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Lesedauer ‘Wie Microsoft Teams Unternehmen ganzheitlich unterstützt’ 8 Minuten

Die Herausforderungen moderner Unternehmensstrukturen sind vielfältig – geographisch verteilte Teams, die Notwendigkeit schneller Entscheidungsfindung und der ständige Austausch von Informationen stellen Unternehmen aller Größen vor große Aufgaben. Die digitale Transformation eröffnet hier innovative Perspektiven, doch bedarf es passender Werkzeuge, um diese effizient zu nutzen.

Kommunikation ist der Schlüssel.

Microsoft Teams als zentraler Baustein im Microsoft 365-Kosmos schafft Abhilfe. Als zentrale Plattform ermöglicht es, vielfältige Unternehmensanforderungen zu adressieren und Geschäftsprozesse durch nahtlose Integration und Kollaboration zu optimieren.

Teams als Kommunikationszentrale

Microsoft Teams fungiert als Dreh- und Angelpunkt für die interne sowie externe Kommunikation eines Unternehmens. Der Mehrwert liegt hierbei in der Zusammenführung unterschiedlichster Kommunikationswege: von der direkten Nachrichtenübermittlung, über Audio- und Videokonferenzen bis hin zu gemeinsamen Chats und Kanälen, die themen- oder projektbezogen eingesetzt werden können. Diese Multifunktionalität trägt zu einer effizienten und transparenten Kommunikationskultur bei. Zudem sorgt die Tatsache, dass Teams als Desktop App ebenso betrieben werden kann wie auch im Browser, für eine hohe Verfügbarkeit der Lösung.

Die Einbettung weiterführender Applikationen und Dienste steigert die Effizienz der Plattform zusätzlich. So ermöglicht Teams etwa die Nutzung von SharePoint für Dokumentenmanagement und Power BI zur Datenanalyse – alles innerhalb desselben Ökosystems. Dies führt zu einer Reduzierung von Medienbrüchen und fördert gleichzeitig ein kohärentes Arbeiten. Durch die Integration von Künstlicher Intelligenz mit dem Microsoft Copilot wird Microsoft Teams zukunftsfähig erweitert, indem KI-gestützte Funktionen den Workflow unterstützen und vereinfachen.

Nahtlose Integration verschiedenster Tools

Microsoft Teams agiert als zentrales Hub für geschäftliche Anwendungen und steigert dadurch die Betriebseffizienz markant.

Unternehmen profitieren von einer einheitlichen Plattform, die vielfältige Prozesse und Tools mühelos zusammenführt.

Die Plattform vereint Kommunikationsmittel und Arbeitswerkzeuge in ein kohärentes System, indem sie Dienste wie OneNote, Planner und viele weitere integriert. Dadurch entfällt das ständige Wechseln zwischen unterschiedlichen Anwendungen, was zu einer signifikanten Zeitersparnis führt.

In der agilen Arbeitswelt heutiger Unternehmen spielt Teams eine entscheidende Rolle – als Knotenpunkt für diverse Softwarelösungen – und ermöglicht so eine nahtlose Interoperabilität und effiziente Arbeitsabläufe.

Intuitives Nachrichten- und Konferenzsystem

Microsoft Teams schafft durch seine intuitiv gestaltete Benutzeroberfläche eine zentrale Anlaufstelle für Nachrichten und Konferenzen innerhalb von Unternehmen. Die Plattform ermöglicht ein effizientes Management der Kommunikation und steigert damit die Produktivität.

Chat, Anrufe und Meetings sind nahtlos miteinander verbunden. Die einfache Handhabung fördert die Akzeptanz bei den Nutzern.

Das Konferenzsystem von Teams ermöglicht Video- und Audioanrufe in hoher Qualitätsstufe sowie Live-Events. Es unterstützt Unternehmen dabei, flexible und skalierbare Kommunikationsstrukturen zu schaffen, die ortsunabhängig funktionieren und die Kollaboration über verschiedene Zeitzonen hinweg erleichtern. Funktionen wie Bildschirmübertragung, Hintergrundunschärfe und Together-Mode tragen zur Professionalität und Konzentration bei Meetings bei.

Die kürzliche Integration von Künstlicher Intelligenz, insbesondere des Microsoft Copilot, erweitert die Funktionalitäten von Microsoft Teams deutlich. Mit KI-gestützter Sprachtranskription, Zusammenfassungen von Meetings und Echtzeit-Übersetzungsdiensten unterstützt es Unternehmen darin, Barrieren in der Kommunikation zu überwinden und die Effizienz zu steigern. Copilot fungiert als interaktiver Assistent, der Aufgaben wie etwa das protokollarische Festhalten von Besprechungen, Aufgabenverteilung und Follow-Ups erleichtert.

Geschäftsprozesse effizient gestalten

Microsoft Teams bietet eine umfassende Infrastruktur, die weit über die Grundfunktionen eines Kommunikationstools hinausgeht. Es dient als eine zentrale Schnittstelle, die Geschäftsprozesse effizient strukturiert und automatisiert. Durch die Integration verschiedener Applikationen und Dienste können Workflows nahtlos in die Plattform eingebettet und somit Arbeitsabläufe optimiert werden. Dies spiegelt sich in Features wie der gemeinsamen Dateibearbeitung in Echtzeit, der Möglichkeit, Besprechungsnotizen zu synchronisieren und Aufgaben direkt aus dem Kontext eines Chats oder Meetings heraus zu erstellen. Mit intelligenten Bots und adaptiven Karten vereinfacht Microsoft Teams zudem die Interaktion mit Unternehmensdaten und automatisiert Routineaufgaben, was einem proaktiven Management von Ressourcen und Terminen zuträglich ist. Die konsequente Weiterentwicklung der Plattform, insbesondere durch den Einsatz kognitiver Services, treibt die Evolution von einer reinen Kommunikationslösung hin zu einem integralen Bestandteil moderner Geschäftsumgebungen voran.

Teamarbeit mit Kanälen und Tabs optimieren

Microsoft Teams ermöglicht eine strukturierte Teamkollaboration durch spezifisch konfigurierbare Kanäle und Tabs.

  1. Kanäle erstellen und benennen: Für jede Projektphase oder thematische Ausrichtung eigene Kanäle schaffen.
  2. Tabs für Anwendungen hinzufügen: Direkten Zugriff auf häufig genutzte Tools wie Planner oder OneNote sicherstellen.
  3. Benachrichtigungen anpassen: Relevantes Feedback durch konfigurierbare Benachrichtigungen erhalten.
  4. Dokumente verwalten: Dateien in den jeweiligen Kanälen systematisieren und gemeinschaftlich bearbeiten.
  5. Meetings organisieren: Besprechungstermine direkt in den jeweiligen Kanälen planen und durchführen.Die Integration von Tabs reduziert den Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen.

Intelligente Funktionen wie KI-gestützte Inhaltsvorschläge mit Microsoft Copilot optimieren die Kollaboration weiter.

Automatisierung mit Power Automate

Power Automate erleichtert die Automatisierung von Geschäftsprozessen in Microsoft Teams, spart dadurch Zeit und minimiert Fehler.

  • Workflows erstellen: Automatisierte Abläufe für häufige Prozesse etablieren.
  • Daten verbinden: Verschiedene Datenquellen und Dienste nahtlos integrieren.
  • Benachrichtungen steuern: Relevante Updates und Informationen automatisiert erhalten.
  • Effizienz steigern: Routineaufgaben automatisieren und Mitarbeiter für wichtigere Aufgaben freisetellen.
  • Vorlagen nutzen: Vordefinierte Templates für gängige Automatisierungsszenarien anwenden.

Die nahtlose Integration in Microsoft Teams ermöglicht es, Power Automate direkt aus der Teams-Oberfläche zu nutzen.

Unterstützt durch künstliche Intelligenz, kann Power Automate komplexe Aufgaben wie die Analyse von Unterhaltungen und die Erstellung von zusammenfassenden Berichten übernehmen.

Sicherheit und Compliance

Microsoft Teams garantiert eine lückenlose Sicherheit durch fortgeschrittene Verschlüsselungsmechanismen und umfassende Compliance-Standards. Unternehmen profitieren von der konsequenten Absicherung ihrer Daten und Kommunikation.

Im Bereich der Compliance bietet Teams eine weitreichende Unterstützung für globale, branchenspezifische und regionale Standards. Es ermöglicht eine durchgehende Kontrolle und Governance von Daten, die entscheidend für die Einhaltung rechtlicher Bestimmungen und unternehmensinterner Richtlinien ist.

Durch die Implementierung von Sicherheitsfunktionen wie “Information Barriers” und “Audit Logs” wird eine durchdachte Risikoverwaltung und -überwachung in Echtzeit gewährleistet.

Datenmanagement nach Unternehmensrichtlinien

Microsoft Teams bietet eine Plattform, die den strengen Anforderungen des modernen Datenmanagements gerecht wird. Speziell für Unternehmen konzipiert, ermöglicht es, Richtlinien für die Datenhaltung und -sicherheit nahtlos in den Geschäftsalltag zu integrieren.

Eine effiziente Verwaltung von Zugriffsrechten sorgt für die sichere Steuerung sensibler Informationen. Datenlecks und unautorisierte Zugriffe werden somit präventiv unterbunden.

Ebenso stehen Auditierungswerkzeuge zur Verfügung, die jede Aktivität und Datenbewegung nachvollziehbar machen. Protokolle bieten Transparenz und helfen, Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Die Datenverschlüsselung bei Teams ist sowohl in der Übertragung als auch bei der Speicherung gegeben. Diese Dualität schützt sensibles Unternehmenswissen vor externen Bedrohungen und internen Sicherheitsrisiken.

Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, Informationslebenszyklen gemäß der DSGVO und anderer Datenschutzvorschriften zu managen. Dies umfasst die rechtskonforme Archivierung von Informationen sowie das rechtzeitige Löschen veralteter Daten.

Mit der Einführung des Microsoft Copilots führt Teams KI-gestützte Analysen und Empfehlungen ein. Diese neuen Funktionen erweitern das Spektrum des Datenmanagements um prognostische Aspekte und intelligente Datennutzung.

Erweiterte Sicherheitsfeatures für sensible Kommunikation

Microsoft Teams bietet eine robuste Sicherheitsarchitektur, die speziell für die Ansprüche vertraulicher Geschäftskommunikation entwickelt wurde.

  • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für private Gespräche und sensible Daten.
  • Mehrstufige Authentifizierung (Multi-Factor Authentication) zur Verifizierung der Nutzeridentitäten.
  • Informationsbarrieren verhindern, dass vertrauliche Informationen ungewollt zwischen unterschiedlichen Teams geteilt werden.
  • Erweiterte Compliance-Funktionen unterstützen die Einhaltung spezifischer Branchenstandards und rechtlicher Vorgaben.
  • Zugriffskontrollen und Benutzerberechtigungen, die auf die jeweilige Rolle und Notwendigkeit im Unternehmen zugeschnitten werden können.
  • Sicheres Gastzugriff-Management, um die Interaktionen mit externen Parteien zu kontrollieren.

Diese Sicherheitsmechanismen ermöglichen es, Compliance-Anforderungen effektiv zu managen und Datenrisiken zu minimieren.

Durch angemessene Sicherheitsstrategien und -werkzeuge schafft Microsoft Teams ein Umfeld, in dem Unternehmen sensiblen Content risikoarm austauschen können.

Künstliche Intelligenz im Einsatz

Mit Microsoft Copilot integriert Teams nun fortschrittliche KI, um Arbeitsprozesse zu revolutionieren. Dies erweitert beispielsweise die Möglichkeiten virtueller Assistenz und automatisierter Vorgänge.

KI-gestützte Funktionen wie Transkription und Echtzeitübersetzungen verbessern die Inklusivität in Meetings mit internationalen Teilnehmern. Darüber hinaus können durch KI-basierte Analysewerkzeuge Daten schneller aggregiert und Entscheidungen beschleunigt werden.

Diese Neuerungen verdeutlichen, wie KI zur Effizienzsteigerung von Geschäftsprozessen in Teams beiträgt.

Microsoft Copilot für smartere Zusammenarbeit

Microsoft Teams geht mit der Integration von Microsoft Copilot einen bedeutenden Schritt weiter in Richtung intelligenter Kollaborationslösungen für Unternehmen. Dieses fortschrittliche System erweitert die Plattform um KI-gestützte Assistenzen, die produktive Teamarbeit neu definieren.

Copilot in Teams ermöglicht es Anwendern, mittels natürlicher Sprachverarbeitung (NLP) und maschinellem Lernen (ML) alltägliche Aufgaben zu automatisieren und zu vereinfachen. Vorbei sind die Zeiten umständlicher Suchen nach Dokumenten oder langwieriger Meetings-Zusammenfassungen; KI-basierte Tools erfassen Kontexte, setzen Absichten in Aktionen um und erleichtern die Informationsbeschaffung. Ebenso werden Workflows durch automatisierte Protokollerstellung und Handlungsvorschläge ohne Zeitverlust unterstützt.

Einen wesentlichen Vorteil bietet Copilot bei der Dokumentation und Analyse von Meetings. Durch die Nutzung fortschrittlicher Spracherkennung kann die KI in Echtzeit Transkripte erstellen, wichtige Punkte hervorheben und Aktionspunkte identifizieren, was zu einer Steigerung der Nachverfolgbarkeit und der Accountability im Team führt.

Darüber hinaus ist Copilot darauf angelegt, die Qualität der internen und externen Kommunikation zu verbessern. Beispielsweise können durch präzise KI-basierte Zusammenfassungen von Chats und E-Mails Informationen schnell erfasst und verteilt werden. Auch fördert Copilot durch intelligente Vorschläge für Antworten in Konversationen die Effektivität des Informationsaustauschs. Die Einbindung von KI in Microsoft Teams transformiert damit die Arbeitsweise von Unternehmen und ermöglicht ein neues Niveau an Zusammenarbeit und Produktivität.

KI-getriebene Analysen für Geschäftsentscheidungen

Die Einbindung von künstlicher Intelligenz (KI) in Analysen ist ein wegweisender Aspekt moderner Geschäftstätigkeit. Microsoft Teams integriert zunehmend KI-gestützte Tools, die es erlauben, aus großen Mengen an Daten entscheidungsrelevante Informationen zu extrahieren und darzustellen, was die Fundierung von Entscheidungsprozessen wesentlich verbessert.

Insbesondere die Kapazität, Muster und Trends zu identifizieren und vorherzusagen, verstärkt die strategische Planung. Microsoft Teams nutzt hier KI, um Prognosen zu erstellen, Veränderungen im Kundenverhalten vorauszusehen und potenzielle Marktchancen zu erkennen, was Unternehmen einen erheblichen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Durch fortschrittliche KI-gestützte Analysewerkzeuge in Microsoft Teams können kritische Geschäftsparameter überwacht und analysiert werden, etwa Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterleistung oder operative Effizienz. So ermöglicht Teams eine umfassende Betrachtung der Unternehmensleistung, wodurch Führungskräfte in der Lage sind, auf Basis von Echtzeitdaten adäquate Maßnahmen zu ergreifen und Geschäftsstrategien anzupassen.

Letztlich erlaubt der Einsatz von KI in Microsoft Teams eine tiefergehende Analyse von Kommunikationsmustern und Arbeitsflüssen. Durch die Integration von Microsoft Copilot können Unternehmen ihre Daten mit fortschrittlichen KI-Modellen analysieren, komplexe Zusammenhänge erkennen und strategische Entscheidungen mit einem bislang unerreichten Grad an Präzision und Geschwindigkeit treffen. Hierdurch wird nicht nur die Reaktionsfähigkeit gestärkt, sondern auch der Grundstein für eine datengesteuerte und zukunftsorientierte Unternehmenskultur gelegt.

Fazit: Microsoft Teams – Die optimale Lösung für Unternehmen

Microsoft Teams bietet Unternehmen eine umfassende Plattform, um effektiv zusammenzuarbeiten und Geschäftsprozesse zu optimieren. Mit Funktionen wie Videokonferenzen, Dateifreigabe und gemeinsamer Dokumentenbearbeitung ermöglicht Teams eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit, unabhängig von Standorten und Zeitzonen.

Durch die Integration von KI-Funktionen wie Microsoft Copilot wird Teams noch leistungsfähiger. Copilot unterstützt bei der automatischen Generierung von Code und erleichtert so die Entwicklung von Anwendungen und die Automatisierung von Aufgaben.

Darüber hinaus bietet Teams eine hohe Sicherheit und Datenschutzstandards, um sensible Unternehmensdaten zu schützen. Die zentrale Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten ermöglicht eine effiziente Administration und Kontrolle.

Insgesamt ist Microsoft Teams die ideale Lösung für Unternehmen, die ihre Zusammenarbeit und Produktivität verbessern möchten. Mit seinen vielfältigen Funktionen und ständigen Weiterentwicklungen ist Teams ein unverzichtbares Tool für moderne Unternehmen.

Sie möchten mehr über Microsoft Teams und Microsoft 365 erfahren? Kontaktieren Sie uns telefonisch unter der kostenfreien Nummer 0800 4883 338 , nutzen Sie das nebenstehende Kontaktormular oder melden Sie sich für unseren Newsletter und Marketing Mails an.

Weiterführende Infos: Microsoft Teams | Microsoft 365 | ezMicrosoft 365

 

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Lesedauer ‘SharePoint Dateiablage in Teams – wie Sie diese Funktion optimal nutzen’ 9 Minuten

Heutzutage ist die Verwaltung und Organisation von Daten ein entscheidender Faktor für den Erfolg Ihres Unternehmens. Die SharePoint Dateiablage in Microsoft Teams hilft Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, Dokumente und Dateien im Rahmen der kollaborativen Zusammenarbeit im Unternehmen zu organisieren. Damit können Sie ein strukturiertes Dateiablagesystem implementieren, welches Ihren Anforderungen an eine moderne und effiziente Dateistruktur entspricht. Über die Dateiablage können Ihre MitarbeiterInnen auf einfache Weise Dateien mit Kollegen teilen, gemeinsam bearbeiten und verwalten. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie die Möglichkeit der Dateiablage in Teams via SharePoint optimal nutzen können.

Um die SharePoint Dateiablage in Teams zu nutzen, müssen Sie zunächst Microsoft Teams im Unternehmen zur Verfügung stellen (je nach Businessplan ist Teams Bestandteil Ihres bestehenden Microsoft 365 Abonnements).

Anschließend können Sie in der Anwendung entweder direkt im jeweiligen Team (oder innerhalb eines Kanals) die Dateiablage öffnen, indem Sie oben im Navigationsbereich auf den Reiter ‘Dateien’ klicken. Oder Sie nutzen die allgemeine Dokumentenbibliothek über den Button ‘Dateien’ in der linken Menüspalte.

Nun können Sie Dateien erstellen, hochladen, organisieren, bearbeiten und teilen. Sie können auch Ordner erstellen und diese nach Belieben organisieren.

Übrigens: Die allermeisten der in SharePoint abgelegten Dateien können Sie – direkt dort oder in Teams – bearbeiten, ohne dass Sie sie herunterladen oder in einer zusätzlichen Anwendung öffnen müssen.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die Dateiablage einzelner Teams per Freitextsuche und mit gängigen Filterfunktionen nach bestimmten Dateien zu durchsuchen. Falls gewünscht, kann der Zugriff auf sensible Informationen über ein Berechtigungskonzept eingeschränkt werden. Zu guter Letzt können Sie Benachrichtigungen einrichten, um auf Änderungen an den abgelegten Dateien aufmerksam zu machen. Auf diese Weise können Sie Dateien nicht nur organisieren, sondern auch schnell und einfach auf besagte Änderungen und Aktualisierungen reagieren.

Die SharePoint Dateiablage im Detail

Um die SharePoint-Dateiablage in Teams optimal zu nutzen, sollten Unternehmen jedoch einige Best Practices beachten. So sollten sie beispielsweise darauf achten, dass die Dateiablage sauber strukturiert wird und dass es klare Regeln für die Benennung von Dateien und Ordnern gibt. Auch sollten Unternehmen darauf achten, dass die Berechtigungen für die einzelnen Mitarbeiter gut durchdacht sind, um eine zu hohe Zugriffsberechtigung zu vermeiden. Mit diesen Tipps können Unternehmen die SharePoint-Dateiablage in Teams optimal nutzen und von den zahlreichen Vorteilen profitieren, die diese Funktion mit sich bringt.

Über das Dateiablage Hub – in dem alle Teamdokumente und -ressourcen aufgelistet werden – kann ein Team sämtliche Informationen an einem zentralen Ablageort verwalten. Dadurch, dass die dort gespeicherten Dateien im Zuge der direkten Bearbeitung in Teams nicht vervielfältigt werden (alle Projektmitglieder greifen auf die Originaldatei zu) werden Informationsinseln vermieden. Änderungen werden automatisch in der SharePoint Dateiablage gespeichert und sind somit für alle Teammitglieder sichtbar. Auch die Zusammenarbeit an Dateien wird durch die SharePoint Dateiablage in Teams erleichtert, da mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einer Datei arbeiten können. So ist zu jeder Zeit sichergestellt, dass das Team nicht nur über die aktuellsten, sondern auch über die gleichen Informationen verfügt.

Die Handhabung der Dateien ist äußerst praxisnah konzipiert – Dokumente, die häufig bearbeitet werden, werden in einer individuellen ‘Timeline’ zuoberst gelistet und sind so nochmal schneller verfügbar (die Ansicht kann angepasst werden).

Und sollte aus irgendeinem Grund doch einmal die Erfordernis bestehen, eine Datei im Offline-Modus verwenden zu müssen: Die SharePoint Dateiablage hat ein Versionsmanagement integriert. Dieses greift, sobald Sie die offline bearbeitete Datei wieder hochladen.

Übrigens: Durch die vollumfängliche Integration der Daten können Sie diese im gesamten Microsoft 365 Kosmos zur Verfügung stellen – beispielsweise über Viva Connections auf einer Teamwebsite, integriert in eine Bibliothek. Durch die Möglichkeit der Verknüpfung per Direktlink haben MitarbeiterInnen Zugriff in weiteren Teams-Kanälen sowie in Viva Engage (vormals Yammer).

SharePoint vs. OneDrive

In Microsoft 365 gibt es zwei wichtige Werkzeuge, die Ihnen für die Dateispeicherung und Dokumentenverwaltung zur Verfügung stehen: SharePoint und OneDrive. Beide helfen Ihnen dabei, Ihre Dateien sicher zu verwalten und online zu teilen, aber es gibt einige wichtige Unterschiede, die es zu beachten gilt.

SharePoint ist eine Cloud-basierte Lösung, die in erster Linie für die Kollaboration und interdisziplinäre Teamarbeit konzipiert ist. Durch eine gemeinsame Dateiablage und – wie oben erwähnt – mithilfe passender Berechtigungskonzepte hilft sie Teams und abteilungsübergreifenden Arbeitsgemeinschaften dabei, Projektinformationen zu verwalten, aufzufinden und gemeinsam zu bearbeiten. Mit SharePoint können Sie Ablagestrukturen für sämtliche Anforderungen konfigurieren und über ein Benachrichtigungsmanagement sicherstellen, dass sämtliche Teammitglieder jederzeit up to date bezüglich des Projektstatus sind und Lieferfristen, Deadlines oder Abgabetermine eingehalten werden. Generell gesprochen ist SharePoint äußerst vielseitig und bietet Ihnen eine Vielzahl an Möglichkeiten, wie Sie Ihre Dateien organisieren, verwalten und mit anderen teilen können.

Im Gegensatz dazu ist OneDrive eine Einzelpersonen-Lösung, die für den individuellen Einsatz auf PCs und mobilen Endgeräten konzipiert ist. Mit OneDrive können Sie Ihre persönlichen Dateien organisieren, teilen und darauf zugreifen, auch wenn Sie offline sind. Sie können auch Dateien zwischen Ihren Geräten synchronisieren, sodass Sie unterwegs auf Ihre Dateien zugreifen und von überall aus darauf zugreifen können.

Informationen vertraulich behandeln

Die SharePoint Dateiablage In Teams schafft eine sichere Umgebung für vertrauliche Daten. Um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf diese Dateien haben, gibt es verschiedene Berechtigungseinstellungen, die Sie konfigurieren können. So können Sie beispielsweise festlegen, wer die Dateien anzeigen, bearbeiten oder freigeben darf und ob sie für alle Teammitglieder oder nur für bestimmte Personen zugänglich sein sollen. Darüber hinaus können Sie auch den Zugriff auf Dateien zeitlich begrenzen und Ablaufdaten festlegen, um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen nicht länger als nötig zugänglich sind.

Ein weiteres wichtiges Feature ist die Möglichkeit, Dateien mit einem Wasserzeichen oder einem Vertraulichkeitslabel zu versehen, um sicherzustellen, dass sie nicht ungewollt weitergegeben oder doppelt verwendet werden. Ein Vertraulichkeitslabel kann beispielsweise anhand von Kriterien wie Sensitivität, Vertraulichkeit oder Compliance erstellt werden und eine automatische Verschlüsselung oder spezielle Berechtigungen für bestimmte Benutzergruppen aktivieren. Indem Sie diese Funktionen gezielt einsetzen, können Sie die Sicherheit Ihrer Daten in Teams erhöhen und gleichzeitig sicherstellen, dass nur autorisierte Personen darauf zugreifen können.

Metadaten und Suchfunktion

Ein weiteres nützliches Feature von SharePoint Dateiablage in Teams ist die Möglichkeit, Dateien in Ordnern und Unterordnern zu organisieren und mit Metadaten zu versehen. Diese können beispielsweise Informationen wie den Autor, das Erstellungsdatum oder den Dateityp enthalten und erleichtern die Suche nach bestimmten Dateien im Team. Durch die Verwendung von Metadaten können Sie auch automatische Workflows erstellen, die bestimmte Aktionen auslösen, wenn eine Datei erstellt oder bearbeitet wird. So können Sie beispielsweise automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung senden oder eine Genehmigung anfordern, wenn eine bestimmte Art von Datei erstellt oder geändert wurde.

Eine der wichtigsten Funktionen von SharePoint in Teams ist die Möglichkeit, Dateien schnell wiederzufinden. Hierfür können Sie einfach die Suchfunktion in Teams nutzen oder innerhalb von SharePoint die Filteroptionen verwenden. Außerdem können Sie Dateien nach verschiedenen Kriterien sortieren oder mithilfe von Tags und Metadaten organisieren.

SharePoint Dateiablage in der Cloud

Bei konsequenter Nutzung Cloud-basierter Services von Microsoft, SharePoint und Teams bietet sich die Möglichkeit, den traditionellen Fileserver in der IT-Infrastruktur ablösen. Abgesehen von der Tatsache, dass so Kosten für die Instandhaltung klassischer Hardware reduziert werden und zudem die Ausfallsicherheit Ihres Unternehmensnetzwerks optimiert wird, bietet die Dateiablage in der Cloud vor allem Unternehmen mit mehreren Standorten entscheidende Vorteile.

Azure AIP und DLP – Eine Kombination für mehr Sicherheit

Eine weitere wichtige Funktion der SharePoint Dateiablage in Teams ist die Integration von Azure Information Protection (AIP) und Data Loss Prevention (DLP). Diese Funktionen bieten einen erweiterten Schutz vor Datenverlust und -missbrauch. Mit AIP können Sie Dateien automatisch mit einem bestimmten Sicherheitslevel versehen und somit sicherstellen, dass nur berechtigte Benutzer auf die Dateien zugreifen können. DLP ermöglicht es Ihnen, sensible Daten zu identifizieren und zu schützen, indem Sie bestimmte Regeln festlegen, die den unautorisierten Zugriff auf diese Daten verhindern.

Um AIP in der SharePoint-Dateiablage in Teams zu nutzen, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass Ihre Organisation über eine aktive AIP-Lizenz verfügt. Anschließend können Sie die AIP-Integration in Teams aktivieren und die entsprechenden Einstellungen vornehmen. DLP ist hingegen standardmäßig in SharePoint und Teams verfügbar und kann über das Microsoft 365 Compliance Center konfiguriert werden. Beim Einrichten von DLP-Regeln sollten Sie darauf achten, dass Sie alle relevanten Datenquellen einbeziehen, um eine umfassende Abdeckung zu gewährleisten.

Durch die Nutzung von AIP und DLP in der SharePoint-Dateiablage in Teams können Sie sicherstellen, dass Ihre sensiblen Daten bestmöglich geschützt sind. Informieren Sie sich gerne weiter über diese Funktionen und nutzen Sie sie optimal, um Ihre Unternehmensdaten vor Verlust und Missbrauch zu schützen.

Bringen Sie Ordnung ins Chaos

Wenn Sie Fragen zur Nutzung der SharePoint Dateiablage in Teams, zur Implementierung in Ihre Infrastruktur oder zu anderen Themen aus dem Microsoft-Kosmos haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung – denn wir sind Experten für Microsoft 365.

Von der Beratung über die Implementierung oder Migration bis hin zum Support. Unsere Kundenbetreuer beraten Sie gerne in allen Belangen rund um SharePoint, Microsoft Teams, Azure Information Protection und Microsoft 365 generell.

Kontaktieren Sie uns unter der kostenfreien Nummer 0800 4883 338 oder vereinbaren Sie hier einen unverbindlichen Gesprächstermin.

Weiterführende Links

Im Schneider + Wulf 360° Portfolio: Microsoft Azure | Microsoft Teams

Herstellerseiten: Microsoft SharePoint | Microsoft Teams | Microsoft 365

Foto © The Chaos Painter @ Pexels

Lesedauer ‘Alles Wissenswerte für den Einsatz von Microsoft Planner’ 6 Minuten

Microsoft Planner ist ein cloudbasiertes Management-Werkzeug das Firmen dabei hilft, Aufgaben und Projekte besser zu organisieren und zu verfolgen. Durch seine einfache Bedienung ermöglicht Planner es, die tägliche Arbeit effizienter zu organisieren. Für wen die Anwendung attraktiv ist, was Microsoft Planner alles kann und ob das Werkzeug DSGVO-konform ist, erfahren Sie im nachfolgenden Blogbeitrag.

Kollaboration leicht gemacht: Das ist das Motto von Microsoft Planner. Das Programm gibt Anwendern ein Werkzeug an die Hand, mit welchem sie anstehende Arbeiten im Aufgaben- oder Projektrahmen bequem organisieren und verwalten können. Mit Microsoft Planner erzeugen Teams mühelos neue To-dos, sortieren Aufgaben und weisen diese zu, geben Dokumente frei, diskutieren aktuelle Tätigkeiten im Chat und behalten den Projektfortschritt jederzeit im Auge. Des Weiteren können Kommentare und Anhänge hinzugefügt werden, um die Aufgabenerledigung optimal zu unterstützen. Kurzum: Mit Microsoft Planner kann man Arbeiten planen, koordinieren und deren Erledigung nachhalten.

Microsoft Planner zu benutzen ist eine gute Gelegenheit, um die Produktivität im Unternehmen nachhaltig zu steigern. Das Programm ist intuitiv und sehr einfach zu bedienen – so wird die Strukturierung sämtlicher To-Dos zum Kinderspiel. Durch die Aufteilung in verschiedene Listen (sogenannte ‘Buckets’) sowie die Vergabe von Fälligkeiten und indivdualisierbare Benachrichtigungseinstellungen werden Nutzer kontinuierlich bei der Einhaltung und Erledigung ihrer Termine unterstützt.

Planner ist für sämtliche Business-Abonnenten von Microsoft 365 kostenfrei erhältlich. Die Anwendung ist für Windows und Mac sowie als Web-Anwendung via Browser und ebenso für mobile Endgeräte (Android + iOS) verfügbar.

Microsoft Planner, To-Do und Project Online – ist das nicht das gleiche?

Bietet Planner nicht die gleiche Funktionalität wie Microsoft To-Do oder Project Online? Ganz klar: Nein. Zwar ist To-Do auch eine Software-Lösung aus dem Hause Microsoft mit dem Ziel der Aufgaben- und Terminorganisation. Allerdings bewegt man sich mit Microsoft To-Do im ‘Mikrokosmos’ einer Einzelperson. Zwar verschafft es jedem Mitarbeiter bzw. jeder Mitarbeiterin eine individuelle Übersicht über eigene oder zugewiesene Aufgaben – hier endet die Kapazität der Anwendung dann aber auch schon. Für Kollaboration und die eigentliche Gruppenarbeit ist wiederum Microsoft Planner ideal geeignet – für Projekte in kleinen bis mittelgroßen Gruppen. Hochkomplexe Projekte mit interdisziplinären, großen Projektteams verwalten Unternehmen am besten mit Microsoft Project Online.

Welche Vorteile der Einsatz von Microsoft Planner mit sich bringt

Microsoft Planner unterstützt agile Arbeitstechniken wie Kanban oder Scrum. Es liefert zum Beispiel ein sog. Kanban-Board, auf welchem sich Aufgaben ganz mühelos verwalten und per Drag & Drop je nach Aufgabenstatus zuordnen lassen. Sein volles Potenzial entfaltet die Lösung, wenn es im Team gebraucht wird. Speziell für kleine und mittelständische Unternehmen bietet das Werkzeug vielfältige Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung und Optimierung der Team-Kommunikation.

Vergleichen lässt sich das das Werkzeug am ehesten mit Lösungen anderer Anbieter wie Trello, Asana oder Jira. Im Gegensatz zu diesen verfügt Microsoft Planner allerdings über einen entscheidenden Vorteil: Die nahtlose Integration in das Microsoft-Ökosystem. Mit Schnittstellen zu Outlook, SharePoint und Microsoft Teams ist die Verfügbarkeit aller relevanten Informationen lückenlos. Für Unternehmen, die daher bereits eines oder mehrere dieser Programme einsetzen, ist Microsoft Planner eine sinnvolle Ergänzung ihrer Software-Landschaft. Zumal der Gebrauch – wie zuvor erwähnt – für Inhaber eines Business-Abonnements (aber auch für Enterprise-Kunden sowie im Rahmen von Education Office 365-Abonnements) kostenlos ist. So vermeiden Sie zusätzliche Lizenzkosten – in Zeiten wie diesen ein schlagkräftiges Argument für den Einsatz von Microsoft Planner als Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool.

Ist Microsoft Planner DSGVO-konform?

Unternehmen, die über den Einsatz von Microsoft Planner nachdenken, haben mit hoher Wahrscheinlichkeit schon Microsoft 365 im Unternehmen etabliert. Aufgrund dieser Tatsache ist davon auszugehen, dass das Thema Datenschutz (und DSGVO) bereits durchleuchtet wurde. Für alle 365-User, die sich damit noch nicht beschäftigt haben oder im – eher unwahrscheinlichen – Fall, dass die Einführung von Planner als Einstieg in den Microsoft-Kosmos dient, sei hier deutlich angemerkt, dass dies schleunigst geschehen sollte. Denn tatsächlich kann es – bei mangelnder Vorbereitung – zu Konflikten zwischen dem in den USA ansässigen Microsoft und dem europäischen Recht kommen.

In diesem Zusammenhang raten wir allen Microsoft 365-Usern, unbedingt eine Risikobewertung durchzuführen sowie – im Hinblick auf den Datenschutz – außerdem eine strenge Konfiguration aller genutzen Services vorzunehmen. Konkret bedeutet das: Deaktivieren Sie in jedem Fall alle Services, die Sie nicht zwingend benötigen. Und – weitaus komplexer, jedoch umso wichtiger – deaktivieren Sie alle Dienste, die nicht auf EU-Servern gehostet werden.

Wer seine Hausaufgaben bereits erledigt hat, kann beim Einsatz von Microsoft Planner ganz entspannt durchatmen: Die Daten von werden in Irland oder den Niederlanden – ergo innerhalb der EU – gelagert. Wir möchten erwähnen, dass ein minimales Restrisiko für die (tatsächlich gesetzeswidrige) Übertragung personenbezogener Daten an amerikanische Strafverfolgungsbehörden besteht. Diese Vorgehensweise ist bei sämtlichen oben gelisteten alternativen Lösungen allerdings ebenso üblich.

Die Features von Microsoft Planner im Überblick

  • Visuelle Organisation von Arbeit, Aufgaben und Terminen
  • Administration sämtlicher Aufgaben zentral an einem Ort
  • Organisation von Teamarbeit
  • Zuteilung von Aufgaben
  • Entwurf von Kanban-Boards mit detailgenauen Aufgabenkarten
  • Kommunikation und Dialog mit anderen Benutzern
  • Einfügen sowie Freigeben von Dateien
  • Erstellung und Erfüllung von Checklisten
  • Statusverfolgung über visuelle Diagramme
  • Geschützte Datenspeicherung auf der Microsoft Cloud
  • Gebührenfrei verfügbar für Business-Abonnenten von Microsoft 365

 

Zu sämtlichen Fragen rund um Planner sowie alle anderen Lösungen aus dem Microsoft 365-Kosmos sind wir Ihr kompetenter Ansprechpartner. Sie erreichen uns unter der Nummer 0800 4883 338 (kostenfrei innerdeutsch) oder zur Vereinbarung eines unverbindlichen Besprechungstermines über unseren Terminplaner.

Foto © Startup Stock Photos @ Pexels

Weiterführende Links

Hier erhalten Sie weiterführende Informationen zu Office 365 sowie zu Microsoft Teams. Detaillierte Informationen zur Cloud-Lösung Azure finden Sie hier.

Lesedauer: ca. 1 Min

Das wars – Ende – aus – vorbei. Am 31. Juli schaltet Microsoft „Skype for Business“ ab. Wer noch auf die bewährte Kollaborations-Software setzt, muss sich nach Alternativen umsehen. Eine Tür stößt Microsoft dabei selbst weit auf: die Tür zu Microsoft Teams.

Umzug von Skype for Business zu Microsoft Teams

Bereits ab Mai werden User, die noch nicht umgestiegen sind, automatisch zu Teams umgezogen. Wer das ganze noch proaktiver angehen möchte, kann bereits jetzt auf umfassende Anleitungen, kostenlose Schulungen und Planungsworkshops seitens Microsoft zurückgreifen, so dass man selbst die Kontrolle über den Umzug behält. Die direkten Links finden Sie hier im Microsoft-Blog.

Übrigens, Skype for Business Server-Produkte sind von der Einstellung nicht betroffen.

Generell stellt sich aber natürlich die Frage: warum bis zum „End of life“ eines Produktes abwarten, wenn man auch die topmoderne Lösung nutzen kann, die fortschrittlich regelmäßig weiterentwickelt wird?

Wenn Sie Interesse an Teams haben oder Fragen, was die Umstellung für Ihr Unternehmen bedeutet, beraten wir Sie gerne zu Microsoft Teams. Hier finden Sie mehr Informationen und die direkte Möglichkeit, eine kostenfreie Erstberatung bei Schneider + Wulf zu buchen!

Auf die Vorteile von Teams sind wir dabei bereits in den letzten Blog-Einträgen eingegangen, die wir Ihnen hier gerne nochmals empfehlen:

Lesedauer: ca. 3 Min

Nicht nur aufgrund der Corona-Pandemie sind Kollaborationswerkzeuge aus dem Arbeitsalltag kaum noch wegzudenken. Microsoft Teams hat sich zu einer Art Mega-Tool entwickelt, das Mitarbeitern wie Führungskräften die tägliche Arbeit erleichtert. Mit den Standardfunktionen von Teams wie Chats oder Video- und Onlinekonferenzen sind die meisten vertraut. Darüber hinaus bietet die Software viele weitere nützliche Features. Da Microsoft Teams kontinuierlich weiterentwickelt, kommen regelmäßig neue Funktionen dazu. Einige Funktionen, die Sie vielleicht noch nicht kannten, möchten wir Ihnen im folgenden Beitrag vorstellen. Sie stehen stellvertretend für eine Vielzahl praktischer Features für die Teamarbeit im Unternehmen.

Erweiterung des Funktionsumfangs von Teams mit Apps

Riesiges Potenzial für nützliche Helfer im Alltag bietet die Möglichkeit, vorhandene oder selbst entwickelte Apps in Teams einzubinden. Mit diesen passen Sie das Kollaborationstool Ihren Bedürfnissen an. Im App Store finden Sie über 700 direkt integrierbare Apps, die viele Routineaufgaben erleichtern. Durch einfaches Klicken lassen sich diese als Registerkarten in Gruppen-Chats, Channels oder Einzelgespräche einfügen. Sie können auch eigene Business-Apps entwickeln und die Funktionsvielfalt von Microsoft Teams erweitern. Im folgenden zwei Beispiele für den sinnvollen App-Einsatz.

Microsoft Teams gemeinsamer Kalender

Mit der neuen Kanalkalender-App realisieren Sie einen gemeinsamen Kalender für Microsoft Teams. Der Kanalkalender basiert auf Groups und gestattet es Ihnen, in jedem Kanal einen freigegebenen Kalender anzulegen. In dem Kalender planen die Teilnehmer zum Beispiel gemeinsame Meetings für diesen Kanal.

Microsoft Teams Aufgaben

Aufgaben lassen sich schon lange in Outlook digital planen und verwalten. Mit der App „Planer“ integrieren Sie die Verwaltung von Teamaufgaben direkt in Teams. Das Aufgabenmanagement ist per Registerkarte in Teams eingebunden und erlaubt es zum Beispiel, Aufgaben mehreren Personen zuzuweisen, Aufgaben anderen Personen zu übertragen oder eine grafische Übersicht der Teamaufgaben per Knopfdruck zu generieren.

Weitere nützliche Funktionen kurz angerissen

Im Folgenden einige weitere für Sie eventuell noch unbekannte praktische Features kurz erklärt:

Lesezeichen

Nicht immer lassen sich alle bereitgestellten Informationen direkt aufnehmen. Um den Überblick nicht zu verlieren, sind Lesezeichen äußerst sinnvoll. Indem Sie eine Nachricht über die Funktion „Weitere Optionen“ speichern, steht sie Ihnen durch einen Klick auf Ihr Profilbild und die Option „gespeichert“ zum späteren Lesen in Ruhe zur Verfügung.

Gruppengespräche und Meetings aufzeichnen

Gespräche, Meetings oder Videokonferenzen lassen sich mit wenigen Klicks aufzeichnen. Praktisch ist das beispielsweise, wenn Sie einen während des Meetings nicht anwesenden Kollegen auf den neuesten Stand bringen möchten. Die Funktion zum Aufzeichnen finden Sie bei „Weitere Optionen“ unter „Aufzeichnung starten“. Die Aufzeichnungen sind anschließend für alle Teilnehmer abrufbar.

Together-Modus

Der Together-Modus ist eine nette optische Zusatzfunktion. Im Together-Modus platzieren Sie alle Teilnehmer vor dem gleichen digitalen Hintergrund. Für alle Teilnehmer sieht es so aus, als wären die Personen im gleichen Raum.

Schneider + Wulf ist Ihr Partner für Microsoft in Frankfurt und Umgebung. Buchen Sie jetzt einen kostenlosen Termin für eine Microsoft-Teams-Erstberatung! In einem unverbindlichen Gespräch erfahren Sie, wie Microsoft Teams Ihr Unternehmen voranbringt. Wir freuen uns, Ihnen die Software-Lösung vorstellen zu dürfen.

Lesedauer: ca. 3 Min

„Stillstand ist Rückschritt“, sagte schon der ehemalige Topmanager Rudolf von Bennigsen-Foerder. Das gilt im Unternehmen, wie auch in der IT. Eine Software, die nicht mehr weiterentwickelt wird, verliert nach und nach Nutzer und hat irgendwann keinerlei Relevanz mehr. Das zu verhindern, ist Anspruch jedes Unternehmens, um die Brücke zu Microsoft zu schlagen.

Chat-Programme, wie Microsoft Teams, werden aktuell mehr denn je genutzt. Aber – um am Beispiel Microsoft Teams zu bleiben – sie sind mehr als reine Chat-ProgrammeDr. Tibor Müller
Hauptgeschäftsführer
IHK Pfalz

Sie sehen, Microsoft bleibt nicht stehen und entwickelt Teams immer weiter. Wenn Sie Teams noch nicht in Ihrem Unternehmen nutzen, freuen wir uns, Ihnen die Software-Lösung in einem unverbindlichen Beratungsgespräch vorstellen zu dürfen!

Lesedauer: ca. 7 Minuten

Zu Teil 1. Zu Teil 2. Zu Teil 3.

Kapitel 4 – Internetleitung und WLAN als Basis des Online-Meetings

Online-Meetings werden über die Internetleitungen der jeweiligen Teilnehmer und des Anbieters der Software abgehalten. Doch auch der Weg vom Internetanschluss im Haus bis zum Rechner muss genauer betrachtet werden.

Internetleitung – Download, Upload & Co

Welchen Einfluss haben die Parameter der Internetanschlüsse? Welche Werte sagen eigentlich was aus?

Die Frage an einen Teilnehmer, über welchen Internetzugang er verfügt, wird nicht selten mit einer Antwort wie “Ich habe eine 50 MBit-Leitung” beantwortet.

Tatsächlich liefern diese Angaben nicht mehr als einen groben Richtwert der maximalen Downloadrate des jeweiligen Internetanschlusses. In der Praxis verfügt der Nutzer bei Telekom, Vodafone & Co häufig nur über ca. 50% dieser Werte – zuweilen auch weniger, wenn vor Ort die Leitungen ‘knapp’ werden.

Theoretisch bedeuten 50 Mbit/s Downloadrate, dass eine Datei oder Datenpaket der Größe 6 MB (also Mbyte) im Idealfall ca. 1 Sekunde benötigt, um auf den Rechner zu gelangen – in der Praxis dürften das eher 2 Sekunden sein (eben 50%). Wenn ich mir diese Leitung dann mit anderen Anwendern, Geräten und Programmen am gleichen Anschluss teilen muss, wird das schnell deutlich weniger.

Der Wert ist auch deshalb nur theoretisch, weil die andere Seite, von der ich die Datei bekomme, diese in mindestens der gleichen Geschwindigkeit zur Verfügung stellen muss und alle ‘Schaltstellen’ dazwischen dabei mitspielen müssen. Das ist nicht anders als bei der Post – jeder Stau auf dem Weg vom Sender zum Empfänger sorgt dafür, dass das Paket später ankommt.

Wichtig ist es zu verstehen, dass z.B. bei DSL-Verbindungen (oder bei nahezu 100% aller Homeoffice-Leitungen) zu jedem Downloadwert auch ein Uploadwert gehört. Das ist genau die Geschwindigkeit, mit der ich über meinen Anschluss Datenpakete von meinem Rechner aus INS Internet übertragen kann. Die günstigen Standardanschlüsse heißen auch deshalb asynchrone Leitungen, weil die beiden Werte nicht übereinstimmen – die Uploadrate betträgt nur etwa 50% (oder auch deutlich weniger) der Downloadrate. Die ’50 MBit-Leitung’ hat z.B. häufig einen Uploadwert von nur 10 MBit.

Da ein Online-Meeting ein klassisches Beispiel für eine ‘synchrone Anwendung’ ist (ich benötige für die gegenseitige Übertragung gleich schnelle Werte), liegt der Flaschenhals daher beim Upload, bei dem die Übertragung meines 6 MB Datenpaketes in der Praxis nun schon ca. 10 statt 2 Sekunden dauert. Das ist u.a. auch der Grund, warum synchrone Leitungen (gleicher Up- und Download) deutlich teurer sind, was die erheblich höheren Kosten für Internetleitungen in Firmen erklärt.

Ein weiterer Wert, den man mal gehört haben sollte, ist die sogenannte Latenzzeit (wird durch einen ‘Ping-Test’ ermittelt). Gemeint ist dabei der Versatz zwischen dem Senden eines Signals und der darauf unmittelbar zurückgesendeten Antwort. Das kann besonders bei Online-Meetings dafür sorgen, dass Ton und Bild verspätet ankommen und sich dadurch dann gegenseitig überlappen (ein Teilnehmer fängt an zu sprechen, weil der Ton eines anderen Teilnehmers, der gerade etwas sagt, bei ihm noch nicht angekommen ist). Der so entstehende ‘Wortsalat’ führt häufig zu Durcheinander und erfordert längere Sprechpausen, damit das Durcheinander nicht zu groß wird und so überhaupt eine sinnvolle Kommunikation entstehen kann.

Problematisch wird es in diesem Zusammenhang, wenn eine Verbindung mehr als 250 ms Verzögerung oder Latenz aufweist. Messbar ist der Wert meiner eigenen Verbindung über gängige Speedtests (z.B. über https://www.speedtest.net/de); das Ergebnis wird als Pingzeit in Millisekunden ausgegeben. Der Zielwert sollte bei etwa <= 50ms liegen.

Beachten Sie: Der Überlappungseffekt tritt auch durch die Datenpufferung bei schwankenden Bandbreiten der Verbindung bei allen Teilnehmern auf. In diesem Fall werden Daten kurzzeitig zwischengespeichert, bevor diese dann als Paket weitergeleitet werden. Dieser Effekt kann sich gerade bei Online-Meetings sehr nachteilig auswirken.

WLAN

Der Einfachheit halber werden gerade im Homeoffice häufig WLAN-Verbindungen zur Übertragung der Daten im Haus genutzt. Ich möchte auch hier einige Grundlagen erklären.

WLAN-Verbindungen können sehr starken Schwankungen unterliegen. Daher sollte die Qualität der Verbindung immer wieder geprüft werden. Negative Einflüsse sind häufig schwer feststellbar und erschließen sich auch nicht immer logisch. Befindet sich der Router in direkter Nähe, können immer noch andere Geräte oder Netze Einfluss auf die Übertragung haben.

Um eine möglichst ideale Verbindung zu haben, sollten Sie daher nach Möglichkeit eine Kabelverbindung für einen dauerhaften Arbeitsplatz bevorzugen, zumindest aber die wichtigsten WLAN-Parameter regelmäßig selbst oder von einem Fachmann prüfen lassen. Die AVM-Fritzbox als Quasi-Standard für DSL-Router in Deutschland bietet umfangreiche Möglichkeiten für eine optimale Einstellung.

Die Suche nach möglichen Fehlerquellen kann schnell sehr komplex werden. Das gilt umso mehr, wenn sich andere WLAN-Netze in Reichweite befinden. Auch hier kann der Rat eines Fachmannes helfen, sollten Verbindungen bei Ihnen häufiger unterbrochen werden. Allerdings wird die Fehlerbehebung in diesem Fall schnell zur Suche nach der berühmten Nadel im Heuhaufen, denn meist lassen sie sich die Probleme ja nicht bewusst reproduzieren. Auch hier sei auf die AVM-Fritzbox verwiesen; sie bietet zahlreiche Möglichkeiten der Abhilfe und ist recht einfach zu bedienen.

Schwache WLAN-Signale in entlegeneren Bereichen von Haus oder Wohnung können mit Repeatern verstärkt werden. Sollte das WLAN dennoch nicht ausreichend funktionieren, kann der Einsatz von Powerline eine Alternative sein. Dabei wird das Signal über die Stromleitungen im Haus übertragen – Signalverlust durch zu große Entfernungen sowie Decken und Wände entfällt dadurch.

In jedem Fall ist es ratsam, nicht jedes Endgerät im Haus einfach über WLAN zu verbinden, um die Menge so übertragener Daten zu minimieren. Eine Möglichkeit kann auch darin bestehen, mehrere WLAN-Netze zu nutzen, um den Arbeitsrechner über ein eigenes Netz möglichst ideal zu versorgen.

Das Netz liefert unter dem Suchbegriff ‘WLAN optimieren’ zahlreiche Artikel einschlägiger Fachzeitschriften. Wenn Sie auf die Aktualität des jeweiligen Artikels achten, erhalten Sie so schnell und einfach wertvolle Hinweise zur Optimierung Ihrer WLAN-Umgebung.

Eine weitere gute Idee kann es sein, Smartphone, Tablet, TV, Playstation etc. an eigene WLAN-Netze zu koppeln und diesen nicht die volle Bandbreite Ihres Anschlusses zur Verfügung zu stellen. Ansonsten kann es passieren, dass die automatischen Updates Ihrer Smartphones im Haus Ihnen im Online-Meeting schnell mal die Sprache verschlagen. Gleiches gilt natürlich für Amazone Prime, Netflix & Co oder Online-Gaming, wenn sich andere Familienmitglieder damit die Zeit vertreiben.

Mobilfunknetze

In Gegenden mit schlechter Internetversorgung wird die Nutzung des Mobilfunknetzes als Verbindungsalternative immer beliebter. Das liegt auch daran, dass ein Smartphone bei passendem Empfang schon ausreicht, um über eine drahtlose Verbindung (Hotspot) eine Internetverbindung herstellen zu können. Zudem werden die passenden Datentarife immer günstiger. Häufig kommen auch LTE-Router mit eigener SIM-Karte für die Datenverbindung zum Einsatz. Die Geräte sind insoweit interessant, als dass sie flexibel einsetzbar sein, da der Standort nicht nur in der eigenen Wohnung beliebig verändert werden kann.

Doch auch diese Nutzung unterliegt Besonderheiten, die berücksichtigt werden sollten.

  • Mobilfunkverbindungen unterliegen sehr starken Schwankungen
  • Die Übertragungsrate hängt in hohem Maße von der sonstigen Auslastung in der aktuellen Funkzelle ab (andere Smartphonenutzer in der näheren Umgebung)
  • Eingehende Anrufe oder andere Apps auf dem Gerät (z.B. Mailempfang, Updates etc.) können die Verbindung unterbrechen oder stark beeinflussen

In der Praxis sollte eine Internetverbindung via Smartphone immer nur dann genutzt werden, wenn keine Alternative verfügbar ist. Ob sich eine solche Lösung für den dauerhaften Einsatz im Homeoffice eignet, kann nur ein intensiver Praxistest zeigen. In jedem Fall ist eine solche Verbindung mit Abstand die störanfälligste, wenngleich häufig auch die einfachste Lösung, da sie nicht an einen bestimmten Standort gebunden ist.

Kapitel 5 – Praxisbeispiel – ein typisches Online-Meeting

Teilnehmer A sitzt an einer Glasfaserleitung (Hausanschluss), hat also ideale Verbindungen und Werte und sorgt mit seiner HD-Kamera (1080p Auflösung) für ein perfektes Bild. Aufgrund der sehr hohen Bandbreite und auch sonst nahezu perfekten Werte muss er sich erst einmal keine Gedanken machen. Nun platziert sich A jedoch mit seinem Notebook an einer Stelle im Büro, an der die genauen Werte der WLAN-Verbindung weitestgehend unklar sind und die Verbindung zahlreichen Einflüssen unterliegt (welche anderen Geräte, Programme oder Personen sind im gleichen Netz oder am gleichen Anschluss aktiv?).

Es kann also sein, dass es bereits in der unmittelbaren Umgebung von Teilnehmer A zu erheblichen Problemen und Einschränkungen kommt (im Beispiel: Die Qualität der WLAN-Verbindung).

Teilnehmer B ist in Sachen Internetleitung weniger privilegiert und muss sich mit einer WLAN-Verbindung im Hotel, im Homeoffice oder einer DSL-Leitung abfinden, die in diesem Beispiel schon im Idealfall nur 10 MBit Download und 5 MBit Upload liefert. Ob das Smartphone gerade Updates installiert, Familienmitglieder parallel Streamingdienste nutzen oder gerade beim Home-Schooling aktiv sind … all das lässt die verbleibende Bandbreite stark variieren und verhindert eine qualitative Verbindung.

Um sich in solchen Fällen zumindest halbwegs klar verständigen zu können, empfiehlt es sich bei Bedarf die Kameras auszuschalten. So wird zumindest für eine möglichst gute Sprachqualität gesorgt.

Kapitel 6 – Welche Faktoren in meinem Arbeitsumfeld Meetings beeinflussen (können)

Nicht selten sind in Folge meiner Arbeitsweise und der Gegebenheiten meiner Arbeitsumgebung (Rechner mit mehreren Bildschirmen) im Rahmen der Projekte, an denen ich arbeite, weitere Anwendungen aktiv, die wichtige Ressourcen belegen. Möglicherweise erliege ich der Versuchung, mich parallel zu einem Meeting mit anderen Dingen zu beschäftigen? Wenn dann 15 Fenster im Browser offen sind und zudem mit mehreren Cloudanwendungen gearbeitet wird, darf ich mich über Performanceprobleme oder temporäre Komplettausfälle des Systems nicht wundern.

Ich nutze inzwischen 3 Instanzen von OneDrive aktiv (2 Firmen- und ein privater Account), bei denen ich nur bedingt oder auch teilweise gar nicht beeinflussen kann, welche Datenmengen im Hintergrund synchronisiert werden. Das kann dafür sorgen, dass meine Bandbreite drastisch reduziert wird (im Zweifel solche Dienste vorübergehend anhalten).

Eine Datensicherung über die Cloud sorgt zuweilen für unverhältnismäßig hohen Datenverkehr. Das kann gravierende Auswirkungen auf die Internetverbindung haben, wenn die Sicherung während eines Online-Meetings im Hintergrund läuft. Prüfen Sie daher die Einstellungen und die Möglichkeiten, derartige Probleme zu verhindern.

Welche Programme zu welchem Zeitpunkt Updates installieren und welche Auswirkungen dies hat, lässt sich kaum übersehen. Es lohnt sich daher unbedingt, das System regelmäßig einer Analyse zu unterziehen, ggf. mit fachkundiger Unterstützung.

Zum Abschluss bleibt mir nur zu sagen: Ich hoffe, die Artikelreihe hat Ihnen etwas gebracht und sorgt dafür, dass Ihre Online-Meetings künftig entspannter ablaufen. Sie können alle Artikel im PDF-Format über nachfolgenden Button anfordern – dieser enthält als kleinen Bonus noch eine Checkliste zur Vorbereitung auf Online-Meetings.

Mit freundlichem Gruß

Christian Schneider

Christian Schneider

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Es freut mich, wenn Ihnen dieses Essay gefällt und Sie und das Unternehmen, in dem Sie tätig sind, einen möglichst großen Nutzen daraus ziehen können. Sicherlich können Sie sich vorstellen, dass in die Entstehung dieses Dokumentes viel Arbeit geflossen ist. Aus diesem Grund weise ich freundlich darauf hin, dass Sie Freunde, Kollegen und Geschäftspartner sehr gerne auf die Artikelreihe aufmerksam machen können. Jede andere Nutzung, vor allem unter kommerziellen Gesichtspunkten, ist jedoch untersagt.

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Autoren: Christian Schneider, Manuel Büschgens | © Beitragsbild Anna Shvets von Pexels

Lesedauer: ca. 7 Minuten

Teil 1 der Artikelreihe hier. Teil 2 hier.

Kapitel 3 – Grundregeln für die für optimale Verständigung im Online-Meeting

Das Mikrofon

Wichtigste Grundlage für ein Online-Meeting ist die optimale Sprach- und Tonqualität eines jeden Teilnehmers. Das Mikrofon spielt dabei eine wichtige Rolle, insbesondere dessen Bauart. Headsets sind dabei deshalb ideal, weil sich das Mikrofon in unmittelbarer Nähe des Mundes befindet und so die besten Voraussetzungen dafür bietet. Einerseits wird die Stimme möglichst klar und deutlich übertragen, andererseits werden Nebengeräusche im Arbeitsumfeld so gut wie möglich ‘gefiltert’. Beachten Sie: Sollte das Mikrofon zu dicht am Mund sein, kann es dazu kommen, dass Ihre Atmung als Geräusch übertragen wird. Prüfen Sie daher vorher, welche Entfernung für den idealen Ton sorgt.

Bereits günstige Headsets um die € 50,- liefern dabei sehr gute Ergebnisse. Der Tragekomfort der Modelle ist sehr unterschiedlich, letztlich aber auch sehr subjektiv und hängt maßgeblich von der Dauer und Häufigkeit der Nutzung ab. Beachten Sie: In-Ear-Varianten wie z.B. die Apple EarPods machen den im ersten Absatz genannten Vorteil teilweise wett, weil der Abstand zwischen Mund und Mikrofon bauartbedingt wieder größer ist.

Weitestgehend ungeeignet sind in Notebooks und Handys eingebaute Mikrofone. Die Nutzung dieser Mikrofone mag für Sie selbst komfortabel sein, weil sie keinerlei ‘Geräte’ am Kopf tragen müssen. Allerdings stellen sie für die Sprachqualität – und damit für alle anderen Teilnehmer – die mit Abstand schlechteste aller Lösungen dar, weil Nebengeräusche häufig so laut übertragen werden, dass sogar das Abstellen der Kaffeetasse auf der Schreibtischplatte für ohrenbetäubenden Lärm auf der anderen Seite sorgen kann. Bei der Nutzung solcher Mikrofone ist Stimme oft durch Hall ‘verfärbt’ und dadurch schlecht verständlich. Es kommt zudem häufig zu Rückkopplungseffekten – weil Mikrofon und Lautsprecher eine Tonschleife bilden, hören andere Teilnehmer Ihre Stimme als Echo. Eine sinnvolle Kommunikation ist so nicht möglich und die Identifikation des Verursachers nebst Behebung des Problems kostet wertvolle Zeit.

Gerade in Sachen Mikrofon gilt oft: Der Komfort des einen ist das Leid des anderen.

Aufgrund der Tatsache, dass ich das Resultat der eigenen Audiokonfiguration nicht selbst erlebe, senkt die Investitionsbereitschaft in eine bessere Konfiguration, geht es schließlich ‘nur’ um gute Verständlichkeit meiner Worte auf Seite der anderen Teilnehmer.

Jedoch: Es liegt in der Natur der Sache, dass ich daran ein hohes Interesse haben sollte. Denn: Schlechte Tonqualität führt beim Zuhörer zu Konzentrationsschwierigkeiten. Nicht selten sind gerade nach längeren Online-Meetings Kopfschmerzen und Müdigkeit die Folge.

Zögern Sie daher nicht, Teilnehmer Ihrer Online-Meetings auf derartige Umstände aufmerksam zu machen. Wenn Sie Ihrerseits Aufwand und Mühe in eine optimale Tonqualität zu Gunsten der anderen investieren, sollte es vertretbar sein, den Wunsch nach einer guten Sprachqualität auch anderen gegenüber zu äußern.

Praxistipp: Nutzen Sie je nach Umfeld und Gegebenheiten verschiedene Headsets für verschiedene Bedingungen. Die Beantwortung folgender Fragen kann bei der Auswahl des richtigen Headsets helfen:

  • In welcher Umgebung soll das Headset genutzt werden?
  • Kabel oder Bluetooth?
  • Nutzungsdauer (Akkulaufzeit)?
  • Mono oder Stereo (eine Ohrmuschel oder zwei)?
  • Gibt es spezielle Anforderungen an Gewicht, Tragekomfort und Mobilität?

Es gibt nicht das EINE Headset, dass sich für alle Einsatzbereiche eignet. Testen Sie Geräte und deren Funktion immer ausführlich vorm ersten praktischen Einsatz. Holen Sie im Rahmen dieser Tests Feedback von z.B. Kollegen ein, mit denen Sie vor allem die Sprachqualität und Geräuschkulisse in der späteren Meeting-Umgebung prüfen.

Die Nebengeräusche

Aller Aufwand mit der Sprachqualität und einem guten Mikrofon werden durch Nebengeräusche zunichte gemacht. Denn auch bei Nebengeräuschen besteht das Problem, dass man einfach nicht wahrnimmt, wie diese auf der anderen Seite ankommen. Man kennt Nebengeräusche immer nur von anderen Teilnehmern und empfindet diese dann häufig als sehr unangenehm, störend, rücksichtslos oder sogar unverschämt. Wer hat nicht schon einmal gedacht ‘Was macht der oder die da eigentlich gerade?’.

Interessanterweise kommt man dennoch nicht auf die Idee, dass es anderen Teilnehmern mit selbst erzeugten Nebengeräuschen ebenso ergehen kann. Man ist sich des Problems einfach nicht bewusst.

Achten Sie daher sehr genau auf optimale Bedingungen mit wenig Nebengeräuschen und holen Sie sich immer aktiv Rückmeldung anderer Teilnehmer. Dies idealerweise im Vorfeld, um so noch rechtzeitig Änderungen vornehmen zu können und das eigentliche Meeting nicht zu stören. Nutzen Sie aktiv die ‘Mute-Funktion’, um Nebengeräusche für andere weitgehend zu vermeiden.

Die Mute-Taste

Um Ihren Ton ‘stumm’ schalten zu können, bieten alle gängigen Programme eine Mute-Funktion, mit der Sie Ihr Mikrofon temporär ausschalten können. So gelangen garantiert keine Geräusche mehr zu Ihren Meeting-Partnern. Bei einem ‘schwierigen’ Umfeld können Sie damit das Mikro nur dann freischalten, wenn Sie selbst gerade etwas sagen wollen. Vor allem, wenn Teilnehmer bei Meetings im Auto oder anderweitig unterwegs sind, sollte diese Funktion aktiv genutzt werden, um andere mit der eigenen Geräuschkulisse nicht zu stören. Bei Meetings ab ca. 5 Teilnehmern sollte vereinbart werden, dass zu Beginn alle ‘gemuted’ sind, damit der Meetingleiter von allen Teilnehmern klar verstanden und nicht durch unerwünschte Nebengeräusche fortlaufend unterbrochen wird.

Üben Sie den aktiven Einsatz dieser Funktion und haben Sie das Symbol, mit dem Sie erkennen können, ob Ihr Mikro gerade ‘An’ oder ‘Aus’ ist, jederzeit im Blick. In diesem Zusammenhang sei betont wie wichtig es ist, während eines Meetings niemals Dinge zu sagen, die für andere Teilnehmer nicht bestimmt sind – auch wenn Sie der Meinung sind, Ihr Mikro sei gerade deaktiviert (es könnte ja sein, dass Sie den Mute-Status verwechseln und so der abfällige Kommentar über einen Kollegen versehentlich beim falschen Adressaten landet).

Wortmeldungen

Ob mit oder ohne Moderator: Die Qualität eines Online-Meetings steigt deutlich, wenn Sie Regeln zum Thema ‘Wortmeldungen’ definieren. Ein konstruktiver Austausch untereinander und eine gute Kommunikation funktioniert nur dann, wenn jeder die Möglichkeit hat, seine Punkte vortragen zu können. Gerade im Online-Meeting ist es auf Grund der technischen Rahmenbedingungen und mit wachsender Teilnehmerzahl besonders schwierig, Redeanteile möglichst sinnvoll und gleichmäßig zu verteilen. Da ist es sehr hilfreich, wenn Programmfunktionen wie ‘Hand heben’ genutzt werden. Auch die Chatfunktion kann sinnvolle Dienste leisten, gerade wenn es um die Reihenfolge geht, in der die Teilnehmer sich zu Wort melden.

Um bei wachsender Teilnehmerzahl für eine möglichst hohe Meeting-Qualität zu sorgen, ist der Einsatz eines Moderators meiner Ansicht nach Pflicht. Denn je nach Art und Inhalt des Meetings ist es sonst kaum möglich, geteilte Bildschirminhalte, Sprache, Wortmeldungen und den Chat gleichzeitig im Blick zu halten. Zudem kann der Moderator bei technischen Problemen einzelne Teilnehmer unterstützen, ohne dass dabei das ganze Meeting gestört wird.

Meeting via Windows-App oder Browser?

Aktuell gibt es teils erhebliche Unterschiede zwischen Videokonferenzen über lokale Windows-Anwendungen (Apps) oder über reine Webdienste, die über den jeweiligen Browser (Edge, Firefox, Chrome) abgehalten werden. Teams ermöglicht beides, wahlweise über die lokale Teams App oder über den jeweiligen Browser.

Die Grenzen sind teilweise nicht klar erkennbar; so ist es aktuell z.B. möglich, über Microsoft Edge eine eigene Teams-Instanz als ‘App’ zu erstellen. Grundlage der App ist aber besagter Browser, in der dann Teams als Webanwendung läuft und für einen eigenen Benutzer genutzt wird (z.B. Parallelbetrieb zweier Teams-Instanzen unterschiedlicher Firmen). Aus Sicht von Teams ist das dann eine reine Webanwendung, da der Programmaufruf über den Browser erfolgt.

Der Unterschied ist erheblich, weil der Zugriff auf Kamera und Mikrofon über die App direkt mit Windows auf technisch ‘besserem’ Weg erfolgen kann als über einen Browser. Sollte also eine Wahl bestehen, sollte die Entscheidung immer für die Windows App fallen und Webanwendungen nur in Ausnahmensituationen für Online-Meetings genutzt werden.

Den vierten und letzten Teil dieser Artikelreihe gibt es am 25. März.

Urheberrecht und Feedback

Es freut mich, wenn Ihnen dieses Essay gefällt und Sie und das Unternehmen, in dem Sie tätig sind, einen möglichst großen Nutzen daraus ziehen können. Sicherlich können Sie sich vorstellen, dass in die Entstehung dieses Dokumentes viel Arbeit geflossen ist. Aus diesem Grund weise ich freundlich darauf hin, dass Sie Freunde, Kollegen und Geschäftspartner sehr gerne auf die Artikelreihe aufmerksam machen können. Jede andere Nutzung, vor allem unter kommerziellen Gesichtspunkten, ist jedoch untersagt.

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Autoren: Christian Schneider, Manuel Büschgens | © Beitragsbild Anna Shvets von Pexels

Lesedauer: ca. 5 Minuten

Teil 2 von Christian Schneiders Artikelreihe zum Thema ‘Online-Meetings’. Teil 1 finden Sie hier.

Kapitel 2 – Planung und Vorbereitung sind durch nichts zu ersetzen!

Nicht selten wählen sich Teilnehmer auf die letzte Sekunde in ein Meeting ein … und häufig erfolgt bereits das schon zu spät. Würden die gleichen Personen zu Live-Besprechungen auch zu spät erscheinen? Auch, wenn Online-Meetings mit viel weniger Aufwand durchgeführt werden können, scheint das aber generell nicht dazu beizutragen, dass alle Teilnehmer sich auch rechtzeitig um ideale Meeting-Voraussetzungen bemühen. Darunter müssen dann häufig die restlichen Teilnehmer leiden.

Deshalb macht es Sinn, Online-Meetings vorausschauend zu planen. Zumal viele dieser Vorbereitungen in der Regel nur einmal getroffen werden müssen, ihre positive Wirkung jedoch permanent entfalten. Ein wesentlicher Aspekt in diesem Zusammenhang ist die eingesetzte Technik.

Grundlagen – Die Systemvoraussetzungen meines Rechners

Wieviel Hauptspeicher hat mein Rechner?

Der Hauptspeicher ist die Komponente mit dem größten Einfluss auf die Arbeitsgeschwindigkeit meines Rechners. Er ist durch nichts zu ersetzen, außer durch mehr Hauptspeicher – weil alle Programme und Daten, mit denen ich arbeiten will, in der Hauptspeicher geladen werden müssen. Im Umkehrschluss kann zu wenig Hauptspeicher dazu führen, dass ein Rechner praktisch unbrauchbar wird.

Meiner Ansicht nach ist alles unter 16 GB Hauptspeicher bei aktuellen Geräten wirtschaftlich nicht sinnvoll. Hauptspeicher stellt keine nennenswerte Investition dar und der Nutzen durch eine höhere Arbeitsgeschwindigkeit meines Rechners ist enorm (8 GB können evtl. ausreichen, wenn eine weitere Aufrüstung technisch nicht möglich oder unverhältnismäßig teuer ist). Häufig kann durch die Erweiterung des Hauptspeichers die Neuanschaffung eines Rechners vermieden werden.

Vielen Anwendern ist der Umstand, dass Windows ‘zu wenig’ Hauptspeicher nicht meldet und stattdessen im Hintergrund Programme und Daten auf die Festplatte auslagert, nicht bewusst. Nichtsdestotrotz kann dieser Umstand die Arbeitsgeschwindigkeit Ihres Systems um bis zu Faktor 200 (!) verlangsamen.

Der Windows Taskmanager (erreichbar über die Tastenkombination ‘Strg + Shift + Esc’) liefert Aufschluss über die aktuelle System- und Speicherauslastung. Er zeigt im Detail, welche Anwendungen (Prozesse) wieviel Arbeitsspeicher benötigen. Das kann besonders dann sehr hilfreich sein, wenn das System gerade besonders langsam ist und Sie wissen wollen, welche Programme den Speicher belegen.

Praxistipp: Beenden Sie vor einem Meeting alle Programme, die Sie nicht unbedingt benötigen.

HDD oder SSD – Welchen Einfluss hat meine Festplatte?

Da Windows auch bei ausreichend Arbeitsspeicher immer bestimmte Programme und Daten auf die Festplatte auslagert, spielt auch die Geschwindigkeit der Festplatte eine wichtige Rolle.

Während ältere bzw. günstigere Festplatten (HDD) die Daten mechanisch auf magnetischen Platten speichern, erledigen moderne Festplatten (SSD) dies auf elektronischem Weg. Der Geschwindigkeitsunterschied beim Speichern und Laden von Programmen und Daten liegt bei der SSD um ca. Faktor 100 (!) höher als bei der HDD.

Die Ausstattung eines neuen Rechners mit einer SSD oder die Umrüstung von einer klassischen HDD in eine SSD kann daher eine sehr lohnende Investition sein.

Praxistipp: Falls Sie umrüsten möchten, wählen Sie immer eine SSD mit mindestens SATA-2 (besser SATA-3). Das garantiert schnelle Geschwindigkeit. Achten Sie in dem Fall darauf, dass Ihr Mainboard über einen SATA-Controller verfügt.

Reboot tut gut – Starten Sie Ihr System regelmäßig neu

Der regelmäßige Neustart eines Rechners stellt eine wichtige Grundlage dar, um die optimale Leistung des Systems zu ermöglichen. Gerade bei Notebooks, die statt eines Neustarts nur in den Stromspar- oder Standby-Modus versetzt werden, kommt es häufiger vor, dass einmal benutzte Systemressourcen nicht wieder freigegeben werden Resultat: Der Rechner wird mit zunehmender Dauer immer langsamer.

Spätestens, wenn sich ein System irgendwie ‘seltsam’ verhält, ist ein Neustart der erste und häufig auch wirksamste Schritt -nicht ohne Grund ist dies oftmals die erste Empfehlung im Rahmen eines IT-Supportes.

Wer allerdings 15 Minuten vor einem Meeting auf die Idee kommt, sein Gerät neustarten zu wollen, kommt schnell ins Schwitzen, wenn besagtes Gerät anfängt, Windows Updates zu installieren – in Zeiten regelmäßiger Aktualisierungen ein vorhersehbares ‘Übel’.

In diesem Zusammenhang sei darauf hingewiesen, dass die Installation solcher Updates ein wichtiger Aspekt der IT-Sicherheit ist. Auf diesem Weg werden bekannt gewordene Sicherheitslücken genutzter Programme durch die Hersteller geschlossen. Damit reduziert sich das Risiko, dass diese von Hackern ausgenutzt werden, deutlich.

Praxistipp: Führen Sie regelmäßige Geräte-Neustarts durch – aber bitte niemals vor wichtigen Terminen, zu denen Sie Ihr Gerät benötigen.

Teil 3 dieser vierteiligen Reihe erscheint am 23. März.

Urheberrecht und Feedback

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Autoren: Christian Schneider, Manuel Büschgens | © Beitragsbild Anna Shvets von Pexels

Lesedauer: ca. 4 Minuten

“Können mich alle hören?”

Kommt Ihnen diese Frage bekannt vor? Online-Meetings sind seit mehr als einem Jahr fester Bestandteil der Arbeitswelt. Mit ‘Bessere Online-Meetings mit Microsoft Teams, Zoom & Co’ hat Christian Schneider eine praxisnahe Artikelreihe geschaffen, die allen Lesern dabei helfen möchte, selbstsicher und gelassen mit dem Thema umzugehen.

Los geht es heute mit einleitenden Worten und Kapitel 1 zum Thema ‘Kommunikation’.

Einleitung

Spätestens seit März 2020 und dem Corona geschuldeten Lockdown haben Online-Meetings eine nie für möglich gehaltene Entwicklung genommen. Dennoch lässt die Qualität vieler dieser virtuellen Treffen auch heute – ca. 12 Monate später – teilweise sehr zu wünschen übrig. Die Ursachen dafür sind vielfältig und stellen eine Mischung aus mangelndem Grundlagenwissen, der richtigen Anwendung dessen und der Erfüllung technischer Anforderungen dar.

Die Erfahrungen der letzten Monate lassen darauf schließen, dass Online-Meetings auch nach Corona eine wichtige Rolle spielen werden. Der Grund dafür ist einfach, denn die Erfahrungen zeigen, dass Online-Meetings deutlich günstiger und wirtschaftlicher sind als die bisher gängigen Präsenz-Meetings. Reisekosten, Zeit, Flexibilität und Effizienz sind starke Argumente, um die Meeting-Kultur der Vergangenheit auf den Prüfstand zu stellen und zu hinterfragen. Wenn die technischen Voraussetzungen gegeben sind, bieten Online-Meetings die Möglichkeit, von jedem Ort und zu jeder Zeit auch kurzfristig an Meetings teilnehmen können. Dies führt dazu, dass auch mit Blick auf die Themen Nachhaltigkeit und Umweltschutz zukünftig kritisch hinterfragt werden wird, ob ein Treffen online oder im Besprechungsraum stattfindet.

Ganz klar: Überall dort, wo direkter Kontakt wichtig ist und der Vorteil eines persönlichen Austausches und Kennenlernens überwiegt, sind Präsenz-Meetings weiterhin erste Wahl. In vielen Fällen aber, vor allem, wenn sich die Teilnehmer kennen oder der Aufwand für ein persönliches Treffen besonders groß ist, wird man sehr genau überlegen, für welche Meeting-Form man sich entscheidet.

Mit dieser Artikelreihe möchte ich Ihnen wichtige Grundlagen vermitteln und praktische Tipps liefern die Ihnen helfen, Ihre künftigen Online Meetings qualitativ deutlich zu steigern. Sie ist an alle Anwender gerichtet, für die Computer Arbeitsmittel oder gar Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit sind, aber auch an jene, die den Computer als ein Hobby betrachten.

In Folge geht es um die optimalen Rahmenbedingungen für Online-Meetings. Grundbegriffe werden erklärt, Maßnahmen und Checklisten werden geliefert. Einige dieser Maßnahmen kann jeder selbst und sofort umsetzen. Andere benötigen etwas Vorbereitung oder auch die Unterstützung von Fachleuten.

Auch wenn ich keinen Bezug auf ein konkretes System nehme, basieren meine persönlichen Erfahrungen auf der Nutzung von Microsoft Teams und Zoom unter Microsoft Windows. Die Inhalte dieses Dokuments gelten aber zu überwiegenden Teilen für alle Systeme – manche treffen aber auf andere Systeme (z.B. von Apple) in der dargestellten Form nicht zu. Allerdings bin ich sicher, dass die Inhalte in ihrer Aussage dennoch hilfreich und nützlich sind.

Babenhausen, im März 2021

Christian Schneider

Christian Schneider
Schneider & Wulf EDV-Beratung GmbH & Co. KG

Kapitel 1 – Einfach ist anders: Kommunikation

Um Klarheit bezüglich der Komplexität von Kommunikation zu schaffen, möchte ich zunächst einige Grundlagen zu diesem Thema liefern.

Kommunikation ist kompliziert und vielschichtig. Dies spiegelt sich in all den Missverständnissen wider, die wir in Folge von Kommunikationsproblemen selbst mit den Menschen erleben, die wir gut kennen und mit denen wir eng verbunden sind. Das ‘Eisbergmodell’ liefert dazu eine gute Grundlage.

Eisberg-Modell 2

Untersuchungen zur Folge gehen bei der Online-Kommunikation ca. 80% aller gesendeten Signale verloren. Umso wichtiger ist es demnach dafür zu sorgen, dass alle Teilnehmer möglichst ideale Voraussetzungen haben und zumindest über die wichtigen Themen eines Meetings ein klares und möglichst gleiches Verständnis herrscht.

In diesem Zusammenhang sind Sie möglicherweise schon einmal über einen Klassiker aus der Geschäftswelt gestolpert, der Projektkommunikation bildhaft (und nicht ganz ernst zu nehmend) darstellt: Ein simpler Schaukelreifen am Baum wird in der Vorstellung der Projektteilnehmer völlig unterschiedlich interpretiert:

Das Schaukelreifenprojekt

Im nächsten Teil der Reihe (erscheint am 20. März) gehe ich auf die richtige Planung und Vorbereitung ein. Bis dahin: Bleiben Sie gesund!

Urheberrecht und Feedback

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Autoren: Christian Schneider, Manuel Büschgens | © Beitragsbild Anna Shvets von Pexels

Schlagwortarchiv für: Teams

Alternative Arbeitsplatzmodelle sind mittlerweile Standard im Geschäftsleben – zeitgemäße Technik für reibungslose hybride Meetings oftmals leider nicht. In Kooperation mit unserem Expertenteam für Medientechnik von Solid-Concept zeigen wir Ihnen in diesem Web Meet, wie die richtige Hardware Microsoft Teams als Mittel für Online-Besprechungen auf ein völlig neues Niveau bringt.

Agenda

  • Überblick Microsoft 365
  • Teams in Aktion: Virtuelle Meetings
  • Tipps + Tricks für hybride Meetings
  • Die richtige Hardware für das optimale hybride Meeting
  • Praxisbeispiele einer erfolgreichen Integration
  • Q&A

 

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 Foto © fauxels @ Pexels

Schlagwortarchiv für: Teams