Hand. Sinnvoll eingesetzt, bietet diese Technologie ungeahnte Chancen. Unternehmen können mithilfe von Big Data zum Beispiel

  • klare Entscheidungsgrundlagen schaffen und faktenbasierte Entscheidungen treffen
  • Verbesserungspotenziale in Geschäftsabläufen aufdecken und verbessern
  • neue Artikel, Dienstleistungen und optimierte Angebote entwerfen
  • die Produktentwicklung sowie Marketing- und Vertriebsaktivitäten optimieren
  • die Rentabilität steigern
  • Preise dynamisch gestalten
  • die Kundenansprache verbessern
  • das Marktpotenzial ausschöpfen
  • die Ursachen für Fehlfunktionen und Defekte oder betrügerisches Verhalten aufdecken, bevor sich dieses auf den die betrieblichen Abläufe auswirken
  • Betriebskosten senken

Fazit: Unternehmenserfolg durch Big Data

Tatsache ist: In Anbetracht der wachsenden Digitalisierung und Vernetzung steigt das weltweite Datenvolumen kontinuierlich an – und somit auch die Bedeutung und Relevanz von Big Data. Folglich sollte sich jedes Unternehmen rechtzeitig und mit der nötigen Ruhe der Thematik annehmen und sich die nötigen Big-Data-Kompetenzen erarbeiten bzw. bündeln. Nur so entfaltet sich das Potenzial von Big Data vollständig und wird zu einem entscheidenden unternehmerischen Erfolgsfaktor.

Sie interessieren sich für die wirtschaftlichen Vorteile von Big Data und den daraus entstehenden Mehrwert? Oder haben Sie weiterführende Fragen zum Thema? Kontaktieren Sie uns unter 0800 4883 338 (kostenfrei innerdeutsch) oder – zur Vereinbarung eines unverbindlichen Besprechungstermines – über unseren Terminplaner.

Foto © cottonbro studio @ Pexels

Weiterführende Links

Hier erhalten Sie weiterführende Informationen zu den generellen IT-Themen Datensicherheit und Cloud Computing. Detaillierte Informationen zur Cloud-Lösung Azure finden Sie hier.

/von

Microsoft Planner – Alles Wissenswerte für den Einsatz

,

Lesedauer ‘Alles Wissenswerte für den Einsatz von Microsoft Planner’ 6 Minuten

Microsoft Planner ist ein cloudbasiertes Management-Werkzeug das Firmen dabei hilft, Aufgaben und Projekte besser zu organisieren und zu verfolgen. Durch seine einfache Bedienung ermöglicht Planner es, die tägliche Arbeit effizienter zu organisieren. Für wen die Anwendung attraktiv ist, was Microsoft Planner alles kann und ob das Werkzeug DSGVO-konform ist, erfahren Sie im nachfolgenden Blogbeitrag.

Kollaboration leicht gemacht: Das ist das Motto von Microsoft Planner. Das Programm gibt Anwendern ein Werkzeug an die Hand, mit welchem sie anstehende Arbeiten im Aufgaben- oder Projektrahmen bequem organisieren und verwalten können. Mit Microsoft Planner erzeugen Teams mühelos neue To-dos, sortieren Aufgaben und weisen diese zu, geben Dokumente frei, diskutieren aktuelle Tätigkeiten im Chat und behalten den Projektfortschritt jederzeit im Auge. Des Weiteren können Kommentare und Anhänge hinzugefügt werden, um die Aufgabenerledigung optimal zu unterstützen. Kurzum: Mit Microsoft Planner kann man Arbeiten planen, koordinieren und deren Erledigung nachhalten.

Microsoft Planner zu benutzen ist eine gute Gelegenheit, um die Produktivität im Unternehmen nachhaltig zu steigern. Das Programm ist intuitiv und sehr einfach zu bedienen – so wird die Strukturierung sämtlicher To-Dos zum Kinderspiel. Durch die Aufteilung in verschiedene Listen (sogenannte ‘Buckets’) sowie die Vergabe von Fälligkeiten und indivdualisierbare Benachrichtigungseinstellungen werden Nutzer kontinuierlich bei der Einhaltung und Erledigung ihrer Termine unterstützt.

Planner ist für sämtliche Business-Abonnenten von Microsoft 365 kostenfrei erhältlich. Die Anwendung ist für Windows und Mac sowie als Web-Anwendung via Browser und ebenso für mobile Endgeräte (Android + iOS) verfügbar.

Microsoft Planner, To-Do und Project Online – ist das nicht das gleiche?

Bietet Planner nicht die gleiche Funktionalität wie Microsoft To-Do oder Project Online? Ganz klar: Nein. Zwar ist To-Do auch eine Software-Lösung aus dem Hause Microsoft mit dem Ziel der Aufgaben- und Terminorganisation. Allerdings bewegt man sich mit Microsoft To-Do im ‘Mikrokosmos’ einer Einzelperson. Zwar verschafft es jedem Mitarbeiter bzw. jeder Mitarbeiterin eine individuelle Übersicht über eigene oder zugewiesene Aufgaben – hier endet die Kapazität der Anwendung dann aber auch schon. Für Kollaboration und die eigentliche Gruppenarbeit ist wiederum Microsoft Planner ideal geeignet – für Projekte in kleinen bis mittelgroßen Gruppen. Hochkomplexe Projekte mit interdisziplinären, großen Projektteams verwalten Unternehmen am besten mit Microsoft Project Online.

Welche Vorteile der Einsatz von Microsoft Planner mit sich bringt

Microsoft Planner unterstützt agile Arbeitstechniken wie Kanban oder Scrum. Es liefert zum Beispiel ein sog. Kanban-Board, auf welchem sich Aufgaben ganz mühelos verwalten und per Drag & Drop je nach Aufgabenstatus zuordnen lassen. Sein volles Potenzial entfaltet die Lösung, wenn es im Team gebraucht wird. Speziell für kleine und mittelständische Unternehmen bietet das Werkzeug vielfältige Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung und Optimierung der Team-Kommunikation.

Vergleichen lässt sich das das Werkzeug am ehesten mit Lösungen anderer Anbieter wie Trello, Asana oder Jira. Im Gegensatz zu diesen verfügt Microsoft Planner allerdings über einen entscheidenden Vorteil: Die nahtlose Integration in das Microsoft-Ökosystem. Mit Schnittstellen zu Outlook, SharePoint und Microsoft Teams ist die Verfügbarkeit aller relevanten Informationen lückenlos. Für Unternehmen, die daher bereits eines oder mehrere dieser Programme einsetzen, ist Microsoft Planner eine sinnvolle Ergänzung ihrer Software-Landschaft. Zumal der Gebrauch – wie zuvor erwähnt – für Inhaber eines Business-Abonnements (aber auch für Enterprise-Kunden sowie im Rahmen von Education Office 365-Abonnements) kostenlos ist. So vermeiden Sie zusätzliche Lizenzkosten – in Zeiten wie diesen ein schlagkräftiges Argument für den Einsatz von Microsoft Planner als Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool.

Ist Microsoft Planner DSGVO-konform?

Unternehmen, die über den Einsatz von Microsoft Planner nachdenken, haben mit hoher Wahrscheinlichkeit schon Microsoft 365 im Unternehmen etabliert. Aufgrund dieser Tatsache ist davon auszugehen, dass das Thema Datenschutz (und DSGVO) bereits durchleuchtet wurde. Für alle 365-User, die sich damit noch nicht beschäftigt haben oder im – eher unwahrscheinlichen – Fall, dass die Einführung von Planner als Einstieg in den Microsoft-Kosmos dient, sei hier deutlich angemerkt, dass dies schleunigst geschehen sollte. Denn tatsächlich kann es – bei mangelnder Vorbereitung – zu Konflikten zwischen dem in den USA ansässigen Microsoft und dem europäischen Recht kommen.

In diesem Zusammenhang raten wir allen Microsoft 365-Usern, unbedingt eine Risikobewertung durchzuführen sowie – im Hinblick auf den Datenschutz – außerdem eine strenge Konfiguration aller genutzen Services vorzunehmen. Konkret bedeutet das: Deaktivieren Sie in jedem Fall alle Services, die Sie nicht zwingend benötigen. Und – weitaus komplexer, jedoch umso wichtiger – deaktivieren Sie alle Dienste, die nicht auf EU-Servern gehostet werden.

Wer seine Hausaufgaben bereits erledigt hat, kann beim Einsatz von Microsoft Planner ganz entspannt durchatmen: Die Daten von werden in Irland oder den Niederlanden – ergo innerhalb der EU – gelagert. Wir möchten erwähnen, dass ein minimales Restrisiko für die (tatsächlich gesetzeswidrige) Übertragung personenbezogener Daten an amerikanische Strafverfolgungsbehörden besteht. Diese Vorgehensweise ist bei sämtlichen oben gelisteten alternativen Lösungen allerdings ebenso üblich.

Die Features von Microsoft Planner im Überblick

  • Visuelle Organisation von Arbeit, Aufgaben und Terminen
  • Administration sämtlicher Aufgaben zentral an einem Ort
  • Organisation von Teamarbeit
  • Zuteilung von Aufgaben
  • Entwurf von Kanban-Boards mit detailgenauen Aufgabenkarten
  • Kommunikation und Dialog mit anderen Benutzern
  • Einfügen sowie Freigeben von Dateien
  • Erstellung und Erfüllung von Checklisten
  • Statusverfolgung über visuelle Diagramme
  • Geschützte Datenspeicherung auf der Microsoft Cloud
  • Gebührenfrei verfügbar für Business-Abonnenten von Microsoft 365

 

Zu sämtlichen Fragen rund um Planner sowie alle anderen Lösungen aus dem Microsoft 365-Kosmos sind wir Ihr kompetenter Ansprechpartner. Sie erreichen uns unter der Nummer 0800 4883 338 (kostenfrei innerdeutsch) oder zur Vereinbarung eines unverbindlichen Besprechungstermines über unseren Terminplaner.

Foto © Startup Stock Photos @ Pexels

Weiterführende Links

Hier erhalten Sie weiterführende Informationen zu Office 365 sowie zu Microsoft Teams. Detaillierte Informationen zur Cloud-Lösung Azure finden Sie hier.

/von

Microsoft OneNote – virtueller Notizblock und mehr

, ,

Lesedauer ‘Microsoft OneNote – virtueller Notizblock und mehr: 5 Minuten

Evernote, Apple- oder Google Notizen: Nützliche Notizerfassungsprogramme gibt es inzwischen einige; mit Microsoft OneNote natürlich auch aus dem Hause Microsoft. Kostenlos und einfach in der Handhabung liefert OneNote alles, was man braucht, um Unterlagen oder Dateien bequem und schnell anzulegen, zu editieren und zu speichern.

Die Anwendung OneNote aus dem Hause Microsoft ist eine Lösung zur Aufbewahrung und Organisation von Notizen. Mit dieser intuitiven Software lassen sich wichtige Dokumente und Dateien an einem Platz gebündelt sammeln und gleichzeitig übersichtlich verwalten. OneNote lässt sich in Bereiche sowie Seiten kategorisieren, genau wie ein Notizbüchlein aus Papier. Allerdings ermöglicht die elektronische Variante schnelles Ordnen, Navigieren sowie Recherchieren und erleichtert die Arbeit damit gewaltig. In OneNote lassen sich Ideen oder To-dos intuitiv und schnell eintragen, aber auch detaillierte Skizzen erstellen. Außerdem lassen sich Beiträge aus OneNote mit anderen teilen und man kann gemeinsam an diesen arbeiten – ein Highlight, welches vor allem beim Gebrauch in Unternehmen extrem hilfreich sein kann.

Damit man den Durchblick behält, lassen sich Notizen bei Microsofts Notizerfassungsprogramm durch Tags kennzeichnen. Und für die erforderliche Interaktivität kann man selbstverständlich auch Dateien wie PDFs oder Audionotizen, Onlinevideos und andere Medien einfügen – Inhalte aus dem Internet werden dabei ganz automatisch mit einer passenden URL versehen.

Office 365-Kunden profitieren von zusätzlichen Eigenschaften wie einer Versionsverwaltung, der Outlook-Integration und mehr.

Microsoft OneNote ist nicht nur für Windows verfügbar, sondern ebenso als App für iOS, macOS und Android. Damit hat man sämtliche Notizen plattformübergreifend und synchron zur Hand – sofern OneNote mit dem Microsoft-Cloudspeicher OneDrive verbunden ist.

Wichtig: Ab Windows 11 wird OneNote bei Windows-Neuinstallationen nicht mehr standardmäßig vorinstalliert. Es kann allerdings kostenlos heruntergeladen werden.

Microsoft OneNote im Mac App Store (macOS) und im App Store (iOS)

Microsoft OneNote für Android

Was OneNote im Arbeitsalltag leistet

Während sich mit OneNote im privaten Bereich perfekt Kochrezepte oder Einkaufslisten erstellen und organisieren lassen, erweist sich OneNote vor allem im geschäftlichen Umfeld als äußerst nützlich. Insbesondere dann, wenn mehrere Mitarbeiter auf Informationen zurückgreifen müssen, stellt die Notiz-Applikation OneNote eine praktische, kostenfreie Möglichkeit dar. In OneNote lassen sich Aufgaben, Ideen, Protokolle usw. übersichtlich ablegen. So ist zum Beispiel das firmenweite Erstellen einer Wissensdatenbank oder eines öffentlichen Wikis in OneNote möglich. Doch auch bei der Nutzung im Rahmen kleinerer Projektarbeiten überzeugt OneNote aufgrund der oben erwähnten Cloud-Synchronisation als Notizspeicher.

Grundsätzlich sind OneNote-Notizen stets gleich strukturiert:

Notizbuch > Abschnitt > Seite > Unterseite

Der ‘digitale Notizblock’ OneNote ist in diverse Abschnitte gegliedert, welche wiederum jeweils beliebig viele Seiten und Unterseiten enthalten können. Ganz analog einem Heft aus Papier, in welchem es verschiedene Kapitel, Unterkapitel und einzelne Seiten gibt. Mit dem Vorteil, dass man die Abschnitte ständig erweitern und unkompliziert neu strukturieren kann.

Microsoft-Nutzer profitieren zusätzlich vom Gebrauch von OneNote, da sich OneNote nahtlos in alle weiteren Produkte der Office-Palette integriert. So lassen sich Daten aus Word beispielsweise in Sekundenschnelle zu OneNote transferieren und umgekehrt.

Weitere interessante Fakten zu OneNote

Einzelne Abschnitte lassen sich auf Wunsch mit einem Passwort versehen und so durch den unbefugten Zutritt von Dritten schützen.

Man kann Notizen miteinander verknüpfen.

Es gibt eine integrierte Text- sowie Spracherkennung. Dadurch können Inhalte, welche sich in eingefügten Bildern und Sprachdateien ‘verstecken’, über die Suche gefunden werden.

OneNote eignet sich ideal für Stift-Eingaben, die auf einem Tablet als handschriftliche Notizen erstellt werden.

Notiz-Seiten in OneNote sind grundlegend ‘unendlich’ groß. Aber Vorsicht: Sehr große Notizen lassen sich nur noch schwer drucken, wenn erforderlich.

Fünf Tipps für effizienteres Arbeiten mit OneNote (unter Windows)

1. Screenshots effizient in OneNote ablegen: Ganz egal, ob OneNote gestartet ist oder nicht; drückt man die Windows-Taste verbunden mit Shift + S, dann kann man einen Screenshot erstellen, für den man direkt den passenden Speicherort in OneNote festlegen kann (Notizbuch, Abschnittsgruppe, Abschnitt oder Seite). Dann nur noch auf ‘An den ausgewählten Speicherort senden’ und im gleichen Moment befindet sich der Screenshot im Notizbuch an der definierten Stelle.

2. Audioaufzeichnungen erstellen: Über die OneNote App lassen sich auch Audioaufzeichnungen erstellen. Besonders praktisch ist dies beispielsweise bei kurzfristig anberaumten Besprechungen, an welchen nicht alle erforderlichen Personen teilnehmen können. Oder, wenn einem während einer Autofahrt plötzlich wichtige Gedanken in den Kopf kommen, die man nicht verbummeln will.

3. Audioaufzeichnungen durchsuchbar machen: Audioadateien in OneNote lassen sich für die Suche indizieren. Um die Suche nach gesprochenen Details in Audiodateien einzuschalten, wird die Funktion wie folgt aktiviert: Im Menü auf ‘Datei’ klicken und ‘Optionen’ auswählen. Als nächstes ‘Audio und Video’ wählen und dort ‘Suche nach Wörtern in Audio- und Videoaufzeichnungen aktivieren’ anhaken. Jetzt nur noch mit ‘OK’ bestätigen und Audiodateien können fortan durchsucht werden.

4. Schneller arbeiten durch praktische Tastenkombinationen: In OneNote sind eine ganze Reihe von zeitsparenden Shortcuts verborgen, die das Arbeiten mit den Notizen noch rascher und müheloser machen. So kann man z.B. mit Strg+1 ein neues Aufgabenlistenelement erstellen oder entfernen. Microsoft hat auf dieser Seite alle Shortcuts für OneNote zum Nachschlagen aufgelistet.

5. Eine Notiz auf die Schnelle erstellen: Mit Windows+N legt man blitzschnell ein virtuelles Post-it an (hierfür muss OneNote nicht einmal offen sein). Diese Post-its werden im Standard-Notizbuch unter dem Segment ‘nicht abgelegte Notizen’ gesichert und lassen sich von dort an den richtigen Ort schieben, falls erforderlich. Optional kann man den Standard-Speicherort in den One-Note-Optionen unter ‘Speichern und Sichern’ individuell festlegen.

Zu guter Letzt sei angemerkt, dass der geschäftliche Einsatz von OneNote rechtlich unbedenklich und DSGVO-konform ist. Für Interessenten mit Firmensitz in Deutschland gilt: Alle Daten werden auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union – genauer gesagt in Deutschland selbst – gesichert. Dies kann man auf dieser Seite nachlesen, auf der alle Standorte der von Microsoft genutzten Rechenzentren pro genutztem Microsoft-Dienst transparent aufgeführt sind. Die Daten der Benutzer des Services OneNote, die eine Rechnungsadresse in Deutschland haben, werden daher einzig und allein in Deutschland gehostet.

Dennoch raten wir dazu, die Daten aus OneNote idealerweise im LAN abzuspeichern und über eine Netzwerkfreigabe allen MitarbeiterInnen des Unternehmens Zugriff zu gewähren (Achtung: An Backups denken!). Ist die Datenspeicherung in der Cloud gewünscht bzw. unumgänglich, ist darauf zu achten, sensble Daten wie Passwörter oder Bankdaten nicht in OneNote abzulegen. Für anderweitige schützenswerte Informationen empfehlen wir, die bereits erwähnte, in OneNote integrierte Passwort-Funktion zu nutzen.

Haben Sie Interesse, OneNote in Ihrem Unternehmen zu nutzen? Dann kontaktieren Sie uns unter 0800 4883 338 kostenfrei. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!

Mehr zum Thema

Hier finden Sie weiterführende Informationen zu Office 365 im Allgemeinen, zu Microsoft Teams und zu Cloud Computing.

Foto © Anna Tarazevich @ Pexels

/von

IT-Wissensmanagement – Know-how konservieren und optimieren

,

Lesedauer ‘IT-Wissensmanagement – Know-how konservieren und optimieren’: 6 Minuten

Erforderliches IT-Wissen ‘auf der Höhe der Zeit’ ändert sich heutzutage ständig. Hinzu kommt, dass dieses Wissen in der Praxis auf unterschiedlichste Orte verteilt ist: In E-Mails, Datenbanken, Support-Tickets oder aber – im schlechtesten Fall – die Köpfe der IT-MitarbeiterInnen. Vor allem unter dem Gesichtspunkt der Mitarbeiterfluktuation sind Unternehmen deshalb dazu angehalten, eine optimal funktionierende IT-Wissensmanagement Strategie einzurichten. Was IT-Wissensmanagement im Detail bedeutet und welche Leistungen eine optimal funktionierende IT-Wissensmanagement Strategie beinhalten sollte, lesen Sie im folgenden Beitrag.

Wenige Wirtschaftsfaktoren haben so tiefgreifende und langanhaltende Auswirkungen auf Unternehmen wie der demografische Wandel. Zum einen führt dieser zu einem Mangel qualifizierter Nachwuchs- und Fachkräfte, zum anderen sorgt er für hohen Wissensverlust durch steigende Mitarbeiterfluktuation sowie das altersbedingte Ausscheiden von Mitarbeiter*innen aus dem Berufsleben.

Die Ergebnisse einer gegenwärtigen Studie des Wirtschaftsforschungsinstituts Prognos für die Vereinigung der Bayerischen Wirtschaft zeigen, dass bereits im Jahr 2025 2,9 Millionen Fachkräfte am deutschen Berufsmarkt fehlen werden (bis 2031 steigt diese Zahl auf 3,6 Millionen).

Deshalb ist es für Unternehmen essenziell, kostbares Know-how der Wissensträger mit System zu erfassen und folgende MitarbeiterInnen-Generationen damit fortzubilden – vor allem im Bereich IT.

Ein bewährtes Medium dafür ist agiles IT-Wissensmanagement.

Was der Begriff IT-Wissensmanagement bedeutet – eine Definition

Unter dem Begriff ‘IT-Wissensmanagement’ oder auch ‘Knowledge Management’ werden sämtliche strategische und operative Tätigkeiten eines Betriebs zusammengefasst, die den Erwerb, die Nutzung, die Weitergabe und die Speicherung von IT-Wissen verbessern.

Dabei wird zwischen zwei Wissensformen unterschieden: Explizitem und implizitem IT-Wissen.

Explizites Wissen: Beim expliziten IT-Wissen geht es um dokumentiertes und reproduzierbares IT-Wissen, wie zum Beispiel Arbeitsanweisungen oder Berichte.

Implizites Wissen: Beinhaltet sämtliches Know-how, welches auf Intuition, Praxiserfahrung sowie weiteren individuellen Fähigkeitn einzelner IT-Fachkräfte beruht. Vor diesem Hintergrund ist es oft nur in den Köpfen bestimmter IT-Wissensträger gespeichert und daher schwierig reproduzier- bzw. teilbar. Das ist vor allem deshalb problematisch, weil diese Wissensart die wirtschaftlich wertvollere für Unternehmen darstellt.

Analog zu diesen beiden Wissensarten werden im Wissensmanagement zwei Strategien unterschieden: die People-to-Document-Strategie sowie die People-to-People-Strategie.

People-to-Document-Strategie: Ist ein Konzept, welches eine allgemeine Bereitstellung von IT-Wissen an zentralen Standorten anstrebt. Hierfür bieten sich hauptsächlich Standard-Inhalte mit kleinerem Komplexitätsgrad und längerer Gültigkeit an.

People-to-People-Strategie: Im Gegenteil dazu beschäftigt sich die People-to-People-Strategie mit der interpersonellen Zurverfügungstellung sowie dem effizienten Gebrauch von IT-Wissen im Betrieb. Die Vorgehensweise ist vorranging für umfangreiches Spezialwissen geeignet.

Die wichtigsten Aufgaben für IT-Wissensmanagement

Der kluge Umgang mit IT-‘Wissenskapital’ ist zu einem der relevantesten Erfolgsfaktoren für jedes im Wettbewerb stehende Unternehmen geworden. In Zeiten, in denen sich IT-Wissen durch fortschreitende Digitalisierung und globale Vernetzung in immer kürzeren Abständen ändert, steigen auch die Anforderungen an Werkzeuge und Methoden für agiles IT-Wissensmanagement.

Bestand die Hauptaufgabe von IT-Wissensmanagement der ersten Generation noch darin, Wissensdatenbanken einzurichten und zu pflegen, so ist das Tätigkeitenfeld von zeitgemäßem IT-Wissensmanagement breit gefächert. Zu diesen Tätigkeiten gehören:

1. IT-Wissensidentifikation: Die IT-Wissensidentifikation beschäftigt sich mit der Auswertung und Beschreibung des IT-Wissensumfeldes eines Betriebs. Das Ziel ist es, eine Aufzählung sämtlicher internen sowie externen Informationen, Ressourcen und Fähigkeiten eines Betriebs zu erhalten.

2. IT-Wissensentwicklung: Die IT-Wissensentwicklung befasst sich mit dem Aufbau neuen IT-Wissens innerhalb des Unternehmens, beispielsweise durch optimierte Lernprozesse, performante digitale Werkzeuge oder innovative didaktische Ansätze. Konkrete Zielsetzung ist es, IT-Wissen auf Dauer ins eigene Unternehmen zu holen und sich so einen Markt- oder Wettbewerbsvorteil zu beschaffen.

3. IT-Wissenserwerb: IT-Wissenserwerb organisiert innovatives IT-Wissen von extern, etwa durch die Kooperation mit einem Managed Service Provider. Idee ist, direkten Zugriff auf spezialisiertes IT-Expertenwissen zu erhalten, um so beispielsweise zukünftige IT-Projekte schneller umsetzen zu können.

4. IT-Wissensverteilung: Im Zuge der IT-Wissensverteilung beschäftigt man sich mit der Thematik, wie sog. ‘IT-Informations-Silos’ eröffnet werden können, um das schon existierende IT-Wissen optimal zu verbreiten.

5. IT-Wissensnutzung: Die IT-Wissensnutzung befasst sich mit der Frage, wie das vorhandene IT-Wissen ideal genutzt werden kann, um IT-bedingte Wertschöpfungsprozesse zu verbessern und im Zuge dessen den Ressourceneinsatz zu reduzieren.

6. IT-Wissensbewahrung: Die IT-Wissensaufbewahrung ist zentrales Aufgabengebiet eines umfassenden IT-Wissensmanagements. Idee ist, IT-Wissen auf lange Sicht, teilweise gar über einige IT-Arbeitnehmer*innen-Generationen hinweg zu sichern, auf aktuellem Stand zu halten und besonders vor Datenverlusten sowie internen und externen Angriffen zu schützen.

7. IT-Wissensbewertung: Bei der IT-Wissensbewertung geht es darum, die Effektivität und den Zielerreichungsgrad einer IT-Wissensmanagement Strategie zu bewerten.

Die unterschiedlichen Modelle des IT-Wissensmanagement

Es gibt heute eine Menge verschiedener Ausführungen von IT-Wissensmanagement Systemen, welche das Thema IT-Wissensmanagement zu konzeptualisieren versuchen. Zu den Bekanntesten gehören:

das Wissensmanagement nach Nonaka sowie Takeuchi

das geschäftsprozessorientierte IT-Wissensmanagement

das Knowledge Engineering

das Wissensmarkt-Modell

Wenn Sie wüssten, was Sie alles wissen, könnten Sie…

Ein IT-Wissensmanagement System ist zu vergleichen mit einem natürlichen Gehirn. Der eigentliche Unterschied besteht allerdings darin, dass es sich aus dem impliziten und expliziten Wissen vieler Köpfe zusammensetzt und dem Betrieb auf diese Weise viele Vorzüge und Chancen bietet.

Hierzu zählen beispielsweise:

Volle Klarheit und den Überblick über die Fähigkeiten sowie das IT-Wissen aller MitarbeiterInnen

Nachhaltige Dokumentation, welche Erfolge und Misserfolge deutlich sichtbarer macht

Frühzeitige Erkennung von Chancen und Risiken

Verbesserte teaminterne wie abteilungsübergreifende Interaktion angesichts einer gemeinsamen IT-Wissensgrundlage

Raschere Lösungsfindung bei IT-Problemen

Optimierter Kundenservice sowie optimierte Qualitätssteigerung

Steigerung der Kundenzufriedenheit dank verbesserter IT-Produkte und IT-Dienstleistungen

Schnelleres Time-to-Market

Vermeidung von Doppelarbeiten dank zentraler Bündelung und Zugriffsmöglichkeit von Informationen, Best Practices wie auch Antworten für alle IT-Experten

Multiplikation von IT-Expertenwissen

Fazit: IT-Wissensmanagement – eine sinnvolle Bereicherung

IT-Wissensverlust kann Unternehmen teuer zu stehen kommen. Nicht verwunderlich daher, dass der Gebrauch von leistungsfähigen IT-Wissensmanagement Systemen mit der wachsenden Größe des Unternehmens, der IT-Wissensbasis und der IT-Wissensmitarbeiter*innen an Bedeutung gewinnt. Eine umfangreiche und ideal funktionierende IT-Wissensmanagement Strategie bietet Unternehmen die Chance, das geballte IT-Wissen der Arbeitnehmer*innen zu erkennen, zu analysieren, aufzubereiten, zu organisieren sowie weiterzugeben – aber auch zu messen wie auch zu evaluieren.

Wollen auch Sie mit leistungsstarken Werkzeugen für IT-Wissensmanagement den Wissenstransfer im Rahmen Ihres Betriebs verbessern und damit die Auswirkungen von IT-Wissensverlusten minimieren? Oder haben Sie noch Anliegen zum Thema? Sprechen Sie uns unter 0800 4883 338 kostenfrei an, wir beraten Sie gerne!

Foto © Janko Ferlic @ Pexels

/von

Microsoft Power Platform: Treiber einer schnellen Digitalisierung

,

Lesedauer ‘Microsoft Power Platform: Treiber einer schnellen Digitalisierung’: 6 Minuten

Das Thema ‘Digitalisierung’ umtreibt die Geschäftswelt seit Jahren. Obwohl einerseits der Bedarf an neuen, leistungsstärkeren und datenbasierten Geschäftsanwendungen wächst, um Geschäftsprozesse zu optimieren sowie Mehrwerte zu schaffen, fehlen auf der anderen Seite immer mehr IT-Fachkräfte und Fachwissen, um diese zu entwickeln. Aus diesem Grund gewinnen Low-Code-Plattformen wie Microsoft Power Platform zunehmend an Popularität. Aber was genau ist Microsoft Power Platform, wie ist die sie strukturiert und welche Vorzüge bieten die integrierten Schlüsselanwendungen? Alles Wissenswerte erfahren Sie in Folge in diesem Blogbeitrag.

In der zunehmend technologiegesteuerten Geschäftswelt dreht sich alles um Wandlung, Neuerung, Geschwindigkeit und Daten. Deshalb ist es keinesfalls verwunderlich, dass die Herausforderungen und Erfordernisse an Unternehmen konstant steigen: Zum einen müssen sie durchweg schneller auf dynamische Markt- und Geschäftsentwicklungen eingehen. Zum anderen müssen sie in zunehmend knapperen Intervallen innovative Geschäftsanwendungen entwickeln sowie bereitstellen, welche effizientes Arbeiten und rasches Handeln ermöglichen.

Für längere Entwicklungszeiten und kostenintensive Individualentwicklungen ist da wenig Platz. Erschwerend kommt hinzu, dass vielerorts passendes Fachpersonal fehlt, um die vielen Geschäftsanwendungen zu erstellen und implementieren, die für die digitale Transformation gebraucht werden.

Laut dem Branchenverband Bitkom gibt es gegenwärtig 96.000 unbesetzte IT-Stellen. Software-EntwicklerInnen sind dabei mit Abstand am gefragtesten.

Deshalb setzen immer mehr Unternehmen Low-Code-Plattformen wie Microsofts Power Platform ein.

Was ist Microsoft Power Platform? Eine Definition

Microsoft Power Platform ist eine sog. Low-Code-Plattform (‘wenig Code’), die anstelle von gewöhnlichen, textbasierten Programmiertechniken visuelle Methoden in Gestalt von Point-and-Click oder Drag-and-Drop gebraucht mit dem Ziel,

  • die schnelle sowie ressourcenschonende Entwicklung von datenbasierten Geschäftsanwendungen zu gewährleisten,
  • wiederkehrende Vorgänge zu automatisieren,
  • aggregierte Geschäftsdaten zu visualisieren,
  • Firmenprozesse zu digitalisieren und optimieren.

Die Lösung von Microsoft vereint hierzu eine Vielzahl performanter Services aus dem Microsoft-Produktangebot. Zu den Schlüsselkomponenten zählen:

  • Microsoft Power BI
  • Microsoft Power Apps
  • Microsoft Power Automate
  • Microsoft Power Virtual Agents

Leistungsfähige Anwendungen, vereint in einer Plattform

Diese vier Komponenten haben jeweils eigene Schwerpunkte und können daher isoliert für sich oder eng verknüpft gemeinsam eingesetzt werden. Zur reibungslosen Funktion – einzeln oder im Team – stellt wiederum Microsoft 365 (mit diversen Werkzeugen wie Dynamics 365, Azure, Dataverse, AI Builder etc.) den passenden Rahmen.

Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Schwerpunkte der eingesetzten Komponenten und Werkzeuge:

Microsoft Power BI – Dank Microsoft Power BI können sämtliche Geschäftsdaten, die in der Microsoft Power Platform gebündelt werden, in multimediale Dashboards und Berichte umgesetzt werden.

Microsoft Power Apps – Mit Microsoft Power Apps sind Ihre MitarbeiterInnen in der Lage, datenbasierte Geschäftsapps ebenso wie Geschäftsanwendungen schnell und unkompliziert zu entwickeln und einzuführen.

Microsoft Power Automate – Microsoft Power Automate begünstigt durch die Automatisierbarkeit wiederkehrender Arbeitsabläufe die Mitarbeitereffizienz.

Microsoft Power Virtual Agents – Mit Power Virtual Agents können MitarbeiterInnen eigenständig leistungsstarke Chatbots erarbeiten und optimieren.

Microsoft Dataverse – Microsoft Dataverse ist der gemeinsame Datendienst aller Anwendungen sowie Services, Microsoft 365, Dynamics 365 und Microsoft Azure. Darüber hinaus bietet er die zentrale Schnittstelle für die Anbindung aller anderen Daten. Mehrere große Software-Anbieter wie SAP und Adobe fördern Microsoft Dataverse standardmäßig und beteiligen sich an der ‘Open Data Initiative’.

AI Builder – Der AI Builder ist ein Werkzeug, welches es MitarbeiterInnen möglich macht, Funktionen aus dem Bereich ‘Künstliche Intelligenz’ in Geschäftsprozesse und Anwendungen einzubinden.

Konnektoren – Diese stellen die Auswahl von Schnittstellen zu diversen Systemen zur Verfügung. So können MitarbeiterInnen unterschiedlichste Datenquellen mit Microsoft Power Platform verknüpfen.

Erfolgreich gemeinsam arbeiten dank Microsoft Power Platform

Microsoft Power Platform wendet sich an alle MitarbeiterInnen, die (versteckte) Potenziale in der Optimierung von Arbeitsprozessen erkennen. Mit dem Low-Code-Ansatz können diese – größtenteils in Eigenregie – binnen kürzester Zeit Daten auswerten, Arbeitsabläufe optimieren und automatisieren, datenbasierte Lösungen entwickeln und einführen sowie Berichte oder Chatbots erzeugen. Zudem liefert die Plattform selbst professionellen Entwicklern eine hervorragende Basis, um kompliziertere Geschäftsanwendungen zu entwickeln und einzuführen.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick

Die Vorzüge der Microsoft-Power-Platform-Nutzung liegen auf der Hand. Unter anderem

  • wird die IT-Abteilung unterstützt.
  • können die Kosten für die Produktion professioneller Applikationen oder die Automatisierung von Geschäftsprozessen stark reduziert werden.
  • müssen Anwendungsentwicklungen durchweg weniger ausgelagert oder durch Spezialisten ausgeführt werden.
  • erhalten MitarbeiterInnen verbesserten Zugang zu Geschäftsdaten und Informationen – dies hilft bei cleveren und schnelleren Entscheidungen.
  • ersetzen die neuen Workflows manuelle, zeitaufwendige Geschäftsprozesse und erhöhen somit die Effizienz.

Der Einsatz von Microsoft Power Platform lohnt sich

Low-Code-Plattformen wie Microsoft Power Platform erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Für Unternehmen stellen sie eine geeignete Möglichkeit dar, mit vertretbarem Zeit- und Kostenaufwand Geschäftsanwendungen intern zu erarbeiten. Darüber hinaus hilft sie MitarbeiterInnen, ihren Fokus auf Innovation, Wissen und Können zu setzen – Ergebnis ist eine erhöhte Leistungsfähigkeit und Effizienz des Einzelnen sowie des Unternehmens als Ganzes.

Möchten auch Sie Ihre MitarbeiterInnen mit dem Einsatz von Microsoft Power Platform befähigen, Geschäftsanwendungen zu entwickeln, Geschäftsprozesse zu verbessern sowie die Wertschöpfung im Betrieb voranzutreiben? Haben Sie weitere Fragen zu Microsoft Power Platform oder benötigen Sie in diesem Zusammenhang Unterstützung? Kontaktieren Sie uns kostenfrei unter 0800 4883 338, wir beraten Sie gerne.

Mehr zu Microsoft Azure erfahren Sie hier. Mehr zu Office 365 hier.

Foto © Mohan Nannapaneni @ Pexels

/von

Managed IT Service: Dienstleistung aus Experten-Hand

, , , ,

Lesedauer ‘Managed IT Service: Dienstleistung aus einer Hand’: 8 Minuten

Eine zeitgemäße IT-Infrastruktur ist hyperskaliert, hyperdynamisch und … hyperkomplex. Kein Geheimnis also, dass Unternehmen im Bereich IT zunehmend auf Managed Service-Konzepte bauen, um die interne IT-Abteilung zu entlasten, technische Prozesse zu optimieren, freie Ressourcen zu schaffen sowie IT-Ausgaben zu mindern. Aber was sind Managed IT Services eigentlich und welche Faktoren sprechen für die Buchung solcher Services? Antworten erhalten Sie im folgenden Blogbeitrag.

Ob mittelständisches Unternehmen oder Großkonzern: Eine stabile IT-Infrastruktur ist der Grundstein eines jeden Unternehmens. Allerdings leiten die zunehmende digitale Vernetzung, die Einbeziehung einer großen Anzahl digitaler Technologien (mit immer kürzeren Produktlebenszyklen) sowie die hohen Gesetzesauflagen dazu, dass IT-Strukturen in Betrieben immer umfangreicher werden.

Auf der anderen Seite fehlt es heutzutage in Unternehmen nicht selten an Zeit, Kapital, Fachkräften und passendem Know-how. Deshalb werden immer mehr Teilbereiche der IT-Infrastruktur über Managed IT Services von einem externen IT-Dienstleister betreut.

Einer Datenerhebung des IT-Sicherheitsdienstleisters Eset entsprechend arbeiteten im Jahre 2021 bereits 62 Prozent der befragten Betriebe in der DACH-Region (Deutschland, Österreich, Schweiz) mit einem Managed Service Provider zusammen oder hatten vor, dies im Laufe des Jahres anzugehen.

Managed Service – IT-Administration mit Köpfchen

Zunächst einmal die Definition: Managed IT Services sind wiederkehrende IT-Dienstleistungen, welche im Arbeitsauftrag eines Unternehmens von außenstehenden IT-Dienstleistern (sog. Managed Service Provider oder kurz MSP) geleistet werden. Dazu zählen unter anderem die Zurverfügungstellung, Beaufsichtigung und Administration von Anwendungen, Netzleistungen, Speicherplatz, IT-Sicherheit, die Weiterentwicklung von Geschäftsabläufen sowie technischer IT Support für ArbeitnehmerInnen.

Kategorie und Umfang der entsprechenden IT-Dienstleistungen werden im Voraus im Detail festgelegt und zwischen den beiden Parteien durch sog. Managed Service Agreements (MSA) oder Service Level Agreements (SLA) vertraglich festgelegt.

Managed IT Services werden üblicherweise im monatlichen Turnus erbracht, weshalb die Rechnungstellung in der Regel ebenfalls monatlich und nach definierten Tarifmodellen erfolgt. So ist die Abrechnung 100% transparent und die Erbringung der IT-Dienstleistungen eindeutig messbar.

Welche IT-Dienstleistungen decken Managed IT Services ab?

Managed Service-Modelle bieten drei verschiedene Formen der Leistungserbringung:

  1. IT-Dienstleistung vor Ort – Bei dieser Art der Leistungserbringung laufen die IT-Systeme am Standort des Klienten. Die Verwaltung sowie die Beaufsichtigung finden über ein System für das Remote Monitoring + Management (RMM) statt.
  2. IT-Dienstleistungen via Fernzugriff – Die IT-Dienste werden auf der Infrastruktur des IT-Dienstleisters betrieben und über das Netz bereitgestellt. Einige Managed Service Provider unterhalten hierfür ein persönliches Rechenzentrum, andere wiederum arbeiten mit Colocation-Anbietern zusammen.
  3. IT-Dienstleistungen über die Cloud – Das dritte Modell besteht darin, Managed IT Services auf einer sog. Public Cloud-Plattform bereitzustellen.

Umfassten Managed IT Services zu Beginn vor allem die Beaufsichtigung der Server- sowie Netzwerkinfrastrukturen, decken sie mittlerweile einen enormen Teilbereich der IT ab:

Storage-Services – umfassen die Bereitstellung, Konfiguration und Wartung von Speicherplätzen

Cloud Computing – beinhalten IT-Dienstleistungen rund um Cloud Computing und die Verlagerung der IT in die Cloud

Backup- und Recovery Services – umfassen die Erstellung von Backups und eine Datenwiederherstellung im Katastrophenfall

IT-Sicherheit – beinhalten IT-Dienstleistungen rund um die IT-Sicherheit; zum Beispiel die Bereitstellung, Konfiguration sowie das Aktualisieren von Antivirenprogrammen, Antispam-Lösungen oder aber Firewall-Lösungen, um die Netzwerk-Absicherung und Desktop-Sicherheit zu garantieren

Remote Monitoring – umfasst die kontinuierliche Fernüberwachung und Fernsteuerung der Server, IT-Systeme sowie IT-Lösungen

Update- und Patch Management – umfasst das Aktualisieren sowie Patchen der eingesetzten IT-Systeme sowie IT-Lösungen

Application Services – umfassen die Bereitstellung, Anpassung und Wartung von wichtigen Server-Applikationen

Helpdesk Services – beinhalten alle Support-Dienste

Managed Services und IT Outsourcing – zwei Paar Schuhe

Während IT Outsourcing die Ausgliederung kompletter IT-Aufgaben sowie IT-Segmente an einen IT-Dienstleister bedeutet, werden beim Managed IT Service-Modell häufig nur bestimmte Teilbereiche der IT-Infrastruktur ausgelagert.

Des Weiteren geht IT Outsourcing in der Regel generell mit einem Arbeitsplatzabbau einher. Managed IT Services haben hingegen die Absicht, die IT-Teams zu entlasten, damit sie sich besser auf deren Kernaufgaben konzentrieren können.

Ein anderer essentieller Unterschied zwischen Managed IT Services und IT Outsourcing besteht darin, dass letzteres de facto einem Kontrollverlust über die unternehmerische IT gleichkommt. Im Gegensatz dazu verbleiben die Assets bei Managed Services im Unternehmen.

Welche Vorteile Managed IT Services haben

Managed Services erzeugen vielfältigen strategischen Nutzen. Dazu zählt unter anderem:

Wachstum – Unternehmen im ganzen verfügen über gesteigerte Kapazitäten zur Realisierung einer langfristigen strategischen Ausrichtung.

Kostenkontrolle – Mit Managed Services haben Betriebe ihre IT-Aufwendungen besser im Griff. Kosten sind vertragliche definiert und zusätzlich helfen die Rahmenbedingungen des Konzepts, künftige Anpassungen präzise zu kalkulieren. Unerwartete Ausgaben oder Budget-Engpässe im Bereich IT werden so vermieden.

Effizienz – Besonders für kleinere Unternehmen ist es eine Herausforderung, genügend Fachkräfte für die interne IT-Abteilung zu stellen. Dank Managed IT Services profitieren die Betriebe vom Know-how eines beachtlichen Expertenteams, das ihnen nicht bloß die nötige IT-Beratung bietet, sondern auch herausfordernde Angelegenheiten übernimmt.

Gesteigerte Sicherheit – Durch die stetig steigende Anzahl an Angriffen aus dem Internet erhöht sich der Stressfaktor für Unternehmen, sich in Bezug auf Daten-Compliance abzusichern. Die Sicherheitslösungen von Managed Services gestatten es, auf diese Bedrohung angemessen zu reagieren. Zudem verfügen Managed Service Provider meist über mehr Sicherheitsexpertise und leistungsfähigere Software, als ‘vor Ort’ in kleinen und mittelständischen Betrieben vorhanden sind.

Digitalisierung – Die digitale Transformation ändert die Arbeitswelt drastisch. Kaum ein Unternehmensbereich ist davon stärker betroffen als die IT. Durch Managed IT Services können Betriebe in Kürze technische Innovationen der Industrie 4.0 (leistungsfähige Cloud-Lösungen o.ä.) realisieren. Dadurch werden Unternehmen agiler und skalierbar.

Hochverfügbarkeit – Da Managed Service Provider typischerweise mit mehrfach redundanten Systemen arbeiten, gewährleisten sie eine hohe Ausfallsicherheit der IT (je nach Leistungsumfang wird eine Verfügbarkeit von bis zu 99,95 Prozent garantiert).

Der Einkauf von Managed IT Services lohnt sich

Managed IT Services sind im Kommen. Dies liegt hauptsächlich daran, dass sie die wachsende Komplexität von IT-Infrastrukturen mindern, für mehr Transparenz sorgen und freie IT-Ressourcen schaffen. Aufgrund dessen sind sich IT-Experten einig: Managed Service-Konzepte sind für jedes Unternehmen eine gute Entscheidung, wenn es um die IT geht.

Möchten Sie mehr über das Thema erfahren? Sind Sie an der Implementierung von Managed Services in Ihrem Unternehmen interessiert? Dann sind unsere Managed Service-Konzepte möglicherweise die passende Lösung für Sie. Unter der kostenfreien Rufnummer 0800 4883 338 beraten wir Sie gerne. Zudem erfahren Sie hier auf unserer Website mehr zu Managed Services von Schneider + Wulf.

Foto © George Morina @ Pexels

/von