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Über Microsoft Teams als Kollaborationswerkzeug für Unternehmen haben wir schon diverse Male berichtet. Fokussiertes, interdisziplinäres, plattform- und ortsunabhängiges Arbeiten mit allen Vorteilen der Microsoft-Welt zeichnet die Lösung aus.

Jedoch (und da sind wir ganz offen): Bei allen Vorzügen, die Microsoft Teams bietet … keine Software kann alles. Deshalb haben wir für Sie nachfolgend zusammengestellt, wofür Microsoft Teams ideal geeignet ist und bei welchen Themen das Kollaborationswerkzeug unserer Meinung nach durch Erweiterungen oder zusätzliche Lösungen ergänzt werden sollte.

Microsoft Teams ist ideal für

  • den Einsatz auf unterschiedlichsten End- und Mobilgeräten
  • die Bearbeitung von Aufgaben niedriger bis mittlerer Komplexität
  • die Nutzung als firmenweites, internes Kommunikationsmittel – immer alle auf dem Laufenden halten
  • die simultane Arbeit an Dokumentationen, Prozessen und sonstigen Dokumenten
  • die Durchführung von Online-Teamkonferenzen, Präsentationen und Projektabstimmungen
  • die Terminplanung von Einzel- und Gruppenterminen

Denken Sie über Erweiterungen oder zusätzliche Lösungen nach bei

  • der Durchführung komplexer Aufgaben und Projekte – hier empfehlen wir dedizierte Projektmanagement-Werkzeuge wie Microsoft Project
  • buchhalterischen Aufgaben wie Rechnungs- und Mahnwesen
  • jeglicher Form von Kundenbeziehungsmanagement
  • der Abwicklung von Support-Anfragen (Servicedesk)
  • allen Arten der Dateiverwaltung (Dokumentenmanagement, Struktur, Rechtekonzept, etc.)

Ganz wichtig in diesem Zusammenhang ist (und hier kommt der „Joker“ Microsoft besonders zum Tragen): Teams wird mit unglaublicher Geschwindigkeit (weiter)entwickelt. Nahezu täglich werden neue Funktionen und Erweiterungen angekündigt bzw. in das Werkzeug integriert. Das bedeutet im Hinblick auf diese Übersicht, dass sie tatsächlich nur eine Momentaufnahme darstellt. Möglicherweise ist z.B. das Thema Kundenbeziehungsmanagement in nicht allzu ferner Zukunft fester Bestandteil von Microsoft Teams – eventuell durch die Integration von Microsoft Dynamics 365?

Zum Schluss noch ein paar ganz allgemeine Tipps aus unserer täglichen Arbeit mit Teams:

Gehen Sie bewusst mit den Unternehmenskanälen in Teams um und vermeiden Sie deren exzessiven Gebrauch – so bleibt Teams auch nach längerer Nutzung klar und übersichtlich.

Vermeiden Sie die Chat-Funktion zur Kommunikation im Rahmen von Aufgaben, Projekten etc. – der Chat ist ein ’schwarzes Loch‘; die dort vermittelten Informationen sind ausschließlich den Chat-Teilnehmern zugänglich. Das ist bei privaten oder vertraulichen Belangen zwar von Vorteil, schafft im Kontext Unternehmenskommunikation allerdings problematische ‚Informationsinseln‘.

Kontaktieren Sie uns kostenfrei unter 0800 4883 338 und erfahren Sie in einem unverbindlichen Gespräch, ob und wie Microsoft Teams Ihr Unternehmen voranbringen kann.

Autor: Manuel Büschgens