Fehlt die entsprechende, moderne Technik, dann können Sie Kunden keine professionellen Präsentationen vortragen. Streikt die Technik oder müssen Internetzugang und andere Notwendigkeiten jeweils separat eingerichtet werden, verlieren Kunden oft das Vertrauen in Ihr Unternehmen. Die verschiedenen digitalen Medien benötigen ebenfalls die jeweils passende, leistungsstarke Technik. Ansonsten misslingt die Präsentation oder scheitert an Kompatibilitäten.
Viele Firmen haben Zweigstellen oder Mitarbeiter im Homeoffice. Der Besprechungsraum ist ein guter Ort, um Fernkonferenzen abzuhalten. Fehlt die notwendige Medientechnik im Büro, dann müssen Ihre Mitarbeiter anreisen. Oftmals geht hier ein ganzer oder halber Arbeitstag verloren für eine Besprechung, die vielleicht nur eine Stunde in Anspruch nimmt.
Teamarbeit ist ebenfalls ein Thema für viele Firmen. Gruppen, die aus Mitarbeitern unterschiedlicher Bereiche bestehen und an einem Projekt arbeiten, benötigen oftmals einen temporären Arbeitsbereich. Fehlen die technischen Voraussetzungen im Konferenzraum, dann fällt dieser Bereich für Teamarbeit aus. Die Mitarbeiter stehen dann vor Problemen und müssen improvisieren. Dies kostet Arbeitszeit, verringert die Effektivität Ihrer Teams und sorgt eventuell sogar für unbefriedigende Endergebnisse.
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Der klassische Konferenzraum wird eher selten genutzt. Dort fanden vor allem Unternehmensbesprechungen oder Kundengespräche mit größeren Gruppen statt. Der moderne Konferenzraum ist hingegen multifunktional. Je größer die Auslastung, umso besser haben Sie geplant.
Wenn die entsprechende Technik vorhanden ist, ist ein Konferenzraum der ideale Ort, um Kundenpräsentationen durchzuführen. Moderne Technik wie Beamer, Projektoren und ein passendes Audiosystem sorgen für ein professionelles Umfeld. Ein Wireless Powerpoint Presenter mit Laserpointer ist ein kleines Rad im Gesamtsystem, jedoch sehr hilfreich, um gekonnt durch eine Veranstaltung oder Präsentation zu führen. Kabellose Mikrofone sorgen dafür, dass der Präsentierende von allem im Raum gut verstanden wird. So sorgen Sie alleine durch das professionelle Auftreten für Aufsehen und gewinnen das Vertrauen von Kunden.
Interne Besprechungen sind ebenfalls ein wichtiges Einsatzgebiet für diese Räume. In Zeiten der modernen Digitaltechnik müssen solche Meetings nicht immer lokal durchgeführt werden. Video- und Telefonkonferenzen sind beliebt. Sie sparen Zeit und Kosten. Mitarbeiter aus Zweigstellen oder sogar aus dem Homeoffice können an den Konferenzen teilnehmen, sofern die entsprechende Technik vorhanden ist. Selbst Kundenpräsentationen können über diesen Weg durchgeführt werden. Voraussetzung ist eine moderne Videokonferenz-Technik. Videokommunikationslösungen beinhalten Kameras, Audiosysteme und ein entsprechend ausgebautes Netzwerk.
Ein solcher Raum kann außerdem für die Teamarbeit genutzt werden. Wenn die entsprechenden Systeme vorhanden sind, dann ist dies das perfekte Umfeld, um mit kleinen Gruppen aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens an Projekten zu arbeiten. Für diese Zwecke ist vor allem ein ganzheitliches Netzwerkkonzept sinnvoll. Ein entsprechend leistungsfähiges WLAN-Netz im Konferenzraum sorgt für die notwendige Infrastruktur. Haben Sie im Unternehmen dann ein automatisches Network Access Control eingeführt, dann können sich Ihre Mitarbeiter mit einem beliebigen Endgerät im Besprechungszimmer anmelden und haben vollen Zugriff auf Ihre Daten. So wird die Arbeit mit Notebooks oder Tablets ermöglicht. Sie sorgen gleichzeitig für eine Förderung und Stärkung des Teamworks in Ihrer Firma, was sich positiv auf das Arbeitsklima auswirkt.
Bei einer entsprechend hohen Auslastung ergibt ein Buchungssystem Sinn. Wenn der Raum an die Anforderungen im Betrieb angepasst ist, dann werden die Mitarbeiter von sich aus die Gegebenheiten nutzen wollen. Ganz gleich, ob dies für Besprechungen, Präsentationen oder Teamarbeit ist. Mit einem simplen Raumbuchungssystem, das allen offen steht, geben Sie Ihren Mitarbeitern die Kontrolle über die Nutzung. Solche Systeme sind softwaregesteuert und mit dem Kalendersystem der Firma gekoppelt. Am Raum selbst informiert ein kleines Display über die aktuelle Belegung des Raums. Kommen hier vernetzte Bildschirme mit Touchscreen zum Einsatz, ist eine Buchung des Raums auch hier möglich. So kann jeder Mitarbeiter einsehen, wann das Konferenzzimmer frei ist und es selbst buchen, wenn er es benötigt. Dies vereinfacht den Zugang sowie die Organisation.
Ein weiterer Vorteil eines multifunktionalen Besprechungsraums ist es, dass Sie über einen guten Ort für Inhouse-Schulungen verfügen. Software wird immer komplexer und die Effizienz Ihres Unternehmens steht und fällt mit den Skills Ihrer Mitarbeiter. Fortbildungen außer Haus sind teuer und nehmen viel Zeit in Anspruch. Können Sie hingegen Webinare oder lokale Schulungen in Ihrem Haus organisieren, sparen Sie langfristig gesehen viel Zeit und Geld. Auch die meisten Mitarbeiter begrüßen es, wenn keine langen Anfahrtswege zu entfernten Schulungsorten durchgeführt werden müssen.
Wichtig für einen multifunktionalen Besprechungsraum ist außerdem ein durchdachtes Gesamtkonzept. Ein Beamer ist gut für große Räume geeignet, muss jedoch die entsprechende Leistungsfähigkeit besitzen. Gleichzeitig ist es wichtig, dass der Raum komplett abgedunkelt werden kann, da ansonsten die Präsentation nur schwer zu erkennen ist. Für kleinere Räume eignen sich große Bildschirme ebenso gut. Eine automatische Lichtsteuerung, die beispielsweise mit einem Tablet gesteuert wird, vereinfacht Präsentationen. Ebenso gibt es fernsteuerbare Vorhänge oder Jalousien. Automatismen sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Ein Netzwerkkonzept, das den Besprechungsraum bewusst einbezieht, ist ebenfalls Teil eines solchen Konzepts. Auch Gäste werden eventuell Zugang zum Internet benötigen. Ist das Network Access Control darauf vorbereitet, können sich unternehmensfremde Systeme und Nutzer mit dem Netzwerk verbinden, ohne Zugriff auf interne Daten zu haben. Solche kleinen Details runden das Gesamtkonzept ab. Bei jeder Besprechung oder Präsentation profitieren Sie von dieser multifunktionalen Umgebung.
Ein Gesamtkonzept für die Medientechnik im Büro zu entwerfen ist keine einfache Aufgabe. Gerade die Feinheiten im Detail sowie die Vernetzung der Systeme sorgen für die Vorteile in der Praxis. Deshalb sind erfahrene Berater als Partner hilfreich. Ansprechpartner finden Sie in Ihrem IT-Systemhaus. Die IT-Berater kennen sich mit den aktuellen Medientechnologien aus und entwerfen Ihnen Konzepte, die zu Ihrer Situation passen. Sie erhalten Optionen von verschiedenen Anbietern präsentiert, deren Lösungen oftmals ganz bestimmte Eigenschaften bieten. Ebenfalls begleitet Ihr IT-Systemhaus Sie bei der Implementierung der neuen Technik in Ihren Räumlichkeiten. So können Sie sich darauf verlassen, dass die Medientechnik in Ihrem Büro so funktioniert, wie Sie sich das vorstellen. In Zusammenarbeit mit Ihrem IT-Systemhaus steht Ihnen dann moderne Medientechnologie in Ihrem Konferenzbereich zur Verfügung. Sie profitieren dann von den Möglichkeiten moderner und zukunftssicherer Technik.
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