Lesedauer ‚ ADFS – Ein Zugang für alle Geschäftsanwendungen ‚: 4 Minuten

Die wachsende Menge verschiedener Cloud-Anwendungen sowie Web Apps und der damit verbundene Passwort-Wildwuchs bewirken einen verstärkten Trend zur Single-Sign-On-Identitätsüberprüfung. Microsoft bietet mit ADFS – Active Directory Federation Services – eine Single-Sign-on-Lösung an, welche unternehmensweit eine zentralisierte Anmeldung ermöglicht – sowohl innerbetrieblich als auch von außerhalb. Mehr über die Funktion der Lösung und welche Vor- und Nachteile ihr Gebrauch mit sich bringt, erfahren Sie im folgenden Blogartikel.

Unternehmen setzen zur Abwicklung betrieblicher Prozesse eine stetig steigende Zahl unterschiedlicher Systeme, Endgeräte, Geschäftsanwendungen, Web Apps und Cloud-Lösungen ein. Infolgedessen stehen MitarbeiterInnen vor der (immer komplexeren) Herausforderung einer aufwendigen Passwortverwaltung und -nutzung. Leider ist diese ‚tägliche Routine‘ nicht nur zeitintensiv und benutzerunfreundlich, sondern zudem empfänglich für IT-Sicherheitsrisiken.

Somit ist es nicht verwunderlich, dass viele MitarbeiterInnen mit ebenjener Passwortverwaltung überfordert sind, wie zahlreiche Gutachten bestätigen (bsplw. die Studie Psychologie der Passwörter 2021 von LastPass). Ferner demonstriert eine Auswertung von Yubico, dass 54% aller MitarbeiterInnen identische Passwörter für mehrere dienstliche Konten verwenden. 22% der Befragten schreiben Passwörter nach wie vor auf, um den Durchblick zu behalten – darunter 41% der Firmeninhaber und 32% der C-Level-Führungspersonen!

Den sinnvollsten sowie sichersten Weg aus diesem Dilemma bieten sogenannte Single-Sign-on-Lösungen, wie die Active Directory Federation Services von Microsoft.

ADFS: Eine Definition

Microsoft Active Directory Federation Services, kurz ADFS oder auch ‚Active Directory-Verbunddienste‘, stellt eine Lösung für die organisationsübergreifende Anmeldung an verschiedenen Systemen, Web-Apps und Cloud-Anwendungen (von Microsoft und Drittanbietern) dar.

Zur Identitätsüberprüfung der Anwender benutzen die ADFS von Microsoft eine Benutzerverwaltung der Active Directories. Dies ermöglicht der Single-Sign-on-Lösung eine Anmeldung der ArbeitnehmerInnen mit Hilfe der – im Verzeichnisdienst Active Directory gesicherten – Anmeldedaten. So werden Stolpersteine rund um die Verwaltung von Zugangsdaten reduziert und sämtliche für die tägliche Arbeit erforderlichen Zugänge an zentraler Stelle organisiert.

Zudem nutzen die Active Directory Federation Services das auf Erfordernissen basierendes Autorisierungsmodell und Anmelde-Token für die Zutrittskontrolle. Hierbei erfolgt eine genaue Trennung zwischen den Zielanwendungen sowie der Verwaltung der Anmeldedaten. Dank der Verwendung der Token müssen die AcDFS die Zugangskennungen nicht mit den Drittsystemen teilen.

Parallel dienen die Microsoft Active Directory Federation Services ebenfalls als Verbindung, um unterschiedliche Frameworks zu integrieren (z.B. die ‚Security Assertion Markup Language‘ SAML). Diese gewährt den Zugriff auf cloudbasierte und webbasierte Anwendungen, welche nicht in der Lage sind, die eingebaute Windows-Authentifizierung, kurz IWA, über Active Directory zu verwenden.

Einsatzmöglichkeiten von ADFS

Es gibt verschiedene Einsatzszenarien für Microsofts Active Directory Federation Services. Eine der meist genutzten ist die Verknüpfung von Web-Anwendungen mit Cloud-Anwendungen wie Microsoft 365, Office 365, SharePoint oder auch OneDrive. Ein beispielhafter Single Sign-on mit Active Directory Federation Services könnte dabei folgendermaßen ausschauen:

Zu Arbeitsbeginn melden sich die MitarbeiterInnen mit Benutzernamen und Kennwort in der individuellen Windows-Domäne an. Sobald sie Zugang auf etwa Office 365 benötigen, müssen sie den Internetbrowser starten und die Titelseite für den Webservice aufrufen.

Über die Active Directory Federation Services erhält der externe Anbieter die Identität der Angestellten sowie ihre Benutzerrolle oder andere benötigte Informationen per Tokens und Claims mitgeteilt. Darauffolgend meldet der externe Dienst die ArbeitnehmerInnen für die Benutzung an, ohne dass jene eigenhändig den Benutzernamen oder das Passwort eintragen müssen. Die MitarbeiterInnen können nun Office 365 entsprechend ihrer Berechtigungen verwenden.

ADFS – Vor- und Nachteile

Die Vorzüge von Active Directory Federation Services liegen klar auf der Hand:

Die MitarbeiterInnen eines Unternehmens benötigen nur noch eine einzige Zugangskennung, um sich für alle benötigten Programme und Dienste im Geschäftsalltag einzuloggen.

Microsofts ADFS sind mit sämtlichen externen Bereichen kombinierbar, die kein Windows-basiertes Identitätsmodell benutzen. In Kombination mit einer eigenen Active Directory ergibt sich so eine Vielzahl an Anwendungsmöglichkeiten.

Das zentrale Management in der Active Directory-Benutzerverwaltung beseitigt die Unübersichtlichkeit rund um die Verwaltung von Benutzerkennungen und Passwörtern.

Durch die Benutzung von Anmelde-Token erhalten externe Anbieter von Cloud-Diensten sowie Web Apps zu keiner Zeit Kenntnis über die tatsächlichen Benutzernamen oder Passwörter. Wird die Zusammenarbeit mit dem Anbieter beendet, genügt die Löschung der generellen Berechtigung. Passwörter oder Benutzernamen müssen nicht geändert oder gelöscht werden.

Doch auch bei der Nutzung von den ADFS gibt es Punkte, die beachtet werden müssen:

Zusätzlich zu den Gebühren für die Nutzung von Microsoft Active Directory Federation Services müssen Betriebe laufende Kosten für Verwaltung und Wartung berücksichtigen. Je nachdem, wie ADFS konfiguriert ist, können die finanziellen Aufwendungen höher liegen als erwartet (deshalb empfiehlt sich eine präzise Planung und Kalkulation im Vorfeld der Implementierung).

Gesamtkomplexität: Die Inbetriebnahme, Konfiguration und Wartung der Active Directory-Verbunddienste ist zeitaufwendig und komplex. Besonders dann, wenn neue Anwendungen hinzugefügt werden.

ADFS – Sichere und zukunftsweisende Architektur für Cloud-Anwendungen

Fast nichts demotiviert MitarbeiterInnen so extrem wie das Einprägen einer wachsenden Anzahl komplexer Anmeldedaten sowie deren permanente Eingabe, um Programme sowie Dienste nutzen zu können. Dank Microsofts Active Directory Federation Services müssen sich MitarbeiterIinnen nur noch einen Bruchteil solcher Anmeldedaten einprägen, um Zugang zu sämtlichen Geschäftsanwendungen, Cloud-Lösungen und Web Apps zu erhalten.

Weil beim Single Sign-On die Zugangskennungen nur ein einziges Mal übertragen werden, erhöht sich zudem die IT-Sicherheit des Netzwerkzugangs.

Liegt ein Anfangsverdacht eines Identitätsdiebstahls vor, können jegliche Benutzerkonten von einer Stelle gesperrt oder bearbeitet werden. Zur selben Zeit ist das Single Sign-out mit ADFS genauso unkompliziert wie das Single Sign-On. Durch die einmalige Abmeldung über den Single Sign-out werden automatisch alle Sitzungen beendet und die entsprechenden Verbindungen getrennt.

Möchten auch Sie mit Active Directory Federation Services von MS das Benutzererlebnis, die Produktivität sowie die IT-Sicherheit in Ihrem Betrieb steigern? Oder haben Sie noch Fragen zum Thema? Kontaktieren Sie uns unter 0800 4883 338 kostenfrei, wir beraten Sie gerne!

Mehr zum Thema

Hier finden Sie weiterführende Informationen zu IT-Sicherheitskonzepten im Allgemeinen sowie zum Thema Datensicherheit.

Lesedauer ‚Microsoft OneNote – virtueller Notizblock und mehr: 5 Minuten

Evernote, Apple- oder Google Notizen: Nützliche Notizerfassungsprogramme gibt es inzwischen einige; mit Microsoft OneNote natürlich auch aus dem Hause Microsoft. Kostenlos und einfach in der Handhabung liefert OneNote alles, was man braucht, um Unterlagen oder Dateien bequem und schnell anzulegen, zu editieren und zu speichern.

Die Anwendung OneNote aus dem Hause Microsoft ist eine Lösung zur Aufbewahrung und Organisation von Notizen. Mit dieser intuitiven Software lassen sich wichtige Dokumente und Dateien an einem Platz gebündelt sammeln und gleichzeitig übersichtlich verwalten. OneNote lässt sich in Bereiche sowie Seiten kategorisieren, genau wie ein Notizbüchlein aus Papier. Allerdings ermöglicht die elektronische Variante schnelles Ordnen, Navigieren sowie Recherchieren und erleichtert die Arbeit damit gewaltig. In OneNote lassen sich Ideen oder To-dos intuitiv und schnell eintragen, aber auch detaillierte Skizzen erstellen. Außerdem lassen sich Beiträge aus OneNote mit anderen teilen und man kann gemeinsam an diesen arbeiten – ein Highlight, welches vor allem beim Gebrauch in Unternehmen extrem hilfreich sein kann.

Damit man den Durchblick behält, lassen sich Notizen bei Microsofts Notizerfassungsprogramm durch Tags kennzeichnen. Und für die erforderliche Interaktivität kann man selbstverständlich auch Dateien wie PDFs oder Audionotizen, Onlinevideos und andere Medien einfügen – Inhalte aus dem Internet werden dabei ganz automatisch mit einer passenden URL versehen.

Office 365-Kunden profitieren von zusätzlichen Eigenschaften wie einer Versionsverwaltung, der Outlook-Integration und mehr.

Microsoft OneNote ist nicht nur für Windows verfügbar, sondern ebenso als App für iOS, macOS und Android. Damit hat man sämtliche Notizen plattformübergreifend und synchron zur Hand – sofern OneNote mit dem Microsoft-Cloudspeicher OneDrive verbunden ist.

Wichtig: Ab Windows 11 wird OneNote bei Windows-Neuinstallationen nicht mehr standardmäßig vorinstalliert. Es kann allerdings kostenlos heruntergeladen werden.

Microsoft OneNote im Mac App Store (macOS) und im App Store (iOS)

Microsoft OneNote für Android

Was OneNote im Arbeitsalltag leistet

Während sich mit OneNote im privaten Bereich perfekt Kochrezepte oder Einkaufslisten erstellen und organisieren lassen, erweist sich OneNote vor allem im geschäftlichen Umfeld als äußerst nützlich. Insbesondere dann, wenn mehrere Mitarbeiter auf Informationen zurückgreifen müssen, stellt die Notiz-Applikation OneNote eine praktische, kostenfreie Möglichkeit dar. In OneNote lassen sich Aufgaben, Ideen, Protokolle usw. übersichtlich ablegen. So ist zum Beispiel das firmenweite Erstellen einer Wissensdatenbank oder eines öffentlichen Wikis in OneNote möglich. Doch auch bei der Nutzung im Rahmen kleinerer Projektarbeiten überzeugt OneNote aufgrund der oben erwähnten Cloud-Synchronisation als Notizspeicher.

Grundsätzlich sind OneNote-Notizen stets gleich strukturiert:

Notizbuch > Abschnitt > Seite > Unterseite

Der ‚digitale Notizblock‘ OneNote ist in diverse Abschnitte gegliedert, welche wiederum jeweils beliebig viele Seiten und Unterseiten enthalten können. Ganz analog einem Heft aus Papier, in welchem es verschiedene Kapitel, Unterkapitel und einzelne Seiten gibt. Mit dem Vorteil, dass man die Abschnitte ständig erweitern und unkompliziert neu strukturieren kann.

Microsoft-Nutzer profitieren zusätzlich vom Gebrauch von OneNote, da sich OneNote nahtlos in alle weiteren Produkte der Office-Palette integriert. So lassen sich Daten aus Word beispielsweise in Sekundenschnelle zu OneNote transferieren und umgekehrt.

Weitere interessante Fakten zu OneNote

Einzelne Abschnitte lassen sich auf Wunsch mit einem Passwort versehen und so durch den unbefugten Zutritt von Dritten schützen.

Man kann Notizen miteinander verknüpfen.

Es gibt eine integrierte Text- sowie Spracherkennung. Dadurch können Inhalte, welche sich in eingefügten Bildern und Sprachdateien ‚verstecken‘, über die Suche gefunden werden.

OneNote eignet sich ideal für Stift-Eingaben, die auf einem Tablet als handschriftliche Notizen erstellt werden.

Notiz-Seiten in OneNote sind grundlegend ‚unendlich‘ groß. Aber Vorsicht: Sehr große Notizen lassen sich nur noch schwer drucken, wenn erforderlich.

Fünf Tipps für effizienteres Arbeiten mit OneNote (unter Windows)

1. Screenshots effizient in OneNote ablegen: Ganz egal, ob OneNote gestartet ist oder nicht; drückt man die Windows-Taste verbunden mit Shift + S, dann kann man einen Screenshot erstellen, für den man direkt den passenden Speicherort in OneNote festlegen kann (Notizbuch, Abschnittsgruppe, Abschnitt oder Seite). Dann nur noch auf ‚An den ausgewählten Speicherort senden‘ und im gleichen Moment befindet sich der Screenshot im Notizbuch an der definierten Stelle.

2. Audioaufzeichnungen erstellen: Über die OneNote App lassen sich auch Audioaufzeichnungen erstellen. Besonders praktisch ist dies beispielsweise bei kurzfristig anberaumten Besprechungen, an welchen nicht alle erforderlichen Personen teilnehmen können. Oder, wenn einem während einer Autofahrt plötzlich wichtige Gedanken in den Kopf kommen, die man nicht verbummeln will.

3. Audioaufzeichnungen durchsuchbar machen: Audioadateien in OneNote lassen sich für die Suche indizieren. Um die Suche nach gesprochenen Details in Audiodateien einzuschalten, wird die Funktion wie folgt aktiviert: Im Menü auf ‚Datei‘ klicken und ‚Optionen‘ auswählen. Als nächstes ‚Audio und Video‘ wählen und dort ‚Suche nach Wörtern in Audio- und Videoaufzeichnungen aktivieren‘ anhaken. Jetzt nur noch mit ‚OK‘ bestätigen und Audiodateien können fortan durchsucht werden.

4. Schneller arbeiten durch praktische Tastenkombinationen: In OneNote sind eine ganze Reihe von zeitsparenden Shortcuts verborgen, die das Arbeiten mit den Notizen noch rascher und müheloser machen. So kann man z.B. mit Strg+1 ein neues Aufgabenlistenelement erstellen oder entfernen. Microsoft hat auf dieser Seite alle Shortcuts für OneNote zum Nachschlagen aufgelistet.

5. Eine Notiz auf die Schnelle erstellen: Mit Windows+N legt man blitzschnell ein virtuelles Post-it an (hierfür muss OneNote nicht einmal offen sein). Diese Post-its werden im Standard-Notizbuch unter dem Segment ’nicht abgelegte Notizen‘ gesichert und lassen sich von dort an den richtigen Ort schieben, falls erforderlich. Optional kann man den Standard-Speicherort in den One-Note-Optionen unter ‚Speichern und Sichern‘ individuell festlegen.

Zu guter Letzt sei angemerkt, dass der geschäftliche Einsatz von OneNote rechtlich unbedenklich und DSGVO-konform ist. Für Interessenten mit Firmensitz in Deutschland gilt: Alle Daten werden auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union – genauer gesagt in Deutschland selbst – gesichert. Dies kann man auf dieser Seite nachlesen, auf der alle Standorte der von Microsoft genutzten Rechenzentren pro genutztem Microsoft-Dienst transparent aufgeführt sind. Die Daten der Benutzer des Services OneNote, die eine Rechnungsadresse in Deutschland haben, werden daher einzig und allein in Deutschland gehostet.

Dennoch raten wir dazu, die Daten aus OneNote idealerweise im LAN abzuspeichern und über eine Netzwerkfreigabe allen MitarbeiterInnen des Unternehmens Zugriff zu gewähren (Achtung: An Backups denken!). Ist die Datenspeicherung in der Cloud gewünscht bzw. unumgänglich, ist darauf zu achten, sensble Daten wie Passwörter oder Bankdaten nicht in OneNote abzulegen. Für anderweitige schützenswerte Informationen empfehlen wir, die bereits erwähnte, in OneNote integrierte Passwort-Funktion zu nutzen.

Haben Sie Interesse, OneNote in Ihrem Unternehmen zu nutzen? Dann kontaktieren Sie uns unter 0800 4883 338 kostenfrei. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!

Mehr zum Thema

Hier finden Sie weiterführende Informationen zu Office 365 im Allgemeinen, zu Microsoft Teams und zu Cloud Computing.

Foto © Anna Tarazevich @ Pexels

Lesedauer ‚Was Sie über Composable Infrastructure wissen sollten‘: 3 Minuten

Zeitgemäße IT-Infrastrukturlösungen müssen in hohem Maße individualisierbar sein, um rasch auf Innovationen oder sich ändernde Geschäftsanforderungen reagieren zu können. Die ‚Composable Infrastructure‘ soll genau das ermöglichen. Was sich hinter dem neuen IT-Architekturansatz versteckt und warum es sich lohnt, über deren Einsatz nachzudenken, verraten wir Ihnen im folgenden Blogbeitrag.

Die Digitalisierungsdynamik nimmt Fahrt auf – und hebt den Wettbewerbsdruck auf mittelständische Unternehmen kontinuierlich an. Laut einer aktuellen Umfrage von Bitkom stellt inzwischen jedes zweite Unternehmen fest, dass Wettbewerber aus der eigenen Branche, welche frühzeitig auf die Digitalisierung gesetzt haben, ihnen jetzt voraus sind.

Um weiterhin erfolgreich am Markt zu sein, müssen Betriebe daher agiler sein als je zuvor und die eigene Infrastruktur stetig verbessern. Hierzu zählt auch die kontinuierliche Optimierung ihrer Geschäftsabläufe sowie die Modernisierung von Kernanwendungen. Dabei geht der Trend zunehmend weg von traditionellen IT-Architekturen mit komplexen Verwaltungswerkzeugen hin zu ‚zusammensetzbaren IT-Infrastrukturen‘.

Composable Infrastructure kurz vorgestellt

Eine solche ‚zusammensetzbare IT-Infrastruktur‚ definiert ein ziemlich frisches IT-Architekturkonzept zur Zurverfügungstellung von IT-Ressourcen wie Rechenleistung, Datenspeicher und Netzwerk. Im Unterschied zur konvergenten oder hyperkonvergenten Infrastruktur zeichnet sich die ‚Composable Infrastructure‘ dadurch aus, dass sie alle IT-Ressourcen von ihren physischen Systemen trennt, in durchdachte, zustandslose Ressourcenpools gruppiert und diese über softwarebasierte Schnittstellen als On-Demand-Dienste bereitstellt.

Das vorrangige Ziel dieses IT-Infrastrukturansatzes ist es, einem Unternehmensrechenzentrum zu ermöglichen, ihre eigene, physische Infrastruktur zu verwenden, um neue Anwendungsmöglichkeiten in Cloud-Geschwindigkeit bereitzustellen.

Zusammensetzbare Infrastrukturen können im Zuge dessen auf Grundlage von Bare Metal, virtuellen Maschinen (VM) oder Containern integriert werden. Für die Bereitstellung eines entsprechenden Framework bauen sie dabei auf drei Technologieschichten auf: die Hardware-Schicht, die Software-Schicht und die API-Schicht.

Hardware-Schicht: In der Hardware-Schicht liegen die IT-Komponenten, welche die Rechen-, Speicher- sowie Netzwerkressourcen bilden.

Software-Schicht: In der Software-Schicht abstrahiert die intelligente Software die Hardware-Ressourcen, koordiniert sie in logische Ressourcengruppen und weist die IT-Ressourcen flexibel zu. Außerdem kann sie Dienste zur Verfügung stellen, Operationen automatisieren, Ressourcengruppen eigenständig berichtigen und verschiedene andere Aufgaben wahrnehmen.

API-Schicht: Die API-Schicht wird von der Computersoftware für die Interaktion wie auch Steuerung der Hardwareressourcen verwendet. Die Programmierschnittstelle ist hierbei offen und erweiterbar, sodass sie mit verschiedenen Arten von Hardware interagieren kann.

Minuten statt Monate: IT-Infrastruktur schneller bereitstellen

Es gibt zahlreiche Vorteile, die für den Einsatz von Composable Infrastructure Lösungen sprechen. Dazu zählen zum Beispiel:

Flexibilität: Eine Composable Infrastructure ermöglicht es Unternehmen, IT-Komponenten im fortlaufenden Betrieb bereitzustellen, separat zu skalieren und an sich ändernde Arbeitslasten anzugleichen. Dabei ermöglicht die Software-definierte Intelligenz eine optimale Anwendungsleistung.

Keine Unterauslastung und Überbereitstellung: Die Composable Infrastructure trägt dazu bei, dass eine Unterauslastung wie auch Überbereitstellung von IT-Ressourcen vermieden wird, indem die Hardwareressourcen besser eingesetzt werden. Durch die smarte Verwaltungsschicht wird ein Hauptanteil des Bereitstellungs- sowie Optimierungsaufwandes eliminiert, der bei anderweitigen IT-Infrastrukturen entstehen kann, gerade bei wechselhaften Arbeitslasten.

Integrierte Automatisierung und Orchestrierung: Die eingebundene Automatisierung sowie Orchestrierung trägt dazu bei, den Verwaltungsaufwand zu minimieren, indem sie den Bedarf an manuellen Eingriffen reduziert und mehrere Routineaufgaben entfernt.

Dienstbasiertes Modell: Aufgrund des dienstbasierten Modells lohnt sich die ‚Composable Infrastructure‘ vorwiegend für Arbeitslasten, welche eine dynamische Ressourcenzuweisung erfordern, wie zum Beispiel KI oder maschinelle Lernanwendungen.

Kosteneffizienz: Durch logisch zusammengesetzte Ressourcenpools und Software-definierte Intelligenz werden die Abläufe der Anwendungsbereitstellung effizienter, was zu einer Minderung der Gesamtentwicklungskosten führt.

Fit für die Zukunft durch die Optimierung der IT-Infrastruktur

Tatsache ist: Traditionelle IT-Architekturen sind nicht für die Geschäftsanforderungen sowie umfassenden Arbeitslasten dieser Tage gemacht. Insbesondere im Hinblick auf die zunehmende Relevanz von Technologien wie Multi-Cloud, DevOps, Container, Internet of Things, Big Data wie auch künstliche Intelligenz kommen Betriebe nicht umhin, eine dynamische sowie skalierbare IT-Infrastrukturlösung einzuführen. Im Gegensatz zu konvergenten oder hyperkonvergenten Infrastrukturen bietet eine solche Composable Infrastructure Firmen zahlreiche Vorteile, insbesondere im Hinblick an die Anpassungsfähigkeit an die sich dauerhaft verändernden technologischen sowie wirtschaftlichen Faktoren.

Möchten auch Sie Ihre IT-Infrastruktur mit einer Composable-Infrastructure-Lösung auf ein neues Niveau heben und solide Mehrwerte für Ihr Unternehmen schaffen? Oder haben Sie noch Fragen zum Thema? Kontaktieren Sie uns gerne unter 0800 4883 338 kostenfrei, wir beraten Sie gerne!

Mehr zum Thema

Hier finden Sie weiterführende Informationen zum Thema IT-Infrastruktur im Allgemeinen, zu Cloud Computing und zu Microsoft Azure.

Foto © Michael Giugliano @ Pexels

Lesedauer ‚IT-Wissensmanagement – Know-how konservieren und optimieren‘: 6 Minuten

Erforderliches IT-Wissen ‚auf der Höhe der Zeit‘ ändert sich heutzutage ständig. Hinzu kommt, dass dieses Wissen in der Praxis auf unterschiedlichste Orte verteilt ist: In E-Mails, Datenbanken, Support-Tickets oder aber – im schlechtesten Fall – die Köpfe der IT-MitarbeiterInnen. Vor allem unter dem Gesichtspunkt der Mitarbeiterfluktuation sind Unternehmen deshalb dazu angehalten, eine optimal funktionierende IT-Wissensmanagement Strategie einzurichten. Was IT-Wissensmanagement im Detail bedeutet und welche Leistungen eine optimal funktionierende IT-Wissensmanagement Strategie beinhalten sollte, lesen Sie im folgenden Beitrag.

Wenige Wirtschaftsfaktoren haben so tiefgreifende und langanhaltende Auswirkungen auf Unternehmen wie der demografische Wandel. Zum einen führt dieser zu einem Mangel qualifizierter Nachwuchs- und Fachkräfte, zum anderen sorgt er für hohen Wissensverlust durch steigende Mitarbeiterfluktuation sowie das altersbedingte Ausscheiden von Mitarbeiter*innen aus dem Berufsleben.

Die Ergebnisse einer gegenwärtigen Studie des Wirtschaftsforschungsinstituts Prognos für die Vereinigung der Bayerischen Wirtschaft zeigen, dass bereits im Jahr 2025 2,9 Millionen Fachkräfte am deutschen Berufsmarkt fehlen werden (bis 2031 steigt diese Zahl auf 3,6 Millionen).

Deshalb ist es für Unternehmen essenziell, kostbares Know-how der Wissensträger mit System zu erfassen und folgende MitarbeiterInnen-Generationen damit fortzubilden – vor allem im Bereich IT.

Ein bewährtes Medium dafür ist agiles IT-Wissensmanagement.

Was der Begriff IT-Wissensmanagement bedeutet – eine Definition

Unter dem Begriff ‚IT-Wissensmanagement‘ oder auch ‚Knowledge Management‘ werden sämtliche strategische und operative Tätigkeiten eines Betriebs zusammengefasst, die den Erwerb, die Nutzung, die Weitergabe und die Speicherung von IT-Wissen verbessern.

Dabei wird zwischen zwei Wissensformen unterschieden: Explizitem und implizitem IT-Wissen.

Explizites Wissen: Beim expliziten IT-Wissen geht es um dokumentiertes und reproduzierbares IT-Wissen, wie zum Beispiel Arbeitsanweisungen oder Berichte.

Implizites Wissen: Beinhaltet sämtliches Know-how, welches auf Intuition, Praxiserfahrung sowie weiteren individuellen Fähigkeitn einzelner IT-Fachkräfte beruht. Vor diesem Hintergrund ist es oft nur in den Köpfen bestimmter IT-Wissensträger gespeichert und daher schwierig reproduzier- bzw. teilbar. Das ist vor allem deshalb problematisch, weil diese Wissensart die wirtschaftlich wertvollere für Unternehmen darstellt.

Analog zu diesen beiden Wissensarten werden im Wissensmanagement zwei Strategien unterschieden: die People-to-Document-Strategie sowie die People-to-People-Strategie.

People-to-Document-Strategie: Ist ein Konzept, welches eine allgemeine Bereitstellung von IT-Wissen an zentralen Standorten anstrebt. Hierfür bieten sich hauptsächlich Standard-Inhalte mit kleinerem Komplexitätsgrad und längerer Gültigkeit an.

People-to-People-Strategie: Im Gegenteil dazu beschäftigt sich die People-to-People-Strategie mit der interpersonellen Zurverfügungstellung sowie dem effizienten Gebrauch von IT-Wissen im Betrieb. Die Vorgehensweise ist vorranging für umfangreiches Spezialwissen geeignet.

Die wichtigsten Aufgaben für IT-Wissensmanagement

Der kluge Umgang mit IT-‚Wissenskapital‘ ist zu einem der relevantesten Erfolgsfaktoren für jedes im Wettbewerb stehende Unternehmen geworden. In Zeiten, in denen sich IT-Wissen durch fortschreitende Digitalisierung und globale Vernetzung in immer kürzeren Abständen ändert, steigen auch die Anforderungen an Werkzeuge und Methoden für agiles IT-Wissensmanagement.

Bestand die Hauptaufgabe von IT-Wissensmanagement der ersten Generation noch darin, Wissensdatenbanken einzurichten und zu pflegen, so ist das Tätigkeitenfeld von zeitgemäßem IT-Wissensmanagement breit gefächert. Zu diesen Tätigkeiten gehören:

1. IT-Wissensidentifikation: Die IT-Wissensidentifikation beschäftigt sich mit der Auswertung und Beschreibung des IT-Wissensumfeldes eines Betriebs. Das Ziel ist es, eine Aufzählung sämtlicher internen sowie externen Informationen, Ressourcen und Fähigkeiten eines Betriebs zu erhalten.

2. IT-Wissensentwicklung: Die IT-Wissensentwicklung befasst sich mit dem Aufbau neuen IT-Wissens innerhalb des Unternehmens, beispielsweise durch optimierte Lernprozesse, performante digitale Werkzeuge oder innovative didaktische Ansätze. Konkrete Zielsetzung ist es, IT-Wissen auf Dauer ins eigene Unternehmen zu holen und sich so einen Markt- oder Wettbewerbsvorteil zu beschaffen.

3. IT-Wissenserwerb: IT-Wissenserwerb organisiert innovatives IT-Wissen von extern, etwa durch die Kooperation mit einem Managed Service Provider. Idee ist, direkten Zugriff auf spezialisiertes IT-Expertenwissen zu erhalten, um so beispielsweise zukünftige IT-Projekte schneller umsetzen zu können.

4. IT-Wissensverteilung: Im Zuge der IT-Wissensverteilung beschäftigt man sich mit der Thematik, wie sog. ‚IT-Informations-Silos‘ eröffnet werden können, um das schon existierende IT-Wissen optimal zu verbreiten.

5. IT-Wissensnutzung: Die IT-Wissensnutzung befasst sich mit der Frage, wie das vorhandene IT-Wissen ideal genutzt werden kann, um IT-bedingte Wertschöpfungsprozesse zu verbessern und im Zuge dessen den Ressourceneinsatz zu reduzieren.

6. IT-Wissensbewahrung: Die IT-Wissensaufbewahrung ist zentrales Aufgabengebiet eines umfassenden IT-Wissensmanagements. Idee ist, IT-Wissen auf lange Sicht, teilweise gar über einige IT-Arbeitnehmer*innen-Generationen hinweg zu sichern, auf aktuellem Stand zu halten und besonders vor Datenverlusten sowie internen und externen Angriffen zu schützen.

7. IT-Wissensbewertung: Bei der IT-Wissensbewertung geht es darum, die Effektivität und den Zielerreichungsgrad einer IT-Wissensmanagement Strategie zu bewerten.

Die unterschiedlichen Modelle des IT-Wissensmanagement

Es gibt heute eine Menge verschiedener Ausführungen von IT-Wissensmanagement Systemen, welche das Thema IT-Wissensmanagement zu konzeptualisieren versuchen. Zu den Bekanntesten gehören:

das Wissensmanagement nach Nonaka sowie Takeuchi

das geschäftsprozessorientierte IT-Wissensmanagement

das Knowledge Engineering

das Wissensmarkt-Modell

Wenn Sie wüssten, was Sie alles wissen, könnten Sie…

Ein IT-Wissensmanagement System ist zu vergleichen mit einem natürlichen Gehirn. Der eigentliche Unterschied besteht allerdings darin, dass es sich aus dem impliziten und expliziten Wissen vieler Köpfe zusammensetzt und dem Betrieb auf diese Weise viele Vorzüge und Chancen bietet.

Hierzu zählen beispielsweise:

Volle Klarheit und den Überblick über die Fähigkeiten sowie das IT-Wissen aller MitarbeiterInnen

Nachhaltige Dokumentation, welche Erfolge und Misserfolge deutlich sichtbarer macht

Frühzeitige Erkennung von Chancen und Risiken

Verbesserte teaminterne wie abteilungsübergreifende Interaktion angesichts einer gemeinsamen IT-Wissensgrundlage

Raschere Lösungsfindung bei IT-Problemen

Optimierter Kundenservice sowie optimierte Qualitätssteigerung

Steigerung der Kundenzufriedenheit dank verbesserter IT-Produkte und IT-Dienstleistungen

Schnelleres Time-to-Market

Vermeidung von Doppelarbeiten dank zentraler Bündelung und Zugriffsmöglichkeit von Informationen, Best Practices wie auch Antworten für alle IT-Experten

Multiplikation von IT-Expertenwissen

Fazit: IT-Wissensmanagement – eine sinnvolle Bereicherung

IT-Wissensverlust kann Unternehmen teuer zu stehen kommen. Nicht verwunderlich daher, dass der Gebrauch von leistungsfähigen IT-Wissensmanagement Systemen mit der wachsenden Größe des Unternehmens, der IT-Wissensbasis und der IT-Wissensmitarbeiter*innen an Bedeutung gewinnt. Eine umfangreiche und ideal funktionierende IT-Wissensmanagement Strategie bietet Unternehmen die Chance, das geballte IT-Wissen der Arbeitnehmer*innen zu erkennen, zu analysieren, aufzubereiten, zu organisieren sowie weiterzugeben – aber auch zu messen wie auch zu evaluieren.

Wollen auch Sie mit leistungsstarken Werkzeugen für IT-Wissensmanagement den Wissenstransfer im Rahmen Ihres Betriebs verbessern und damit die Auswirkungen von IT-Wissensverlusten minimieren? Oder haben Sie noch Anliegen zum Thema? Sprechen Sie uns unter 0800 4883 338 kostenfrei an, wir beraten Sie gerne!

Foto © Janko Ferlic @ Pexels