Weitere Probleme ergeben sich aus dem modernen Arbeitsumfeld. Flexibilität und Konnektivität sind die Stichwörter. Der starre Computerarbeitsplatz im Büro, wo alle Unternehmensdaten lokal gespeichert werden, gehört weitestgehend der Vergangenheit an. Informationen, die das Unternehmen betreffen, müssen an jedem Ort und sofort verfügbar sein. Hier hilft die sogenannte Cloud. Alle Daten werden zentral im Internet auf einem sicheren Speicher abgelegt. So sind die Informationen sofort und in allen Unternehmensbereichen verfügbar. Microsoft hat Office 365 für Unternehmen in Hinblick auf diese Funktionen angepasst. Außerdem werden zunehmend mobile Endgeräte für die Datenverarbeitung genutzt. Smartphone und Tablet werden nicht mehr nur im privaten Bereich oder für das Entertainment genutzt. Richtig integriert, sind sie wertvolle Helfer im Unternehmensalltag. Dies betrifft Dienstleister im Hotel- und Gastronomiegewerbe ebenso wie Versandunternehmen oder Einzelhändler.
DAS LEISTET MICROSOFT OFFICE 365 FÜR UNTERNEHMEN
Microsoft bietet mit Office 365 für Unternehmen eine umfassende Software-Lösung an, die exakt an den angesprochenen Problemen ansetzt. Ein Vorteil der Suite ist der Leistungsumfang. Zu Office 365 für Unternehmen zählen über 20 einzelne Apps. Darunter alte Bekannte wie Word, Excel oder Outlook. Jedoch ist Office 365 inzwischen mehr als nur eine Bürosoftware. Powerpoint ist eine umfangreiche Präsentationssoftware. Interaktive und professionelle Präsentationen können auch ohne spezifisches IT-Wissen erstellt werden. Da Powerpoint Teil von Office 365 ist, können Sie Informationen aus anderen Programmen, beispielsweise Word oder Excel, direkt importieren.
Exchange ist Teil aller Business-Editionen von Office 365. Es baut auf der vorhandenen Nutzerverwaltung von Windows Server auf, was die Integration in solche Systeme besonders einfach macht. Exchange fungiert als zentraler Server für Emails und als Groupware-Umgebung für die digitale Kollaboration. Als individueller Zugang zu den Mails dient Outlook, das ebenfalls Teil von Office 365 ist. Ebenso ist eine Verbindung zu SharePoint möglich, sodass Termine, Mails, Nachrichten und andere Daten ausgetauscht werden. Sharepoint ist faktisch eine Erweiterung des klassischen Terminkalenders und gleichzeitig eine Umgebung für das Projektmanagement. Es dient als Content-Management-System sowie für die gezielte Verwaltung von Daten innerhalb von Gruppen. Einzelne Gruppen und Projekte können mit Sharepoint erstellt werden. So können die Unternehmensstrukturen widergespiegelt werden und bestimmte Abteilungen erhalten Zugriff auf die eigenen Daten.
Der Kalender ist ebenfalls ein interessanter Teilbereich von Office 365. Gerade im Unternehmensbereich zeigen sich die Vorteile eines zentralen, mit anderen Office-Programmen verbundenen Kalenders. Es gibt nicht nur den persönlichen Terminkalender, sondern auch unternehmens- und gruppenübergreifende Kalender. So ist eine Organisation aller Unternehmensabläufe über diesen Teil von Office 365 möglich. Positiv ist wieder der Aspekt, dass eingetragene Termine sofort an allen integrierten Geräten einsehbar sind, so auch am Smartphone oder Tablet.
Einige der Anwendungen laufen komplett in der Cloud, das heißt, sie werden nicht lokal installiert. Dies hat für Unternehmen in bestimmten Szenarien Vorteile. So ist eine Wartung der Software vor Ort nicht notwendig. Aktualisierungen müssen nicht überwacht und aufgespielt werden. Auch eine lokale, leistungsfähige Serverinfrastruktur wird unter Umständen nicht mehr benötigt. Mit dem OneDrive-Speicher von Office 365 können alle Daten in der Cloud gespeichert werden.
INDIVIDUELLE LÖSUNGEN BEI OFFICE 365 FÜR UNTERNEHMEN
Ein weiterer Vorteil sind die zahlreichen unterschiedlichen Versionen von Microsoft Office. Dies ermöglicht es Unternehmen, eine Edition zu wählen, die perfekt zum eigenen Aufgabenbereich passt. Nicht nur unterscheiden sich die Editionen in der Zusammensetzung der Anwendungen, es gibt auch Abweichungen beim Leistungsumfang. Unterschiede gibt es beispielsweise bei der Anzahl an Nutzern. Während Office 365 für Heimanwender auf einen Nutzer begrenzt ist, erlaubt Office 365 Pro Plus beispielsweise eine unbegrenzte Anzahl an Anwendern. Für Kleinunternehmen interessant sind Editionen wie Business Standard oder Business Basic. Hier sind 300 Nutzer in einer Lizenz enthalten, was in den meisten Fällen mehr als ausreichend ist.
Interessant für Firmen ist außerdem die Ausrichtung auf Onlineservices und mobile Anwendungen. Office 365 für Unternehmen beinhaltet beispielsweise bei vielen Editionen die Möglichkeit, pro Nutzer bis zu fünf verschiedene Endgeräte einzurichten. Zu diesen Geräten zählen neben normalen Computern auch Tablets oder Smartphones. So hat ein Mitarbeiter ohne großen Aufwand seinen persönlichen Arbeitsbereich auf allen Geräten synchronisiert.
Ähnliche individuelle Gestaltungsoptionen gibt es beim OneDrive-Speicher und den E-Mail-Postfächern. Zwischen 2 und 100 GB stehen pro Mail-Postfach zur Verfügung und der OneDrive-Speicher ist, je nach Edition, zwischen 2 GB und 1 TB groß. Hier kommt es darauf an, welche Bedürfnisse vorherrschen. Gleiches gilt für die Form der Anwendungen. Klassisch werden die einzelnen Module lokal auf einem Rechner installiert. Bei Editionen wie Office 365 Business Basic oder F1 sind die Programme selbst reine WebApps. Sie stehen also ohne Installation zur Verfügung, was für Flexibilität sorgt.
Die Vielfalt an Editionen von Office 365 für Unternehmen macht die konkrete Wahl kompliziert. Ihr Systemhaus als kompetenter Dienstleister aus dem IT-Sektor steht Ihnen bei der Entscheidung mit einer umfassenden Beratung zur Seite. In diesem Zusammenhang wird geklärt, welche Module von Office 365 Sie im Alltag benötigen. Bestimmte Apps können Ihre Arbeit eventuell effizienter gestalten oder neue Möglichkeiten eröffnen.
Das Einführen der Software im Unternehmen ist eine weitere Herausforderung. Ein erfahrener Integrator kennt die Arbeitsschritte und sorgt für ein reibungsloses und schnelles Roll-out. Auch in dieser Phase ist eine persönliche Beratung hilfreich. Fragen können Sie auch direkt an den Integrator stellen, der bei Ihnen vor Ort Office 365 Pro oder eine andere Version der Softwaresuite installiert. Auf diese Weise gelingt die Integration von Office 365 in Ihrem Unternehmen.
