IT-Dekommissionierung – Nachhaltige IT durch strategische Außerbetriebnahme

Fortschreitende Digitalisierung macht die Wahl einer Cloud-Migration für viele Firmen zur Selbstverständlichkeit. Eine leistungsfähige IT-Dekommissionierung ist dabei entscheidend, um die Vorteile der Cloud-Technologie auszuschöpfen und zugleich Kosten sowie Sicherheitsrisiken zu minimieren. Doch was genau bedeutet IT-Dekommissionierung und welche Position nimmt diese im Migrationsprozess ein? In den folgenden Abschnitten setzen wir uns im Detail mit diesen und weiteren Fragen auseinander.

IT-Altlasten: Stolpersteine beim Wechsel in die Cloud

Die Cloud ist seit langem Dreh- und Angelpunkt moderner Unternehmensinfrastrukturen. Dies hat Gründe: Die Spanne der Vorteile, die die Cloud-Technologie liefert, ist erstaunlich. Unternehmen profitieren von beispielloser Skalierbarkeit, die es ermöglicht, Ressourcen flexibel an den Bedarf anzugleichen. Hinzu kommen erhebliche Kosteneinsparungen durch die Verkleinerung der physischen Infrastruktur sowie die Möglichkeit für Beschäftigte, von überall auf benötigte Daten und Anwendungen zuzugreifen.

Allerdings: Der Übergang in die Cloud sollte überlegt und strategisch angegangen werden. Historisch gewachsene IT-Landschaften bergen meist IT-Altlasten, welche die Migration negativ beeinträchtigen. Insbesondere redundante, ungenutzte oder veraltete IT-Ressourcen sowie überholte Datenbestände führen beim Transfer in die Cloud zu einem beachtlichen Kosten- und Komplexitätsanstieg. Dies macht die Nachhaltigkeitsziele von IT-Verantwortlichen nicht selten zunichte.

Erschwerend kommt hinzu, dass IT-Altlasten nicht nur monetäre, sondern auch rechtliche Risiken darstellen. Sie bergen häufig Compliance-Probleme, welche bei Nichtbeachtung zu empfindlichen Strafen führen. Überdies erzeugen veraltete IT-Strukturen und -Systeme Sicherheitslücken, die Einfallstore für Cyberangriffe darstellen.

Vor diesem Hintergrund ist eine gründliche Dekommissionierung der IT-Infrastruktur vor einer Cloud-Migration unabdingbar.

Dekommissionierung: Was ist das?

Grundsätzlich versteht man unter dem Ausdruck ‘Dekommissionierung’ den Prozess der Außerbetriebnahme von Betrieben, Einrichtungen, Anlagen, Infrastrukturen oder auch technischen Systemen und Komponenten. Diese Praxis ist in unterschiedlichsten Branchen gängig, etwa im Industrie- und Verkehrssektor oder aber in der Nukleartechnik. In der IT umfasst die Dekommissionierung die Abschaltung veralteter, redundanter oder ungenutzter IT-Systeme, inklusive aller Software- und Hardware-Komponenten.

Um einiges spezifischer ist die Datendekommissionierung. Dabei geht es um das ordnungsgemäße Löschen sowie Archivieren von Datenbeständen unter Berücksichtigung regulatorischer und gesetzlicher Verordnungen.

Die IT-Dekommissionierung: Eine Frage von Kosten und Compliance

Es gibt unterschiedliche Gründe für die IT-Dekommissionierung, von finanziellen und technologischen Faktoren bis hin zu strategischen und rechtlichen Abwägungen. Zu den Hauptgründen gehören:

• Technologischer Fortschritt: Neue Technologien machen alte Systeme überflüssig bzw. ineffizient.
• Wandel der Geschäftsstrategie: Veränderungen in den Unternehmenszielen erfordern eine Neuausrichtung der IT-Infrastruktur.
• Ende eines Produktlebenszyklus: Oft wird die IT-Dekommissionierung nötig, wenn Hardware- und Softwareprodukte das Ende ihres Lebenszyklus erlangen und von Anbietern keine weiteren Aktualisierungen, Sicherheitspatches oder technischen Support erhalten.
• Kosteneffizienz: Nicht genutzte Systeme haben vermeidbare Betriebskosten.
• Compliance und Sicherheit: Alte Systeme stellen Risiken in Bezug auf Daten- und IT-Sicherheit dar.
• Infrastrukturkonsolidierung: Fusionen oder Übernahmen erzeugen im Resultat u.U. Redundanzen, die es zu vermeiden gilt.
• Cloud-Migration: Die Verlagerung zu Cloud-basierten Diensten macht lokale IT-Infrastrukturen teilweise entbehrlich.

Für eine Datendekommissionierung sind die Beweggründe vergleichbar, mit besonderem Fokus auf Datenmanagement sowie -speicherung:

• Datenbereinigung: Beseitigung irrelevanter oder veralteter Daten, zur Optimierung der Datenqualität.
• Speicheroptimierung: Freigabe von Speicherplatz sowie Verminderung der Speicherkosten.
• Rechtliche Anforderungen: Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und anderen gesetzlichen Bedingungen.
• Datensicherheit: Minimierung von Risiken durch Datenlecks oder -zugriffe nach der Außerdienststellung von Systemen.

Phasen der IT-Dekommissionierung

Die IT-Dekommissionierung ist ein komplexer, gründlich zu koordinierender Prozess. Es bedarf einer umsichtigen Verfahrensweise um sicherzustellen, dass veraltete Systeme ohne Störung der Unternehmensprozesse stillgelegt werden. Der Ablauf teilt sich in mehrere Phasen:

Initiierungsphase

Der Prozess beginnt mit einer eingehenden Planung, inklusive der Erfassung der kompletten IT-Infrastruktur. Entsprechende Systeme werden identifiziert und es wird dein umfassender Dekommissionierungsplan erstellt, welcher Ziele, Zuständigkeiten und Rollen enthält.

Analysephase

Diese Phase beinhaltet eine tiefgreifende Prüfung der IT-Umgebung, um veraltete bzw. ungenutzte Systeme, Anwendungen sowie Datenbanken zu identifizieren. Dabei wird auch eine Bewertung der Verhältnisse zwischen den Systemen vorgenommen, um negative Einflussnahmen auf andere Geschäftsbereiche zu umgehen. Ziel ist es, die Dekommissionierungskandidaten zu ermitteln sowie nach Kriterien wie Kosten, Sicherheitsanforderungen und Befolgung gesetzlicher Verordnungen zu priorisieren.

Sicherungsphase

In dieser Phase fokussiert sich der Prozess auf die Absicherung sowie Archivierung notwendiger Daten. Es wird bestimmt, welche Daten aus gesetzlichen oder betrieblichen Gründen erhalten werden müssen. Die Umsetzung der Datenmigrationen erfolgt unter Einsatz spezieller Maßnahmen, um den Verlust wichtiger Informationen zu vermeiden.

Testabschaltung

Vor der finalen Abschaltung der Systeme wird eine Probeabschaltung durchgeführt. Diese dient der Evaluierung potenzieller Auswirkungen der Dekommissionierung und garantiert, dass fundamentale Geschäftsvorgänge nicht eingeschränkt werden. Diese Phase hilft, unvorhersehbare Probleme zu erkennen und zu lösen, ehe sie im Live-Betrieb eintreten.

Umsetzungsphase

Nach erfolgreichen Tests sowie der Datensicherung erfolgt die schrittweise und kontrollierte Stilllegung der identifizierten Systeme. Dies beinhaltet die Trennung der Systeme von der Netzwerkinfrastruktur, die risikolose Löschung von Daten sowie das dokumentierte Inaktivieren aller betroffenen Elemente. Eine sorgfältige Beaufsichtigung in dieser Phase garantiert, dass alle Schritte wie geplant durchgeführt werden sowie keine unvorhergesehenen Störungen entstehen.

Effizienzsteigerung durch IT-Dekommissionierung: Kosten und Risiken minimieren

Eine ordentliche IT-Dekommissionierung bietet umfassende Vorteile, die die betriebliche Leistungsfähigkeit erheblich verbessern. Durch die konsequente Deaktivierung veralteter Systeme sinken die Kosten und die Energieeffizienz verbessert sich. Dies erhöht die Performance und Verlässlichkeit der gegenwärtigen IT-Infrastruktur. Zudem verbessern sich Datenverwaltung wie Compliance und werden durch die simplere IT-Landschaft leichter handhabbar. Zu guter Letzt verringern sich Sicherheitsrisiken erheblich.

Bei der Änderung auf Cloud Services ist die Dekommissionierung besonders elementar. Sie erleichtert die Cloud-Integration durch das Entfernen überflüssiger Ressourcen, was die Cloud-Wirkung auf lange Sicht optimiert. Des Weiteren bleibt die Dekommissionierung ein kontinuierlicher Vorgang, der die Infrastruktur aktuell hält und überflüssige Belastungen eliminiert, was die beständige Effizienz sowie Kostenvorteile in einer sich immerfort wandelnden Cloud-Landschaft garantiert.

Die rechtliche Bedeutung der IT-Dekommissionierung

Die IT-Dekommissionierung ist nicht nur aus betriebswirtschaftlicher Ansicht von Nutzen, sondern zudem ein rechtlich relevanter Prozess – Unternehmen sind zur Risikomanagementpflege und Implementierung von IT-Sicherheitsmaßnahmen verpflichtet. Zusätzlich stellt die Europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) hohe Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit. Deren Befolgung wird durch eine geordnete Dekommissionierung erheblich vereinfacht. Außerdem erfordert das IT-Sicherheitsgesetz von Betreibern kritischer Infrastrukturen, ihre IT-Systeme geeignet zu sichern und regelmäßig zu kontrollieren. Nicht zuletzt fordern die GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation), dass elektronische Dokumentationen bestimmten Sorgfaltspflichten gerecht werden müssen.
Durch die ordnungsgemäße IT-Dekommissionierung stellen Firmen die Einhaltung sämtlicher rechtlicher Ansprüche sicher.

IT-Dekommissionierung: Ein Muss für jedes Unternehmen

Eine Cloud-Migration ist nicht mehr nur eine Alternative, sondern vielmehr eine Grundvoraussetzung für Wachstum und Innovation. Die IT-Dekommissionierung spielt in diesem Prozess eine zentrale Rolle. Die sorgfältige Entfernung von IT-Altlasten stellt sicher, dass einzig und allein zeitgemäße und benötigte Systeme in die Cloud übergehen. Dies sorgt für die Optimierung der IT-Infrastruktur und somit für hohe Effizienz und Sicherheit. So sind Unternehmen in der Lage, ein stabiles Fundament für ihre Cloud-Umgebung zu erschaffen, das Risiken von Anfang an minimiert und parallel bestens auf zukünftige Entwicklungen sowie Innovationen vorbereitet.

Wollen auch Sie Ihre Cloud-Migration durch IT-Dekommissionierung optimieren? Haben Sie weiterführende Fragen zu diesem oder einem anderen Thema? Sprechen Sie uns an!