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Lesedauer ‚Microsoft OneNote – virtueller Notizblock und mehr: 5 Minuten

Evernote, Apple- oder Google Notizen: Nützliche Notizerfassungsprogramme gibt es inzwischen einige; mit Microsoft OneNote natürlich auch aus dem Hause Microsoft. Kostenlos und einfach in der Handhabung liefert OneNote alles, was man braucht, um Unterlagen oder Dateien bequem und schnell anzulegen, zu editieren und zu speichern.

Die Anwendung OneNote aus dem Hause Microsoft ist eine Lösung zur Aufbewahrung und Organisation von Notizen. Mit dieser intuitiven Software lassen sich wichtige Dokumente und Dateien an einem Platz gebündelt sammeln und gleichzeitig übersichtlich verwalten. OneNote lässt sich in Bereiche sowie Seiten kategorisieren, genau wie ein Notizbüchlein aus Papier. Allerdings ermöglicht die elektronische Variante schnelles Ordnen, Navigieren sowie Recherchieren und erleichtert die Arbeit damit gewaltig. In OneNote lassen sich Ideen oder To-dos intuitiv und schnell eintragen, aber auch detaillierte Skizzen erstellen. Außerdem lassen sich Beiträge aus OneNote mit anderen teilen und man kann gemeinsam an diesen arbeiten – ein Highlight, welches vor allem beim Gebrauch in Unternehmen extrem hilfreich sein kann.

Damit man den Durchblick behält, lassen sich Notizen bei Microsofts Notizerfassungsprogramm durch Tags kennzeichnen. Und für die erforderliche Interaktivität kann man selbstverständlich auch Dateien wie PDFs oder Audionotizen, Onlinevideos und andere Medien einfügen – Inhalte aus dem Internet werden dabei ganz automatisch mit einer passenden URL versehen.

Office 365-Kunden profitieren von zusätzlichen Eigenschaften wie einer Versionsverwaltung, der Outlook-Integration und mehr.

Microsoft OneNote ist nicht nur für Windows verfügbar, sondern ebenso als App für iOS, macOS und Android. Damit hat man sämtliche Notizen plattformübergreifend und synchron zur Hand – sofern OneNote mit dem Microsoft-Cloudspeicher OneDrive verbunden ist.

Wichtig: Ab Windows 11 wird OneNote bei Windows-Neuinstallationen nicht mehr standardmäßig vorinstalliert. Es kann allerdings kostenlos heruntergeladen werden.

Microsoft OneNote im Mac App Store (macOS) und im App Store (iOS)

Microsoft OneNote für Android

Was OneNote im Arbeitsalltag leistet

Während sich mit OneNote im privaten Bereich perfekt Kochrezepte oder Einkaufslisten erstellen und organisieren lassen, erweist sich OneNote vor allem im geschäftlichen Umfeld als äußerst nützlich. Insbesondere dann, wenn mehrere Mitarbeiter auf Informationen zurückgreifen müssen, stellt die Notiz-Applikation OneNote eine praktische, kostenfreie Möglichkeit dar. In OneNote lassen sich Aufgaben, Ideen, Protokolle usw. übersichtlich ablegen. So ist zum Beispiel das firmenweite Erstellen einer Wissensdatenbank oder eines öffentlichen Wikis in OneNote möglich. Doch auch bei der Nutzung im Rahmen kleinerer Projektarbeiten überzeugt OneNote aufgrund der oben erwähnten Cloud-Synchronisation als Notizspeicher.

Grundsätzlich sind OneNote-Notizen stets gleich strukturiert:

Notizbuch > Abschnitt > Seite > Unterseite

Der ‚digitale Notizblock‘ OneNote ist in diverse Abschnitte gegliedert, welche wiederum jeweils beliebig viele Seiten und Unterseiten enthalten können. Ganz analog einem Heft aus Papier, in welchem es verschiedene Kapitel, Unterkapitel und einzelne Seiten gibt. Mit dem Vorteil, dass man die Abschnitte ständig erweitern und unkompliziert neu strukturieren kann.

Microsoft-Nutzer profitieren zusätzlich vom Gebrauch von OneNote, da sich OneNote nahtlos in alle weiteren Produkte der Office-Palette integriert. So lassen sich Daten aus Word beispielsweise in Sekundenschnelle zu OneNote transferieren und umgekehrt.

Weitere interessante Fakten zu OneNote

Einzelne Abschnitte lassen sich auf Wunsch mit einem Passwort versehen und so durch den unbefugten Zutritt von Dritten schützen.

Man kann Notizen miteinander verknüpfen.

Es gibt eine integrierte Text- sowie Spracherkennung. Dadurch können Inhalte, welche sich in eingefügten Bildern und Sprachdateien ‚verstecken‘, über die Suche gefunden werden.

OneNote eignet sich ideal für Stift-Eingaben, die auf einem Tablet als handschriftliche Notizen erstellt werden.

Notiz-Seiten in OneNote sind grundlegend ‚unendlich‘ groß. Aber Vorsicht: Sehr große Notizen lassen sich nur noch schwer drucken, wenn erforderlich.

Fünf Tipps für effizienteres Arbeiten mit OneNote (unter Windows)

1. Screenshots effizient in OneNote ablegen: Ganz egal, ob OneNote gestartet ist oder nicht; drückt man die Windows-Taste verbunden mit Shift + S, dann kann man einen Screenshot erstellen, für den man direkt den passenden Speicherort in OneNote festlegen kann (Notizbuch, Abschnittsgruppe, Abschnitt oder Seite). Dann nur noch auf ‚An den ausgewählten Speicherort senden‘ und im gleichen Moment befindet sich der Screenshot im Notizbuch an der definierten Stelle.

2. Audioaufzeichnungen erstellen: Über die OneNote App lassen sich auch Audioaufzeichnungen erstellen. Besonders praktisch ist dies beispielsweise bei kurzfristig anberaumten Besprechungen, an welchen nicht alle erforderlichen Personen teilnehmen können. Oder, wenn einem während einer Autofahrt plötzlich wichtige Gedanken in den Kopf kommen, die man nicht verbummeln will.

3. Audioaufzeichnungen durchsuchbar machen: Audioadateien in OneNote lassen sich für die Suche indizieren. Um die Suche nach gesprochenen Details in Audiodateien einzuschalten, wird die Funktion wie folgt aktiviert: Im Menü auf ‚Datei‘ klicken und ‚Optionen‘ auswählen. Als nächstes ‚Audio und Video‘ wählen und dort ‚Suche nach Wörtern in Audio- und Videoaufzeichnungen aktivieren‘ anhaken. Jetzt nur noch mit ‚OK‘ bestätigen und Audiodateien können fortan durchsucht werden.

4. Schneller arbeiten durch praktische Tastenkombinationen: In OneNote sind eine ganze Reihe von zeitsparenden Shortcuts verborgen, die das Arbeiten mit den Notizen noch rascher und müheloser machen. So kann man z.B. mit Strg+1 ein neues Aufgabenlistenelement erstellen oder entfernen. Microsoft hat auf dieser Seite alle Shortcuts für OneNote zum Nachschlagen aufgelistet.

5. Eine Notiz auf die Schnelle erstellen: Mit Windows+N legt man blitzschnell ein virtuelles Post-it an (hierfür muss OneNote nicht einmal offen sein). Diese Post-its werden im Standard-Notizbuch unter dem Segment ’nicht abgelegte Notizen‘ gesichert und lassen sich von dort an den richtigen Ort schieben, falls erforderlich. Optional kann man den Standard-Speicherort in den One-Note-Optionen unter ‚Speichern und Sichern‘ individuell festlegen.

Zu guter Letzt sei angemerkt, dass der geschäftliche Einsatz von OneNote rechtlich unbedenklich und DSGVO-konform ist. Für Interessenten mit Firmensitz in Deutschland gilt: Alle Daten werden auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union – genauer gesagt in Deutschland selbst – gesichert. Dies kann man auf dieser Seite nachlesen, auf der alle Standorte der von Microsoft genutzten Rechenzentren pro genutztem Microsoft-Dienst transparent aufgeführt sind. Die Daten der Benutzer des Services OneNote, die eine Rechnungsadresse in Deutschland haben, werden daher einzig und allein in Deutschland gehostet.

Dennoch raten wir dazu, die Daten aus OneNote idealerweise im LAN abzuspeichern und über eine Netzwerkfreigabe allen MitarbeiterInnen des Unternehmens Zugriff zu gewähren (Achtung: An Backups denken!). Ist die Datenspeicherung in der Cloud gewünscht bzw. unumgänglich, ist darauf zu achten, sensble Daten wie Passwörter oder Bankdaten nicht in OneNote abzulegen. Für anderweitige schützenswerte Informationen empfehlen wir, die bereits erwähnte, in OneNote integrierte Passwort-Funktion zu nutzen.

Haben Sie Interesse, OneNote in Ihrem Unternehmen zu nutzen? Dann kontaktieren Sie uns unter 0800 4883 338 kostenfrei. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!

Mehr zum Thema

Hier finden Sie weiterführende Informationen zu Office 365 im Allgemeinen, zu Microsoft Teams und zu Cloud Computing.

Foto © Anna Tarazevich @ Pexels

Lesedauer ‚Der Klassiker, wenn es um Text geht – Microsoft Word im Detail‘: 5 Minuten

Wenn es um die Bearbeitung von Texten auf dem PC geht, kommt man um Microsoft Word nicht herum. Mit einem Marktanteil von 85 Prozent ist Word das meistgenutzte Textverarbeitungswerkzeug in deutschen Unternehmen. Die Computersoftware war, als sie zu Beginn der 90er Jahre auf den Markt kam, bahnbrechend und wurde seitdem kontinuierlich fortentwickelt und an die Bedürfnisse der Nutzer angepasst. Ungeachtet diverser Alternativlösungen kann bis dato kein Mitbewerber-Produkt Word den Rang ablaufen. Aber was ist der Schlüssel zum Erfolg von Microsoft Word?

Word aus dem Hause Microsoft ist ein Textverarbeitungsprogramm mit Elementen des Microsoft-Office-Pakets. Word ist sowohl für Windows als auch für macOS verfügbar. Darüber hinaus gibt es auch mobile Apps für Android, iOS und Windows Phone. Fast immer wenn es um digitale Textverarbeitung geht, ist Word eine geeignete Wahl. Die Einsatzgebiete sind groß und langen vom privaten bis in den geschäftlichen Sektor: Von der Erstellung von Zeitschriften über Prospekte, Einladungen bis hin zu Imagebroschüren.

Um all diesen Publikationen ein individuelles Aussehen verleihen zu können, verfügt Word über eine Vielzahl an Formatierungs- und Designoptionen. Zudem besteht die Möglichkeit einer logischen Strukturierung über Inhaltsverzeichnisse.

So entstand das Textverarbeitungsprogramm Word

Der Ausdruck WYSIWYG hat durch Word globale Berühmtheit erlangt. WYSIWYG ist die Abkürzung für ‚What You See Is What You Get‘. Im Klartext: Das, was man während der Bearbeitung eines Dokuments in Word sieht ist exakt das, was man am Ende als Resultat erhält, wenn man es ausdruckt oder als PDF abspeichert. Heutzutage mag so etwas selbstverständlich sein – als Word entwickelt wurde, war es das nicht. Diese Form der ‚Echtzeitdarstellung‘ war zum Markstart von Microsoft Word 1989 vollkommen bahnbrechend (und brachte etliche Computer an ihre Leistungsgrenze). Unterschiedliche Formatierungen testen? Ging damals nur durch Drucken und Nebeneinanderlegen der verschiedenen Druckergebnisse.

Das Ergebnis schon im Verlauf des Bearbeitungsprozesses erblicken zu können, war zu Beginn der 90er absolut neuartig und hob die Software in Sachen ‚Usability‘ – also in den Bereichen Nutzerfreundlichkeit und Handhabbarkeit – auf ein völlig neues Niveau.

Übrigens: Angesichts der einzigartigen Erfolgsgeschichte von Word hat Microsoft den Quellcode zu Microsoft Word for Windows 1.1a 2014 dem Computer History Museum gestiftet. Er steht dort für wissenschaftliche Zwecke zum Download bereit.

Wie arbeitet man mit Microsoft Word?

Mit Word lassen sich Texte formatieren und mit individuellen Designs versehen. Zudem verfügt die Anwendung über eine umfassende Rechtschreib- und Grammatikprüfung mit der Möglichkeit, diese in ihrer Funktion vollständig oder teilweise zu automatisieren. Word beachtet hier nicht bloß die Orthografie, sondern genauso Satzstruktur, Groß- sowie Kleinschreibung sowie Zeichensetzung.

Eine große Arbeitserleichterung bei der Arbeit an Texten, insbesondere in der Gruppe: Die ‚„Änderungen nachverfolgen‘-Funktion. Einmal über ‚Überprüfen‘ > ‚Änderungen nachverfolgen‘ aktiviert, protokolliert Word sämtliche Anpassungen, welche an einem Text vorgenommen werden. Gepaart mit einer Kommentar-Funktion (‚Überprüfen‘ > ‚Neuer Kommentar‘) ist Word das perfekte Handwerkszeug zur kooperativen Dokumentenarbeit.

Die sog. ‚Modernen Kommentare‚ machen dieses Feature sogar noch leistungsfähiger: Kommentare werden nach Versender untergliedert und lassen sich in Threads zusammenschließen. Arbeitet man an einem in der Cloud gespeicherten Dokument, können Personen per @mention direkt in einem Kommentar genannt werden und man kann Teammitgliedern aus dem Word-Dokument heraus Arbeiten zuordnen.

Holen Sie mehr raus aus Microsoft Word

Nachfolgend ein paar Tipps, welche Ihnen in Ihrer täglichen Arbeit mit Word eine Menge Zeit sparen können:

1. Vorlagen nutzen: Microsoft stellt unzählige Layouts für Word kostenlos zur Verfügung (https://templates.office.com/?omkt=de-DE): Aus über 40 Kategorien kann man unter dutzenden von Designvorlagen für Kalender, Poster, Flyer, Unternehmenpläne, Broschüren, Einladungen und etlichen weiteren wählen.

2. Zeit sparen durch Tastenkürzel: STRG + C, STRG + V und STRG + S kennt mit Sicherheit jeder. Aber wussten Sie, dass Sie mit Markern eines gewählten Absatzes und STRG + L den Text linkszentriert setzen, während der Inhalt durch STRG + R rechtsbündig erscheint? Einen Textabstand von 1,5 schaffen funktioniert ebenfalls ganz flink und mühelos über STRG + 5. Shortcuts sparen – sinnvoll eingesetzt – sehr viel Zeit. Eine Übersicht sämtlicher zur Bereitschaft stehenden Tastenkombinationen in Word finden Sie hier.

3. Formatvorlagen individualisieren: Insbesondere im Unternehmensumfeld, wo ein gewisses Corporate Design berücksichtigt werden sollte, bieten sich Formatvorlagen an, um Dokumenten einen homogenen Anstrich zu verleihen. Einmalig in der Formatvorlage bestimmt, ist beispielsweise die Hauptüberschrift ganz automatisch in der Schriftart Verdana mit 24 Pt linksbündig und der Fließtext mit 12 Pt im Blocksatz angelegt. Richtig eingesetzt gewährleisten Formatvorlagen ein einheitliches Äußeres und sauber strukturierte Dokumente.

4. Blindtext einfügen: Wer viel mit Word arbeitet weiß, wie sinnvoll sog. Blindtext (Text ohne Sinngehalt mit dem Zweck, Textmenge grafisch zu simulieren) bei der Erstellung eines Layouts ist. ‚=rand(2,3)‘ am Beginn einer neuen Textzeile eingetippt und ‚Enter‘ gedrückt, erzeugt Blindtext in Word schnell und problemlos. Die erste Zahl steht dabei für die Anzahl der Absätze, der zweite Wert gibt die Anzahl der Sätze pro Absatz an.

5. Cursor-Position merken: Eine Funktion, welche besonders im Job an mehrseitigen Dokumenten enorm hilfreich ist, ist die Merkfunktion für die Position des Cursor. Word speichert die letzten vier Cursor-Standorte automatisch mit. Aufrufen kann man diese durch Drücken von Shift + F5.

6. Speichern, speichern und nochmal speichern: Wer häufig mit Word arbeitet, hat das vielleicht schon einmal erlebt: Zig Seiten Text sind fertig geschrieben, doch ausgerechnet an diesem Punkt hängt sich der Rechner auf oder der Akku vom Laptop ist leer. Dokument abgespeichert? Fehlanzeige. Deshalb generell der Tipp: In regelmäßigen Abständen speichern (trotz der Funktion ‚Automatisches Speichern‘)! Und da viele über einen Zeitraum gestreut etliche Word-Dokumente öffnen, zum Schluss noch ein Hinweis, wie man alle geöffneten Word-Dokumente zum Feierabend hin auf einmal speichert. Bis zur Version 2003: Shift-Taste gedrückt halten und Klick auf ‚Datei‘. Dann finden Sie in der Liste die Befehle ‚Alle speichern‘ und ‚Alles schließen‘. Ab Version 2007 muss dieses Feature einmalig eingerichtet werden, ist dann aber per Icons in der Schnellzugriffsleiste verfügbar:

  • Klicken Sie auf den Pfeil der Drop-Down-Liste rechts neben der Schnellzugriffsleiste
  • Wählen Sie den Eintrag ‚Weitere Befehle‘
  • Im Fenster wählen Sie in der Drop-Down-Liste ‚Befehle auswählen‘ den Eintrag ‚Alle Befehle‘
  • Scrollen Sie nach unten wählen Sie den Befehl ‚Alle speichern‘ bzw. ‚Alles schließen‘
  • Fügen Sie die Befehle mit der Schaltfläche ‚Hinzufügen‘ der Schnellzugriffsleiste hinzu
  • Bestätigen Sie die Änderungen im Fenster mit ‚OK‘

Zum Abschluss sei angemerkt, dass Microsoft Word natürlich nicht das einzige Textverarbeitungsprogramm ist, das es gibt: Alternativen sind beispielsweise Pages von Apple sowie Textmaker von der Softmaker-Office-Suite (die einzige in Deutschland entwickelte Software dieser Kategorie). Weitere Word-Alternativen sind das kostenfreie Computerprogramm OpenOffice Writer von Apache sowie der quelloffene LibreOffice Writer und LaTeX. Im Gegensatz zu Word verfügt Letzteres jedoch nicht über ein WYSIWYG-Prinzip verfügt und ist deshalb deutlich komplizierter in der Anwendung.

Möchten Sie mit Microsoft Word produktiver werden? Kommen Sie gerne unter der kostenfreien Rufnummer 0800 4883 338 auf uns zu, wir beraten Sie gerne (und verraten Ihnen noch weitere nützliche Handhabungstipps)!

Foto © Pixabay @ Pexels

Lesedauer: ca. 3 Min

Mit Microsoft 365 verbinden viele nach wie vor die klassischen Office-Anwendungen Word, Excel oder Powerpoint. Längst bietet Microsoft unter dieser Produktbezeichnung deutlich mehr als nur die genannten Office-Programme. Sie erhalten mit einem Abonnement von Microsoft 365 viele weitere nützliche Anwendungen und Funktionen, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Warum Microsoft 365 mehr als nur Excel und Word ist, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Microsoft OneDrive – Cloud-Speicher für die sichere Datenablage und die Synchronisation Ihrer Geräte

Mit dem in Microsoft 365 enthaltenen Cloud-Speicher OneDrive speichern Sie mit Word, Excel oder PowerPoint erstellte Dokumente und beliebige andere Dateien sicher in der Cloud. Die Daten stehen Ihnen jederzeit überall zur Verfügung. OneDrive schützt Sie vor Datenverlust, ermöglicht Ihnen das Teilen von Dateien mit Kollegen oder Geschäftspartnern und hält die Daten auf Ihren Geräten per automatischer Synchronisation auf dem aktuellen Stand.

Microsoft SharePoint – Plattform für die Teamarbeit

Die Webanwendung Microsoft SharePoint bietet Ihnen eine zentrale Plattform für die Zusammenarbeit im Team. Dateien oder Informationen lassen sich mit anderen teilen, um gemeinsam mit ihnen zu arbeiten. Zum Funktionsumfang gehören neben dem zentralen Dokumentenspeicher mit individuell für die Team-Mitglieder konfigurierbaren Zugriffsrechten, Blog-Funktionen und Diskussionsgruppen, Team-Webseiten, Features für soziale Netzwerke und vieles mehr.

Microsoft Teams – Online-Besprechungen, Videokonferenzen, Chats und Telefonanrufe

Microsoft Teams vereinfacht die Kommunikation per Bild und Sprache. Microsoft Teams ist mit beliebigen Geräten wie PCs, Laptops, Smartphones oder Tablets von überall aus nutzbar. Sie chatten mit Kollegen, erledigen Ihre Telefonanrufe oder führen Online-Besprechungen und Videokonferenzen mit bis zu mehreren hundert Teilnehmern durch, ohne dass Sie dafür eigene Server benötigen.

Microsoft Exchange und Outlook – E-Mail- und Kalenderfunktionen

Mit Microsoft Exchange und Outlook bleiben Sie mit Ihren Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern per E-Mail in Kontakt. Große E-Mail-Postfächer unter eigener Domain erlauben eine professionelle Kommunikation. Über die leistungsstarken Kalenderfunktionen von Outlook verwalten Sie Ihre Termine, planen Sie Besprechungen oder lassen sich automatisch über anstehende Termine informieren.

Die genannten Anwendungen und Funktionen sind nur ein paar Beispiele aus dem umfangreichen Angebot an Tools und Features von Microsoft 365. Schneider + Wulf ist Ihr kompetenter Partner, wenn es um innovative Lösungen und das effiziente Arbeiten mit Microsoft 365 geht. Gerne stellen wir Ihnen passende Lösungen für Ihr Unternehmen vor und richten Microsoft Office 365 schnell und zuverlässig ein. Buchen Sie noch heute einen Termin zur kostenlosen Erstberatung bei Schneider + Wulf.

Autor: Matthias Blickle

Schlagwortarchiv für: Office 365

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