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Microsoft Planner – Alles Wissenswerte für den Einsatz

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Lesedauer ‚Alles Wissenswerte für den Einsatz von Microsoft Planner‘ 6 Minuten

Microsoft Planner ist ein cloudbasiertes Management-Werkzeug das Firmen dabei hilft, Aufgaben und Projekte besser zu organisieren und zu verfolgen. Durch seine einfache Bedienung ermöglicht Planner es, die tägliche Arbeit effizienter zu organisieren. Für wen die Anwendung attraktiv ist, was Microsoft Planner alles kann und ob das Werkzeug DSGVO-konform ist, erfahren Sie im nachfolgenden Blogbeitrag.

Kollaboration leicht gemacht: Das ist das Motto von Microsoft Planner. Das Programm gibt Anwendern ein Werkzeug an die Hand, mit welchem sie anstehende Arbeiten im Aufgaben- oder Projektrahmen bequem organisieren und verwalten können. Mit Microsoft Planner erzeugen Teams mühelos neue To-dos, sortieren Aufgaben und weisen diese zu, geben Dokumente frei, diskutieren aktuelle Tätigkeiten im Chat und behalten den Projektfortschritt jederzeit im Auge. Des Weiteren können Kommentare und Anhänge hinzugefügt werden, um die Aufgabenerledigung optimal zu unterstützen. Kurzum: Mit Microsoft Planner kann man Arbeiten planen, koordinieren und deren Erledigung nachhalten.

Microsoft Planner zu benutzen ist eine gute Gelegenheit, um die Produktivität im Unternehmen nachhaltig zu steigern. Das Programm ist intuitiv und sehr einfach zu bedienen – so wird die Strukturierung sämtlicher To-Dos zum Kinderspiel. Durch die Aufteilung in verschiedene Listen (sogenannte ‚Buckets‘) sowie die Vergabe von Fälligkeiten und indivdualisierbare Benachrichtigungseinstellungen werden Nutzer kontinuierlich bei der Einhaltung und Erledigung ihrer Termine unterstützt.

Planner ist für sämtliche Business-Abonnenten von Microsoft 365 kostenfrei erhältlich. Die Anwendung ist für Windows und Mac sowie als Web-Anwendung via Browser und ebenso für mobile Endgeräte (Android + iOS) verfügbar.

Microsoft Planner, To-Do und Project Online – ist das nicht das gleiche?

Bietet Planner nicht die gleiche Funktionalität wie Microsoft To-Do oder Project Online? Ganz klar: Nein. Zwar ist To-Do auch eine Software-Lösung aus dem Hause Microsoft mit dem Ziel der Aufgaben- und Terminorganisation. Allerdings bewegt man sich mit Microsoft To-Do im ‚Mikrokosmos‘ einer Einzelperson. Zwar verschafft es jedem Mitarbeiter bzw. jeder Mitarbeiterin eine individuelle Übersicht über eigene oder zugewiesene Aufgaben – hier endet die Kapazität der Anwendung dann aber auch schon. Für Kollaboration und die eigentliche Gruppenarbeit ist wiederum Microsoft Planner ideal geeignet – für Projekte in kleinen bis mittelgroßen Gruppen. Hochkomplexe Projekte mit interdisziplinären, großen Projektteams verwalten Unternehmen am besten mit Microsoft Project Online.

Welche Vorteile der Einsatz von Microsoft Planner mit sich bringt

Microsoft Planner unterstützt agile Arbeitstechniken wie Kanban oder Scrum. Es liefert zum Beispiel ein sog. Kanban-Board, auf welchem sich Aufgaben ganz mühelos verwalten und per Drag & Drop je nach Aufgabenstatus zuordnen lassen. Sein volles Potenzial entfaltet die Lösung, wenn es im Team gebraucht wird. Speziell für kleine und mittelständische Unternehmen bietet das Werkzeug vielfältige Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung und Optimierung der Team-Kommunikation.

Vergleichen lässt sich das das Werkzeug am ehesten mit Lösungen anderer Anbieter wie Trello, Asana oder Jira. Im Gegensatz zu diesen verfügt Microsoft Planner allerdings über einen entscheidenden Vorteil: Die nahtlose Integration in das Microsoft-Ökosystem. Mit Schnittstellen zu Outlook, SharePoint und Microsoft Teams ist die Verfügbarkeit aller relevanten Informationen lückenlos. Für Unternehmen, die daher bereits eines oder mehrere dieser Programme einsetzen, ist Microsoft Planner eine sinnvolle Ergänzung ihrer Software-Landschaft. Zumal der Gebrauch – wie zuvor erwähnt – für Inhaber eines Business-Abonnements (aber auch für Enterprise-Kunden sowie im Rahmen von Education Office 365-Abonnements) kostenlos ist. So vermeiden Sie zusätzliche Lizenzkosten – in Zeiten wie diesen ein schlagkräftiges Argument für den Einsatz von Microsoft Planner als Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool.

Ist Microsoft Planner DSGVO-konform?

Unternehmen, die über den Einsatz von Microsoft Planner nachdenken, haben mit hoher Wahrscheinlichkeit schon Microsoft 365 im Unternehmen etabliert. Aufgrund dieser Tatsache ist davon auszugehen, dass das Thema Datenschutz (und DSGVO) bereits durchleuchtet wurde. Für alle 365-User, die sich damit noch nicht beschäftigt haben oder im – eher unwahrscheinlichen – Fall, dass die Einführung von Planner als Einstieg in den Microsoft-Kosmos dient, sei hier deutlich angemerkt, dass dies schleunigst geschehen sollte. Denn tatsächlich kann es – bei mangelnder Vorbereitung – zu Konflikten zwischen dem in den USA ansässigen Microsoft und dem europäischen Recht kommen.

In diesem Zusammenhang raten wir allen Microsoft 365-Usern, unbedingt eine Risikobewertung durchzuführen sowie – im Hinblick auf den Datenschutz – außerdem eine strenge Konfiguration aller genutzen Services vorzunehmen. Konkret bedeutet das: Deaktivieren Sie in jedem Fall alle Services, die Sie nicht zwingend benötigen. Und – weitaus komplexer, jedoch umso wichtiger – deaktivieren Sie alle Dienste, die nicht auf EU-Servern gehostet werden.

Wer seine Hausaufgaben bereits erledigt hat, kann beim Einsatz von Microsoft Planner ganz entspannt durchatmen: Die Daten von werden in Irland oder den Niederlanden – ergo innerhalb der EU – gelagert. Wir möchten erwähnen, dass ein minimales Restrisiko für die (tatsächlich gesetzeswidrige) Übertragung personenbezogener Daten an amerikanische Strafverfolgungsbehörden besteht. Diese Vorgehensweise ist bei sämtlichen oben gelisteten alternativen Lösungen allerdings ebenso üblich.

Die Features von Microsoft Planner im Überblick

  • Visuelle Organisation von Arbeit, Aufgaben und Terminen
  • Administration sämtlicher Aufgaben zentral an einem Ort
  • Organisation von Teamarbeit
  • Zuteilung von Aufgaben
  • Entwurf von Kanban-Boards mit detailgenauen Aufgabenkarten
  • Kommunikation und Dialog mit anderen Benutzern
  • Einfügen sowie Freigeben von Dateien
  • Erstellung und Erfüllung von Checklisten
  • Statusverfolgung über visuelle Diagramme
  • Geschützte Datenspeicherung auf der Microsoft Cloud
  • Gebührenfrei verfügbar für Business-Abonnenten von Microsoft 365

 

Zu sämtlichen Fragen rund um Planner sowie alle anderen Lösungen aus dem Microsoft 365-Kosmos sind wir Ihr kompetenter Ansprechpartner. Sie erreichen uns unter der Nummer 0800 4883 338 (kostenfrei innerdeutsch) oder zur Vereinbarung eines unverbindlichen Besprechungstermines über unseren Terminplaner.

Foto © Startup Stock Photos @ Pexels

Weiterführende Links

Hier erhalten Sie weiterführende Informationen zu Office 365 sowie zu Microsoft Teams. Detaillierte Informationen zur Cloud-Lösung Azure finden Sie hier.

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SuperOffice und Microsoft: Wie einfach ist die Anbindung?

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Lesedauer: ca. 3 Min

„Dokumente speichern, teilen und gemeinsam daran arbeiten war nie einfacher. SuperOffice ist nahtlos in Microsoft Office 365 … und in alle bekannten E-Mail-Anwendungen, wie Exchange, Outlook, …. und sonstige IMAP-basierende E-Mail-Server integriert.“

Zitat von www.superoffice.de

So einfach also geht Marketing, aber wie einfach ist es denn wirklich? Nun, alles der Reihe nach.

SuperOffice und Microsoft – Alles App, oder was?

Einerseits einfach, andererseits für Laien verwirrend, die Anzahl der Apps, die es für SuperOffice gibt, darunter auch diejenigen für die Integration von SuperOffice und Office 365, mittlerweile Microsoft 365. Mehr Apps als Apple-Apps könnte als Eindruck entstehen, aber so viele sind es auch wiederum nicht. Wir sind nach wie vor in der Windows-Welt.

Synchronisieren Sie Ihre Kalender

„Mithilfe des Kalender-Synchronizers unseres Partners Infobridge Software, synchronisiert sich Ihr SuperOffice-Kalender automatisch mit Microsoft Outlook, Exchange oder dem Google-Kalender. Sie können so auch Termine und Aufgaben mit anderen teilen, die kein SuperOffice nutzen.“

Zitat www.online.superoffice.com/appstore/infobridge-software-b-v-/synchronizer-for-superoffice

Was wieder wie Marketing klingt, ist Marketing, aber ist es auch realistisch? Microsoft selbst listet das Add-In SuperOffice CRM für Outlook in seinem App-Store.

Integriertes Arbeiten durch SuperOffice für Outlook

„Das SuperOffice for Outlook-Add-In hilft Ihnen dabei, Zeit zu sparen und produktiv zu bleiben, indem Sie direkt in Ihrer E-Mail auf wichtige CRM-Informationen und -Funktionen zugreifen können, sodass Sie nicht zwischen Systemen wechseln müssen. Fügen Sie neue Kontakte und Unternehmen hinzu, speichern Sie E-Mails und Dokumente oder erstellen Sie neue Verkäufe, Aktivitäten oder Anforderungen direkt aus Outlook. Sehen Sie sich wichtige Informationen zu einem Kontakt, Verkauf oder einer Anfrage schnell und einfach über das Add-In-Panel in Echtzeit an.“

Zitat*www.appsource.microsoft.com/de-de/product/office/WA200001597

Integrieren Sie Ihre Dokumente

Auch das geht per App. Wenn Sie die rein Cloud-basierten Office-Anwendungen von Microsoft 365 nutzen, können Sie Ihre Dokumente direkt von SuperOffice aus bearbeiten. Per App werden die Dokumentverwaltungsfunktionen integriert, sodass Sie Ihre Dokumente wie zuvor in SuperOffice erstellen, speichern und suchen und von allen Funktionen profitieren können, die Ihnen mit Ihrem Microsoft 365-Dienst zur Verfügung stehen.

Integration und Zusammenarbeit in beide Richtungen

Auch wenn es wegen der Zahl der Apps etwas unübersichtlich erscheint, eines ist sicher: Die Integration ist auf vielen Ebenen möglich und wird von beiden Seiten unterstützt. Das gibt nicht nur ein gutes Gefühl, es zeigt vielmehr auch, dass die Anbindung von SuperOffice an Microsoft 365 bzw. dessen Office-Lösungen Sinn macht, funktioniert und supported wird. Apps gibt es sogar für Microsoft Dynamics und davon gleich mehrere.

Erfolgreiche Partnerschaft auf allen Ebenen

Unser Fazit: Wenn auch über mehrere Apps, so ist die Anbindung von SuperOffice an Microsoft 365 auf jeden Fall machbar und auch sinnvoll. Hilfreich dabei sind die spezialisierten SuperOffice-Partner, die mit Ihrer Erfahrung und Ihrem Know How, auch auf Seiten von Microsoft 365, jederzeit professionell beraten, integrieren und unterstützen. Dazu ein letztes Zitat:

„Unsere SuperOffice-Experten und unser Netzwerk erfahrener Partner werden Ihnen dabei helfen, die bestmöglichen Erfahrungen mit SuperOffice zu machen. Ob Sie Unterstützung bei der Implementierung benötigen, mit dem Abbilden Ihrer Unternehmensprozesse, bei der Migration von Daten, bei Schulungen oder, ob Sie Hilfe dabei benötigen, die Lösung an Ihre Arbeitsweise anzupassen, wir haben einen Partner für Sie. Wir haben Partner, auf die wir vertrauen.“

Zitat*www.superoffice.de/unternehmen/partner (*Alle Zitate sind vom Mai 2021.)

Auch wir gehören dazu, sprechen Sie uns gerne an!

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10 Gründe, warum Dein Unternehmen ein CRM-System braucht – Teil 1

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Lesedauer: ca. 3 Min

Was die wenigsten wissen: CRM-Systeme gibt es sehr viel länger als Computer. Im Grunde genauso lange, wie es Handel zwischen Menschen gibt. Am Anfang war das CRM-System im Kopf und das Wissen über die Kunden von dort jederzeit abrufbar. Das hat sich, manche sagen leider, geändert. Ich sage zum Glück, denn die Vorteile eines CRM machen den Kopf frei für das Wesentliche.

Bestandskunden und Neukunden

Es macht Sinn, die Gründe für ein CRM-System zu unterteilen, denn die Anforderungen des Vertriebs an das Bestandskunden-Management sind andere als an die Neukunden-Akquise.

Fangen wir also mit den Bestandskunden an.

Vorteil 1 – Cross-Selling:

Natürlich hängt Cross-Selling von Ihren Produkten, Lösungen oder Services ab. Wenn Sie mehr als nur je eines davon anbieten können, haben Sie bereits Cross-Selling Chancen. Ein CRM unterstützt Sie dabei, die Cross-Selling Möglichkeiten nachhaltig und vorteilhaft für Sie wie auch für Ihre Bestandskunden auszuschöpfen.

Vorteil 2 – Up-Selling:

Was für das Cross-Selling gilt, gilt gleichermaßen für das Up-Selling. Können Sie beides erfolgreich nutzen, gehören Sie zu den wenigen, die damit nicht nur Folgegeschäft generieren, sondern auch Marge und Kundenbindung optimieren. Beides sind die positiven Side-Effects des CRM-basierten Bestandskunden-Managements.

Vorteil 3 – Kundenbindung:

Sie binden Kunden am einfachsten durch regelmäßige Kundenkommunikation, ganz egal, auf welchem Weg. Ob digital, analog oder persönlich, immer kommt es darauf an, dass Sie ihre Kunden nicht pauschal, sondern individuell und am besten persönlich ansprechen. Aber wem sage ich das.

Für die jederzeit vertrauensvolle Kommunikation mit Ihren Kunden müssen Sie vieles über jeden einzelnen und über Ihre gemeinsame Historie wissen. Schön, wenn Sie das im Kopf haben. Noch besser aber, wenn die wichtigsten Informationen im CRM hinterlegt sind, und sie danach sogar selektieren und die Kommunikation ebenso wie Cross- oder Up-Selling gezielt steuern können, ohne sich selbst oder gar Ihren Kunden zu nerven.

Vorteil 4 – Umsatz, Margen und Management

Bei CRM denken immer noch einige Vertriebsmitarbeiter an lästige Datenpflege und an unliebsame Kontrolle durch die Vertriebs- oder Geschäftsleitung. Allerdings ist eines klar: Im Vertrieb lebt man auf Dauer nicht von dem, was man verkauft hat, sondern von der Quantität und Qualität der Kundenbeziehungen, die man sich aufbaut. Diese Kundenbeziehungen aber wollen und müssen kontinuierlich gepflegt werden, womit wir wieder beim CRM sind.

Dass durch ein gut gepflegtes und integriertes CRM auch die entsprechenden Zahlen transparent werden, die man für einen effektiven Vertrieb und seine Steuerung braucht, ist ein Side-Effect, der allerdings mehr als willkommen ist. Denn nicht nur das Management, auch jeder erfolgreiche Vertriebsmitarbeiter möchte jederzeit und auf Knopfdruck wissen, wo er steht und was er tun muss, um noch erfolgreicher zu werden, gleichgültig, ob es sich um Umsatz, Margen oder Kundenkontakte handelt.

Vorteil 5 – Bestandskunden-Management

Menschen kaufen von Menschen – oder Online-Anbietern -, denen sie vertrauen. Daran hat sich in mehr als tausend Jahren nichts geändert, im Gegenteil, davon leben bzw. profitieren sogar diejenigen digitalen Anbieter, die über ausreichend verlässliche und positive Online-Bewertungen verfügen.
Wie dem auch sei: Ein effektives, erfolgsorientiertes Bestandskunden-Management setzt Vertrauen voraus und ein CRM, das all die Kundeninformationen bereitstellt, die man für ein vertrauensvolles Kundenmanagement braucht. Denn eines ist so alt wie wahr: Einen Bestandskunden zu halten, kostet nur einen Bruchteil dessen, was für die Neukunden-Akquise notwendig ist. – Aber dazu gern mehr im Teil II dieses Blogs.

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ITQ: mehr als nur Sicherheit?

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Lesedauer: ca. 4 Min

ITQ, diesen Begriff haben Sie sicherlich schon einmal im Schneider + Wulf Universum gehört. ITQ ist ein Prüfsystem, mit dem Unternehmen gesetzliche Anforderungen erfüllen und sich auf Herz und Nieren prüfen lassen können. ITQ gehört zum Schneider + Wulf Portfolio und unsere Kunden zeigen sich regelmäßig begeistert davon! Aber warum?

https://schneider-wulf.de/wp-content/uploads/2021/03/Schneider-Wulf-Referenz-ITQ-Bastian-Tambe-Jaeger-Direkt.jpg

„Wir haben Schneider + Wulf kennengelernt als einen Partner auf Augenhöhe. Die ITQ Basisprüfung durchzuführen war eine sehr gute Entscheidung. Jetzt haben wir Klarheit, wo wir mit der IT Sicherheit stehen. Auf dieser Basis können wir jetzt gemeinsam Entscheidungen treffen, um mit einem guten Gefühl die IT Sicherheit proaktiv weiterzuentwickeln. Auch bei diesen nächsten Schritten hat uns Schneider + Wulf zielorientiert beraten und pragmatische Lösungen erarbeitet, die ins gesteckte Budget passen.“

Bastian També
Geschäftsführer Jäger Direkt

Warum ist ITQ das richtige für Ihr Unternehmen?

Das ITQ-Prüfsystem ist optimal angepasst für KMU und hat sich über die Jahre immer weiter entwickelt. Mit unserem Fragebogen und unserer regelmäßigen Abfrage haben Sie die Sicherheit, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und können Ihre unternehmerische Sorgfaltspflicht nachweisen. Außerdem schaffen Sie perfekte Bedingungen für ISO- und DIN-Zertifizierungen, als deren Vorbereitung eine ITQ-Prüfung angesehen werden kann.

Hand aufs Herz: eine interne Prüfung hat häufig ein anderes Ergebnis, als wenn unabhängig geprüft wird. Allein die eigene „Unternehmensbrille“ verschleiert den Blick auf viele Themen. Darüber hinaus schonen Sie intern wichtige Ressourcen – und bezahlbar ist ITQ auch!

Wie läuft eine ITQ-Prüfung ab?

Am Anfang jeder ITQ-Prüfung steht ein Kick-off Webinar. Hier sind zuerst Sie am Zug: wie ist Ihre IT aufgestellt, was ist vorhanden? Wir sehen uns gemeinsam Dokumentationen, Netzwerkpläne und Vereinbarungen an. Parallel bearbeiten wir den ITQ-Fragebogen, aus deren Beantwortung sich erste Rückschlüsse auf die Qualität Ihrer Unternehmenssicherheit ziehen lassen.

Im Anschluss erfolgt eine Prüfung vor Ort. Wir sprechen mit den Machern, also Ihren ITlern, Sicherheitsbeauftragten, etc. Wir besichtigen Ihre IT-Räume und prüfen Aushänge, Ordner, etc.

Im Anschluss erhalten Sie einen maßgeschneiderten Maßnahmenkatalog, aus dem schnell klar wird, wo Sie Nachholbedarf haben, aber auch, wo Sie bereits gut oder sehr gut aufgestellt sind.

Im Anschluss machen wir auf monatlicher Basis weiter: was hat sich getan, wo sehen Sie und wir Fortschritte, welche Themen gehen wir als nächstes an? Unsere Berater unterstützten Sie kompetent und zeigen Ihnen mögliche Szenarien auf.

Warum ist der ITQ-Check mehr als nur eine reine „Sicherheitsdienstleistung“?

Wir meinen: mit keinem anderen Sicherheitscheck beurteilen Sie diverse Sicherheitsaspekte in Ihrem Unternehmen ganzheitlicher als mit ITQ. Neben Abfragen zu Firewalls, Passwortsicherheit und mehr, sind auch auf den ersten Blick unübliche Themen, wie Sicherheit in Form von Brandschutz und erster Hilfe Teil der Befragung. Aufgrund diesen ganzheitlichen Blickes empfehlen wir ITQ sehr gerne!

Neugierig geworden?

Lassen Sie sich gerne von uns unverbindlich beraten. Die Erstberatung ist dabei sogar kostenlos. Einfach hier einen Termin vereinbaren.

Autor: Sebastian Gottschalk

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Azure vs. Amazon – Warum Schneider + Wulf auf Microsoft vertraut!

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Lesedauer: ca. 3 Min

Immer mehr Unternehmen nutzen die „Cloud“! Bereits in unserem letzten Blog-Artikel haben wir beschrieben, dass sich unter den großen Drei die Firmen Microsoft (11,7% am gesamten Cloud-Umsatz) und Amazon (10,8% am gesamten Cloud-Umsatz) gefestigt haben. Die passenden Systeme dazu heißen Azure und AWS. Welches Produkt ist dabei allerdings die „richtige“ Wahl?

Wir als Schneider + Wulf vertrauen voll auf Microsoft Azure. Warum, dazu gleich mehr. Vorneweg: ganz pauschal lässt sich dies nicht direkt beantworten. Prinzipiell muss immer nach den jeweiligen Anforderungen geschaut werden, wobei sich beide Produkte in der Theorie sehr ähnlich sind.

Zuerst: beide Produkte sind sogenannte IaaS (Infrastructure-as-a-Service)-Produkte. Worterklärung und weitere Definitionen hier.

AWS war 2002 zuerst am Markt und hat Kunden wie „Netflix“, „Airbnb“ und „Siemens“. Azure musste nach seinem Start 2010 erst einiges an Boden gut machen, ist nun aber auf Augenhöhe angekommen. Da Azure ein Produkt direkt aus dem Hause Microsoft ist, lässt es sich natürlich besser in Microsoft-Produkte integrieren. Und das ist in unseren Augen DER schlagende Punkt, weshalb wir uns auf Azure als Cloud-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen, sogenannte KMU, konzentrieren.

Vorteile von Microsoft Azure

Skalierbarkeit

Zu Beginn wählen Sie jeweils die Produkte aus, die Sie wirklich brauchen. Dies gilt natürlich auch für den Speicherplatz. Danach ist das Produkt beliebig erweiterbar. Große Einmalinvestitionen gehören damit der Vergangenheit an. Übrigens lassen sich auch SQL-Datenbanken und Big Data in die Cloud auslagern.

Datenschutz

Die Azure-Dienste laufen auf Cloud Servern von Microsoft. Diese stehen in Deutschland. So garantiert Microsoft die Einhaltung der strengen europäischen Datenschutzgesetze.

Mobilität

Durch Microsoft Azure und die Azure Cloud können Arbeitnehmer zukünftig von jedem Ort der Welt flexibel und digital arbeiten. Einzig eine Internetverbindung ist notwendig.

Sobald eingebaut, ist Microsoft Azure eine nahezu unbegrenzte Plattform, über die quasi alles in die Cloud ausgelagert werden kann. Vor der Integration sollten allerdings erst einmal die gewünschten Leistungen und Komponenten besprochen werden. Hier stehen wir Ihnen als erfahrener IT-Dienstleister gerne jederzeit zur Verfügung! Rufen Sie uns noch heute an (0800 4883 338) oder buchen Sie hier eine kostenfreie Erstberatung zu Microsoft Azure!

Autor: Matthias Blickle

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Teams, slack, Trello … viele Namen, eine Idee

Lesedauer: ca. 6 Min

Der Markt für Kollaborations-Software wächst schon seit längerem – seit diesem Jahr besonders begünstigt durch globale Entwicklungen.

Wie Sie sicherlich schon mitbekommen haben, setzen wir in diesem Zusammenhang auf Microsoft Teams. Und auch, wenn das Werkzeug unsere tägliche Arbeit in vielerlei Hinsicht einfacher macht, ist uns völlig klar, dass Teams bei weitem nicht alles kann.

Heute gehen wir sogar noch einen Schritt weiter und zeigen auf, welche Vor- und Nachteile Teams im Vergleich mit dem Wettbewerb hat.

Integration

Fangen wir mit dem großen Pluspunkt an – Teams bietet den Vorteil der nahtlosen Integration in die Microsoft- und Office 365-Welt. Viele Unternehmen sind mit den Produkten von Microsoft seit Jahrzehnten vertraut, deshalb findet man sich in Teams schnell zurecht. Zudem erleichtert die Integration die Teamarbeit mit Dokumenten enorm.

Das können Lösungen wie beispielsweise Trello nicht bieten; im Gegenzug warten sie mit modernerem, eigenständigen Design auf und fokussieren sich konsequent auf bestimmte Teilbereiche kollaborativer Arbeit.

Es sei angemerkt: im Umkehrschluss erhöht die Integration auch die grundlegende Komplexität von Teams selbst – deshalb haben schlankere Lösung durchaus ihre Berechtigung, wenn beispielsweise die Bearbeitung von Office-Dokumenten im Team kein Thema ist.

Intranet-Funktionalität

Integraler Bestandteil von Teams ist die Verwendung von Kanälen zur Organisation von Arbeitsgruppen – auch Wettbewerber wie slack strukturieren ihre Lösung so. Geht es um die konkrete Aufgabenorganisation, so ordnet sich diese den genannten Teams und Kanälen unter. Im Unterschied dazu stellen Werkzeuge wie Asana und Trello die Aufgabenlisten (in unterschiedlichen Darstellungsformaten) an die erste Stelle und leiten weiterführende Funktionalitäten davon ab.

Kommunikation

Teams setzt in erster Linie auf die schriftliche Kollaboration über Kanäle, den Chat oder direkt in Dokumenten. Wettbewerber wie beispielsweise pascom zäumen das Pferd von der anderen Seite auf – der Schwerpunkt liegt klar auf der Geschäftstelefonie. Telefonkonferenzen sind natürlich dennoch (unter Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen) auch in Teams möglich und die dort verfügbaren Möglichkeiten werden ständig weiter ausgebaut (siehe hierzu auch weiter unten ‚Hersteller‘).

Dokumentenmanagement

Apropos Dokumente: Teams verfügt über die Möglichkeit der Dokumentenablage – auf Teamebene. Das bedeutet, dass nur Mitglieder einer Arbeitsgruppe Zugriff auf relevante Dokumente haben. Diese Struktur macht im Hinblick auf Berechtigungen größtenteils Sinn. Einzige Ausnahme ist, wenn ein erarbeitetes Dokument dem ganzen Unternehmen oder anderen Arbeitsgruppen präsentiert werden soll. In dem Fall sollte ein mit Berechtigungskonzept ausgestatteter Cloudspeicher wie z.B. OneDrive genutzt werden.

Benutzerfreundlichkeit

Machen wir uns nichts vor – es gibt elegantere Benutzeroberflächen als die von Teams. Jedoch – wie bereits erwähnt – sind die Analogien zur restlichen Microsoft-Welt groß, weshalb Teams größtenteils vertraut erscheint. Und durch diverse Möglichkeiten der Individualisierung kann man die Anwendung zusätzlich übersichtlicher gestalten.

Kosten

Die meisten Kollaborationsanwendungen sind zunächst kostenfrei verfügbar und lassen sich über unterschiedliche Preismodelle an die Anforderungen von Unternehmen anpassen. Klar sollte sein, dass das mit Microsoft verknüpfte Teams u.U. ‚mächtigere‘ Anforderungen an den Einsatz im Unternehmen hat als schlanke Einzellösungen. Dafür stellt Teams dann aber auch eher das maßgeschneiderte Komplettpaket dar. Grundlegend gilt (wie bei allen IT-Projekten): Ihre Anforderungen müssen gründlich analysiert und Teams entsprechend darauf abgestimmt werden.

Hersteller

Zu guter Letzt möchten wir noch einmal auf Microsoft zurückkommen – neben der oben genannten Integration verfügt ein Konzern dieser Größe über vielfältige Ressourcen zur Optimierung und Weiterentwicklung der Lösung. Das bietet Ihnen, dem Nutzer, die Sicherheit, eine zukunftsfähige, langlebige Lösung einzusetzen.

Sie haben Fragen zu Teams? Kontaktieren Sie uns telefonisch unter 0800 4883 338 (kostenfrei innerdeutsch) oder vereinbaren Sie hier einen Anruftermin.

Autor: Manuel Büschgens

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Microsoft Teams – genau Ihr Werkzeug, wenn …

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Lesedauer: ca. 2 Min

Über Microsoft Teams als Kollaborationswerkzeug für Unternehmen haben wir schon

  • den Einsatz auf unterschiedlichsten End- und Mobilgeräten
  • die Bearbeitung von Aufgaben niedriger bis mittlerer Komplexität
  • die Nutzung als firmenweites, internes Kommunikationsmittel – immer alle auf dem Laufenden halten
  • die simultane Arbeit an Dokumentationen, Prozessen und sonstigen Dokumenten
  • die Durchführung von Online-Teamkonferenzen, Präsentationen und Projektabstimmungen
  • die Terminplanung von Einzel- und Gruppenterminen

    • Denken Sie über Erweiterungen oder zusätzliche Lösungen nach bei

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    Ein eingespieltes Team hält niemand auf!

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    Lesedauer: ca. 2 Min

    Mitarbeiter in Sachen Microsoft Teams erfolgreich zertifiziert

    Im Rahmen kontinuierlicher Mitarbeitertrainings haben unsere Kollegen Maximilian König, Christopher Seidler und Sven Wulf bewiesen, dass sie echte Team(s)player sind. Alle drei sind nunmehr zertifizierte Teams Adoption Consultants – Mitarbeiter, die sich richtig gut mit Teams auskennen und dieses Wissen praxisnah vermitteln können.

    Die Inhalte der Trainings – und damit auch das, was wir selbst in Workshops zum Thema Teams an unsere Kunden weitergeben – sind vielfältig:

    • Teams verstehen – Grundlegende Funktionen und Handhabung
    • Anwenderzufriedenheit erhöhen
    • Implementierung von TEAMS passend zu den gegebenen Unternehmensstrukturen
    • Teams sinnvoll administrieren
    • Der Teams-Knigge – Verhaltensregeln für digitale Kollaboration
    • Grundlagen Change Management
    • Warum ‚Leuchttürme‘ im Unternehmen so wichtig sind
    • Anwenderschulungen
    • Auswertungen von Teams-Daten erstellen
    • Datenschutz in Teams
    • Teams als TK-Anlage
      uvm.

    Jeder Themenbereich wird mit eigenem Abschlusstest für die Qualifizierung abgefragt.

    In unseren interaktiven Kundenworkshops ist es unser Ziel zu zeigen, wie man Teams im Unternehmen richtig einführt und damit arbeitet. Wir verschaffen uns einen Überblick über den aktuellen Status und konzipieren darauf aufbauend die ideale Microsoft-Umgebung mit potenziellen Chancen und Nutzen, aber auch Risiken und Hürden (Stichwort Change Management). Die Präsentation erfolgt anhand einer Livedemo.

    Sie interessieren sich für das Potenzial, welches Teams in Ihrem Unternehmen bietet? Kontaktieren Sie uns telefonisch, wir beraten Sie gerne!

    Ach ja. Falls Sie es noch nicht getan haben: Melden Sie sich für unser Webinar zum Thema TEAMS als Kollaborationswerkzeug für KMU am 8. September an – es vermittelt die praktische Arbeit mit TEAMS und ist kostenfrei. Zur Eventseite geht es hier.

    Foto: Canva Studio von Pexels

    https://schneider-wulf.de/wp-content/uploads/2020/09/Badge-skilldemy.jpg

    Autor: Manuel Büschgens

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