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Lesedauer ‘Microsoft 365 Copilot – die neue smarte KI für M365 Apps’ 5 Minuten

Microsoft 365 Copilot ist da! In diesem Artikel nehmen wir das innovative, neuartige Tool unter die Lupe: Was ist der Copilot? Für welche Apps ist er verfügbar? Wie kann das KI Tool im Alltag helfen? Welche Vorteile hat es? Und natürlich erörtern wir, wie viel es kostet und welche Lizenz notwendig ist. Kurzum: Sie erfahren alles, was Sie über den brandneuen KI-Assistenten aus dem Hause Microsoft wissen müssen.

Ihr Copilot für die Arbeit

So der Werbeslogan des neuesten Produktes von Microsoft. Hinter Copilot https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/microsoft-365-copilot steckt ein ‘digitaler Gehilfe’, der – basierend auf künstlicher Intelligenz (KI) – anwendungsübergreifend in die Microsoft 365 Suite eingebunden ist.

Was kann Microsoft 365 Copilot?

Indem es in Microsoft-Anwendungen implementiert wird, bringt Microsoft 365 Copilot eine einfach zu nutzende KI direkt an den ‘Point of Work’. Es bietet Echtzeitunterstützung, personalisierte Ratschläge uvm. für unterschiedlichste Anwendungsbeispiele in Apps wie Word, Excel, PowerPoint oder Outlook. Mit seiner Fähigkeit, Muster zu erkennen und Fehler vorherzusagen, verbessert Copilot Arbeitsabläufe erheblich und steigert so die Effizienz der Mitarbeitenden.

Doch Copilot ist mehr als nur die Integration von ChatGPT in Microsoft: Dadurch, dass es die persönlichen Inhalte des Nutzers selbst auf revolutionäre Art verzahnt, analysiert und verwertbar macht, verwandelt das Programm diese zu einem optimalen Produktivitätswerkzeug. So wird die Generierung einer zwanzigseitigen PowerPoint-Präsentation mit den zentralen Inhalten des aktuellen Geschäftsberichts aus einem Word-Dokument für Copilot zu einer Angelegenheit von Sekunden.

Was Copilot in welcher App bewirkt

Microsoft 365 Copilot ist für eine Vielzahl von Apps in der Microsoft 365 Suite verfügbar. Nachfolgend sind einige der wesentlichen Apps sowie die Features aufgelistet, die Copilot in diesen bietet:

Word: In Word verfasst Copilot Texte – je nach Wunsch inhaltlich auf Basis anderer Dokumente (z.B. der Zusammenfassung eines Geschäftsberichts im PDF-Format) oder frei (unter Vorgaben von Prompts, Stichpunkten oder sonstigen Beschreibungen). Ferner bietet Copilot die Optionen, Inhalte von Fließtexten in Tabellenform zu präsentieren, Zusammenfassungen zu verfassen, Texte umzuschreiben sowie Rechtschreib-, Syntax und Semantikprüfungen durchzuführen. Zu guter Letzt gibt Copilot Formatierungsvorschläge sowie Vorlagenempfehlungen basierend auf dem Dokumenttyp und -inhalt.

PowerPoint: Hier resümiert Copilot existierende Präsentationen, optimiert einzelne Folien, baut Animationseffekte ein und erzeugt geeignete Sprechernotizen. Zudem liefert Copilot Designempfehlungen für Folienlayouts und Präsentationsstile, prüft die visuelle Konsistenz und passt sämtliche Inhalte automatisch an verschiedene Bildschirmgrößen und -formate an.

Excel: In der Tabellenkalkulation Excel formatiert Copilot Daten und visualisiert diese passend zu ihrer Aussage in Sekundenschnelle als aussagekräftige Diagramme oder Tabellen. Microsoft 365 Copilot unterstützt auch bei der Generierung von Formeln sowie der Analyse, Interpretation und Fehlerkorrektur komplexer Tabellenkalkulationen.

Outlook: Copilot formuliet passende Mailtexte – egal, ob bezogen auf eine bereits existierende Konversation oder frei von Kontext. Zudem automatisiert Copilot die Generierung von Antwortvorlagen und häufig genutzten Textbausteinen. Vorschläge zur Terminplanung und Optimierung von Kalenderereignissen gehören zu weiteren Funktionen.

OneNote: In OneNote fasst Copilot Texte zusammen und leitet Aufgabenlisten aus Notizen ab. Zudem liefert Copilot Ratschläge für die Strukturierung sowie Kategorisierung von Anmerkungen. Auch sehr hilfreich: Copilot wandelt handschriftliche Notizen in Sekundenschnelle in Textform um.

Dies ist nur ein kleiner Einblick in den Funktionsumfang von Microsoft 365 Copilot. Klar ist, dass das Tool schon riesiges Potenzial dazu hat, Ihnen einen hohen Mehrwert zu bieten – sparen Sie Zeit bei Routinearbeiten und fokussieren Sie sich auf anspruchsvollere Aufgaben!

Microsoft 365 Copilot: Lizenzkosten

Die schlechte Nachricht zuerst: Copilot ist im bestehenden Microsoft 365 Abonnement nicht inbegriffen. Um den KI-Assistenten nutzen zu können, benötigen Sie eine zusätzliche Lizenz.

Dafür ist Copilot ab sofort für Firmen jeglicher Größenordnung zugänglich. Microsoft erklärt, dass es keine Mindestanzahl an Anwendern gibt – ein einzelner Mitarbeitender genügt. Der Preis pro User liegt bei 30 USD. Hierfür ist ein vorhandener ‘Microsoft 365 Business Premium’- oder ‘Business Standard Customers’-Vertrag erforderlich. Auch Unternehmenskunden der Enterprise-Versionen Office E3 und E5 haben die Option, Copilot zu verwenden. Zu guter Letzt existieren zusätzliche Möglichkeiten für spezielle Verträge mit Bildungseinrichtungen und über das Microsoft Cloud Solution Provider-Partnernetzwerk.

Macht sich der Einsatz von Copilot bezahlt?

Noch ist der Copilot zu ‘frisch’ für gesicherte Äußerungen bezüglich der konkreten Auswirkungen auf den Arbeitsalltag. Grundsätzlich lässt sich aber sagen, dass der Schritt, KI mit Microsoft Apps zu verbinden, etliche Vorteile bietet:

Steigerung der Arbeitsproduktivität: Durch die Automation von Routineaufgaben und die Zurverfügungstellung von exakten Handlungsempfehlungen haben Sie die Möglichkeit, sich auf anspruchsvollere und kreative Aufgaben zu konzentrieren. Damit fördert Copilot ein progressives, kreatives Arbeitsumfeld.

Fehlerminimierung: Indem Copilot auf potenzielle Fehlerquellen hinweist und präventive Problemlösungen vorschlägt, trägt er zur Reduzierung von Flüchtigkeitsfehlern bei. Diese rechtzeitige Beseitigung von Unstimmigkeiten gewährleistet eine höhere Datenintegrität und hilft, Behinderungen oder Fehlschlüsse in den Arbeitsabläufen zu umgehen.

Anpassungsfähigkeit und Optimierung: Copilot kontrolliert ständig die Leistung und die Verwendung der M365 Apps und passt sich an wechselnde Anforderungen an. Durch die Bereitstellung von kontinuierlichen Optimierungsvorschlägen unterstützt er Firmen dabei, ihre Arbeitsprozesse anzugleichen und ihre Effizienz dauerhaft zu verbessern.

In einer Zeit, in der Effizienz und Produktivität für den Erfolg eines Unternehmens maßgeblich ist, hat Microsoft 365 Copilot für M365 Apps das Potenzial zum echten ‘Gamechanger’. Durch seine intelligente Unterstützung, die präventive Fehlerbehebung und kontinuierliche Prozessoptimierung hebt Copilot Arbeitsabläufe auf ein neues Niveau.

Möchten auch Sie das Beste aus M365 Apps herausschlagen und sich mit Copilot neue Möglichkeiten und Chancen für Ihr Unternehmen eröffnen? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne!

 

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Lesedauer ‘Wie Microsoft Teams Unternehmen ganzheitlich unterstützt’ 8 Minuten

Die Herausforderungen moderner Unternehmensstrukturen sind vielfältig – geographisch verteilte Teams, die Notwendigkeit schneller Entscheidungsfindung und der ständige Austausch von Informationen stellen Unternehmen aller Größen vor große Aufgaben. Die digitale Transformation eröffnet hier innovative Perspektiven, doch bedarf es passender Werkzeuge, um diese effizient zu nutzen.

Kommunikation ist der Schlüssel.

Microsoft Teams als zentraler Baustein im Microsoft 365-Kosmos schafft Abhilfe. Als zentrale Plattform ermöglicht es, vielfältige Unternehmensanforderungen zu adressieren und Geschäftsprozesse durch nahtlose Integration und Kollaboration zu optimieren.

Teams als Kommunikationszentrale

Microsoft Teams fungiert als Dreh- und Angelpunkt für die interne sowie externe Kommunikation eines Unternehmens. Der Mehrwert liegt hierbei in der Zusammenführung unterschiedlichster Kommunikationswege: von der direkten Nachrichtenübermittlung, über Audio- und Videokonferenzen bis hin zu gemeinsamen Chats und Kanälen, die themen- oder projektbezogen eingesetzt werden können. Diese Multifunktionalität trägt zu einer effizienten und transparenten Kommunikationskultur bei. Zudem sorgt die Tatsache, dass Teams als Desktop App ebenso betrieben werden kann wie auch im Browser, für eine hohe Verfügbarkeit der Lösung.

Die Einbettung weiterführender Applikationen und Dienste steigert die Effizienz der Plattform zusätzlich. So ermöglicht Teams etwa die Nutzung von SharePoint für Dokumentenmanagement und Power BI zur Datenanalyse – alles innerhalb desselben Ökosystems. Dies führt zu einer Reduzierung von Medienbrüchen und fördert gleichzeitig ein kohärentes Arbeiten. Durch die Integration von Künstlicher Intelligenz mit dem Microsoft Copilot wird Microsoft Teams zukunftsfähig erweitert, indem KI-gestützte Funktionen den Workflow unterstützen und vereinfachen.

Nahtlose Integration verschiedenster Tools

Microsoft Teams agiert als zentrales Hub für geschäftliche Anwendungen und steigert dadurch die Betriebseffizienz markant.

Unternehmen profitieren von einer einheitlichen Plattform, die vielfältige Prozesse und Tools mühelos zusammenführt.

Die Plattform vereint Kommunikationsmittel und Arbeitswerkzeuge in ein kohärentes System, indem sie Dienste wie OneNote, Planner und viele weitere integriert. Dadurch entfällt das ständige Wechseln zwischen unterschiedlichen Anwendungen, was zu einer signifikanten Zeitersparnis führt.

In der agilen Arbeitswelt heutiger Unternehmen spielt Teams eine entscheidende Rolle – als Knotenpunkt für diverse Softwarelösungen – und ermöglicht so eine nahtlose Interoperabilität und effiziente Arbeitsabläufe.

Intuitives Nachrichten- und Konferenzsystem

Microsoft Teams schafft durch seine intuitiv gestaltete Benutzeroberfläche eine zentrale Anlaufstelle für Nachrichten und Konferenzen innerhalb von Unternehmen. Die Plattform ermöglicht ein effizientes Management der Kommunikation und steigert damit die Produktivität.

Chat, Anrufe und Meetings sind nahtlos miteinander verbunden. Die einfache Handhabung fördert die Akzeptanz bei den Nutzern.

Das Konferenzsystem von Teams ermöglicht Video- und Audioanrufe in hoher Qualitätsstufe sowie Live-Events. Es unterstützt Unternehmen dabei, flexible und skalierbare Kommunikationsstrukturen zu schaffen, die ortsunabhängig funktionieren und die Kollaboration über verschiedene Zeitzonen hinweg erleichtern. Funktionen wie Bildschirmübertragung, Hintergrundunschärfe und Together-Mode tragen zur Professionalität und Konzentration bei Meetings bei.

Die kürzliche Integration von Künstlicher Intelligenz, insbesondere des Microsoft Copilot, erweitert die Funktionalitäten von Microsoft Teams deutlich. Mit KI-gestützter Sprachtranskription, Zusammenfassungen von Meetings und Echtzeit-Übersetzungsdiensten unterstützt es Unternehmen darin, Barrieren in der Kommunikation zu überwinden und die Effizienz zu steigern. Copilot fungiert als interaktiver Assistent, der Aufgaben wie etwa das protokollarische Festhalten von Besprechungen, Aufgabenverteilung und Follow-Ups erleichtert.

Geschäftsprozesse effizient gestalten

Microsoft Teams bietet eine umfassende Infrastruktur, die weit über die Grundfunktionen eines Kommunikationstools hinausgeht. Es dient als eine zentrale Schnittstelle, die Geschäftsprozesse effizient strukturiert und automatisiert. Durch die Integration verschiedener Applikationen und Dienste können Workflows nahtlos in die Plattform eingebettet und somit Arbeitsabläufe optimiert werden. Dies spiegelt sich in Features wie der gemeinsamen Dateibearbeitung in Echtzeit, der Möglichkeit, Besprechungsnotizen zu synchronisieren und Aufgaben direkt aus dem Kontext eines Chats oder Meetings heraus zu erstellen. Mit intelligenten Bots und adaptiven Karten vereinfacht Microsoft Teams zudem die Interaktion mit Unternehmensdaten und automatisiert Routineaufgaben, was einem proaktiven Management von Ressourcen und Terminen zuträglich ist. Die konsequente Weiterentwicklung der Plattform, insbesondere durch den Einsatz kognitiver Services, treibt die Evolution von einer reinen Kommunikationslösung hin zu einem integralen Bestandteil moderner Geschäftsumgebungen voran.

Teamarbeit mit Kanälen und Tabs optimieren

Microsoft Teams ermöglicht eine strukturierte Teamkollaboration durch spezifisch konfigurierbare Kanäle und Tabs.

  1. Kanäle erstellen und benennen: Für jede Projektphase oder thematische Ausrichtung eigene Kanäle schaffen.
  2. Tabs für Anwendungen hinzufügen: Direkten Zugriff auf häufig genutzte Tools wie Planner oder OneNote sicherstellen.
  3. Benachrichtigungen anpassen: Relevantes Feedback durch konfigurierbare Benachrichtigungen erhalten.
  4. Dokumente verwalten: Dateien in den jeweiligen Kanälen systematisieren und gemeinschaftlich bearbeiten.
  5. Meetings organisieren: Besprechungstermine direkt in den jeweiligen Kanälen planen und durchführen.Die Integration von Tabs reduziert den Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen.

Intelligente Funktionen wie KI-gestützte Inhaltsvorschläge mit Microsoft Copilot optimieren die Kollaboration weiter.

Automatisierung mit Power Automate

Power Automate erleichtert die Automatisierung von Geschäftsprozessen in Microsoft Teams, spart dadurch Zeit und minimiert Fehler.

  • Workflows erstellen: Automatisierte Abläufe für häufige Prozesse etablieren.
  • Daten verbinden: Verschiedene Datenquellen und Dienste nahtlos integrieren.
  • Benachrichtungen steuern: Relevante Updates und Informationen automatisiert erhalten.
  • Effizienz steigern: Routineaufgaben automatisieren und Mitarbeiter für wichtigere Aufgaben freisetellen.
  • Vorlagen nutzen: Vordefinierte Templates für gängige Automatisierungsszenarien anwenden.

Die nahtlose Integration in Microsoft Teams ermöglicht es, Power Automate direkt aus der Teams-Oberfläche zu nutzen.

Unterstützt durch künstliche Intelligenz, kann Power Automate komplexe Aufgaben wie die Analyse von Unterhaltungen und die Erstellung von zusammenfassenden Berichten übernehmen.

Sicherheit und Compliance

Microsoft Teams garantiert eine lückenlose Sicherheit durch fortgeschrittene Verschlüsselungsmechanismen und umfassende Compliance-Standards. Unternehmen profitieren von der konsequenten Absicherung ihrer Daten und Kommunikation.

Im Bereich der Compliance bietet Teams eine weitreichende Unterstützung für globale, branchenspezifische und regionale Standards. Es ermöglicht eine durchgehende Kontrolle und Governance von Daten, die entscheidend für die Einhaltung rechtlicher Bestimmungen und unternehmensinterner Richtlinien ist.

Durch die Implementierung von Sicherheitsfunktionen wie “Information Barriers” und “Audit Logs” wird eine durchdachte Risikoverwaltung und -überwachung in Echtzeit gewährleistet.

Datenmanagement nach Unternehmensrichtlinien

Microsoft Teams bietet eine Plattform, die den strengen Anforderungen des modernen Datenmanagements gerecht wird. Speziell für Unternehmen konzipiert, ermöglicht es, Richtlinien für die Datenhaltung und -sicherheit nahtlos in den Geschäftsalltag zu integrieren.

Eine effiziente Verwaltung von Zugriffsrechten sorgt für die sichere Steuerung sensibler Informationen. Datenlecks und unautorisierte Zugriffe werden somit präventiv unterbunden.

Ebenso stehen Auditierungswerkzeuge zur Verfügung, die jede Aktivität und Datenbewegung nachvollziehbar machen. Protokolle bieten Transparenz und helfen, Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Die Datenverschlüsselung bei Teams ist sowohl in der Übertragung als auch bei der Speicherung gegeben. Diese Dualität schützt sensibles Unternehmenswissen vor externen Bedrohungen und internen Sicherheitsrisiken.

Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, Informationslebenszyklen gemäß der DSGVO und anderer Datenschutzvorschriften zu managen. Dies umfasst die rechtskonforme Archivierung von Informationen sowie das rechtzeitige Löschen veralteter Daten.

Mit der Einführung des Microsoft Copilots führt Teams KI-gestützte Analysen und Empfehlungen ein. Diese neuen Funktionen erweitern das Spektrum des Datenmanagements um prognostische Aspekte und intelligente Datennutzung.

Erweiterte Sicherheitsfeatures für sensible Kommunikation

Microsoft Teams bietet eine robuste Sicherheitsarchitektur, die speziell für die Ansprüche vertraulicher Geschäftskommunikation entwickelt wurde.

  • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für private Gespräche und sensible Daten.
  • Mehrstufige Authentifizierung (Multi-Factor Authentication) zur Verifizierung der Nutzeridentitäten.
  • Informationsbarrieren verhindern, dass vertrauliche Informationen ungewollt zwischen unterschiedlichen Teams geteilt werden.
  • Erweiterte Compliance-Funktionen unterstützen die Einhaltung spezifischer Branchenstandards und rechtlicher Vorgaben.
  • Zugriffskontrollen und Benutzerberechtigungen, die auf die jeweilige Rolle und Notwendigkeit im Unternehmen zugeschnitten werden können.
  • Sicheres Gastzugriff-Management, um die Interaktionen mit externen Parteien zu kontrollieren.

Diese Sicherheitsmechanismen ermöglichen es, Compliance-Anforderungen effektiv zu managen und Datenrisiken zu minimieren.

Durch angemessene Sicherheitsstrategien und -werkzeuge schafft Microsoft Teams ein Umfeld, in dem Unternehmen sensiblen Content risikoarm austauschen können.

Künstliche Intelligenz im Einsatz

Mit Microsoft Copilot integriert Teams nun fortschrittliche KI, um Arbeitsprozesse zu revolutionieren. Dies erweitert beispielsweise die Möglichkeiten virtueller Assistenz und automatisierter Vorgänge.

KI-gestützte Funktionen wie Transkription und Echtzeitübersetzungen verbessern die Inklusivität in Meetings mit internationalen Teilnehmern. Darüber hinaus können durch KI-basierte Analysewerkzeuge Daten schneller aggregiert und Entscheidungen beschleunigt werden.

Diese Neuerungen verdeutlichen, wie KI zur Effizienzsteigerung von Geschäftsprozessen in Teams beiträgt.

Microsoft Copilot für smartere Zusammenarbeit

Microsoft Teams geht mit der Integration von Microsoft Copilot einen bedeutenden Schritt weiter in Richtung intelligenter Kollaborationslösungen für Unternehmen. Dieses fortschrittliche System erweitert die Plattform um KI-gestützte Assistenzen, die produktive Teamarbeit neu definieren.

Copilot in Teams ermöglicht es Anwendern, mittels natürlicher Sprachverarbeitung (NLP) und maschinellem Lernen (ML) alltägliche Aufgaben zu automatisieren und zu vereinfachen. Vorbei sind die Zeiten umständlicher Suchen nach Dokumenten oder langwieriger Meetings-Zusammenfassungen; KI-basierte Tools erfassen Kontexte, setzen Absichten in Aktionen um und erleichtern die Informationsbeschaffung. Ebenso werden Workflows durch automatisierte Protokollerstellung und Handlungsvorschläge ohne Zeitverlust unterstützt.

Einen wesentlichen Vorteil bietet Copilot bei der Dokumentation und Analyse von Meetings. Durch die Nutzung fortschrittlicher Spracherkennung kann die KI in Echtzeit Transkripte erstellen, wichtige Punkte hervorheben und Aktionspunkte identifizieren, was zu einer Steigerung der Nachverfolgbarkeit und der Accountability im Team führt.

Darüber hinaus ist Copilot darauf angelegt, die Qualität der internen und externen Kommunikation zu verbessern. Beispielsweise können durch präzise KI-basierte Zusammenfassungen von Chats und E-Mails Informationen schnell erfasst und verteilt werden. Auch fördert Copilot durch intelligente Vorschläge für Antworten in Konversationen die Effektivität des Informationsaustauschs. Die Einbindung von KI in Microsoft Teams transformiert damit die Arbeitsweise von Unternehmen und ermöglicht ein neues Niveau an Zusammenarbeit und Produktivität.

KI-getriebene Analysen für Geschäftsentscheidungen

Die Einbindung von künstlicher Intelligenz (KI) in Analysen ist ein wegweisender Aspekt moderner Geschäftstätigkeit. Microsoft Teams integriert zunehmend KI-gestützte Tools, die es erlauben, aus großen Mengen an Daten entscheidungsrelevante Informationen zu extrahieren und darzustellen, was die Fundierung von Entscheidungsprozessen wesentlich verbessert.

Insbesondere die Kapazität, Muster und Trends zu identifizieren und vorherzusagen, verstärkt die strategische Planung. Microsoft Teams nutzt hier KI, um Prognosen zu erstellen, Veränderungen im Kundenverhalten vorauszusehen und potenzielle Marktchancen zu erkennen, was Unternehmen einen erheblichen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Durch fortschrittliche KI-gestützte Analysewerkzeuge in Microsoft Teams können kritische Geschäftsparameter überwacht und analysiert werden, etwa Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterleistung oder operative Effizienz. So ermöglicht Teams eine umfassende Betrachtung der Unternehmensleistung, wodurch Führungskräfte in der Lage sind, auf Basis von Echtzeitdaten adäquate Maßnahmen zu ergreifen und Geschäftsstrategien anzupassen.

Letztlich erlaubt der Einsatz von KI in Microsoft Teams eine tiefergehende Analyse von Kommunikationsmustern und Arbeitsflüssen. Durch die Integration von Microsoft Copilot können Unternehmen ihre Daten mit fortschrittlichen KI-Modellen analysieren, komplexe Zusammenhänge erkennen und strategische Entscheidungen mit einem bislang unerreichten Grad an Präzision und Geschwindigkeit treffen. Hierdurch wird nicht nur die Reaktionsfähigkeit gestärkt, sondern auch der Grundstein für eine datengesteuerte und zukunftsorientierte Unternehmenskultur gelegt.

Fazit: Microsoft Teams – Die optimale Lösung für Unternehmen

Microsoft Teams bietet Unternehmen eine umfassende Plattform, um effektiv zusammenzuarbeiten und Geschäftsprozesse zu optimieren. Mit Funktionen wie Videokonferenzen, Dateifreigabe und gemeinsamer Dokumentenbearbeitung ermöglicht Teams eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit, unabhängig von Standorten und Zeitzonen.

Durch die Integration von KI-Funktionen wie Microsoft Copilot wird Teams noch leistungsfähiger. Copilot unterstützt bei der automatischen Generierung von Code und erleichtert so die Entwicklung von Anwendungen und die Automatisierung von Aufgaben.

Darüber hinaus bietet Teams eine hohe Sicherheit und Datenschutzstandards, um sensible Unternehmensdaten zu schützen. Die zentrale Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten ermöglicht eine effiziente Administration und Kontrolle.

Insgesamt ist Microsoft Teams die ideale Lösung für Unternehmen, die ihre Zusammenarbeit und Produktivität verbessern möchten. Mit seinen vielfältigen Funktionen und ständigen Weiterentwicklungen ist Teams ein unverzichtbares Tool für moderne Unternehmen.

Sie möchten mehr über Microsoft Teams und Microsoft 365 erfahren? Kontaktieren Sie uns telefonisch unter der kostenfreien Nummer 0800 4883 338 , nutzen Sie das nebenstehende Kontaktormular oder melden Sie sich für unseren Newsletter und Marketing Mails an.

Weiterführende Infos: Microsoft Teams | Microsoft 365 | ezMicrosoft 365

 

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Lesedauer ‘Microsoft Azure Virtual Desktop: Hype oder Gamechanger?’ 7 Minuten

In Zeiten von Homeoffice, Jobsharing und Hybrid-Arbeit erlangen Desktop-as-a-Service-Lösungen wie Azure Virtual Desktop von Microsoft zunehmend an Bedeutung. Was genau sich hinter dem Cloud-Dienst versteckt, wie dieser funktioniert und warum sich der Einsatz auf nachhaltige Sicht betrachtet rentiert, lesen Sie im folgenden Blogpost.

Immer auf Achse – immer up to date

Gestern im Büro, heute im Homeoffice, morgen auf Dienstreise – hybride Arbeitskonzepte erfreuen sich steigender Popularität. Sie kombinieren die Vorteile aller Arbeitsplatzmodelle und sorgen so für zeitliche und örtliche Flexibilität, eine bessere Work-Life-Balance und höhere Produktivität.

Im Umkehrschluss muss man attestieren, dass hybride Arbeitskonzepte immer mehr zur zwingenden Notwendigkeit werden, um konkurrenzfähig zu bleiben und nicht den Anschluss im Kampf um den Nachwuchs und künftige Talente zu verpassen. Es ist also nicht verwunderlich, dass immer mehr Firmen auf hybride Arbeitsformen umsatteln und so ihrer Belegschaft anwenderfreundliches, standortunabhängiges und (dennoch) sicheres Arbeiten ermöglichen.

Entsprechend der Multi-Client-Studie ‘Hybrid Work 2022’ sind bereits heute im Durchschnitt vier von zehn Angestellten im Rahmen eines hybriden Arbeitsmodells tätig. In großen Konzernen mit 1.000 Mitarbeitern oder mehr sind es bereits im Durchschnitt 72%.

Damit ein hybrides Arbeitskonzept auch gelingen kann, ist es entscheidend, dass eine passende IT-Infrastruktur, -Technik sowie funktionierender technischer Support verfügbar sind. Eine Hauptrolle spielen in diesem Kontext Desktop-as-a-Service-Lösungen, wie Azure Virtual Desktop vom Hause Microsoft.

Was ist Microsoft Azure Virtual Desktop?

Bei Azure Virtual Desktop handelt es sich um einen, in der Microsoft Azure Cloud ausgeführten, Service für die Virtualisierung und Administration von Windows-Desktops und Windows-Anwendungen. Der Dienst gestattet es Unternehmen, innerhalb weniger Minuten zuverlässige, sichere sowie einfach zu verwaltende Desktop-Landschaften aufzusetzen und über die Microsoft Azure Cloud bereitzustellen – inklusive sicherem Zugang auf Unternehmensdesktops, Unternehmensanwendungen und Geschäftsdaten.

Dadurch sind Unternehmen befähigt, der zunehmend hybrid arbeitenden Belegschaft auf nahezu allen beliebigen Endgeräten eine hochperformante und sichere Arbeitsumgebung zur Verfügung zu stellen – und so für einen nahtlosen Umbruch zwischen Präsenzarbeit und mobiler Arbeit zu garantieren.

Azure Virtual Desktop: Die Möglichkeiten auf einen Blick

Azure Virtual Desktop wurde im September 2019 als Weiterentwicklung der Microsoft Remote Desktop Services, kurz RDS, ins Leben gerufen und war bis Juli 2021 als Windows Virtual Desktops (WVD) bekannt. Neben einer vereinfachten Administration von Desktops wie auch Apps aus unterschiedlichen Windows und Windows Server-Betriebssystemen, der einfachen Verbindung multinationaler Desktop-Landschaften ebenso wie perfektionierten Microsoft 365-Funktionen sowie Microsoft Teams-Funktionen, bietet Azure Virtual Desktop eine Multi-Session-Windows 10/11-Funktionalität. Dies ermöglicht das Betreiben mehrerer virtueller Desktops auf einer einzigen virtuellen Maschine – was immense Kosten spart.

Zudem ermöglicht Azure Virtual Desktop den Zugriff auf sämtliche integrierten Azure-Sicherheitsprodukte, darunter Azure Firewall, Azure Security Center, Azure Sentinel sowie Microsoft Defender für Endpunkt – für mehr Sicherheit von Endpunkten und Anwendungen.

Azure Virtual Desktop ist auf allen Endgeräten mit den Betriebssystemen Windows, macOS, iOS oder Android anwendbar.

Welche Anwendungsszenarien lohnen sich für den Einsatz von Azure Virtual Desktop?

Der Cloud-Dienst lohnt sich für sämtliche Anwendungsszenarien, welche einer raschen Zurverfügungstellung einer geschützten Arbeitsumgebung bedürfen. Dazu gehören vor allem:

Unterstützung flexibler Arbeitsmodelle: Mit Azure Virtual Desktop lassen sich jene Modelle ohne Schwierigkeiten implementieren. Sowohl mobile MitarbeiterInnen als auch Beschäftigte an entfernten Orten können in einer einheitlichen Arbeitsumgebung arbeiten, obwohl diese mit unterschiedlichsten Endgeräten auf die IT-Systeme wie auch Geschäftsanwendungen des Unternehmens zugreifen.

Einhalten von Compliance-Vorgaben und Sicherheitsvorgaben: Mittlerweile arbeiten etliche Unternehmen mit hochsensiblen Daten. Deshalb müssen sie entsprechende branchenspezifischen Richtlinien wie auch Sicherheitsnormen erfüllen. Azure Virtual Desktop hilft dabei, höchste Sicherheit, Datenschutz und Compliance zu garantieren.

Variierende Nutzerzahlen und Nutzungszeiträume: Die Zahl unternehmensübergreifender Projekte und Projektteams wächst stetig. Dabei kann insbesondere im Kontext befristeter Kooperationen die Benutzung von Azure Virtual Desktop lukrativ sein. Firmen können bereits bei kleinen Benutzerzahlen (z.B. selbstständige Freelancer) digitale Arbeitsplätze mit Azure Virtual Desktop bereitstellen, über eine Azure-Subscription abrechnen und am Ende des Projekts wieder löschen. Auf diese Weise müssen sie keine eigenen On-Premises-VDI-Landschaften erstellen und Server oder Storage anschaffen.

Azure Virtual Desktop: Lizenzierung

Azure Virtual Desktop kann in der Regel mit vorhandenen berechtigten Microsoft 365- oder Windows-Einzelbenutzerlizenzen verwendet werden! Die Gebühren für Azure Virtual Desktop setzen sich aus den Lizenzgebühren und den Kosten für die Azure-Landschaft zusammen. Kunden, welche noch keine Berechtigung für Windows 10 und Windows 11 haben, fahren mit Windows Enterprise E3 am günstigsten.

In der Lizenz für Azure Virtual Desktop inkludiert sind die Nutzung des Betriebssystems Windows für Einzelnutzer und Multi-Session sowie die Verwendung der AVD-Verwaltung auf Microsoft Azure. Allerdings deckt Azure Virtual Desktop bloß virtuelle Maschinen mit Azure ab und kann keinesfalls zur Lizenzierung On-Premises oder für andere Clouds verwendet werden.

Im Allgemeinen wird die Azure-Landschaft nach Verbrauch abgerechnet. Die genauen Kosten hängen dabei unter anderem von der Zahl der Benutzer, der Speichermenge pro Benutzer, der Anzahl und Art verwendeter Nutzungen ab. Klienten können ihre VMs wie auch Storage-Extras variabel auf den entsprechenden Use Case ausrichten und jede beliebige virtuelle Maschine in Azure ebenso für Azure Virtual Desktop verwenden.

Azure Virtual Desktop begünstigt Skalierbarkeit, Flexibilität und Einfachheit

Mit Azure Virtual Desktop simultan die Sicherheit und die Produktivität verbessern

Azure Virtual Desktop bietet Firmen vielfältige Vorteile:

Verbesserte IT-Sicherheit: Mit Azure Virtual Desktop verlassen geschäftskritische oder vertrauliche Daten nie die Unternehmensserver, weil sämtliche Datenübertragungen zwischen Azure Cloud-Instanzen erfolgen. In der Microsoft Azure Cloud selbst existieren zahlreiche eingebundene Sicherheitstechnologien, die es Unternehmen gestatten, höchste IT-Sicherheit, Datensicherheit und Compliance zu garantieren. Dazu gehören Azure Security Center, Azure Firewall, Microsoft Center ATP und Azure Sentinel. Überdies werden die cloudbasierten Desktops in Azure Virtual Desktop ständig auf dem aktuellen Level gehalten.

Individuelle Skalierbarkeit: Wenn ein Unternehmen wächst, müssen auch genug Arbeitsplätze für die neuen Mitarbeiter geschaffen werden. Mit Azure Virtual Desktop lassen sich binnen weniger Minuten hochperformante wie auch sichere Arbeitsplätze schaffen, ohne hauseigene Rechenzentren administrieren oder eine Infrastruktur bereitstellen zu müssen.

Hohe Kostenersparnis: Mit Azure Virtual Desktop lassen sich auf vielfältige Weise Gebühren sparen. Zum Beispiel fällt durch deren Einsatz die Einführung, der Betrieb wie auch die Verwaltung einer komplexen On-Premise-Desktop-Landschaft weg. Außerdem lässt sich der Azure Virtual Desktop in einem Multi-Session Modus betreiben. Das heißt, dass gleichzeitig etliche Arbeitnehmer auf einer Windows 10 / Windows 11 Installation arbeiten können. Gleichzeitig sorgen anpassbare, nutzungsbasierte Kosten sowie die Möglichkeit, bestehende Microsoft 365- oder Windows-Lizenzen zu verwenden für ergänzende Kosteneinsparungen.

Hohe Produktivität: Azure Virtual Desktop ermöglicht einen geschützten Remote-Desktop-Zugriff, wodurch die Innovation und Teamarbeit für sämtliche MitarbeiterInnen verbessert wird. Eine Forrester-Studie verspricht eine Produktivitätssteigerung von 22 Personenstunden für jede*n Azure Virtual Desktop-AnwenderIn durch verbesserte Verbindung, attraktiveres Onboarding und bessere Sicherheitsmaßnahmen.

Microsoft Azure Virtual Desktop: Hervorragende Desktop-Erfahrung muss nicht auf Ihr Büro beschränkt sein!

Hybride Arbeitskonzepte sind im Kommen. Um nahtloses hybrides Arbeiten zu fördern, bedarf es einer passenden IT-Landschaft und innovativer Technologien. Microsoft bietet mit Azure Virtual Desktop eine komplette, intelligente Lösung, welche das hybride Arbeiten auf herausragende Art und Weise fördert. Es bietet eine flüssige, gewohnte Nutzererfahrung, verbessert die Datensicherheit und vereinfacht die Verwaltung. Überdies kann die Desktop-as-a-Service-Lösung Unternehmen dabei unterstützen, ihre IT-Infrastruktur auf der Höhe der Zeit zu halten.

Sie möchten mithilfe von Microsoft Azure Virtual Desktop die Weichen für hybrides Arbeiten stellen? Sie haben Fragen zum Thema? Kontaktieren Sie uns unter  0800 4883 338 gerne!

Weiterführende Informationen

Microsoft 365 | Microsoft Azure | Microsoft Azure Security

 

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Lesedauer ‘Microsoft Project – Das Werkzeug für Projektmanagement’ 4 Minuten

Project ist die Projektmanagement-Software von Microsoft. Die Anwendung dient der umfassenden Planung, Steuerung sowie Überwachung von abteilungsbezogenen und interdisziplinären Projekten jeder Größe. Microsoft Project ist ein mächtiges Werkzeug – welches allerdings seine Eigenarten hat und nicht immer problemlos zu bedienen ist. Im folgenden Artikel werden wir uns einige der wichtigsten Funktionen ansehen und erklären, wie diese genutzt werden können.

 

Von der Baustelle in die Büros

Microsoft Project wurde in erster Linie für die Unterstützung bei der Konzeption sowie Ausführung großer Bauprojekte entworfen. In der Zwischenzeit wird es aber in fast allen Branchen und Geschäftsbereichen genutzt, in welchen Projekte geplant, durchgeführt sowie überwacht werden. Die Software ist in vielen Unternehmen Standard und wird von Projektleitern weltweit verwendet. Microsoft Project hilft bei der Konzeption von Projekten sowie der Teamarbeit von quasi jedem Platz der Erde aus. Es wird eingesetzt von Projektleitern, sämtlichen Teilnehmern von Projektteams und Entscheidungsträgern wie Geschäftsführern, Teamleitern, usw.

Die Anwendung ist dafür konzipiert worden, um aufwendige Projekte jeder Art zu verfolgen und stets vorbereitet, gut geordnet sowie auf dem Laufenden zu sein. Im Gegensatz zu einfachen Projektmanagement-Lösungen deckt Microsoft Project das komplette sogenannte Projekt-Portfolio-Management (PPM) ab – und schließt aus diesem Grund ein umfangreiches Ressourcenmanagement mit ein. Trotz der Komplexität überzeugt die Projektmanagement-Software durch ihre Anpassungsfähigkeit und -möglichkeiten. Eingesetzt werden kann sie sowohl in mittelfristigen Einzelprojekten, als auch in langfristigen, groß angelegten Kampagnen mit einer hohen Zahl an Stakeholdern. Um diese unterschiedlichen Vorgehensweisen abbilden zu können, sind in Microsoft Project visuelle Task Bords eingebunden, die ein Arbeiten nach unterschiedlichsten etablierten Methoden (Kanban, Scrum etc.) oder einer individuellen Vorgehensweise realisierbar machen.

Microsoft Project ist Teil von Microsoft 365 und als Cloud-Option oder als lokale Lösung verfügbar. Im Vergleich zum kostenfreien ‘Planner’ – auch aus dem Hause Microsoft – orientiert sich Microsoft Project an den Anforderungen komplexer Vorhaben. Die Preise schwanken je nach Betriebsart sowie Funktionsumfang. Großer Pluspunkt von Microsoft Project: Als Bestandteil der Office-Familie lässt es sich nahtlos in existierende Microsoft-Lösungen integrieren. Darüber hinaus ist die Anbindung an Drittanbieter-Software wie ERP-Systeme (SAP, Lotus Domino etc.) möglich.

Mit Microsoft Project alle Projekte steuern und im Blick behalten

Microsoft Project ist ein umfassendes Werkzeug. Die Software bringt eine ganze Menge von Features, welche es Unternehmen ermöglichen, ihre Projekte mit Erfolg zielgerichtet und pünktlich abzuschließen und bei der Ausführung alles Nötige im Blick zu haben: Wird der Zeitplan eingehalten? Müssen wir Werkstoffe nachbestellen? Müssen wir das Personal aufstocken? Für höchste Effizienz sorgen u.a. eingebaute Vorlagen und ein geräteübergreifender Zugang sowohl für Projektmanager als auch für alle anderen Team-Mitglieder.

Dies sind die Hauptfunktionen von Microsoft Project:

Detaillierte Erstellung von Projektplänen mit verschiedenen Arten von Tätigkeiten

Projekt-Tracking mit allen erforderlichen Schritten

Erstellung von Zeitplänen für die Durchführung von Aktivitäten

Zeiterfassung

Beaufsichtigung von erstellten Budget-Plänen für das gesamte Projekt und Meilensteine

Kontrolle und Überwachung der verwendeten Ressourcen

Mit Microsoft Project lassen sich inzwischen im Grunde alle Projektmanagement-Aufgaben sowie -Prozesse darstellen. Denn: Die Software ist flexibel an die jeweiligen Belange des Anwenders anpassbar. Hier gilt selbstredend: Je besser Microsoft Project für den Kunden individualisiert wurde, desto besser kann das Tool auch im Projektmanagement behilflich sein.

Bei welchen Features schwächelt Microsoft Project?

Microsoft Project ist erwiesenermaßen eines der innovativsten Projektmanagement-Werkzeuge auf dem Markt. Es bietet eine Menge an Features und ist perfekt geeignet für die Verwaltung großer und umfassender Projekte.

Aber natürlich gibt es ebenso kritische Stimmen, wenn es um Microsoft Project geht. Kritikpunkt Nummer Eins ist häufig der Preis – wobei alternative Lösungen auf dem Markt, beispielsweise Oracle Primavera Cloud, Asana, monday.com, Trello, Smartsheet, GanttPRO oder aber ClickUp oftmals sogar nur auf den ersten Blick erschwinglicher scheinen. Jene Werkzeuge lassen sich nämlich meist weniger leicht an die eigenen Bedürfnisse anpassen, sodass sich der vermeintlich kostengünstigere Preis durch nachträgliche Gebühren für notwendige Individualisierungen wieder ausgleicht.

Im Direktvergleich zu moderneren (Web-) Services wie Monday oder Trello wirkt Microsoft Project leicht angestaubt – die Usability ist nach heutigen Gesichtspunkten nicht gerade ‘sexy’.

Ein weiterer Haken von Microsoft Project ist, dass es tendenziell komplex ist und die Gefahr der Überforderung besteht. Es gibt eine hohe Lernkurve, und selbst geschickte Nutzer haben manchmal Schwierigkeiten, die Software komplett zu durchschauen. Deshalb ist es empfehlenswert, sich einen kompetenten IT-Anbieter zu suchen, welcher Sie bei der Einführung von MS Project unterstützt, Anwenderschulungen durchführt und dauerhaft als Kontaktperson bei Fragen und Individualisierungsanforderungen fungiert.

Fazit zu Microsoft Project

Project ist ein leistungsstarkes Projektmanagement-Werkzeug, welches Firmen bei der Organisation, Durchführung sowie Kontrolle von Projekten betreut. Allerdings ist es auch eines der teureren Projektmanagement-Werkzeuge im Handel. Wenn Sie also erwägen, Microsoft Project zu nutzen, sollten Sie sich zuerst überlegen, ob Sie die riesigen Funktionsumfang wirklich benötigen.

Sie haben Fragen zu Microsoft Project oder möchten mit uns über die Möglichkeiten sprechen, die Ihnen diese Software bietet? Kontaktieren Sie uns unter 0800 4883 338 direkt, wir freuen uns auf Sie!

Weiterführende Informationen

Schneider + Wulf ist zertifizierer Microsoft-Partner und Experte für Microsoft 365.

 

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Lesedauer ‘Microsoft Azure Migration in die Cloud: Tipps und Tricks’ 11 Minuten

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für eine Migration in die Cloud, um von vielfältigen Vorteilen zu profitieren. Microsoft Azure ist eine der führenden Plattformen für Cloud Computing und bietet zahlreiche Funktionen und Services, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre IT-Infrastruktur in die Cloud zu verlagern. Doch wie läuft eine Migration mit Microsoft Azure eigentlich ab und welche Stolpersteine gibt es zu beachten? In diesem Artikel bieten wir eine detaillierte Anleitung zur Migration mit Microsoft Azure und zeigen auf, wie man diese mit den richtigen Strategien reibungslos und erfolgreich durchführen kann. Damit der Wechsel in die Wolke nicht mit einer Bruchlandung endet!

Bevor wir uns jedoch mit der Migration in die Cloud und Microsoft Azure beschäftigen, lassen Sie uns kurz einen Blick auf die aktuelle Situation und die Nachteile einer klassischen IT-Infrastruktur eingehen. Diese umfassen unter anderem hohe Kosten für Hardware (physische Server etc.) und deren Wartung, begrenzte Skalierbarkeit und Flexibilität, hohes Risiko für Ausfälle und Datenverluste sowie – wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist – enorme Aufwände zur Wiederherstellung von Daten oder der Infrastruktur selbst.

Durch die Migration in die Cloud können Unternehmen diese Nachteile beseitigen und von zahlreichen weiteren Vorteilen profitieren:

  • Reduzierte Kosten für Hardware und Wartung
  • Erhöhte Skalierbarkeit und Flexibilität
  • Bessere Sicherheit und Datenschutz
  • Hohe Ausfallsicherheit durch hardware-unabhängige Failover-Funktion
  • Schnellere Time-to-Market für neue Produkte und Dienstleistungen

Schritt für Schritt zur erfolgreichen Migration mit Microsoft Azure

Bevor es mit der Migration losgeht, ist eine gründliche Planung und Vorbereitung unerlässlich. Folgende Schritte führen wir gemeinsam mit Ihnen in jedem Migrationsprojekt aus:

Schritt 1: Analyse der Gegebenheiten

Zunächst werden die betroffenen Systeme und Anwendungen identifiziert, die in die Cloud migriert werden sollen und deren Kompatibilität mit Microsoft Azure wird geprüft.

Zwar bietet Azure eine Vielzahl von Diensten und Ressourcen an (darunter virtuelle Maschinen, Speicher, Datenbanken, Netzwerke etc.), doch kann eine entsprechende Vorabprüfung dazu beitragen, dass Sie die richtigen Entscheidungen im Hinblick auf die Migration treffen und so eine reibungslose Integration in die Azure Cloud gewährleistet wird.

Denn Fakt ist, dass nicht alle Anwendungen für die Cloud geeignet sind – diese können im Vergleich zur bestehenden lokalen Infrastruktur in der Azure-Umgebung möglicherweise gar nicht oder nicht auf die gleiche Weise ausgeführt werden. Deshalb ist es wichtig, die Kompatibilität von Linux-, Windows- und sonstigen Systemen mit Microsoft Azure zu überprüfen und die Migration an die spezifischen Anforderungen anzupassen.

Eine Möglichkeit, die Kompatibilität zu überprüfen, ist die Verwendung von Azure Migrate. Dieses kostenfreie Tool von Microsoft bietet eine umfassende Lösung für die Migration von On-Premises-Servern, virtuellen Maschinen und anderen Workloads in die Azure Cloud. Azure Migrate unterstützt Sie bei der Planung, Bewertung und Migration Ihrer Workloads und bietet Ihnen eine detaillierte Analyse Ihrer vorhandenen Infrastruktur. Azure Migrate kann Ihnen auch dabei helfen, die Abhängigkeiten Ihrer Anwendungen zu identifizieren und zu priorisieren, um den Prozess der Migration zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Sollten bestimmte Bereiche der bestehenden IT-Infrastruktur für eine Migration in die Azure Cloud ungeeignet sein, sind Mischlösungen aus Cloud-basierten und traditionellen Inhouse-Komponenten in beliebiger Abstufung möglich.

Ein weiterer wichtiger Aspekt in diesem Schritt ist die Analyse der Sicherheitsniveaus an die zu migrierenden Assets. Hierbei sollte man nicht vergessen, dass Cloud-Umgebungen grundlegend potenzielle Sicherheitsrisiken mit sich bringen. Es ist daher unerlässlich, in Schritt 2 eine angemessene Sicherheitsstrategie zu entwickeln und die dafür notwendigen Maßnahmen zu ergreifen. Hierbei können die verschiedenen Sicherheitsfunktionen von Microsoft Azure genutzt werden, um eine sichere Umgebung in der Cloud zu schaffen.

Schritt 2: Planung und Vorbereitung der Migration

Im nächsten Schritt werden die Anforderungen an die künftige Cloud-Umgebung definiert. Erforderlicher Speicherplatz, notwendige Sicherheitsanforderungen, die Skalierbarkeit des Systems sowie die Erfüllung etwaiger Vorgaben an Compliance finden hier Berücksichtigung. Weitere Faktoren sind u.a.:

  • Überprüfung der Internetverbindung und Netzwerkbandbreite
  • Überlegungen zum Einsatz möglicher Verwaltungs- und Monitoring-Lösungen
  • Überlegungen zur Konfiguration möglicher Sicherheitsmaßnahmen und Zugriffskontrollen

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Datensicherheit. Unternehmen sollten darauf achten, dass die Datenverschlüsselung und der Zugriff auf die Daten in der Cloud gesichert sind. Microsoft Azure bietet hierfür verschiedene Sicherheits- und Compliance-Funktionen an, wie zum Beispiel die Möglichkeit der Verschlüsselung von Daten mit Hilfe von Azure Key Vault oder die Einhaltung von Zertifizierungen wie ISO 27001, HIPAA oder GDPR. Es ist jedoch ratsam, sich vorab genau über die benötigten Standards und Bestimmungen zu informieren und sicherzustellen, dass die Cloud-Lösung diesen Anforderungen entspricht.

Hierbei empfiehlt es sich, eine detaillierte Liste der zu migrierenden Assets zu erstellen und eine klare Priorisierung vorzunehmen. Es ist auch wichtig, die Daten auf eventuelle Probleme wie Dateninkonsistenzen oder Kapazitätsengpässe zu überprüfen, bevor man mit der Migration beginnt. Durch die Nutzung von Tools und Diensten wie dem Azure Data Factory (siehe Schritt 3) kann die Datenmigration schneller und effizienter durchgeführt werden.

Des Weiteren sollte die künftige Skalierbarkeit der Cloud-Infrastruktur berücksichtigt werden. Wie eingangs erwähnt ist es – im Gegensatz zu On-Premises-Systemen – in Cloud-Umgebungen möglich, Ressourcen flexibel und schnell zu skalieren. Unternehmen sind so in der Lage, ihre IT-Infrastruktur ohne langwierige Prozesse oder teure Anschaffungen schnell an neue Anforderungen anzupassen (Es sollte jedoch darauf geachtet werden, dass die Ressourcen-Skalierung auch entsprechend der Anforderungen erfolgt und keine unnötigen Kosten entstehen).

All dies dient der Erstellung eines Kostenplans. Da eine Cloud-Migration in der Regel als kontinuierliches Servicemodell betrachtet werden sollte, ermöglicht die detaillierte Planung der Anforderungen realistische Budgetierung.

Die Kosten einer Migration in die Azure-Cloud hängen von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Größe und Komplexität Ihrer Workloads, der Anzahl der zu migrierenden Anwendungen und Datenbanken, der benötigten Speicherkapazität und der gewünschten Service-Level-Vereinbarungen (SLAs).

Microsoft bietet verschiedene Zahlungsmodelle für Azure an, einschließlich Pay-as-you-go, Reservierungen und Abonnementplänen.

Tipp: Durch die Verwendung von Reservierungen und Abonnementplänen können Sie Ihre Kosten senken und von Rabatten und Einsparungen profitieren.

Zusätzlich zu den Kosten für die Migration müssen auch die künftigen laufenden Kosten für die Azure-Cloud berücksichtigt werden, einschließlich der Kosten für die Speicherung, Verarbeitung und Übertragung von Daten sowie der Kosten für die Nutzung von Azure-Diensten und -Ressourcen.

Sobald alle Anforderungen und Kosten abgeklärt sind, kann mit der konkreten Projektierung und dedizierten Vorbereitungen begonnen werden. Dazu gehört beispielsweise die Auswahl der passenden Azure Services und die Konfiguration der Cloud-Umgebung nach den definierten Anforderungen. Hierbei gibt es eine Vielzahl von Optionen:

  • Azure Virtual Machines für die Migration von virtuellen Maschinen
  • Azure App Service für die Migration von Anwendungen
  • Azure SQL Database für die Migration von Datenbanken
  • Azure Active Directory für die Verwaltung von Benutzern und Zugriffskontrolle

Schritt 3: Durchführung der Migration

Sobald die Planung und Vorbereitung abgeschlossen sind, kann mit der eigentlichen Migration begonnen werden. Hierbei ist zu beachten, dass diese schrittweise und systematisch durchgeführt wird, um mögliche Ausfälle, Datenverluste o.ä. zu vermeiden. Hierzu können spezielle Tools oder Skripte genutzt werden, die die Migration automatisieren und überwachen. Aber auch der Einsatz maßgeschneiderter Checklisten sowie die in Schritt 1 erfolgte Überprüfung der Funktionalität und Kompatibilität der migrierten Anwendungen und Systeme sind wichtige Bausteine, um sicherzustellen, dass das Migrationsprojekt strukturiert und wie geplant durchgeführt wird. Ein mögliches Vorgehen wäre:

  • Anlage eines neuen Azure-Kontos
  • Erstellung und Konfiguration der Azure Services und Ressourcen (Azure-Portal)
  • Migration der Daten und Anwendungen in diese Services
  • Ablösen der bisher verwendeten Infrastrukturkomponenten

Nützliche Helfer für die Migration

Microsoft bietet verschiedene Werkzeuge zur Durchführung einer erfolgreichen Migration in die Microsoft Azure Cloud. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige der wichtigsten vor:

Azure-Portal: Das Azure-Portal ist die grafische Benutzeroberfläche von Microsoft Azure und bietet eine einfache Möglichkeit, um auf die konfigurierten Cloud-Dienste zuzugreifen. Unternehmen können im Azure-Portal neue Ressourcen wie bsplw. eine virtuelle Maschine, eine Datenbank oder ein Netzwerk erstellen.

Azure Site Recovery: Mit Azure Site Recovery können Sie Ihre Anwendungen und Workloads in der Azure Cloud schützen und wiederherstellen. Das Tool bietet Ihnen eine zuverlässige und skalierbare Lösung für das Disaster Recovery Ihrer Workloads, sodass Sie im Falle eines Ausfalls schnell wieder online sind.

Azure Data Factory: Mit Azure Data Factory können Sie Daten aus unterschiedlichen Quellen in die Azure Cloud migrieren. Das Tool unterstützt Sie bei der Übertragung von Daten aus relationalen Datenbanken, Dateisystemen, Hosts sowie anderen Cloud-Diensten in die Azure Cloud.

Azure Database Migration Service: Mit dem Azure Database Migration Service können Sie komplette Datenbanken in die Azure Cloud migrieren. Das Werkzeug unterstützt verschiedene Datenbank-Engines, darunter Microsoft SQL Server, MySQL, Oracle und PostgreSQL, und bietet Ihnen eine reibungslose Migration ohne Unterbrechungen.

Umzug ohne Komplikationen

Im Idealfall erfolgt die Migration außerhalb der Geschäftszeiten, um mögliche Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb weitgehend zu minimieren. Zudem ist es wichtig, vorab eine klare Kommunikation mit allen beteiligten Personen und Abteilungen zu führen, um sicherzustellen, dass jeder über den Ablauf und die Auswirkungen der Migration informiert ist. Eine umfassende Schulung der Mitarbeiter und Anwender kann ebenfalls dazu beitragen, Komplikationen und Unklarheiten präventiv zu vermeiden.

Schritt 4: Testen und Validieren der migrierten Systeme

Sobald die Migration abgeschlossen ist, sollte diese bzw. die migrierten Systeme gründlich auf die Erfüllung der definierten Anforderungen hin getestet und validiert sowie – gemeinsam mit dem Auftraggeber – deren korrekte Funktion per Abnahme bestätigt werden. So wird die Umsetzung der gesteckten Ziele möglich und die angestrebten Vorteile der Cloud-Nutzung gegenüber einer herkömmlichen, Hardware-basierten Infrastruktur können im Geschäftsalltag umgesetzt und genutzt werden.

Schritt 5: Überwachung, Betreuung und Optimierung

Um den dauerhaften Erfolg der Migration sicherzustellen und die Vorteile einer Cloud-basierten Infrastruktur in Gänze ausschöpfen zu können empfiehlt es sich, die Umgebung nach Abschluss der Migration im Zuge der praktischen Nutzung fortlaufend zu überwachen und zu optimieren. Falls sich Arbeitsabläufe, Workloads, Sicherheitsanforderungen oder sonstige Gegebenheiten ändern, kann so zeitnah reagiert werden.

Mitarbeiterschulungen sind auch nach erfolgreicher Migration ein wichtiger Baustein zur Schaffung einer hohen Akzeptanz im Umgang mit den neuen Systemen.

Die Durchführung regelmäßiger Backups und Updates ist auch in Cloud-Umgebungen unabdingbar, um mögliche Ausfälle oder Datenverlust zu vermeiden.

Zu guter Letzt sollte die Cloud-Umgebung in Gänze regelmäßig neu evaluiert werden, um die Effizienz stetig weiter zu erhöhen und die Betriebskosten zu optimieren. Microsoft stellt hierfür Tools und Ressourcen wie beispielsweise Azure Cost Management and Billing bereit, die bei der Überwachung und Optimierung der Azure-Kosten unterstützen. Damit lassen sich die Kosten für die Cloud-Nutzung überwachen, Budgets setzen und optimieren sowie Berichte erstellen und analysieren.

Zusammengefasst – 8 Fakten zur Cloud-Migration mit Microsoft Azure

  1. Microsoft Azure ist eine Cloud-Computing-Plattform, die Unternehmen eine Vielzahl von Diensten und Lösungen bietet.
  2. Die Migration in die Cloud mit Microsoft Azure kann Zeit und Kosten sparen, sowie die Skalierbarkeit und Flexibilität des Unternehmens verbessern.
  3. Ein wichtiger Schritt bei der Migration in die Cloud ist die Bewertung der bestehenden Infrastruktur und Anwendungen, um zu entscheiden, welche in die Cloud migriert werden sollten.
  4. Es ist wichtig, eine geeignete Cloud-Strategie zu entwickeln und die Migration sorgfältig zu planen, um Stolpersteine zu vermeiden.
  5. Während der Migration müssen Sicherheits- und Datenschutzbedenken berücksichtigt werden, um die Daten und Anwendungen des Unternehmens zu schützen.
  6. Es ist ratsam, die Migration in kleinen Schritten durchzuführen und regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft.
  7. Microsoft Azure bietet eine Vielzahl von Tools und Diensten, um die Migration zu erleichtern, einschließlich Azure Migrate, Azure Site Recovery und Azure Database Migration Service.
  8. Eine erfolgreiche Migration in die Cloud mit Microsoft Azure erfordert ein starkes Engagement von allen Beteiligten undeine gute Zusammenarbeit zwischen IT-Experten und Geschäftsführern. Es ist wichtig, alle betroffenen Mitarbeiter auf die Veränderungen vorzubereiten und Schulungen anzubieten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Migration in die Cloud mit Microsoft Azure viele Vorteile für Unternehmen bringen kann. Es erfordert jedoch eine sorgfältige Planung und Kontrolle, um Stolpersteine zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Migration reibungslos und erfolgreich verläuft. Zudem müssen Sie sicherstellen, dass alle Sicherheits- und Datenschutzbedenken berücksichtigt werden, um Ihre Daten und Anwendungen vor Bedrohungen zu schützen.

Besonders wichtig: Eine erfolgreiche Migration in die Cloud mit Microsoft Azure erfordert ein starkes Engagement von allen Beteiligten.

Seien Sie smart – mit einer präzisen Planung gelingt die Migration

Wenn Sie Fragen zur Migration nach Microsoft Azure, zu Cloud Computing generell oder zu anderen Themen aus dem Microsoft-Kosmos haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Unser Team ist Experte in Sachen Azure. Wir beraten Sie gerne in allen Belangen rund um eine Migration und wie Sie diese erfolgreich durchführen.

Kontaktieren Sie uns unter der kostenfreien Nummer 0800 4883 338 oder vereinbaren Sie hier einen unverbindlichen Gesprächstermin.

Weiterführende Links

Im Schneider + Wulf 360° Portfolio: Microsoft Azure | Microsoft 365

Herstellerseiten: Microsoft Azure | Microsoft 365

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Lesedauer ‘ ADFS – Ein Zugang für alle Geschäftsanwendungen ‘: 4 Minuten

Die wachsende Menge verschiedener Cloud-Anwendungen sowie Web Apps und der damit verbundene Passwort-Wildwuchs bewirken einen verstärkten Trend zur Single-Sign-On-Identitätsüberprüfung. Microsoft bietet mit ADFS – Active Directory Federation Services – eine Single-Sign-on-Lösung an, welche unternehmensweit eine zentralisierte Anmeldung ermöglicht – sowohl innerbetrieblich als auch von außerhalb. Mehr über die Funktion der Lösung und welche Vor- und Nachteile ihr Gebrauch mit sich bringt, erfahren Sie im folgenden Blogartikel.

Unternehmen setzen zur Abwicklung betrieblicher Prozesse eine stetig steigende Zahl unterschiedlicher Systeme, Endgeräte, Geschäftsanwendungen, Web Apps und Cloud-Lösungen ein. Infolgedessen stehen MitarbeiterInnen vor der (immer komplexeren) Herausforderung einer aufwendigen Passwortverwaltung und -nutzung. Leider ist diese ‘tägliche Routine’ nicht nur zeitintensiv und benutzerunfreundlich, sondern zudem empfänglich für IT-Sicherheitsrisiken.

Somit ist es nicht verwunderlich, dass viele MitarbeiterInnen mit ebenjener Passwortverwaltung überfordert sind, wie zahlreiche Gutachten bestätigen (bsplw. die Studie Psychologie der Passwörter 2021 von LastPass). Ferner demonstriert eine Auswertung von Yubico, dass 54% aller MitarbeiterInnen identische Passwörter für mehrere dienstliche Konten verwenden. 22% der Befragten schreiben Passwörter nach wie vor auf, um den Durchblick zu behalten – darunter 41% der Firmeninhaber und 32% der C-Level-Führungspersonen!

Den sinnvollsten sowie sichersten Weg aus diesem Dilemma bieten sogenannte Single-Sign-on-Lösungen, wie die Active Directory Federation Services von Microsoft.

ADFS: Eine Definition

Microsoft Active Directory Federation Services, kurz ADFS oder auch ‘Active Directory-Verbunddienste’, stellt eine Lösung für die organisationsübergreifende Anmeldung an verschiedenen Systemen, Web-Apps und Cloud-Anwendungen (von Microsoft und Drittanbietern) dar.

Zur Identitätsüberprüfung der Anwender benutzen die ADFS von Microsoft eine Benutzerverwaltung der Active Directories. Dies ermöglicht der Single-Sign-on-Lösung eine Anmeldung der ArbeitnehmerInnen mit Hilfe der – im Verzeichnisdienst Active Directory gesicherten – Anmeldedaten. So werden Stolpersteine rund um die Verwaltung von Zugangsdaten reduziert und sämtliche für die tägliche Arbeit erforderlichen Zugänge an zentraler Stelle organisiert.

Zudem nutzen die Active Directory Federation Services das auf Erfordernissen basierendes Autorisierungsmodell und Anmelde-Token für die Zutrittskontrolle. Hierbei erfolgt eine genaue Trennung zwischen den Zielanwendungen sowie der Verwaltung der Anmeldedaten. Dank der Verwendung der Token müssen die AcDFS die Zugangskennungen nicht mit den Drittsystemen teilen.

Parallel dienen die Microsoft Active Directory Federation Services ebenfalls als Verbindung, um unterschiedliche Frameworks zu integrieren (z.B. die ‘Security Assertion Markup Language’ SAML). Diese gewährt den Zugriff auf cloudbasierte und webbasierte Anwendungen, welche nicht in der Lage sind, die eingebaute Windows-Authentifizierung, kurz IWA, über Active Directory zu verwenden.

Einsatzmöglichkeiten von ADFS

Es gibt verschiedene Einsatzszenarien für Microsofts Active Directory Federation Services. Eine der meist genutzten ist die Verknüpfung von Web-Anwendungen mit Cloud-Anwendungen wie Microsoft 365, Office 365, SharePoint oder auch OneDrive. Ein beispielhafter Single Sign-on mit Active Directory Federation Services könnte dabei folgendermaßen ausschauen:

Zu Arbeitsbeginn melden sich die MitarbeiterInnen mit Benutzernamen und Kennwort in der individuellen Windows-Domäne an. Sobald sie Zugang auf etwa Office 365 benötigen, müssen sie den Internetbrowser starten und die Titelseite für den Webservice aufrufen.

Über die Active Directory Federation Services erhält der externe Anbieter die Identität der Angestellten sowie ihre Benutzerrolle oder andere benötigte Informationen per Tokens und Claims mitgeteilt. Darauffolgend meldet der externe Dienst die ArbeitnehmerInnen für die Benutzung an, ohne dass jene eigenhändig den Benutzernamen oder das Passwort eintragen müssen. Die MitarbeiterInnen können nun Office 365 entsprechend ihrer Berechtigungen verwenden.

ADFS – Vor- und Nachteile

Die Vorzüge von Active Directory Federation Services liegen klar auf der Hand:

Die MitarbeiterInnen eines Unternehmens benötigen nur noch eine einzige Zugangskennung, um sich für alle benötigten Programme und Dienste im Geschäftsalltag einzuloggen.

Microsofts ADFS sind mit sämtlichen externen Bereichen kombinierbar, die kein Windows-basiertes Identitätsmodell benutzen. In Kombination mit einer eigenen Active Directory ergibt sich so eine Vielzahl an Anwendungsmöglichkeiten.

Das zentrale Management in der Active Directory-Benutzerverwaltung beseitigt die Unübersichtlichkeit rund um die Verwaltung von Benutzerkennungen und Passwörtern.

Durch die Benutzung von Anmelde-Token erhalten externe Anbieter von Cloud-Diensten sowie Web Apps zu keiner Zeit Kenntnis über die tatsächlichen Benutzernamen oder Passwörter. Wird die Zusammenarbeit mit dem Anbieter beendet, genügt die Löschung der generellen Berechtigung. Passwörter oder Benutzernamen müssen nicht geändert oder gelöscht werden.

Doch auch bei der Nutzung von den ADFS gibt es Punkte, die beachtet werden müssen:

Zusätzlich zu den Gebühren für die Nutzung von Microsoft Active Directory Federation Services müssen Betriebe laufende Kosten für Verwaltung und Wartung berücksichtigen. Je nachdem, wie ADFS konfiguriert ist, können die finanziellen Aufwendungen höher liegen als erwartet (deshalb empfiehlt sich eine präzise Planung und Kalkulation im Vorfeld der Implementierung).

Gesamtkomplexität: Die Inbetriebnahme, Konfiguration und Wartung der Active Directory-Verbunddienste ist zeitaufwendig und komplex. Besonders dann, wenn neue Anwendungen hinzugefügt werden.

ADFS – Sichere und zukunftsweisende Architektur für Cloud-Anwendungen

Fast nichts demotiviert MitarbeiterInnen so extrem wie das Einprägen einer wachsenden Anzahl komplexer Anmeldedaten sowie deren permanente Eingabe, um Programme sowie Dienste nutzen zu können. Dank Microsofts Active Directory Federation Services müssen sich MitarbeiterIinnen nur noch einen Bruchteil solcher Anmeldedaten einprägen, um Zugang zu sämtlichen Geschäftsanwendungen, Cloud-Lösungen und Web Apps zu erhalten.

Weil beim Single Sign-On die Zugangskennungen nur ein einziges Mal übertragen werden, erhöht sich zudem die IT-Sicherheit des Netzwerkzugangs.

Liegt ein Anfangsverdacht eines Identitätsdiebstahls vor, können jegliche Benutzerkonten von einer Stelle gesperrt oder bearbeitet werden. Zur selben Zeit ist das Single Sign-out mit ADFS genauso unkompliziert wie das Single Sign-On. Durch die einmalige Abmeldung über den Single Sign-out werden automatisch alle Sitzungen beendet und die entsprechenden Verbindungen getrennt.

Möchten auch Sie mit Active Directory Federation Services von MS das Benutzererlebnis, die Produktivität sowie die IT-Sicherheit in Ihrem Betrieb steigern? Oder haben Sie noch Fragen zum Thema? Kontaktieren Sie uns unter 0800 4883 338 kostenfrei, wir beraten Sie gerne!

Mehr zum Thema

Hier finden Sie weiterführende Informationen zu IT-Sicherheitskonzepten im Allgemeinen sowie zum Thema Datensicherheit.

Lesedauer ‘Microsoft OneNote – virtueller Notizblock und mehr: 5 Minuten

Evernote, Apple- oder Google Notizen: Nützliche Notizerfassungsprogramme gibt es inzwischen einige; mit Microsoft OneNote natürlich auch aus dem Hause Microsoft. Kostenlos und einfach in der Handhabung liefert OneNote alles, was man braucht, um Unterlagen oder Dateien bequem und schnell anzulegen, zu editieren und zu speichern.

Die Anwendung OneNote aus dem Hause Microsoft ist eine Lösung zur Aufbewahrung und Organisation von Notizen. Mit dieser intuitiven Software lassen sich wichtige Dokumente und Dateien an einem Platz gebündelt sammeln und gleichzeitig übersichtlich verwalten. OneNote lässt sich in Bereiche sowie Seiten kategorisieren, genau wie ein Notizbüchlein aus Papier. Allerdings ermöglicht die elektronische Variante schnelles Ordnen, Navigieren sowie Recherchieren und erleichtert die Arbeit damit gewaltig. In OneNote lassen sich Ideen oder To-dos intuitiv und schnell eintragen, aber auch detaillierte Skizzen erstellen. Außerdem lassen sich Beiträge aus OneNote mit anderen teilen und man kann gemeinsam an diesen arbeiten – ein Highlight, welches vor allem beim Gebrauch in Unternehmen extrem hilfreich sein kann.

Damit man den Durchblick behält, lassen sich Notizen bei Microsofts Notizerfassungsprogramm durch Tags kennzeichnen. Und für die erforderliche Interaktivität kann man selbstverständlich auch Dateien wie PDFs oder Audionotizen, Onlinevideos und andere Medien einfügen – Inhalte aus dem Internet werden dabei ganz automatisch mit einer passenden URL versehen.

Office 365-Kunden profitieren von zusätzlichen Eigenschaften wie einer Versionsverwaltung, der Outlook-Integration und mehr.

Microsoft OneNote ist nicht nur für Windows verfügbar, sondern ebenso als App für iOS, macOS und Android. Damit hat man sämtliche Notizen plattformübergreifend und synchron zur Hand – sofern OneNote mit dem Microsoft-Cloudspeicher OneDrive verbunden ist.

Wichtig: Ab Windows 11 wird OneNote bei Windows-Neuinstallationen nicht mehr standardmäßig vorinstalliert. Es kann allerdings kostenlos heruntergeladen werden.

Microsoft OneNote im Mac App Store (macOS) und im App Store (iOS)

Microsoft OneNote für Android

Was OneNote im Arbeitsalltag leistet

Während sich mit OneNote im privaten Bereich perfekt Kochrezepte oder Einkaufslisten erstellen und organisieren lassen, erweist sich OneNote vor allem im geschäftlichen Umfeld als äußerst nützlich. Insbesondere dann, wenn mehrere Mitarbeiter auf Informationen zurückgreifen müssen, stellt die Notiz-Applikation OneNote eine praktische, kostenfreie Möglichkeit dar. In OneNote lassen sich Aufgaben, Ideen, Protokolle usw. übersichtlich ablegen. So ist zum Beispiel das firmenweite Erstellen einer Wissensdatenbank oder eines öffentlichen Wikis in OneNote möglich. Doch auch bei der Nutzung im Rahmen kleinerer Projektarbeiten überzeugt OneNote aufgrund der oben erwähnten Cloud-Synchronisation als Notizspeicher.

Grundsätzlich sind OneNote-Notizen stets gleich strukturiert:

Notizbuch > Abschnitt > Seite > Unterseite

Der ‘digitale Notizblock’ OneNote ist in diverse Abschnitte gegliedert, welche wiederum jeweils beliebig viele Seiten und Unterseiten enthalten können. Ganz analog einem Heft aus Papier, in welchem es verschiedene Kapitel, Unterkapitel und einzelne Seiten gibt. Mit dem Vorteil, dass man die Abschnitte ständig erweitern und unkompliziert neu strukturieren kann.

Microsoft-Nutzer profitieren zusätzlich vom Gebrauch von OneNote, da sich OneNote nahtlos in alle weiteren Produkte der Office-Palette integriert. So lassen sich Daten aus Word beispielsweise in Sekundenschnelle zu OneNote transferieren und umgekehrt.

Weitere interessante Fakten zu OneNote

Einzelne Abschnitte lassen sich auf Wunsch mit einem Passwort versehen und so durch den unbefugten Zutritt von Dritten schützen.

Man kann Notizen miteinander verknüpfen.

Es gibt eine integrierte Text- sowie Spracherkennung. Dadurch können Inhalte, welche sich in eingefügten Bildern und Sprachdateien ‘verstecken’, über die Suche gefunden werden.

OneNote eignet sich ideal für Stift-Eingaben, die auf einem Tablet als handschriftliche Notizen erstellt werden.

Notiz-Seiten in OneNote sind grundlegend ‘unendlich’ groß. Aber Vorsicht: Sehr große Notizen lassen sich nur noch schwer drucken, wenn erforderlich.

Fünf Tipps für effizienteres Arbeiten mit OneNote (unter Windows)

1. Screenshots effizient in OneNote ablegen: Ganz egal, ob OneNote gestartet ist oder nicht; drückt man die Windows-Taste verbunden mit Shift + S, dann kann man einen Screenshot erstellen, für den man direkt den passenden Speicherort in OneNote festlegen kann (Notizbuch, Abschnittsgruppe, Abschnitt oder Seite). Dann nur noch auf ‘An den ausgewählten Speicherort senden’ und im gleichen Moment befindet sich der Screenshot im Notizbuch an der definierten Stelle.

2. Audioaufzeichnungen erstellen: Über die OneNote App lassen sich auch Audioaufzeichnungen erstellen. Besonders praktisch ist dies beispielsweise bei kurzfristig anberaumten Besprechungen, an welchen nicht alle erforderlichen Personen teilnehmen können. Oder, wenn einem während einer Autofahrt plötzlich wichtige Gedanken in den Kopf kommen, die man nicht verbummeln will.

3. Audioaufzeichnungen durchsuchbar machen: Audioadateien in OneNote lassen sich für die Suche indizieren. Um die Suche nach gesprochenen Details in Audiodateien einzuschalten, wird die Funktion wie folgt aktiviert: Im Menü auf ‘Datei’ klicken und ‘Optionen’ auswählen. Als nächstes ‘Audio und Video’ wählen und dort ‘Suche nach Wörtern in Audio- und Videoaufzeichnungen aktivieren’ anhaken. Jetzt nur noch mit ‘OK’ bestätigen und Audiodateien können fortan durchsucht werden.

4. Schneller arbeiten durch praktische Tastenkombinationen: In OneNote sind eine ganze Reihe von zeitsparenden Shortcuts verborgen, die das Arbeiten mit den Notizen noch rascher und müheloser machen. So kann man z.B. mit Strg+1 ein neues Aufgabenlistenelement erstellen oder entfernen. Microsoft hat auf dieser Seite alle Shortcuts für OneNote zum Nachschlagen aufgelistet.

5. Eine Notiz auf die Schnelle erstellen: Mit Windows+N legt man blitzschnell ein virtuelles Post-it an (hierfür muss OneNote nicht einmal offen sein). Diese Post-its werden im Standard-Notizbuch unter dem Segment ‘nicht abgelegte Notizen’ gesichert und lassen sich von dort an den richtigen Ort schieben, falls erforderlich. Optional kann man den Standard-Speicherort in den One-Note-Optionen unter ‘Speichern und Sichern’ individuell festlegen.

Zu guter Letzt sei angemerkt, dass der geschäftliche Einsatz von OneNote rechtlich unbedenklich und DSGVO-konform ist. Für Interessenten mit Firmensitz in Deutschland gilt: Alle Daten werden auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union – genauer gesagt in Deutschland selbst – gesichert. Dies kann man auf dieser Seite nachlesen, auf der alle Standorte der von Microsoft genutzten Rechenzentren pro genutztem Microsoft-Dienst transparent aufgeführt sind. Die Daten der Benutzer des Services OneNote, die eine Rechnungsadresse in Deutschland haben, werden daher einzig und allein in Deutschland gehostet.

Dennoch raten wir dazu, die Daten aus OneNote idealerweise im LAN abzuspeichern und über eine Netzwerkfreigabe allen MitarbeiterInnen des Unternehmens Zugriff zu gewähren (Achtung: An Backups denken!). Ist die Datenspeicherung in der Cloud gewünscht bzw. unumgänglich, ist darauf zu achten, sensble Daten wie Passwörter oder Bankdaten nicht in OneNote abzulegen. Für anderweitige schützenswerte Informationen empfehlen wir, die bereits erwähnte, in OneNote integrierte Passwort-Funktion zu nutzen.

Haben Sie Interesse, OneNote in Ihrem Unternehmen zu nutzen? Dann kontaktieren Sie uns unter 0800 4883 338 kostenfrei. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!

Mehr zum Thema

Hier finden Sie weiterführende Informationen zu Office 365 im Allgemeinen, zu Microsoft Teams und zu Cloud Computing.

Foto © Anna Tarazevich @ Pexels

Lesedauer ‘Microsoft Power Platform: Treiber einer schnellen Digitalisierung’: 6 Minuten

Das Thema ‘Digitalisierung’ umtreibt die Geschäftswelt seit Jahren. Obwohl einerseits der Bedarf an neuen, leistungsstärkeren und datenbasierten Geschäftsanwendungen wächst, um Geschäftsprozesse zu optimieren sowie Mehrwerte zu schaffen, fehlen auf der anderen Seite immer mehr IT-Fachkräfte und Fachwissen, um diese zu entwickeln. Aus diesem Grund gewinnen Low-Code-Plattformen wie Microsoft Power Platform zunehmend an Popularität. Aber was genau ist Microsoft Power Platform, wie ist die sie strukturiert und welche Vorzüge bieten die integrierten Schlüsselanwendungen? Alles Wissenswerte erfahren Sie in Folge in diesem Blogbeitrag.

In der zunehmend technologiegesteuerten Geschäftswelt dreht sich alles um Wandlung, Neuerung, Geschwindigkeit und Daten. Deshalb ist es keinesfalls verwunderlich, dass die Herausforderungen und Erfordernisse an Unternehmen konstant steigen: Zum einen müssen sie durchweg schneller auf dynamische Markt- und Geschäftsentwicklungen eingehen. Zum anderen müssen sie in zunehmend knapperen Intervallen innovative Geschäftsanwendungen entwickeln sowie bereitstellen, welche effizientes Arbeiten und rasches Handeln ermöglichen.

Für längere Entwicklungszeiten und kostenintensive Individualentwicklungen ist da wenig Platz. Erschwerend kommt hinzu, dass vielerorts passendes Fachpersonal fehlt, um die vielen Geschäftsanwendungen zu erstellen und implementieren, die für die digitale Transformation gebraucht werden.

Laut dem Branchenverband Bitkom gibt es gegenwärtig 96.000 unbesetzte IT-Stellen. Software-EntwicklerInnen sind dabei mit Abstand am gefragtesten.

Deshalb setzen immer mehr Unternehmen Low-Code-Plattformen wie Microsofts Power Platform ein.

Was ist Microsoft Power Platform? Eine Definition

Microsoft Power Platform ist eine sog. Low-Code-Plattform (‘wenig Code’), die anstelle von gewöhnlichen, textbasierten Programmiertechniken visuelle Methoden in Gestalt von Point-and-Click oder Drag-and-Drop gebraucht mit dem Ziel,

  • die schnelle sowie ressourcenschonende Entwicklung von datenbasierten Geschäftsanwendungen zu gewährleisten,
  • wiederkehrende Vorgänge zu automatisieren,
  • aggregierte Geschäftsdaten zu visualisieren,
  • Firmenprozesse zu digitalisieren und optimieren.

Die Lösung von Microsoft vereint hierzu eine Vielzahl performanter Services aus dem Microsoft-Produktangebot. Zu den Schlüsselkomponenten zählen:

  • Microsoft Power BI
  • Microsoft Power Apps
  • Microsoft Power Automate
  • Microsoft Power Virtual Agents

Leistungsfähige Anwendungen, vereint in einer Plattform

Diese vier Komponenten haben jeweils eigene Schwerpunkte und können daher isoliert für sich oder eng verknüpft gemeinsam eingesetzt werden. Zur reibungslosen Funktion – einzeln oder im Team – stellt wiederum Microsoft 365 (mit diversen Werkzeugen wie Dynamics 365, Azure, Dataverse, AI Builder etc.) den passenden Rahmen.

Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Schwerpunkte der eingesetzten Komponenten und Werkzeuge:

Microsoft Power BI – Dank Microsoft Power BI können sämtliche Geschäftsdaten, die in der Microsoft Power Platform gebündelt werden, in multimediale Dashboards und Berichte umgesetzt werden.

Microsoft Power Apps – Mit Microsoft Power Apps sind Ihre MitarbeiterInnen in der Lage, datenbasierte Geschäftsapps ebenso wie Geschäftsanwendungen schnell und unkompliziert zu entwickeln und einzuführen.

Microsoft Power Automate – Microsoft Power Automate begünstigt durch die Automatisierbarkeit wiederkehrender Arbeitsabläufe die Mitarbeitereffizienz.

Microsoft Power Virtual Agents – Mit Power Virtual Agents können MitarbeiterInnen eigenständig leistungsstarke Chatbots erarbeiten und optimieren.

Microsoft Dataverse – Microsoft Dataverse ist der gemeinsame Datendienst aller Anwendungen sowie Services, Microsoft 365, Dynamics 365 und Microsoft Azure. Darüber hinaus bietet er die zentrale Schnittstelle für die Anbindung aller anderen Daten. Mehrere große Software-Anbieter wie SAP und Adobe fördern Microsoft Dataverse standardmäßig und beteiligen sich an der ‘Open Data Initiative’.

AI Builder – Der AI Builder ist ein Werkzeug, welches es MitarbeiterInnen möglich macht, Funktionen aus dem Bereich ‘Künstliche Intelligenz’ in Geschäftsprozesse und Anwendungen einzubinden.

Konnektoren – Diese stellen die Auswahl von Schnittstellen zu diversen Systemen zur Verfügung. So können MitarbeiterInnen unterschiedlichste Datenquellen mit Microsoft Power Platform verknüpfen.

Erfolgreich gemeinsam arbeiten dank Microsoft Power Platform

Microsoft Power Platform wendet sich an alle MitarbeiterInnen, die (versteckte) Potenziale in der Optimierung von Arbeitsprozessen erkennen. Mit dem Low-Code-Ansatz können diese – größtenteils in Eigenregie – binnen kürzester Zeit Daten auswerten, Arbeitsabläufe optimieren und automatisieren, datenbasierte Lösungen entwickeln und einführen sowie Berichte oder Chatbots erzeugen. Zudem liefert die Plattform selbst professionellen Entwicklern eine hervorragende Basis, um kompliziertere Geschäftsanwendungen zu entwickeln und einzuführen.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick

Die Vorzüge der Microsoft-Power-Platform-Nutzung liegen auf der Hand. Unter anderem

  • wird die IT-Abteilung unterstützt.
  • können die Kosten für die Produktion professioneller Applikationen oder die Automatisierung von Geschäftsprozessen stark reduziert werden.
  • müssen Anwendungsentwicklungen durchweg weniger ausgelagert oder durch Spezialisten ausgeführt werden.
  • erhalten MitarbeiterInnen verbesserten Zugang zu Geschäftsdaten und Informationen – dies hilft bei cleveren und schnelleren Entscheidungen.
  • ersetzen die neuen Workflows manuelle, zeitaufwendige Geschäftsprozesse und erhöhen somit die Effizienz.

Der Einsatz von Microsoft Power Platform lohnt sich

Low-Code-Plattformen wie Microsoft Power Platform erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Für Unternehmen stellen sie eine geeignete Möglichkeit dar, mit vertretbarem Zeit- und Kostenaufwand Geschäftsanwendungen intern zu erarbeiten. Darüber hinaus hilft sie MitarbeiterInnen, ihren Fokus auf Innovation, Wissen und Können zu setzen – Ergebnis ist eine erhöhte Leistungsfähigkeit und Effizienz des Einzelnen sowie des Unternehmens als Ganzes.

Möchten auch Sie Ihre MitarbeiterInnen mit dem Einsatz von Microsoft Power Platform befähigen, Geschäftsanwendungen zu entwickeln, Geschäftsprozesse zu verbessern sowie die Wertschöpfung im Betrieb voranzutreiben? Haben Sie weitere Fragen zu Microsoft Power Platform oder benötigen Sie in diesem Zusammenhang Unterstützung? Kontaktieren Sie uns kostenfrei unter 0800 4883 338, wir beraten Sie gerne.

Mehr zu Microsoft Azure erfahren Sie hier. Mehr zu Office 365 hier.

Foto © Mohan Nannapaneni @ Pexels

Lesedauer ‘Der Klassiker, wenn es um Text geht – Microsoft Word im Detail’: 5 Minuten

Wenn es um die Bearbeitung von Texten auf dem PC geht, kommt man um Microsoft Word nicht herum. Mit einem Marktanteil von 85 Prozent ist Word das meistgenutzte Textverarbeitungswerkzeug in deutschen Unternehmen. Die Computersoftware war, als sie zu Beginn der 90er Jahre auf den Markt kam, bahnbrechend und wurde seitdem kontinuierlich fortentwickelt und an die Bedürfnisse der Nutzer angepasst. Ungeachtet diverser Alternativlösungen kann bis dato kein Mitbewerber-Produkt Word den Rang ablaufen. Aber was ist der Schlüssel zum Erfolg von Microsoft Word?

Word aus dem Hause Microsoft ist ein Textverarbeitungsprogramm mit Elementen des Microsoft-Office-Pakets. Word ist sowohl für Windows als auch für macOS verfügbar. Darüber hinaus gibt es auch mobile Apps für Android, iOS und Windows Phone. Fast immer wenn es um digitale Textverarbeitung geht, ist Word eine geeignete Wahl. Die Einsatzgebiete sind groß und langen vom privaten bis in den geschäftlichen Sektor: Von der Erstellung von Zeitschriften über Prospekte, Einladungen bis hin zu Imagebroschüren.

Um all diesen Publikationen ein individuelles Aussehen verleihen zu können, verfügt Word über eine Vielzahl an Formatierungs- und Designoptionen. Zudem besteht die Möglichkeit einer logischen Strukturierung über Inhaltsverzeichnisse.

So entstand das Textverarbeitungsprogramm Word

Der Ausdruck WYSIWYG hat durch Word globale Berühmtheit erlangt. WYSIWYG ist die Abkürzung für ‘What You See Is What You Get’. Im Klartext: Das, was man während der Bearbeitung eines Dokuments in Word sieht ist exakt das, was man am Ende als Resultat erhält, wenn man es ausdruckt oder als PDF abspeichert. Heutzutage mag so etwas selbstverständlich sein – als Word entwickelt wurde, war es das nicht. Diese Form der ‘Echtzeitdarstellung’ war zum Markstart von Microsoft Word 1989 vollkommen bahnbrechend (und brachte etliche Computer an ihre Leistungsgrenze). Unterschiedliche Formatierungen testen? Ging damals nur durch Drucken und Nebeneinanderlegen der verschiedenen Druckergebnisse.

Das Ergebnis schon im Verlauf des Bearbeitungsprozesses erblicken zu können, war zu Beginn der 90er absolut neuartig und hob die Software in Sachen ‘Usability’ – also in den Bereichen Nutzerfreundlichkeit und Handhabbarkeit – auf ein völlig neues Niveau.

Übrigens: Angesichts der einzigartigen Erfolgsgeschichte von Word hat Microsoft den Quellcode zu Microsoft Word for Windows 1.1a 2014 dem Computer History Museum gestiftet. Er steht dort für wissenschaftliche Zwecke zum Download bereit.

Wie arbeitet man mit Microsoft Word?

Mit Word lassen sich Texte formatieren und mit individuellen Designs versehen. Zudem verfügt die Anwendung über eine umfassende Rechtschreib- und Grammatikprüfung mit der Möglichkeit, diese in ihrer Funktion vollständig oder teilweise zu automatisieren. Word beachtet hier nicht bloß die Orthografie, sondern genauso Satzstruktur, Groß- sowie Kleinschreibung sowie Zeichensetzung.

Eine große Arbeitserleichterung bei der Arbeit an Texten, insbesondere in der Gruppe: Die ‘„Änderungen nachverfolgen’-Funktion. Einmal über ‘Überprüfen’ > ‘Änderungen nachverfolgen’ aktiviert, protokolliert Word sämtliche Anpassungen, welche an einem Text vorgenommen werden. Gepaart mit einer Kommentar-Funktion (‘Überprüfen’ > ‘Neuer Kommentar’) ist Word das perfekte Handwerkszeug zur kooperativen Dokumentenarbeit.

Die sog. ‘Modernen Kommentare‘ machen dieses Feature sogar noch leistungsfähiger: Kommentare werden nach Versender untergliedert und lassen sich in Threads zusammenschließen. Arbeitet man an einem in der Cloud gespeicherten Dokument, können Personen per @mention direkt in einem Kommentar genannt werden und man kann Teammitgliedern aus dem Word-Dokument heraus Arbeiten zuordnen.

Holen Sie mehr raus aus Microsoft Word

Nachfolgend ein paar Tipps, welche Ihnen in Ihrer täglichen Arbeit mit Word eine Menge Zeit sparen können:

1. Vorlagen nutzen: Microsoft stellt unzählige Layouts für Word kostenlos zur Verfügung (https://templates.office.com/?omkt=de-DE): Aus über 40 Kategorien kann man unter dutzenden von Designvorlagen für Kalender, Poster, Flyer, Unternehmenpläne, Broschüren, Einladungen und etlichen weiteren wählen.

2. Zeit sparen durch Tastenkürzel: STRG + C, STRG + V und STRG + S kennt mit Sicherheit jeder. Aber wussten Sie, dass Sie mit Markern eines gewählten Absatzes und STRG + L den Text linkszentriert setzen, während der Inhalt durch STRG + R rechtsbündig erscheint? Einen Textabstand von 1,5 schaffen funktioniert ebenfalls ganz flink und mühelos über STRG + 5. Shortcuts sparen – sinnvoll eingesetzt – sehr viel Zeit. Eine Übersicht sämtlicher zur Bereitschaft stehenden Tastenkombinationen in Word finden Sie hier.

3. Formatvorlagen individualisieren: Insbesondere im Unternehmensumfeld, wo ein gewisses Corporate Design berücksichtigt werden sollte, bieten sich Formatvorlagen an, um Dokumenten einen homogenen Anstrich zu verleihen. Einmalig in der Formatvorlage bestimmt, ist beispielsweise die Hauptüberschrift ganz automatisch in der Schriftart Verdana mit 24 Pt linksbündig und der Fließtext mit 12 Pt im Blocksatz angelegt. Richtig eingesetzt gewährleisten Formatvorlagen ein einheitliches Äußeres und sauber strukturierte Dokumente.

4. Blindtext einfügen: Wer viel mit Word arbeitet weiß, wie sinnvoll sog. Blindtext (Text ohne Sinngehalt mit dem Zweck, Textmenge grafisch zu simulieren) bei der Erstellung eines Layouts ist. ‘=rand(2,3)’ am Beginn einer neuen Textzeile eingetippt und ‘Enter’ gedrückt, erzeugt Blindtext in Word schnell und problemlos. Die erste Zahl steht dabei für die Anzahl der Absätze, der zweite Wert gibt die Anzahl der Sätze pro Absatz an.

5. Cursor-Position merken: Eine Funktion, welche besonders im Job an mehrseitigen Dokumenten enorm hilfreich ist, ist die Merkfunktion für die Position des Cursor. Word speichert die letzten vier Cursor-Standorte automatisch mit. Aufrufen kann man diese durch Drücken von Shift + F5.

6. Speichern, speichern und nochmal speichern: Wer häufig mit Word arbeitet, hat das vielleicht schon einmal erlebt: Zig Seiten Text sind fertig geschrieben, doch ausgerechnet an diesem Punkt hängt sich der Rechner auf oder der Akku vom Laptop ist leer. Dokument abgespeichert? Fehlanzeige. Deshalb generell der Tipp: In regelmäßigen Abständen speichern (trotz der Funktion ‘Automatisches Speichern’)! Und da viele über einen Zeitraum gestreut etliche Word-Dokumente öffnen, zum Schluss noch ein Hinweis, wie man alle geöffneten Word-Dokumente zum Feierabend hin auf einmal speichert. Bis zur Version 2003: Shift-Taste gedrückt halten und Klick auf ‘Datei’. Dann finden Sie in der Liste die Befehle ‘Alle speichern’ und ‘Alles schließen’. Ab Version 2007 muss dieses Feature einmalig eingerichtet werden, ist dann aber per Icons in der Schnellzugriffsleiste verfügbar:

  • Klicken Sie auf den Pfeil der Drop-Down-Liste rechts neben der Schnellzugriffsleiste
  • Wählen Sie den Eintrag ‘Weitere Befehle’
  • Im Fenster wählen Sie in der Drop-Down-Liste ‘Befehle auswählen’ den Eintrag ‘Alle Befehle’
  • Scrollen Sie nach unten wählen Sie den Befehl ‘Alle speichern’ bzw. ‘Alles schließen’
  • Fügen Sie die Befehle mit der Schaltfläche ‘Hinzufügen’ der Schnellzugriffsleiste hinzu
  • Bestätigen Sie die Änderungen im Fenster mit ‘OK’

Zum Abschluss sei angemerkt, dass Microsoft Word natürlich nicht das einzige Textverarbeitungsprogramm ist, das es gibt: Alternativen sind beispielsweise Pages von Apple sowie Textmaker von der Softmaker-Office-Suite (die einzige in Deutschland entwickelte Software dieser Kategorie). Weitere Word-Alternativen sind das kostenfreie Computerprogramm OpenOffice Writer von Apache sowie der quelloffene LibreOffice Writer und LaTeX. Im Gegensatz zu Word verfügt Letzteres jedoch nicht über ein WYSIWYG-Prinzip verfügt und ist deshalb deutlich komplizierter in der Anwendung.

Möchten Sie mit Microsoft Word produktiver werden? Kommen Sie gerne unter der kostenfreien Rufnummer 0800 4883 338 auf uns zu, wir beraten Sie gerne (und verraten Ihnen noch weitere nützliche Handhabungstipps)!

Foto © Pixabay @ Pexels

Lesedauer: 6 Minuten

Dropbox, Google Drive, iCloud … Cloud-Dienste gibt es mittlerweile viele. Die Lösung aus dem Hause Microsoft auf dem Cloud-Storage-Markt nennt sich OneDrive. Was kann OneDrive? Beeindruckt die Cloud-Lösung in Sachen Datenschutz? Bewährt sich der Service tendenziell für private oder für geschäftliche Anlässe? Wir haben OneDrive genau unter die Lupe genommen.

Mit Unterstützung des von Microsoft bereitgestellten Cloud-Dienstes OneDrive kann man beliebige Daten in der Cloud speichern, damit diese ortsunabhängig auf Abruf verfügbar sind – per Browser, Client-Anwendung oder OneDrive-App (erhältlich für WindowsPhone, iOS und Android).

Cloud-Storage dient aber nicht nur dem reinen Datenzugriff von überall. Vor allem im Falle eines Endgeräteverlusts oder -defekts ist es enorm wertvoll, wenn wichtige Daten an einem anderen Ort, beispielsweise eben in OneDrive, gespeichert sind. Eine Funktion, welche privat, vor allem aber geschäftlich extrem nützlich ist (Vorsicht: Ein Backup wird damit dennoch nicht ersetzt!).

Damit sämtliche Daten immer und überall synchron sind, kann man ganz einfach einen als ‘OneDrive-Ordner’ bezeichneten Ordner auf dem Computer anlegen. Alle Dateien, die in diesen Ordner bewegt werden, landen dann automatisch in der OneDrive-Cloud. In dem Moment, wo Daten auf irgendeinem Endgerät hinzugefügt, verändert oder beseitigt werden, erfolgt eine automatische Synchronisierung auf allen anderen Geräten bzw. Speicherorten. Einzige Anforderung dafür: Eine Verbindung mit dem Internet.

Für den Dateiaustausch mit Anderen lassen sich Dokumente oder Fotos aus OneDrive problemlos teilen – sei es das Geburtstagsfoto des Enkels für die Oma oder der Geschäftsbericht, den man dem Chef zur Durchsicht zukommen lassen möchte. Statt eine Datei via E-Mail zu verschicken oder sie auf einen USB-Stick zu ziehen (und so für eine Kopie der Datei zu sorgen), verschickt man einen personalisierten Direktlink zur Datei in OneDrive.

Tipp: Wenn Sie Windows 10 als Betriebssystem nutzen, ist OneDrive bereits auf Ihrem PC installiert. Bei einer anderen Windows-Version müssen Sie erst die OneDrive-App installieren.

OneDrive for Business – die Microsoft-Cloud für Unternehmen

Wie erwähnt lässt sich die OneDrive Standard-Lösung auch geschäftlich nutzen – mit ‘OneDrive for Business’ bietet Microsoft jedoch ein Produkt an, welches dediziert für den Einsatz in Unternehmen konzipiert und somit optimal auf die Zusammenarbeit in Teams individualisiert wurde. Hier beruht die Cloud-Option im Schwerpunkt auf der Technologie von Microsoft SharePoint und kann deshalb weit mehr als ein ‘normaler’ Cloud-Speicherdienst: Per OneDrive for Business können mehrere Personen zeitgleich gemeinsam an einem Dokument arbeiten. ‘Co-Authoring’ nennt man diese leistungsfähige Arbeitsweise, die effizientes Teamwork möglich macht.

OneDrive ist ein echter Teamplayer und arbeitet Hand in Hand mit anderen Microsoft-Applikationen – insbesondere mit Microsoft 365. Beispielsweise kann eine PowerPoint-Präsentation, die Person A in OneDrive abgelegt hat, von Nutzer B via Browser angesehen und überarbeitet werden, ohne dass Nutzer B PowerPoint auf seinem Endgerät installiert haben muss. Und Person C kann von einem anderen Teil der Welt hierbei zusehen und die Veränderungen beurteilen. Diese Möglichkeiten erleichtern die kollaborative Arbeit enorm, vor allem in den Teams, die mit Betriebssystemen von Microsoft und Apple arbeiten. Dank der automatischen Daten-Synchronisation von OneDrive können zudem alle Mitarbeiter immerzu die aktuelle Version abrufen – ganz ohne ‘Handarbeit’.

In diesem Zusammenhang steht ein weiterer Vorteil von OneDrive for Business: Die Dokumentenversionierung. So können Benutzer ältere Versionen der in OneDrive gespeicherten Dokumente rekonstruieren (üblicherweise werden die letzten 500 (!) Versionen eines Dokuments gespeichert).

Erfüllt OneDrive auch strenge Sicherheitsstandards?

Eines ist klar: Für eine Lösung wie OneDrive, in der sensible Daten gespeichert sind, spielt das Thema Datenschutz eine zentrale Rolle. Zudem muss nachvollziehbar sein, wer (zumindest theoretisch) Einblick in die dort abgelegten Daten hat.

Wie ist hier der Status Quo? Nun, OneDrive verfügt über eine Standard-SSL-Verschlüsselung bei der Übertragung von Dokumenten – einmal auf dem Server gespeichert, kommt eine 256bit-AES Verschlüsselung zum Einsatz, um die Daten zu schützen. Wer seine Daten innerhalb von OneDrive extra verschlüsseln will, dem können Tools wie Boxcryptor oder Microsoft BitLocker als Erweiterung für den geschützten Einsatz von OneDrive im Unternehmen behilflich sein. OneDrive for Business offeriert ebenso eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die dafür sorgt, dass bloß autorisierte Nutzer Zugriff auf die Dateien erlangen können (eine weitere simple, aber effektive Maßnahme zur Absicherung vor Hackern: Nutzen Sie gut funktionierende Passwörter und ändern Sie diese periodisch).

Wo werden die Daten gelagert?

Dies ist eine zentrale Frage. Denn wenn die Datenspeicherung in OneDrive auf amerikanischen Servern stattfindet, ist das – besonders im Hinblick auf die strikten Anforderungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) – als bedenklich zu betrachten. Tatsächlich wäre der Einsatz für europäische Firmen damit gar nicht möglich, ohne geltende Datenschutzverordnungen zu verletzen. Microsoft weiß natürlich um diesen Zustand. Daher werden die Daten sämtlicher Unternehmen, welche OneDrive for Business verwenden, und den Firmensitz innerhalb Europas haben, auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union gespeichert. Wer genaue Auskünfte sucht, an welchem Ort Microsoft die Daten speichert, wird auf dieser Seite fündig. Dort sind alle Standorte der von Microsoft verwendeten Rechenzentren pro genutztem Microsoft-Dienst nachvollziehbar aufgeführt.

Cloud-Speicherdienste im Allgemeinen werden oft wegen angeblicher Datenschutzbedenken angeprangert. Mangelnde Undurchsichtigkeit oder eine nicht saubere Ausführung des Themas IT-Sicherheit kann man Microsoft bei ihrem Dienst OneDrive for Business allerdings nicht vorwerfen – selbst wenn das Unternehmen seinen Firmensitz in den USA hat. Nichtsdestotrotz sei an selbiger Stelle erwähnt, dass Microsoft sich durch Bestätigung der OneDrive-Nutzungsbedingungen das Recht einholt, die Daten der Kunden automatisiert zu durchforsten. Diese Handlung eignet sich dazu, Dateien zu finden, welche unangemessene Inhalte zeigen. Sieht der Microsoft-Crawler Daten, die gegen die Richtlinien verstoßen, droht eine Kontosperrung.

Legt man in der persönlichen OneDrive-Cloud als frisch gebackene Eltern beispielsweise das allererste Foto des neugeborenen Babys ab, auf welchem das Kind möglicherweise unbekleidet ist, könnte das unter Umständen tatsächlich zu einer Kontosperrung führen – über einen automatischen Datenscan per PhotoDNA-Technik könnte das jeweilige Foto entdeckt und als unangemessen eingestuft werden. Die Diskussion darüber, inwiefern jene verdachtsunabhängigen Scans sinnvoll und laut Gesetz überhaupt zulässig sind, wird bereits seit längerer Zeit geführt – bis jetzt mit variierenden Ergebnissen. Doch Fakt ist: Wer OneDrive nutzt, der stimmt dem Einsatz dieser Technik und dem automatischen Scan seiner Daten zu. Das muss man wissen, wenn man das Programm nutzt oder plant, es einzusetzen.

Wenn Sie Interesse haben, OneDrive in Ihrem Betrieb zu nutzen, sprechen Sie uns unter der kostenfreien Rufnummer 0800 4883 338 gerne an. Wir können Sie im Umgang mit OneDrive schulen, helfen bei der Konfiguration des Zugriffsmanagements und sorgen dafür, dass Sie OneDrive for Business zuverlässig einsetzen. Außerdem unterstützen wir auf Wunsch beim Datenumzug und dem Anlegen einer Ablagestruktur – um was es auch geht: Wir sind Ihr Experte rund um Microsoft OneDrive!

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Schlagwortarchiv für: Microsoft

In Fortführung unserer Web Meets vom 04. und 18. März beleuchten wir in diesem Web Meet weitere Apps von Microsoft Viva, der All-in-One-Lösung für Unternehmenskommunikation. Es richtet sich an alle, die Interesse an der erfolgreichen Einführung und Inbetriebnahme eines Intranet rund um News, Feedback, Analysen, Zielerreichung und Lernen haben.

Agenda

  • Status Update zu Microsoft 365
  • Microsoft Viva – All-in-One-Unternehmenslösung
  • Baustein Viva Glint
  • Baustein Viva Pulse
  • Baustein Viva Learning
  • Baustein Viva Insights
  • Q&A

 

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Alternative Arbeitsplatzmodelle sind mittlerweile Standard im Geschäftsleben – zeitgemäße Technik für reibungslose hybride Meetings oftmals leider nicht. In Kooperation mit unserem Expertenteam für Medientechnik von Solid-Concept zeigen wir Ihnen in diesem Web Meet, wie die richtige Hardware Microsoft Teams als Mittel für Online-Besprechungen auf ein völlig neues Niveau bringt.

Agenda

  • Überblick Microsoft 365
  • Teams in Aktion: Virtuelle Meetings
  • Tipps + Tricks für hybride Meetings
  • Die richtige Hardware für das optimale hybride Meeting
  • Praxisbeispiele einer erfolgreichen Integration
  • Q&A

 

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Im 30-minütigen Web Meet beleuchten wir, wie mittelständische Unternehmen durch den Einsatz von Microsoft Intune, Defender for Business und Autopilot ihre IT-Infrastruktur effizient verwalten und betreiben können. Sie erfahren, wie Sie mobile Geräte und Anwendungen sicher managen, Ihre Endpunkte gegen Cyberbedrohungen schützen und die Bereitstellung von Endgeräten automatisieren können.

Unser Web Meet bietet Ihnen praktische Einblicke und zeigt, wie Sie die Sicherheit und Compliance Ihrer IT-Ressourcen gewährleisten und gleichzeitig den organisatorischen Aufwand reduzieren.

Agenda

  • Einleitung
  • Microsoft Intune: Zentralisiertes Geräte- und Anwendungsmanagement
  • Defender for Business: Umfassende Endpunkt-Sicherheit
  • Microsoft Autopilot: Vereinfachte Endgeräte-Bereitstellung
  • Q&A

 

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