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Lesedauer ‚Alles Wissenswerte für den Einsatz von Microsoft Planner‘ 6 Minuten

Microsoft Planner ist ein cloudbasiertes Management-Werkzeug das Firmen dabei hilft, Aufgaben und Projekte besser zu organisieren und zu verfolgen. Durch seine einfache Bedienung ermöglicht Planner es, die tägliche Arbeit effizienter zu organisieren. Für wen die Anwendung attraktiv ist, was Microsoft Planner alles kann und ob das Werkzeug DSGVO-konform ist, erfahren Sie im nachfolgenden Blogbeitrag.

Kollaboration leicht gemacht: Das ist das Motto von Microsoft Planner. Das Programm gibt Anwendern ein Werkzeug an die Hand, mit welchem sie anstehende Arbeiten im Aufgaben- oder Projektrahmen bequem organisieren und verwalten können. Mit Microsoft Planner erzeugen Teams mühelos neue To-dos, sortieren Aufgaben und weisen diese zu, geben Dokumente frei, diskutieren aktuelle Tätigkeiten im Chat und behalten den Projektfortschritt jederzeit im Auge. Des Weiteren können Kommentare und Anhänge hinzugefügt werden, um die Aufgabenerledigung optimal zu unterstützen. Kurzum: Mit Microsoft Planner kann man Arbeiten planen, koordinieren und deren Erledigung nachhalten.

Microsoft Planner zu benutzen ist eine gute Gelegenheit, um die Produktivität im Unternehmen nachhaltig zu steigern. Das Programm ist intuitiv und sehr einfach zu bedienen – so wird die Strukturierung sämtlicher To-Dos zum Kinderspiel. Durch die Aufteilung in verschiedene Listen (sogenannte ‚Buckets‘) sowie die Vergabe von Fälligkeiten und indivdualisierbare Benachrichtigungseinstellungen werden Nutzer kontinuierlich bei der Einhaltung und Erledigung ihrer Termine unterstützt.

Planner ist für sämtliche Business-Abonnenten von Microsoft 365 kostenfrei erhältlich. Die Anwendung ist für Windows und Mac sowie als Web-Anwendung via Browser und ebenso für mobile Endgeräte (Android + iOS) verfügbar.

Microsoft Planner, To-Do und Project Online – ist das nicht das gleiche?

Bietet Planner nicht die gleiche Funktionalität wie Microsoft To-Do oder Project Online? Ganz klar: Nein. Zwar ist To-Do auch eine Software-Lösung aus dem Hause Microsoft mit dem Ziel der Aufgaben- und Terminorganisation. Allerdings bewegt man sich mit Microsoft To-Do im ‚Mikrokosmos‘ einer Einzelperson. Zwar verschafft es jedem Mitarbeiter bzw. jeder Mitarbeiterin eine individuelle Übersicht über eigene oder zugewiesene Aufgaben – hier endet die Kapazität der Anwendung dann aber auch schon. Für Kollaboration und die eigentliche Gruppenarbeit ist wiederum Microsoft Planner ideal geeignet – für Projekte in kleinen bis mittelgroßen Gruppen. Hochkomplexe Projekte mit interdisziplinären, großen Projektteams verwalten Unternehmen am besten mit Microsoft Project Online.

Welche Vorteile der Einsatz von Microsoft Planner mit sich bringt

Microsoft Planner unterstützt agile Arbeitstechniken wie Kanban oder Scrum. Es liefert zum Beispiel ein sog. Kanban-Board, auf welchem sich Aufgaben ganz mühelos verwalten und per Drag & Drop je nach Aufgabenstatus zuordnen lassen. Sein volles Potenzial entfaltet die Lösung, wenn es im Team gebraucht wird. Speziell für kleine und mittelständische Unternehmen bietet das Werkzeug vielfältige Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung und Optimierung der Team-Kommunikation.

Vergleichen lässt sich das das Werkzeug am ehesten mit Lösungen anderer Anbieter wie Trello, Asana oder Jira. Im Gegensatz zu diesen verfügt Microsoft Planner allerdings über einen entscheidenden Vorteil: Die nahtlose Integration in das Microsoft-Ökosystem. Mit Schnittstellen zu Outlook, SharePoint und Microsoft Teams ist die Verfügbarkeit aller relevanten Informationen lückenlos. Für Unternehmen, die daher bereits eines oder mehrere dieser Programme einsetzen, ist Microsoft Planner eine sinnvolle Ergänzung ihrer Software-Landschaft. Zumal der Gebrauch – wie zuvor erwähnt – für Inhaber eines Business-Abonnements (aber auch für Enterprise-Kunden sowie im Rahmen von Education Office 365-Abonnements) kostenlos ist. So vermeiden Sie zusätzliche Lizenzkosten – in Zeiten wie diesen ein schlagkräftiges Argument für den Einsatz von Microsoft Planner als Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool.

Ist Microsoft Planner DSGVO-konform?

Unternehmen, die über den Einsatz von Microsoft Planner nachdenken, haben mit hoher Wahrscheinlichkeit schon Microsoft 365 im Unternehmen etabliert. Aufgrund dieser Tatsache ist davon auszugehen, dass das Thema Datenschutz (und DSGVO) bereits durchleuchtet wurde. Für alle 365-User, die sich damit noch nicht beschäftigt haben oder im – eher unwahrscheinlichen – Fall, dass die Einführung von Planner als Einstieg in den Microsoft-Kosmos dient, sei hier deutlich angemerkt, dass dies schleunigst geschehen sollte. Denn tatsächlich kann es – bei mangelnder Vorbereitung – zu Konflikten zwischen dem in den USA ansässigen Microsoft und dem europäischen Recht kommen.

In diesem Zusammenhang raten wir allen Microsoft 365-Usern, unbedingt eine Risikobewertung durchzuführen sowie – im Hinblick auf den Datenschutz – außerdem eine strenge Konfiguration aller genutzen Services vorzunehmen. Konkret bedeutet das: Deaktivieren Sie in jedem Fall alle Services, die Sie nicht zwingend benötigen. Und – weitaus komplexer, jedoch umso wichtiger – deaktivieren Sie alle Dienste, die nicht auf EU-Servern gehostet werden.

Wer seine Hausaufgaben bereits erledigt hat, kann beim Einsatz von Microsoft Planner ganz entspannt durchatmen: Die Daten von werden in Irland oder den Niederlanden – ergo innerhalb der EU – gelagert. Wir möchten erwähnen, dass ein minimales Restrisiko für die (tatsächlich gesetzeswidrige) Übertragung personenbezogener Daten an amerikanische Strafverfolgungsbehörden besteht. Diese Vorgehensweise ist bei sämtlichen oben gelisteten alternativen Lösungen allerdings ebenso üblich.

Die Features von Microsoft Planner im Überblick

  • Visuelle Organisation von Arbeit, Aufgaben und Terminen
  • Administration sämtlicher Aufgaben zentral an einem Ort
  • Organisation von Teamarbeit
  • Zuteilung von Aufgaben
  • Entwurf von Kanban-Boards mit detailgenauen Aufgabenkarten
  • Kommunikation und Dialog mit anderen Benutzern
  • Einfügen sowie Freigeben von Dateien
  • Erstellung und Erfüllung von Checklisten
  • Statusverfolgung über visuelle Diagramme
  • Geschützte Datenspeicherung auf der Microsoft Cloud
  • Gebührenfrei verfügbar für Business-Abonnenten von Microsoft 365

 

Zu sämtlichen Fragen rund um Planner sowie alle anderen Lösungen aus dem Microsoft 365-Kosmos sind wir Ihr kompetenter Ansprechpartner. Sie erreichen uns unter der Nummer 0800 4883 338 (kostenfrei innerdeutsch) oder zur Vereinbarung eines unverbindlichen Besprechungstermines über unseren Terminplaner.

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Weiterführende Links

Hier erhalten Sie weiterführende Informationen zu Office 365 sowie zu Microsoft Teams. Detaillierte Informationen zur Cloud-Lösung Azure finden Sie hier.

Lesedauer: ca. 1 Min

Das wars – Ende – aus – vorbei. Am 31. Juli schaltet Microsoft „Skype for Business“ ab. Wer noch auf die bewährte Kollaborations-Software setzt, muss sich nach Alternativen umsehen. Eine Tür stößt Microsoft dabei selbst weit auf: die Tür zu Microsoft Teams.

Umzug von Skype for Business zu Microsoft Teams

Bereits ab Mai werden User, die noch nicht umgestiegen sind, automatisch zu Teams umgezogen. Wer das ganze noch proaktiver angehen möchte, kann bereits jetzt auf umfassende Anleitungen, kostenlose Schulungen und Planungsworkshops seitens Microsoft zurückgreifen, so dass man selbst die Kontrolle über den Umzug behält. Die direkten Links finden Sie hier im Microsoft-Blog.

Übrigens, Skype for Business Server-Produkte sind von der Einstellung nicht betroffen.

Generell stellt sich aber natürlich die Frage: warum bis zum „End of life“ eines Produktes abwarten, wenn man auch die topmoderne Lösung nutzen kann, die fortschrittlich regelmäßig weiterentwickelt wird?

Wenn Sie Interesse an Teams haben oder Fragen, was die Umstellung für Ihr Unternehmen bedeutet, beraten wir Sie gerne zu Microsoft Teams. Hier finden Sie mehr Informationen und die direkte Möglichkeit, eine kostenfreie Erstberatung bei Schneider + Wulf zu buchen!

Auf die Vorteile von Teams sind wir dabei bereits in den letzten Blog-Einträgen eingegangen, die wir Ihnen hier gerne nochmals empfehlen:

Lesedauer: ca. 3 Min

Nicht nur aufgrund der Corona-Pandemie sind Kollaborationswerkzeuge aus dem Arbeitsalltag kaum noch wegzudenken. Microsoft Teams hat sich zu einer Art Mega-Tool entwickelt, das Mitarbeitern wie Führungskräften die tägliche Arbeit erleichtert. Mit den Standardfunktionen von Teams wie Chats oder Video- und Onlinekonferenzen sind die meisten vertraut. Darüber hinaus bietet die Software viele weitere nützliche Features. Da Microsoft Teams kontinuierlich weiterentwickelt, kommen regelmäßig neue Funktionen dazu. Einige Funktionen, die Sie vielleicht noch nicht kannten, möchten wir Ihnen im folgenden Beitrag vorstellen. Sie stehen stellvertretend für eine Vielzahl praktischer Features für die Teamarbeit im Unternehmen.

Erweiterung des Funktionsumfangs von Teams mit Apps

Riesiges Potenzial für nützliche Helfer im Alltag bietet die Möglichkeit, vorhandene oder selbst entwickelte Apps in Teams einzubinden. Mit diesen passen Sie das Kollaborationstool Ihren Bedürfnissen an. Im App Store finden Sie über 700 direkt integrierbare Apps, die viele Routineaufgaben erleichtern. Durch einfaches Klicken lassen sich diese als Registerkarten in Gruppen-Chats, Channels oder Einzelgespräche einfügen. Sie können auch eigene Business-Apps entwickeln und die Funktionsvielfalt von Microsoft Teams erweitern. Im folgenden zwei Beispiele für den sinnvollen App-Einsatz.

Microsoft Teams gemeinsamer Kalender

Mit der neuen Kanalkalender-App realisieren Sie einen gemeinsamen Kalender für Microsoft Teams. Der Kanalkalender basiert auf Groups und gestattet es Ihnen, in jedem Kanal einen freigegebenen Kalender anzulegen. In dem Kalender planen die Teilnehmer zum Beispiel gemeinsame Meetings für diesen Kanal.

Microsoft Teams Aufgaben

Aufgaben lassen sich schon lange in Outlook digital planen und verwalten. Mit der App „Planer“ integrieren Sie die Verwaltung von Teamaufgaben direkt in Teams. Das Aufgabenmanagement ist per Registerkarte in Teams eingebunden und erlaubt es zum Beispiel, Aufgaben mehreren Personen zuzuweisen, Aufgaben anderen Personen zu übertragen oder eine grafische Übersicht der Teamaufgaben per Knopfdruck zu generieren.

Weitere nützliche Funktionen kurz angerissen

Im Folgenden einige weitere für Sie eventuell noch unbekannte praktische Features kurz erklärt:

Lesezeichen

Nicht immer lassen sich alle bereitgestellten Informationen direkt aufnehmen. Um den Überblick nicht zu verlieren, sind Lesezeichen äußerst sinnvoll. Indem Sie eine Nachricht über die Funktion „Weitere Optionen“ speichern, steht sie Ihnen durch einen Klick auf Ihr Profilbild und die Option „gespeichert“ zum späteren Lesen in Ruhe zur Verfügung.

Gruppengespräche und Meetings aufzeichnen

Gespräche, Meetings oder Videokonferenzen lassen sich mit wenigen Klicks aufzeichnen. Praktisch ist das beispielsweise, wenn Sie einen während des Meetings nicht anwesenden Kollegen auf den neuesten Stand bringen möchten. Die Funktion zum Aufzeichnen finden Sie bei „Weitere Optionen“ unter „Aufzeichnung starten“. Die Aufzeichnungen sind anschließend für alle Teilnehmer abrufbar.

Together-Modus

Der Together-Modus ist eine nette optische Zusatzfunktion. Im Together-Modus platzieren Sie alle Teilnehmer vor dem gleichen digitalen Hintergrund. Für alle Teilnehmer sieht es so aus, als wären die Personen im gleichen Raum.

Schneider + Wulf ist Ihr Partner für Microsoft in Frankfurt und Umgebung. Buchen Sie jetzt einen kostenlosen Termin für eine Microsoft-Teams-Erstberatung! In einem unverbindlichen Gespräch erfahren Sie, wie Microsoft Teams Ihr Unternehmen voranbringt. Wir freuen uns, Ihnen die Software-Lösung vorstellen zu dürfen.

Lesedauer: ca. 3 Min

„Stillstand ist Rückschritt“, sagte schon der ehemalige Topmanager Rudolf von Bennigsen-Foerder. Das gilt im Unternehmen, wie auch in der IT. Eine Software, die nicht mehr weiterentwickelt wird, verliert nach und nach Nutzer und hat irgendwann keinerlei Relevanz mehr. Das zu verhindern, ist Anspruch jedes Unternehmens, um die Brücke zu Microsoft zu schlagen.

Chat-Programme, wie Microsoft Teams, werden aktuell mehr denn je genutzt. Aber – um am Beispiel Microsoft Teams zu bleiben – sie sind mehr als reine Chat-ProgrammeDr. Tibor Müller
Hauptgeschäftsführer
IHK Pfalz

Sie sehen, Microsoft bleibt nicht stehen und entwickelt Teams immer weiter. Wenn Sie Teams noch nicht in Ihrem Unternehmen nutzen, freuen wir uns, Ihnen die Software-Lösung in einem unverbindlichen Beratungsgespräch vorstellen zu dürfen!

Lesedauer: ca. 7 Minuten

Zu Teil 1. Zu Teil 2. Zu Teil 3.

Kapitel 4 – Internetleitung und WLAN als Basis des Online-Meetings

Online-Meetings werden über die Internetleitungen der jeweiligen Teilnehmer und des Anbieters der Software abgehalten. Doch auch der Weg vom Internetanschluss im Haus bis zum Rechner muss genauer betrachtet werden.

Internetleitung – Download, Upload & Co

Welchen Einfluss haben die Parameter der Internetanschlüsse? Welche Werte sagen eigentlich was aus?

Die Frage an einen Teilnehmer, über welchen Internetzugang er verfügt, wird nicht selten mit einer Antwort wie „Ich habe eine 50 MBit-Leitung“ beantwortet.

Tatsächlich liefern diese Angaben nicht mehr als einen groben Richtwert der maximalen Downloadrate des jeweiligen Internetanschlusses. In der Praxis verfügt der Nutzer bei Telekom, Vodafone & Co häufig nur über ca. 50% dieser Werte – zuweilen auch weniger, wenn vor Ort die Leitungen ‚knapp‘ werden.

Theoretisch bedeuten 50 Mbit/s Downloadrate, dass eine Datei oder Datenpaket der Größe 6 MB (also Mbyte) im Idealfall ca. 1 Sekunde benötigt, um auf den Rechner zu gelangen – in der Praxis dürften das eher 2 Sekunden sein (eben 50%). Wenn ich mir diese Leitung dann mit anderen Anwendern, Geräten und Programmen am gleichen Anschluss teilen muss, wird das schnell deutlich weniger.

Der Wert ist auch deshalb nur theoretisch, weil die andere Seite, von der ich die Datei bekomme, diese in mindestens der gleichen Geschwindigkeit zur Verfügung stellen muss und alle ‚Schaltstellen‘ dazwischen dabei mitspielen müssen. Das ist nicht anders als bei der Post – jeder Stau auf dem Weg vom Sender zum Empfänger sorgt dafür, dass das Paket später ankommt.

Wichtig ist es zu verstehen, dass z.B. bei DSL-Verbindungen (oder bei nahezu 100% aller Homeoffice-Leitungen) zu jedem Downloadwert auch ein Uploadwert gehört. Das ist genau die Geschwindigkeit, mit der ich über meinen Anschluss Datenpakete von meinem Rechner aus INS Internet übertragen kann. Die günstigen Standardanschlüsse heißen auch deshalb asynchrone Leitungen, weil die beiden Werte nicht übereinstimmen – die Uploadrate betträgt nur etwa 50% (oder auch deutlich weniger) der Downloadrate. Die ’50 MBit-Leitung‘ hat z.B. häufig einen Uploadwert von nur 10 MBit.

Da ein Online-Meeting ein klassisches Beispiel für eine ’synchrone Anwendung‘ ist (ich benötige für die gegenseitige Übertragung gleich schnelle Werte), liegt der Flaschenhals daher beim Upload, bei dem die Übertragung meines 6 MB Datenpaketes in der Praxis nun schon ca. 10 statt 2 Sekunden dauert. Das ist u.a. auch der Grund, warum synchrone Leitungen (gleicher Up- und Download) deutlich teurer sind, was die erheblich höheren Kosten für Internetleitungen in Firmen erklärt.

Ein weiterer Wert, den man mal gehört haben sollte, ist die sogenannte Latenzzeit (wird durch einen ‚Ping-Test‘ ermittelt). Gemeint ist dabei der Versatz zwischen dem Senden eines Signals und der darauf unmittelbar zurückgesendeten Antwort. Das kann besonders bei Online-Meetings dafür sorgen, dass Ton und Bild verspätet ankommen und sich dadurch dann gegenseitig überlappen (ein Teilnehmer fängt an zu sprechen, weil der Ton eines anderen Teilnehmers, der gerade etwas sagt, bei ihm noch nicht angekommen ist). Der so entstehende ‚Wortsalat‘ führt häufig zu Durcheinander und erfordert längere Sprechpausen, damit das Durcheinander nicht zu groß wird und so überhaupt eine sinnvolle Kommunikation entstehen kann.

Problematisch wird es in diesem Zusammenhang, wenn eine Verbindung mehr als 250 ms Verzögerung oder Latenz aufweist. Messbar ist der Wert meiner eigenen Verbindung über gängige Speedtests (z.B. über https://www.speedtest.net/de); das Ergebnis wird als Pingzeit in Millisekunden ausgegeben. Der Zielwert sollte bei etwa <= 50ms liegen.

Beachten Sie: Der Überlappungseffekt tritt auch durch die Datenpufferung bei schwankenden Bandbreiten der Verbindung bei allen Teilnehmern auf. In diesem Fall werden Daten kurzzeitig zwischengespeichert, bevor diese dann als Paket weitergeleitet werden. Dieser Effekt kann sich gerade bei Online-Meetings sehr nachteilig auswirken.

WLAN

Der Einfachheit halber werden gerade im Homeoffice häufig WLAN-Verbindungen zur Übertragung der Daten im Haus genutzt. Ich möchte auch hier einige Grundlagen erklären.

WLAN-Verbindungen können sehr starken Schwankungen unterliegen. Daher sollte die Qualität der Verbindung immer wieder geprüft werden. Negative Einflüsse sind häufig schwer feststellbar und erschließen sich auch nicht immer logisch. Befindet sich der Router in direkter Nähe, können immer noch andere Geräte oder Netze Einfluss auf die Übertragung haben.

Um eine möglichst ideale Verbindung zu haben, sollten Sie daher nach Möglichkeit eine Kabelverbindung für einen dauerhaften Arbeitsplatz bevorzugen, zumindest aber die wichtigsten WLAN-Parameter regelmäßig selbst oder von einem Fachmann prüfen lassen. Die AVM-Fritzbox als Quasi-Standard für DSL-Router in Deutschland bietet umfangreiche Möglichkeiten für eine optimale Einstellung.

Die Suche nach möglichen Fehlerquellen kann schnell sehr komplex werden. Das gilt umso mehr, wenn sich andere WLAN-Netze in Reichweite befinden. Auch hier kann der Rat eines Fachmannes helfen, sollten Verbindungen bei Ihnen häufiger unterbrochen werden. Allerdings wird die Fehlerbehebung in diesem Fall schnell zur Suche nach der berühmten Nadel im Heuhaufen, denn meist lassen sie sich die Probleme ja nicht bewusst reproduzieren. Auch hier sei auf die AVM-Fritzbox verwiesen; sie bietet zahlreiche Möglichkeiten der Abhilfe und ist recht einfach zu bedienen.

Schwache WLAN-Signale in entlegeneren Bereichen von Haus oder Wohnung können mit Repeatern verstärkt werden. Sollte das WLAN dennoch nicht ausreichend funktionieren, kann der Einsatz von Powerline eine Alternative sein. Dabei wird das Signal über die Stromleitungen im Haus übertragen – Signalverlust durch zu große Entfernungen sowie Decken und Wände entfällt dadurch.

In jedem Fall ist es ratsam, nicht jedes Endgerät im Haus einfach über WLAN zu verbinden, um die Menge so übertragener Daten zu minimieren. Eine Möglichkeit kann auch darin bestehen, mehrere WLAN-Netze zu nutzen, um den Arbeitsrechner über ein eigenes Netz möglichst ideal zu versorgen.

Das Netz liefert unter dem Suchbegriff ‚WLAN optimieren‘ zahlreiche Artikel einschlägiger Fachzeitschriften. Wenn Sie auf die Aktualität des jeweiligen Artikels achten, erhalten Sie so schnell und einfach wertvolle Hinweise zur Optimierung Ihrer WLAN-Umgebung.

Eine weitere gute Idee kann es sein, Smartphone, Tablet, TV, Playstation etc. an eigene WLAN-Netze zu koppeln und diesen nicht die volle Bandbreite Ihres Anschlusses zur Verfügung zu stellen. Ansonsten kann es passieren, dass die automatischen Updates Ihrer Smartphones im Haus Ihnen im Online-Meeting schnell mal die Sprache verschlagen. Gleiches gilt natürlich für Amazone Prime, Netflix & Co oder Online-Gaming, wenn sich andere Familienmitglieder damit die Zeit vertreiben.

Mobilfunknetze

In Gegenden mit schlechter Internetversorgung wird die Nutzung des Mobilfunknetzes als Verbindungsalternative immer beliebter. Das liegt auch daran, dass ein Smartphone bei passendem Empfang schon ausreicht, um über eine drahtlose Verbindung (Hotspot) eine Internetverbindung herstellen zu können. Zudem werden die passenden Datentarife immer günstiger. Häufig kommen auch LTE-Router mit eigener SIM-Karte für die Datenverbindung zum Einsatz. Die Geräte sind insoweit interessant, als dass sie flexibel einsetzbar sein, da der Standort nicht nur in der eigenen Wohnung beliebig verändert werden kann.

Doch auch diese Nutzung unterliegt Besonderheiten, die berücksichtigt werden sollten.

  • Mobilfunkverbindungen unterliegen sehr starken Schwankungen
  • Die Übertragungsrate hängt in hohem Maße von der sonstigen Auslastung in der aktuellen Funkzelle ab (andere Smartphonenutzer in der näheren Umgebung)
  • Eingehende Anrufe oder andere Apps auf dem Gerät (z.B. Mailempfang, Updates etc.) können die Verbindung unterbrechen oder stark beeinflussen

In der Praxis sollte eine Internetverbindung via Smartphone immer nur dann genutzt werden, wenn keine Alternative verfügbar ist. Ob sich eine solche Lösung für den dauerhaften Einsatz im Homeoffice eignet, kann nur ein intensiver Praxistest zeigen. In jedem Fall ist eine solche Verbindung mit Abstand die störanfälligste, wenngleich häufig auch die einfachste Lösung, da sie nicht an einen bestimmten Standort gebunden ist.

Kapitel 5 – Praxisbeispiel – ein typisches Online-Meeting

Teilnehmer A sitzt an einer Glasfaserleitung (Hausanschluss), hat also ideale Verbindungen und Werte und sorgt mit seiner HD-Kamera (1080p Auflösung) für ein perfektes Bild. Aufgrund der sehr hohen Bandbreite und auch sonst nahezu perfekten Werte muss er sich erst einmal keine Gedanken machen. Nun platziert sich A jedoch mit seinem Notebook an einer Stelle im Büro, an der die genauen Werte der WLAN-Verbindung weitestgehend unklar sind und die Verbindung zahlreichen Einflüssen unterliegt (welche anderen Geräte, Programme oder Personen sind im gleichen Netz oder am gleichen Anschluss aktiv?).

Es kann also sein, dass es bereits in der unmittelbaren Umgebung von Teilnehmer A zu erheblichen Problemen und Einschränkungen kommt (im Beispiel: Die Qualität der WLAN-Verbindung).

Teilnehmer B ist in Sachen Internetleitung weniger privilegiert und muss sich mit einer WLAN-Verbindung im Hotel, im Homeoffice oder einer DSL-Leitung abfinden, die in diesem Beispiel schon im Idealfall nur 10 MBit Download und 5 MBit Upload liefert. Ob das Smartphone gerade Updates installiert, Familienmitglieder parallel Streamingdienste nutzen oder gerade beim Home-Schooling aktiv sind … all das lässt die verbleibende Bandbreite stark variieren und verhindert eine qualitative Verbindung.

Um sich in solchen Fällen zumindest halbwegs klar verständigen zu können, empfiehlt es sich bei Bedarf die Kameras auszuschalten. So wird zumindest für eine möglichst gute Sprachqualität gesorgt.

Kapitel 6 – Welche Faktoren in meinem Arbeitsumfeld Meetings beeinflussen (können)

Nicht selten sind in Folge meiner Arbeitsweise und der Gegebenheiten meiner Arbeitsumgebung (Rechner mit mehreren Bildschirmen) im Rahmen der Projekte, an denen ich arbeite, weitere Anwendungen aktiv, die wichtige Ressourcen belegen. Möglicherweise erliege ich der Versuchung, mich parallel zu einem Meeting mit anderen Dingen zu beschäftigen? Wenn dann 15 Fenster im Browser offen sind und zudem mit mehreren Cloudanwendungen gearbeitet wird, darf ich mich über Performanceprobleme oder temporäre Komplettausfälle des Systems nicht wundern.

Ich nutze inzwischen 3 Instanzen von OneDrive aktiv (2 Firmen- und ein privater Account), bei denen ich nur bedingt oder auch teilweise gar nicht beeinflussen kann, welche Datenmengen im Hintergrund synchronisiert werden. Das kann dafür sorgen, dass meine Bandbreite drastisch reduziert wird (im Zweifel solche Dienste vorübergehend anhalten).

Eine Datensicherung über die Cloud sorgt zuweilen für unverhältnismäßig hohen Datenverkehr. Das kann gravierende Auswirkungen auf die Internetverbindung haben, wenn die Sicherung während eines Online-Meetings im Hintergrund läuft. Prüfen Sie daher die Einstellungen und die Möglichkeiten, derartige Probleme zu verhindern.

Welche Programme zu welchem Zeitpunkt Updates installieren und welche Auswirkungen dies hat, lässt sich kaum übersehen. Es lohnt sich daher unbedingt, das System regelmäßig einer Analyse zu unterziehen, ggf. mit fachkundiger Unterstützung.

Zum Abschluss bleibt mir nur zu sagen: Ich hoffe, die Artikelreihe hat Ihnen etwas gebracht und sorgt dafür, dass Ihre Online-Meetings künftig entspannter ablaufen. Sie können alle Artikel im PDF-Format über nachfolgenden Button anfordern – dieser enthält als kleinen Bonus noch eine Checkliste zur Vorbereitung auf Online-Meetings.

Mit freundlichem Gruß

Christian Schneider

Christian Schneider

Artikelreihe als PDF kostenfrei anfordern

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Urheberrecht und Feedback

Es freut mich, wenn Ihnen dieses Essay gefällt und Sie und das Unternehmen, in dem Sie tätig sind, einen möglichst großen Nutzen daraus ziehen können. Sicherlich können Sie sich vorstellen, dass in die Entstehung dieses Dokumentes viel Arbeit geflossen ist. Aus diesem Grund weise ich freundlich darauf hin, dass Sie Freunde, Kollegen und Geschäftspartner sehr gerne auf die Artikelreihe aufmerksam machen können. Jede andere Nutzung, vor allem unter kommerziellen Gesichtspunkten, ist jedoch untersagt.

Über Ihr Feedback, Ideen und Verbesserungsvorschläge freue ich mich jederzeit. Schreiben Sie mir hierzu einfach eine Mail.

Wenn Sie interessiert, was wir bei Schneider + Wulf tun, um Ihre Effizienz und die Sicherheit beim Einsatz von IT zu steigern, schauen Sie sich auf unserer Webseite weiter um.

Autoren: Christian Schneider, Manuel Büschgens | © Beitragsbild Anna Shvets von Pexels

Lesedauer: ca. 7 Minuten

Teil 1 der Artikelreihe hier. Teil 2 hier.

Kapitel 3 – Grundregeln für die für optimale Verständigung im Online-Meeting

Das Mikrofon

Wichtigste Grundlage für ein Online-Meeting ist die optimale Sprach- und Tonqualität eines jeden Teilnehmers. Das Mikrofon spielt dabei eine wichtige Rolle, insbesondere dessen Bauart. Headsets sind dabei deshalb ideal, weil sich das Mikrofon in unmittelbarer Nähe des Mundes befindet und so die besten Voraussetzungen dafür bietet. Einerseits wird die Stimme möglichst klar und deutlich übertragen, andererseits werden Nebengeräusche im Arbeitsumfeld so gut wie möglich ‚gefiltert‘. Beachten Sie: Sollte das Mikrofon zu dicht am Mund sein, kann es dazu kommen, dass Ihre Atmung als Geräusch übertragen wird. Prüfen Sie daher vorher, welche Entfernung für den idealen Ton sorgt.

Bereits günstige Headsets um die € 50,- liefern dabei sehr gute Ergebnisse. Der Tragekomfort der Modelle ist sehr unterschiedlich, letztlich aber auch sehr subjektiv und hängt maßgeblich von der Dauer und Häufigkeit der Nutzung ab. Beachten Sie: In-Ear-Varianten wie z.B. die Apple EarPods machen den im ersten Absatz genannten Vorteil teilweise wett, weil der Abstand zwischen Mund und Mikrofon bauartbedingt wieder größer ist.

Weitestgehend ungeeignet sind in Notebooks und Handys eingebaute Mikrofone. Die Nutzung dieser Mikrofone mag für Sie selbst komfortabel sein, weil sie keinerlei ‚Geräte‘ am Kopf tragen müssen. Allerdings stellen sie für die Sprachqualität – und damit für alle anderen Teilnehmer – die mit Abstand schlechteste aller Lösungen dar, weil Nebengeräusche häufig so laut übertragen werden, dass sogar das Abstellen der Kaffeetasse auf der Schreibtischplatte für ohrenbetäubenden Lärm auf der anderen Seite sorgen kann. Bei der Nutzung solcher Mikrofone ist Stimme oft durch Hall ‚verfärbt‘ und dadurch schlecht verständlich. Es kommt zudem häufig zu Rückkopplungseffekten – weil Mikrofon und Lautsprecher eine Tonschleife bilden, hören andere Teilnehmer Ihre Stimme als Echo. Eine sinnvolle Kommunikation ist so nicht möglich und die Identifikation des Verursachers nebst Behebung des Problems kostet wertvolle Zeit.

Gerade in Sachen Mikrofon gilt oft: Der Komfort des einen ist das Leid des anderen.

Aufgrund der Tatsache, dass ich das Resultat der eigenen Audiokonfiguration nicht selbst erlebe, senkt die Investitionsbereitschaft in eine bessere Konfiguration, geht es schließlich ’nur‘ um gute Verständlichkeit meiner Worte auf Seite der anderen Teilnehmer.

Jedoch: Es liegt in der Natur der Sache, dass ich daran ein hohes Interesse haben sollte. Denn: Schlechte Tonqualität führt beim Zuhörer zu Konzentrationsschwierigkeiten. Nicht selten sind gerade nach längeren Online-Meetings Kopfschmerzen und Müdigkeit die Folge.

Zögern Sie daher nicht, Teilnehmer Ihrer Online-Meetings auf derartige Umstände aufmerksam zu machen. Wenn Sie Ihrerseits Aufwand und Mühe in eine optimale Tonqualität zu Gunsten der anderen investieren, sollte es vertretbar sein, den Wunsch nach einer guten Sprachqualität auch anderen gegenüber zu äußern.

Praxistipp: Nutzen Sie je nach Umfeld und Gegebenheiten verschiedene Headsets für verschiedene Bedingungen. Die Beantwortung folgender Fragen kann bei der Auswahl des richtigen Headsets helfen:

  • In welcher Umgebung soll das Headset genutzt werden?
  • Kabel oder Bluetooth?
  • Nutzungsdauer (Akkulaufzeit)?
  • Mono oder Stereo (eine Ohrmuschel oder zwei)?
  • Gibt es spezielle Anforderungen an Gewicht, Tragekomfort und Mobilität?

Es gibt nicht das EINE Headset, dass sich für alle Einsatzbereiche eignet. Testen Sie Geräte und deren Funktion immer ausführlich vorm ersten praktischen Einsatz. Holen Sie im Rahmen dieser Tests Feedback von z.B. Kollegen ein, mit denen Sie vor allem die Sprachqualität und Geräuschkulisse in der späteren Meeting-Umgebung prüfen.

Die Nebengeräusche

Aller Aufwand mit der Sprachqualität und einem guten Mikrofon werden durch Nebengeräusche zunichte gemacht. Denn auch bei Nebengeräuschen besteht das Problem, dass man einfach nicht wahrnimmt, wie diese auf der anderen Seite ankommen. Man kennt Nebengeräusche immer nur von anderen Teilnehmern und empfindet diese dann häufig als sehr unangenehm, störend, rücksichtslos oder sogar unverschämt. Wer hat nicht schon einmal gedacht ‚Was macht der oder die da eigentlich gerade?‘.

Interessanterweise kommt man dennoch nicht auf die Idee, dass es anderen Teilnehmern mit selbst erzeugten Nebengeräuschen ebenso ergehen kann. Man ist sich des Problems einfach nicht bewusst.

Achten Sie daher sehr genau auf optimale Bedingungen mit wenig Nebengeräuschen und holen Sie sich immer aktiv Rückmeldung anderer Teilnehmer. Dies idealerweise im Vorfeld, um so noch rechtzeitig Änderungen vornehmen zu können und das eigentliche Meeting nicht zu stören. Nutzen Sie aktiv die ‚Mute-Funktion‘, um Nebengeräusche für andere weitgehend zu vermeiden.

Die Mute-Taste

Um Ihren Ton ’stumm‘ schalten zu können, bieten alle gängigen Programme eine Mute-Funktion, mit der Sie Ihr Mikrofon temporär ausschalten können. So gelangen garantiert keine Geräusche mehr zu Ihren Meeting-Partnern. Bei einem ’schwierigen‘ Umfeld können Sie damit das Mikro nur dann freischalten, wenn Sie selbst gerade etwas sagen wollen. Vor allem, wenn Teilnehmer bei Meetings im Auto oder anderweitig unterwegs sind, sollte diese Funktion aktiv genutzt werden, um andere mit der eigenen Geräuschkulisse nicht zu stören. Bei Meetings ab ca. 5 Teilnehmern sollte vereinbart werden, dass zu Beginn alle ‚gemuted‘ sind, damit der Meetingleiter von allen Teilnehmern klar verstanden und nicht durch unerwünschte Nebengeräusche fortlaufend unterbrochen wird.

Üben Sie den aktiven Einsatz dieser Funktion und haben Sie das Symbol, mit dem Sie erkennen können, ob Ihr Mikro gerade ‚An‘ oder ‚Aus‘ ist, jederzeit im Blick. In diesem Zusammenhang sei betont wie wichtig es ist, während eines Meetings niemals Dinge zu sagen, die für andere Teilnehmer nicht bestimmt sind – auch wenn Sie der Meinung sind, Ihr Mikro sei gerade deaktiviert (es könnte ja sein, dass Sie den Mute-Status verwechseln und so der abfällige Kommentar über einen Kollegen versehentlich beim falschen Adressaten landet).

Wortmeldungen

Ob mit oder ohne Moderator: Die Qualität eines Online-Meetings steigt deutlich, wenn Sie Regeln zum Thema ‚Wortmeldungen‘ definieren. Ein konstruktiver Austausch untereinander und eine gute Kommunikation funktioniert nur dann, wenn jeder die Möglichkeit hat, seine Punkte vortragen zu können. Gerade im Online-Meeting ist es auf Grund der technischen Rahmenbedingungen und mit wachsender Teilnehmerzahl besonders schwierig, Redeanteile möglichst sinnvoll und gleichmäßig zu verteilen. Da ist es sehr hilfreich, wenn Programmfunktionen wie ‚Hand heben‘ genutzt werden. Auch die Chatfunktion kann sinnvolle Dienste leisten, gerade wenn es um die Reihenfolge geht, in der die Teilnehmer sich zu Wort melden.

Um bei wachsender Teilnehmerzahl für eine möglichst hohe Meeting-Qualität zu sorgen, ist der Einsatz eines Moderators meiner Ansicht nach Pflicht. Denn je nach Art und Inhalt des Meetings ist es sonst kaum möglich, geteilte Bildschirminhalte, Sprache, Wortmeldungen und den Chat gleichzeitig im Blick zu halten. Zudem kann der Moderator bei technischen Problemen einzelne Teilnehmer unterstützen, ohne dass dabei das ganze Meeting gestört wird.

Meeting via Windows-App oder Browser?

Aktuell gibt es teils erhebliche Unterschiede zwischen Videokonferenzen über lokale Windows-Anwendungen (Apps) oder über reine Webdienste, die über den jeweiligen Browser (Edge, Firefox, Chrome) abgehalten werden. Teams ermöglicht beides, wahlweise über die lokale Teams App oder über den jeweiligen Browser.

Die Grenzen sind teilweise nicht klar erkennbar; so ist es aktuell z.B. möglich, über Microsoft Edge eine eigene Teams-Instanz als ‚App‘ zu erstellen. Grundlage der App ist aber besagter Browser, in der dann Teams als Webanwendung läuft und für einen eigenen Benutzer genutzt wird (z.B. Parallelbetrieb zweier Teams-Instanzen unterschiedlicher Firmen). Aus Sicht von Teams ist das dann eine reine Webanwendung, da der Programmaufruf über den Browser erfolgt.

Der Unterschied ist erheblich, weil der Zugriff auf Kamera und Mikrofon über die App direkt mit Windows auf technisch ‚besserem‘ Weg erfolgen kann als über einen Browser. Sollte also eine Wahl bestehen, sollte die Entscheidung immer für die Windows App fallen und Webanwendungen nur in Ausnahmensituationen für Online-Meetings genutzt werden.

Den vierten und letzten Teil dieser Artikelreihe gibt es am 25. März.

Urheberrecht und Feedback

Es freut mich, wenn Ihnen dieses Essay gefällt und Sie und das Unternehmen, in dem Sie tätig sind, einen möglichst großen Nutzen daraus ziehen können. Sicherlich können Sie sich vorstellen, dass in die Entstehung dieses Dokumentes viel Arbeit geflossen ist. Aus diesem Grund weise ich freundlich darauf hin, dass Sie Freunde, Kollegen und Geschäftspartner sehr gerne auf die Artikelreihe aufmerksam machen können. Jede andere Nutzung, vor allem unter kommerziellen Gesichtspunkten, ist jedoch untersagt.

Über Ihr Feedback, Ideen und Verbesserungsvorschläge freue ich mich jederzeit. Schreiben Sie mir hierzu einfach eine Mail.

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Autoren: Christian Schneider, Manuel Büschgens | © Beitragsbild Anna Shvets von Pexels

Lesedauer: ca. 5 Minuten

Teil 2 von Christian Schneiders Artikelreihe zum Thema ‚Online-Meetings‘. Teil 1 finden Sie hier.

Kapitel 2 – Planung und Vorbereitung sind durch nichts zu ersetzen!

Nicht selten wählen sich Teilnehmer auf die letzte Sekunde in ein Meeting ein … und häufig erfolgt bereits das schon zu spät. Würden die gleichen Personen zu Live-Besprechungen auch zu spät erscheinen? Auch, wenn Online-Meetings mit viel weniger Aufwand durchgeführt werden können, scheint das aber generell nicht dazu beizutragen, dass alle Teilnehmer sich auch rechtzeitig um ideale Meeting-Voraussetzungen bemühen. Darunter müssen dann häufig die restlichen Teilnehmer leiden.

Deshalb macht es Sinn, Online-Meetings vorausschauend zu planen. Zumal viele dieser Vorbereitungen in der Regel nur einmal getroffen werden müssen, ihre positive Wirkung jedoch permanent entfalten. Ein wesentlicher Aspekt in diesem Zusammenhang ist die eingesetzte Technik.

Grundlagen – Die Systemvoraussetzungen meines Rechners

Wieviel Hauptspeicher hat mein Rechner?

Der Hauptspeicher ist die Komponente mit dem größten Einfluss auf die Arbeitsgeschwindigkeit meines Rechners. Er ist durch nichts zu ersetzen, außer durch mehr Hauptspeicher – weil alle Programme und Daten, mit denen ich arbeiten will, in der Hauptspeicher geladen werden müssen. Im Umkehrschluss kann zu wenig Hauptspeicher dazu führen, dass ein Rechner praktisch unbrauchbar wird.

Meiner Ansicht nach ist alles unter 16 GB Hauptspeicher bei aktuellen Geräten wirtschaftlich nicht sinnvoll. Hauptspeicher stellt keine nennenswerte Investition dar und der Nutzen durch eine höhere Arbeitsgeschwindigkeit meines Rechners ist enorm (8 GB können evtl. ausreichen, wenn eine weitere Aufrüstung technisch nicht möglich oder unverhältnismäßig teuer ist). Häufig kann durch die Erweiterung des Hauptspeichers die Neuanschaffung eines Rechners vermieden werden.

Vielen Anwendern ist der Umstand, dass Windows ‚zu wenig‘ Hauptspeicher nicht meldet und stattdessen im Hintergrund Programme und Daten auf die Festplatte auslagert, nicht bewusst. Nichtsdestotrotz kann dieser Umstand die Arbeitsgeschwindigkeit Ihres Systems um bis zu Faktor 200 (!) verlangsamen.

Der Windows Taskmanager (erreichbar über die Tastenkombination ‚Strg + Shift + Esc‘) liefert Aufschluss über die aktuelle System- und Speicherauslastung. Er zeigt im Detail, welche Anwendungen (Prozesse) wieviel Arbeitsspeicher benötigen. Das kann besonders dann sehr hilfreich sein, wenn das System gerade besonders langsam ist und Sie wissen wollen, welche Programme den Speicher belegen.

Praxistipp: Beenden Sie vor einem Meeting alle Programme, die Sie nicht unbedingt benötigen.

HDD oder SSD – Welchen Einfluss hat meine Festplatte?

Da Windows auch bei ausreichend Arbeitsspeicher immer bestimmte Programme und Daten auf die Festplatte auslagert, spielt auch die Geschwindigkeit der Festplatte eine wichtige Rolle.

Während ältere bzw. günstigere Festplatten (HDD) die Daten mechanisch auf magnetischen Platten speichern, erledigen moderne Festplatten (SSD) dies auf elektronischem Weg. Der Geschwindigkeitsunterschied beim Speichern und Laden von Programmen und Daten liegt bei der SSD um ca. Faktor 100 (!) höher als bei der HDD.

Die Ausstattung eines neuen Rechners mit einer SSD oder die Umrüstung von einer klassischen HDD in eine SSD kann daher eine sehr lohnende Investition sein.

Praxistipp: Falls Sie umrüsten möchten, wählen Sie immer eine SSD mit mindestens SATA-2 (besser SATA-3). Das garantiert schnelle Geschwindigkeit. Achten Sie in dem Fall darauf, dass Ihr Mainboard über einen SATA-Controller verfügt.

Reboot tut gut – Starten Sie Ihr System regelmäßig neu

Der regelmäßige Neustart eines Rechners stellt eine wichtige Grundlage dar, um die optimale Leistung des Systems zu ermöglichen. Gerade bei Notebooks, die statt eines Neustarts nur in den Stromspar- oder Standby-Modus versetzt werden, kommt es häufiger vor, dass einmal benutzte Systemressourcen nicht wieder freigegeben werden Resultat: Der Rechner wird mit zunehmender Dauer immer langsamer.

Spätestens, wenn sich ein System irgendwie ’seltsam‘ verhält, ist ein Neustart der erste und häufig auch wirksamste Schritt -nicht ohne Grund ist dies oftmals die erste Empfehlung im Rahmen eines IT-Supportes.

Wer allerdings 15 Minuten vor einem Meeting auf die Idee kommt, sein Gerät neustarten zu wollen, kommt schnell ins Schwitzen, wenn besagtes Gerät anfängt, Windows Updates zu installieren – in Zeiten regelmäßiger Aktualisierungen ein vorhersehbares ‚Übel‘.

In diesem Zusammenhang sei darauf hingewiesen, dass die Installation solcher Updates ein wichtiger Aspekt der IT-Sicherheit ist. Auf diesem Weg werden bekannt gewordene Sicherheitslücken genutzter Programme durch die Hersteller geschlossen. Damit reduziert sich das Risiko, dass diese von Hackern ausgenutzt werden, deutlich.

Praxistipp: Führen Sie regelmäßige Geräte-Neustarts durch – aber bitte niemals vor wichtigen Terminen, zu denen Sie Ihr Gerät benötigen.

Teil 3 dieser vierteiligen Reihe erscheint am 23. März.

Urheberrecht und Feedback

Es freut mich, wenn Ihnen dieses Essay gefällt und Sie und das Unternehmen, in dem Sie tätig sind, einen möglichst großen Nutzen daraus ziehen können. Sicherlich können Sie sich vorstellen, dass in die Entstehung dieses Dokumentes viel Arbeit geflossen ist. Aus diesem Grund weise ich freundlich darauf hin, dass Sie Freunde, Kollegen und Geschäftspartner sehr gerne auf die Artikelreihe aufmerksam machen können. Jede andere Nutzung, vor allem unter kommerziellen Gesichtspunkten, ist jedoch untersagt.

Über Ihr Feedback, Ideen und Verbesserungsvorschläge freue ich mich jederzeit. Schreiben Sie mir hierzu einfach eine Mail.

Wenn Sie interessiert, was wir bei Schneider + Wulf tun, um Ihre Effizienz und die Sicherheit beim Einsatz von IT zu steigern, schauen Sie sich auf unserer Webseite weiter um.

Autoren: Christian Schneider, Manuel Büschgens | © Beitragsbild Anna Shvets von Pexels

Lesedauer: ca. 4 Minuten

„Können mich alle hören?“

Kommt Ihnen diese Frage bekannt vor? Online-Meetings sind seit mehr als einem Jahr fester Bestandteil der Arbeitswelt. Mit ‚Bessere Online-Meetings mit Microsoft Teams, Zoom & Co‘ hat Christian Schneider eine praxisnahe Artikelreihe geschaffen, die allen Lesern dabei helfen möchte, selbstsicher und gelassen mit dem Thema umzugehen.

Los geht es heute mit einleitenden Worten und Kapitel 1 zum Thema ‚Kommunikation‘.

Einleitung

Spätestens seit März 2020 und dem Corona geschuldeten Lockdown haben Online-Meetings eine nie für möglich gehaltene Entwicklung genommen. Dennoch lässt die Qualität vieler dieser virtuellen Treffen auch heute – ca. 12 Monate später – teilweise sehr zu wünschen übrig. Die Ursachen dafür sind vielfältig und stellen eine Mischung aus mangelndem Grundlagenwissen, der richtigen Anwendung dessen und der Erfüllung technischer Anforderungen dar.

Die Erfahrungen der letzten Monate lassen darauf schließen, dass Online-Meetings auch nach Corona eine wichtige Rolle spielen werden. Der Grund dafür ist einfach, denn die Erfahrungen zeigen, dass Online-Meetings deutlich günstiger und wirtschaftlicher sind als die bisher gängigen Präsenz-Meetings. Reisekosten, Zeit, Flexibilität und Effizienz sind starke Argumente, um die Meeting-Kultur der Vergangenheit auf den Prüfstand zu stellen und zu hinterfragen. Wenn die technischen Voraussetzungen gegeben sind, bieten Online-Meetings die Möglichkeit, von jedem Ort und zu jeder Zeit auch kurzfristig an Meetings teilnehmen können. Dies führt dazu, dass auch mit Blick auf die Themen Nachhaltigkeit und Umweltschutz zukünftig kritisch hinterfragt werden wird, ob ein Treffen online oder im Besprechungsraum stattfindet.

Ganz klar: Überall dort, wo direkter Kontakt wichtig ist und der Vorteil eines persönlichen Austausches und Kennenlernens überwiegt, sind Präsenz-Meetings weiterhin erste Wahl. In vielen Fällen aber, vor allem, wenn sich die Teilnehmer kennen oder der Aufwand für ein persönliches Treffen besonders groß ist, wird man sehr genau überlegen, für welche Meeting-Form man sich entscheidet.

Mit dieser Artikelreihe möchte ich Ihnen wichtige Grundlagen vermitteln und praktische Tipps liefern die Ihnen helfen, Ihre künftigen Online Meetings qualitativ deutlich zu steigern. Sie ist an alle Anwender gerichtet, für die Computer Arbeitsmittel oder gar Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit sind, aber auch an jene, die den Computer als ein Hobby betrachten.

In Folge geht es um die optimalen Rahmenbedingungen für Online-Meetings. Grundbegriffe werden erklärt, Maßnahmen und Checklisten werden geliefert. Einige dieser Maßnahmen kann jeder selbst und sofort umsetzen. Andere benötigen etwas Vorbereitung oder auch die Unterstützung von Fachleuten.

Auch wenn ich keinen Bezug auf ein konkretes System nehme, basieren meine persönlichen Erfahrungen auf der Nutzung von Microsoft Teams und Zoom unter Microsoft Windows. Die Inhalte dieses Dokuments gelten aber zu überwiegenden Teilen für alle Systeme – manche treffen aber auf andere Systeme (z.B. von Apple) in der dargestellten Form nicht zu. Allerdings bin ich sicher, dass die Inhalte in ihrer Aussage dennoch hilfreich und nützlich sind.

Babenhausen, im März 2021

Christian Schneider

Christian Schneider
Schneider & Wulf EDV-Beratung GmbH & Co. KG

Kapitel 1 – Einfach ist anders: Kommunikation

Um Klarheit bezüglich der Komplexität von Kommunikation zu schaffen, möchte ich zunächst einige Grundlagen zu diesem Thema liefern.

Kommunikation ist kompliziert und vielschichtig. Dies spiegelt sich in all den Missverständnissen wider, die wir in Folge von Kommunikationsproblemen selbst mit den Menschen erleben, die wir gut kennen und mit denen wir eng verbunden sind. Das ‚Eisbergmodell‘ liefert dazu eine gute Grundlage.

Eisberg-Modell 2

Untersuchungen zur Folge gehen bei der Online-Kommunikation ca. 80% aller gesendeten Signale verloren. Umso wichtiger ist es demnach dafür zu sorgen, dass alle Teilnehmer möglichst ideale Voraussetzungen haben und zumindest über die wichtigen Themen eines Meetings ein klares und möglichst gleiches Verständnis herrscht.

In diesem Zusammenhang sind Sie möglicherweise schon einmal über einen Klassiker aus der Geschäftswelt gestolpert, der Projektkommunikation bildhaft (und nicht ganz ernst zu nehmend) darstellt: Ein simpler Schaukelreifen am Baum wird in der Vorstellung der Projektteilnehmer völlig unterschiedlich interpretiert:

Das Schaukelreifenprojekt

Im nächsten Teil der Reihe (erscheint am 20. März) gehe ich auf die richtige Planung und Vorbereitung ein. Bis dahin: Bleiben Sie gesund!

Urheberrecht und Feedback

Es freut mich, wenn Ihnen dieses Essay gefällt und Sie und das Unternehmen, in dem Sie tätig sind, einen möglichst großen Nutzen daraus ziehen können. Sicherlich können Sie sich vorstellen, dass in die Entstehung dieses Dokumentes viel Arbeit geflossen ist. Aus diesem Grund weise ich freundlich darauf hin, dass Sie Freunde, Kollegen und Geschäftspartner sehr gerne auf die Artikelreihe aufmerksam machen können. Jede andere Nutzung, vor allem unter kommerziellen Gesichtspunkten, ist jedoch untersagt.

Über Ihr Feedback, Ideen und Verbesserungsvorschläge freue ich mich jederzeit. Schreiben Sie mir hierzu einfach eine Mail.

Wenn Sie interessiert, was wir bei Schneider + Wulf tun, um Ihre Effizienz und die Sicherheit beim Einsatz von IT zu steigern, schauen Sie sich auf unserer Webseite weiter um.

Autoren: Christian Schneider, Manuel Büschgens | © Beitragsbild Anna Shvets von Pexels

Lesedauer: ca. 3 Min

Mit Microsoft 365 verbinden viele nach wie vor die klassischen Office-Anwendungen Word, Excel oder Powerpoint. Längst bietet Microsoft unter dieser Produktbezeichnung deutlich mehr als nur die genannten Office-Programme. Sie erhalten mit einem Abonnement von Microsoft 365 viele weitere nützliche Anwendungen und Funktionen, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Warum Microsoft 365 mehr als nur Excel und Word ist, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Microsoft OneDrive – Cloud-Speicher für die sichere Datenablage und die Synchronisation Ihrer Geräte

Mit dem in Microsoft 365 enthaltenen Cloud-Speicher OneDrive speichern Sie mit Word, Excel oder PowerPoint erstellte Dokumente und beliebige andere Dateien sicher in der Cloud. Die Daten stehen Ihnen jederzeit überall zur Verfügung. OneDrive schützt Sie vor Datenverlust, ermöglicht Ihnen das Teilen von Dateien mit Kollegen oder Geschäftspartnern und hält die Daten auf Ihren Geräten per automatischer Synchronisation auf dem aktuellen Stand.

Microsoft SharePoint – Plattform für die Teamarbeit

Die Webanwendung Microsoft SharePoint bietet Ihnen eine zentrale Plattform für die Zusammenarbeit im Team. Dateien oder Informationen lassen sich mit anderen teilen, um gemeinsam mit ihnen zu arbeiten. Zum Funktionsumfang gehören neben dem zentralen Dokumentenspeicher mit individuell für die Team-Mitglieder konfigurierbaren Zugriffsrechten, Blog-Funktionen und Diskussionsgruppen, Team-Webseiten, Features für soziale Netzwerke und vieles mehr.

Microsoft Teams – Online-Besprechungen, Videokonferenzen, Chats und Telefonanrufe

Microsoft Teams vereinfacht die Kommunikation per Bild und Sprache. Microsoft Teams ist mit beliebigen Geräten wie PCs, Laptops, Smartphones oder Tablets von überall aus nutzbar. Sie chatten mit Kollegen, erledigen Ihre Telefonanrufe oder führen Online-Besprechungen und Videokonferenzen mit bis zu mehreren hundert Teilnehmern durch, ohne dass Sie dafür eigene Server benötigen.

Microsoft Exchange und Outlook – E-Mail- und Kalenderfunktionen

Mit Microsoft Exchange und Outlook bleiben Sie mit Ihren Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern per E-Mail in Kontakt. Große E-Mail-Postfächer unter eigener Domain erlauben eine professionelle Kommunikation. Über die leistungsstarken Kalenderfunktionen von Outlook verwalten Sie Ihre Termine, planen Sie Besprechungen oder lassen sich automatisch über anstehende Termine informieren.

Die genannten Anwendungen und Funktionen sind nur ein paar Beispiele aus dem umfangreichen Angebot an Tools und Features von Microsoft 365. Schneider + Wulf ist Ihr kompetenter Partner, wenn es um innovative Lösungen und das effiziente Arbeiten mit Microsoft 365 geht. Gerne stellen wir Ihnen passende Lösungen für Ihr Unternehmen vor und richten Microsoft Office 365 schnell und zuverlässig ein. Buchen Sie noch heute einen Termin zur kostenlosen Erstberatung bei Schneider + Wulf.

Autor: Matthias Blickle

Lesedauer: ca. 6 Min

Der Markt für Kollaborations-Software wächst schon seit längerem – seit diesem Jahr besonders begünstigt durch globale Entwicklungen.

Wie Sie sicherlich schon mitbekommen haben, setzen wir in diesem Zusammenhang auf Microsoft Teams. Und auch, wenn das Werkzeug unsere tägliche Arbeit in vielerlei Hinsicht einfacher macht, ist uns völlig klar, dass Teams bei weitem nicht alles kann.

Heute gehen wir sogar noch einen Schritt weiter und zeigen auf, welche Vor- und Nachteile Teams im Vergleich mit dem Wettbewerb hat.

Integration

Fangen wir mit dem großen Pluspunkt an – Teams bietet den Vorteil der nahtlosen Integration in die Microsoft- und Office 365-Welt. Viele Unternehmen sind mit den Produkten von Microsoft seit Jahrzehnten vertraut, deshalb findet man sich in Teams schnell zurecht. Zudem erleichtert die Integration die Teamarbeit mit Dokumenten enorm.

Das können Lösungen wie beispielsweise Trello nicht bieten; im Gegenzug warten sie mit modernerem, eigenständigen Design auf und fokussieren sich konsequent auf bestimmte Teilbereiche kollaborativer Arbeit.

Es sei angemerkt: im Umkehrschluss erhöht die Integration auch die grundlegende Komplexität von Teams selbst – deshalb haben schlankere Lösung durchaus ihre Berechtigung, wenn beispielsweise die Bearbeitung von Office-Dokumenten im Team kein Thema ist.

Intranet-Funktionalität

Integraler Bestandteil von Teams ist die Verwendung von Kanälen zur Organisation von Arbeitsgruppen – auch Wettbewerber wie slack strukturieren ihre Lösung so. Geht es um die konkrete Aufgabenorganisation, so ordnet sich diese den genannten Teams und Kanälen unter. Im Unterschied dazu stellen Werkzeuge wie Asana und Trello die Aufgabenlisten (in unterschiedlichen Darstellungsformaten) an die erste Stelle und leiten weiterführende Funktionalitäten davon ab.

Kommunikation

Teams setzt in erster Linie auf die schriftliche Kollaboration über Kanäle, den Chat oder direkt in Dokumenten. Wettbewerber wie beispielsweise pascom zäumen das Pferd von der anderen Seite auf – der Schwerpunkt liegt klar auf der Geschäftstelefonie. Telefonkonferenzen sind natürlich dennoch (unter Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen) auch in Teams möglich und die dort verfügbaren Möglichkeiten werden ständig weiter ausgebaut (siehe hierzu auch weiter unten ‚Hersteller‘).

Dokumentenmanagement

Apropos Dokumente: Teams verfügt über die Möglichkeit der Dokumentenablage – auf Teamebene. Das bedeutet, dass nur Mitglieder einer Arbeitsgruppe Zugriff auf relevante Dokumente haben. Diese Struktur macht im Hinblick auf Berechtigungen größtenteils Sinn. Einzige Ausnahme ist, wenn ein erarbeitetes Dokument dem ganzen Unternehmen oder anderen Arbeitsgruppen präsentiert werden soll. In dem Fall sollte ein mit Berechtigungskonzept ausgestatteter Cloudspeicher wie z.B. OneDrive genutzt werden.

Benutzerfreundlichkeit

Machen wir uns nichts vor – es gibt elegantere Benutzeroberflächen als die von Teams. Jedoch – wie bereits erwähnt – sind die Analogien zur restlichen Microsoft-Welt groß, weshalb Teams größtenteils vertraut erscheint. Und durch diverse Möglichkeiten der Individualisierung kann man die Anwendung zusätzlich übersichtlicher gestalten.

Kosten

Die meisten Kollaborationsanwendungen sind zunächst kostenfrei verfügbar und lassen sich über unterschiedliche Preismodelle an die Anforderungen von Unternehmen anpassen. Klar sollte sein, dass das mit Microsoft verknüpfte Teams u.U. ‚mächtigere‘ Anforderungen an den Einsatz im Unternehmen hat als schlanke Einzellösungen. Dafür stellt Teams dann aber auch eher das maßgeschneiderte Komplettpaket dar. Grundlegend gilt (wie bei allen IT-Projekten): Ihre Anforderungen müssen gründlich analysiert und Teams entsprechend darauf abgestimmt werden.

Hersteller

Zu guter Letzt möchten wir noch einmal auf Microsoft zurückkommen – neben der oben genannten Integration verfügt ein Konzern dieser Größe über vielfältige Ressourcen zur Optimierung und Weiterentwicklung der Lösung. Das bietet Ihnen, dem Nutzer, die Sicherheit, eine zukunftsfähige, langlebige Lösung einzusetzen.

Sie haben Fragen zu Teams? Kontaktieren Sie uns telefonisch unter 0800 4883 338 (kostenfrei innerdeutsch) oder vereinbaren Sie hier einen Anruftermin.

Autor: Manuel Büschgens

Schlagwortarchiv für: Teams

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