Lesedauer ‘Der Klassiker, wenn es um Text geht – Microsoft Word im Detail’: 5 Minuten

Wenn es um die Bearbeitung von Texten auf dem PC geht, kommt man um Microsoft Word nicht herum. Mit einem Marktanteil von 85 Prozent ist Word das meistgenutzte Textverarbeitungswerkzeug in deutschen Unternehmen. Die Computersoftware war, als sie zu Beginn der 90er Jahre auf den Markt kam, bahnbrechend und wurde seitdem kontinuierlich fortentwickelt und an die Bedürfnisse der Nutzer angepasst. Ungeachtet diverser Alternativlösungen kann bis dato kein Mitbewerber-Produkt Word den Rang ablaufen. Aber was ist der Schlüssel zum Erfolg von Microsoft Word?

Word aus dem Hause Microsoft ist ein Textverarbeitungsprogramm mit Elementen des Microsoft-Office-Pakets. Word ist sowohl für Windows als auch für macOS verfügbar. Darüber hinaus gibt es auch mobile Apps für Android, iOS und Windows Phone. Fast immer wenn es um digitale Textverarbeitung geht, ist Word eine geeignete Wahl. Die Einsatzgebiete sind groß und langen vom privaten bis in den geschäftlichen Sektor: Von der Erstellung von Zeitschriften über Prospekte, Einladungen bis hin zu Imagebroschüren.

Um all diesen Publikationen ein individuelles Aussehen verleihen zu können, verfügt Word über eine Vielzahl an Formatierungs- und Designoptionen. Zudem besteht die Möglichkeit einer logischen Strukturierung über Inhaltsverzeichnisse.

So entstand das Textverarbeitungsprogramm Word

Der Ausdruck WYSIWYG hat durch Word globale Berühmtheit erlangt. WYSIWYG ist die Abkürzung für ‘What You See Is What You Get’. Im Klartext: Das, was man während der Bearbeitung eines Dokuments in Word sieht ist exakt das, was man am Ende als Resultat erhält, wenn man es ausdruckt oder als PDF abspeichert. Heutzutage mag so etwas selbstverständlich sein – als Word entwickelt wurde, war es das nicht. Diese Form der ‘Echtzeitdarstellung’ war zum Markstart von Microsoft Word 1989 vollkommen bahnbrechend (und brachte etliche Computer an ihre Leistungsgrenze). Unterschiedliche Formatierungen testen? Ging damals nur durch Drucken und Nebeneinanderlegen der verschiedenen Druckergebnisse.

Das Ergebnis schon im Verlauf des Bearbeitungsprozesses erblicken zu können, war zu Beginn der 90er absolut neuartig und hob die Software in Sachen ‘Usability’ – also in den Bereichen Nutzerfreundlichkeit und Handhabbarkeit – auf ein völlig neues Niveau.

Übrigens: Angesichts der einzigartigen Erfolgsgeschichte von Word hat Microsoft den Quellcode zu Microsoft Word for Windows 1.1a 2014 dem Computer History Museum gestiftet. Er steht dort für wissenschaftliche Zwecke zum Download bereit.

Wie arbeitet man mit Microsoft Word?

Mit Word lassen sich Texte formatieren und mit individuellen Designs versehen. Zudem verfügt die Anwendung über eine umfassende Rechtschreib- und Grammatikprüfung mit der Möglichkeit, diese in ihrer Funktion vollständig oder teilweise zu automatisieren. Word beachtet hier nicht bloß die Orthografie, sondern genauso Satzstruktur, Groß- sowie Kleinschreibung sowie Zeichensetzung.

Eine große Arbeitserleichterung bei der Arbeit an Texten, insbesondere in der Gruppe: Die ‘„Änderungen nachverfolgen’-Funktion. Einmal über ‘Überprüfen’ > ‘Änderungen nachverfolgen’ aktiviert, protokolliert Word sämtliche Anpassungen, welche an einem Text vorgenommen werden. Gepaart mit einer Kommentar-Funktion (‘Überprüfen’ > ‘Neuer Kommentar’) ist Word das perfekte Handwerkszeug zur kooperativen Dokumentenarbeit.

Die sog. ‘Modernen Kommentare‘ machen dieses Feature sogar noch leistungsfähiger: Kommentare werden nach Versender untergliedert und lassen sich in Threads zusammenschließen. Arbeitet man an einem in der Cloud gespeicherten Dokument, können Personen per @mention direkt in einem Kommentar genannt werden und man kann Teammitgliedern aus dem Word-Dokument heraus Arbeiten zuordnen.

Holen Sie mehr raus aus Microsoft Word

Nachfolgend ein paar Tipps, welche Ihnen in Ihrer täglichen Arbeit mit Word eine Menge Zeit sparen können:

1. Vorlagen nutzen: Microsoft stellt unzählige Layouts für Word kostenlos zur Verfügung (https://templates.office.com/?omkt=de-DE): Aus über 40 Kategorien kann man unter dutzenden von Designvorlagen für Kalender, Poster, Flyer, Unternehmenpläne, Broschüren, Einladungen und etlichen weiteren wählen.

2. Zeit sparen durch Tastenkürzel: STRG + C, STRG + V und STRG + S kennt mit Sicherheit jeder. Aber wussten Sie, dass Sie mit Markern eines gewählten Absatzes und STRG + L den Text linkszentriert setzen, während der Inhalt durch STRG + R rechtsbündig erscheint? Einen Textabstand von 1,5 schaffen funktioniert ebenfalls ganz flink und mühelos über STRG + 5. Shortcuts sparen – sinnvoll eingesetzt – sehr viel Zeit. Eine Übersicht sämtlicher zur Bereitschaft stehenden Tastenkombinationen in Word finden Sie hier.

3. Formatvorlagen individualisieren: Insbesondere im Unternehmensumfeld, wo ein gewisses Corporate Design berücksichtigt werden sollte, bieten sich Formatvorlagen an, um Dokumenten einen homogenen Anstrich zu verleihen. Einmalig in der Formatvorlage bestimmt, ist beispielsweise die Hauptüberschrift ganz automatisch in der Schriftart Verdana mit 24 Pt linksbündig und der Fließtext mit 12 Pt im Blocksatz angelegt. Richtig eingesetzt gewährleisten Formatvorlagen ein einheitliches Äußeres und sauber strukturierte Dokumente.

4. Blindtext einfügen: Wer viel mit Word arbeitet weiß, wie sinnvoll sog. Blindtext (Text ohne Sinngehalt mit dem Zweck, Textmenge grafisch zu simulieren) bei der Erstellung eines Layouts ist. ‘=rand(2,3)’ am Beginn einer neuen Textzeile eingetippt und ‘Enter’ gedrückt, erzeugt Blindtext in Word schnell und problemlos. Die erste Zahl steht dabei für die Anzahl der Absätze, der zweite Wert gibt die Anzahl der Sätze pro Absatz an.

5. Cursor-Position merken: Eine Funktion, welche besonders im Job an mehrseitigen Dokumenten enorm hilfreich ist, ist die Merkfunktion für die Position des Cursor. Word speichert die letzten vier Cursor-Standorte automatisch mit. Aufrufen kann man diese durch Drücken von Shift + F5.

6. Speichern, speichern und nochmal speichern: Wer häufig mit Word arbeitet, hat das vielleicht schon einmal erlebt: Zig Seiten Text sind fertig geschrieben, doch ausgerechnet an diesem Punkt hängt sich der Rechner auf oder der Akku vom Laptop ist leer. Dokument abgespeichert? Fehlanzeige. Deshalb generell der Tipp: In regelmäßigen Abständen speichern (trotz der Funktion ‘Automatisches Speichern’)! Und da viele über einen Zeitraum gestreut etliche Word-Dokumente öffnen, zum Schluss noch ein Hinweis, wie man alle geöffneten Word-Dokumente zum Feierabend hin auf einmal speichert. Bis zur Version 2003: Shift-Taste gedrückt halten und Klick auf ‘Datei’. Dann finden Sie in der Liste die Befehle ‘Alle speichern’ und ‘Alles schließen’. Ab Version 2007 muss dieses Feature einmalig eingerichtet werden, ist dann aber per Icons in der Schnellzugriffsleiste verfügbar:

• Klicken Sie auf den Pfeil der Drop-Down-Liste rechts neben der Schnellzugriffsleiste
• Wählen Sie den Eintrag ‘Weitere Befehle’
• Im Fenster wählen Sie in der Drop-Down-Liste ‘Befehle auswählen’ den Eintrag ‘Alle Befehle’
• Scrollen Sie nach unten wählen Sie den Befehl ‘Alle speichern’ bzw. ‘Alles schließen’
• Fügen Sie die Befehle mit der Schaltfläche ‘Hinzufügen’ der Schnellzugriffsleiste hinzu
• Bestätigen Sie die Änderungen im Fenster mit ‘OK’

Zum Abschluss sei angemerkt, dass Microsoft Word natürlich nicht das einzige Textverarbeitungsprogramm ist, das es gibt: Alternativen sind beispielsweise Pages von Apple sowie Textmaker von der Softmaker-Office-Suite (die einzige in Deutschland entwickelte Software dieser Kategorie). Weitere Word-Alternativen sind das kostenfreie Computerprogramm OpenOffice Writer von Apache sowie der quelloffene LibreOffice Writer und LaTeX. Im Gegensatz zu Word verfügt Letzteres jedoch nicht über ein WYSIWYG-Prinzip verfügt und ist deshalb deutlich komplizierter in der Anwendung.

Möchten Sie mit Microsoft Word produktiver werden? Kommen Sie gerne unter der kostenfreien Rufnummer 0800 4883 338 auf uns zu, wir beraten Sie gerne (und verraten Ihnen noch weitere nützliche Handhabungstipps)!

Foto © Pixabay @ Pexels