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Der Markt für Kollaborations-Software wächst schon seit längerem – seit diesem Jahr besonders begünstigt durch globale Entwicklungen.

Wie Sie sicherlich schon mitbekommen haben, setzen wir in diesem Zusammenhang auf Microsoft Teams. Und auch, wenn das Werkzeug unsere tägliche Arbeit in vielerlei Hinsicht einfacher macht, ist uns völlig klar, dass Teams bei weitem nicht alles kann.

Heute gehen wir sogar noch einen Schritt weiter und zeigen auf, welche Vor- und Nachteile Teams im Vergleich mit dem Wettbewerb hat.

Integration

Fangen wir mit dem großen Pluspunkt an – Teams bietet den Vorteil der nahtlosen Integration in die Microsoft- und Office 365-Welt. Viele Unternehmen sind mit den Produkten von Microsoft seit Jahrzehnten vertraut, deshalb findet man sich in Teams schnell zurecht. Zudem erleichtert die Integration die Teamarbeit mit Dokumenten enorm.

Das können Lösungen wie beispielsweise Trello nicht bieten; im Gegenzug warten sie mit modernerem, eigenständigen Design auf und fokussieren sich konsequent auf bestimmte Teilbereiche kollaborativer Arbeit.

Es sei angemerkt: im Umkehrschluss erhöht die Integration auch die grundlegende Komplexität von Teams selbst – deshalb haben schlankere Lösung durchaus ihre Berechtigung, wenn beispielsweise die Bearbeitung von Office-Dokumenten im Team kein Thema ist.

Intranet-Funktionalität

Integraler Bestandteil von Teams ist die Verwendung von Kanälen zur Organisation von Arbeitsgruppen – auch Wettbewerber wie slack strukturieren ihre Lösung so. Geht es um die konkrete Aufgabenorganisation, so ordnet sich diese den genannten Teams und Kanälen unter. Im Unterschied dazu stellen Werkzeuge wie Asana und Trello die Aufgabenlisten (in unterschiedlichen Darstellungsformaten) an die erste Stelle und leiten weiterführende Funktionalitäten davon ab.

Kommunikation

Teams setzt in erster Linie auf die schriftliche Kollaboration über Kanäle, den Chat oder direkt in Dokumenten. Wettbewerber wie beispielsweise pascom zäumen das Pferd von der anderen Seite auf – der Schwerpunkt liegt klar auf der Geschäftstelefonie. Telefonkonferenzen sind natürlich dennoch (unter Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen) auch in Teams möglich und die dort verfügbaren Möglichkeiten werden ständig weiter ausgebaut (siehe hierzu auch weiter unten ‚Hersteller‘).

Dokumentenmanagement

Apropos Dokumente: Teams verfügt über die Möglichkeit der Dokumentenablage – auf Teamebene. Das bedeutet, dass nur Mitglieder einer Arbeitsgruppe Zugriff auf relevante Dokumente haben. Diese Struktur macht im Hinblick auf Berechtigungen größtenteils Sinn. Einzige Ausnahme ist, wenn ein erarbeitetes Dokument dem ganzen Unternehmen oder anderen Arbeitsgruppen präsentiert werden soll. In dem Fall sollte ein mit Berechtigungskonzept ausgestatteter Cloudspeicher wie z.B. OneDrive genutzt werden.

Benutzerfreundlichkeit

Machen wir uns nichts vor – es gibt elegantere Benutzeroberflächen als die von Teams. Jedoch – wie bereits erwähnt – sind die Analogien zur restlichen Microsoft-Welt groß, weshalb Teams größtenteils vertraut erscheint. Und durch diverse Möglichkeiten der Individualisierung kann man die Anwendung zusätzlich übersichtlicher gestalten.

Kosten

Die meisten Kollaborationsanwendungen sind zunächst kostenfrei verfügbar und lassen sich über unterschiedliche Preismodelle an die Anforderungen von Unternehmen anpassen. Klar sollte sein, dass das mit Microsoft verknüpfte Teams u.U. ‚mächtigere‘ Anforderungen an den Einsatz im Unternehmen hat als schlanke Einzellösungen. Dafür stellt Teams dann aber auch eher das maßgeschneiderte Komplettpaket dar. Grundlegend gilt (wie bei allen IT-Projekten): Ihre Anforderungen müssen gründlich analysiert und Teams entsprechend darauf abgestimmt werden.

Hersteller

Zu guter Letzt möchten wir noch einmal auf Microsoft zurückkommen – neben der oben genannten Integration verfügt ein Konzern dieser Größe über vielfältige Ressourcen zur Optimierung und Weiterentwicklung der Lösung. Das bietet Ihnen, dem Nutzer, die Sicherheit, eine zukunftsfähige, langlebige Lösung einzusetzen.

Autor: Manuel Büschgens