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Microsoft Planner – Alles Wissenswerte für den Einsatz

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Lesedauer ‘Alles Wissenswerte für den Einsatz von Microsoft Planner’ 6 Minuten

Microsoft Planner ist ein cloudbasiertes Management-Werkzeug das Firmen dabei hilft, Aufgaben und Projekte besser zu organisieren und zu verfolgen. Durch seine einfache Bedienung ermöglicht Planner es, die tägliche Arbeit effizienter zu organisieren. Für wen die Anwendung attraktiv ist, was Microsoft Planner alles kann und ob das Werkzeug DSGVO-konform ist, erfahren Sie im nachfolgenden Blogbeitrag.

Kollaboration leicht gemacht: Das ist das Motto von Microsoft Planner. Das Programm gibt Anwendern ein Werkzeug an die Hand, mit welchem sie anstehende Arbeiten im Aufgaben- oder Projektrahmen bequem organisieren und verwalten können. Mit Microsoft Planner erzeugen Teams mühelos neue To-dos, sortieren Aufgaben und weisen diese zu, geben Dokumente frei, diskutieren aktuelle Tätigkeiten im Chat und behalten den Projektfortschritt jederzeit im Auge. Des Weiteren können Kommentare und Anhänge hinzugefügt werden, um die Aufgabenerledigung optimal zu unterstützen. Kurzum: Mit Microsoft Planner kann man Arbeiten planen, koordinieren und deren Erledigung nachhalten.

Microsoft Planner zu benutzen ist eine gute Gelegenheit, um die Produktivität im Unternehmen nachhaltig zu steigern. Das Programm ist intuitiv und sehr einfach zu bedienen – so wird die Strukturierung sämtlicher To-Dos zum Kinderspiel. Durch die Aufteilung in verschiedene Listen (sogenannte ‘Buckets’) sowie die Vergabe von Fälligkeiten und indivdualisierbare Benachrichtigungseinstellungen werden Nutzer kontinuierlich bei der Einhaltung und Erledigung ihrer Termine unterstützt.

Planner ist für sämtliche Business-Abonnenten von Microsoft 365 kostenfrei erhältlich. Die Anwendung ist für Windows und Mac sowie als Web-Anwendung via Browser und ebenso für mobile Endgeräte (Android + iOS) verfügbar.

Microsoft Planner, To-Do und Project Online – ist das nicht das gleiche?

Bietet Planner nicht die gleiche Funktionalität wie Microsoft To-Do oder Project Online? Ganz klar: Nein. Zwar ist To-Do auch eine Software-Lösung aus dem Hause Microsoft mit dem Ziel der Aufgaben- und Terminorganisation. Allerdings bewegt man sich mit Microsoft To-Do im ‘Mikrokosmos’ einer Einzelperson. Zwar verschafft es jedem Mitarbeiter bzw. jeder Mitarbeiterin eine individuelle Übersicht über eigene oder zugewiesene Aufgaben – hier endet die Kapazität der Anwendung dann aber auch schon. Für Kollaboration und die eigentliche Gruppenarbeit ist wiederum Microsoft Planner ideal geeignet – für Projekte in kleinen bis mittelgroßen Gruppen. Hochkomplexe Projekte mit interdisziplinären, großen Projektteams verwalten Unternehmen am besten mit Microsoft Project Online.

Welche Vorteile der Einsatz von Microsoft Planner mit sich bringt

Microsoft Planner unterstützt agile Arbeitstechniken wie Kanban oder Scrum. Es liefert zum Beispiel ein sog. Kanban-Board, auf welchem sich Aufgaben ganz mühelos verwalten und per Drag & Drop je nach Aufgabenstatus zuordnen lassen. Sein volles Potenzial entfaltet die Lösung, wenn es im Team gebraucht wird. Speziell für kleine und mittelständische Unternehmen bietet das Werkzeug vielfältige Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung und Optimierung der Team-Kommunikation.

Vergleichen lässt sich das das Werkzeug am ehesten mit Lösungen anderer Anbieter wie Trello, Asana oder Jira. Im Gegensatz zu diesen verfügt Microsoft Planner allerdings über einen entscheidenden Vorteil: Die nahtlose Integration in das Microsoft-Ökosystem. Mit Schnittstellen zu Outlook, SharePoint und Microsoft Teams ist die Verfügbarkeit aller relevanten Informationen lückenlos. Für Unternehmen, die daher bereits eines oder mehrere dieser Programme einsetzen, ist Microsoft Planner eine sinnvolle Ergänzung ihrer Software-Landschaft. Zumal der Gebrauch – wie zuvor erwähnt – für Inhaber eines Business-Abonnements (aber auch für Enterprise-Kunden sowie im Rahmen von Education Office 365-Abonnements) kostenlos ist. So vermeiden Sie zusätzliche Lizenzkosten – in Zeiten wie diesen ein schlagkräftiges Argument für den Einsatz von Microsoft Planner als Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool.

Ist Microsoft Planner DSGVO-konform?

Unternehmen, die über den Einsatz von Microsoft Planner nachdenken, haben mit hoher Wahrscheinlichkeit schon Microsoft 365 im Unternehmen etabliert. Aufgrund dieser Tatsache ist davon auszugehen, dass das Thema Datenschutz (und DSGVO) bereits durchleuchtet wurde. Für alle 365-User, die sich damit noch nicht beschäftigt haben oder im – eher unwahrscheinlichen – Fall, dass die Einführung von Planner als Einstieg in den Microsoft-Kosmos dient, sei hier deutlich angemerkt, dass dies schleunigst geschehen sollte. Denn tatsächlich kann es – bei mangelnder Vorbereitung – zu Konflikten zwischen dem in den USA ansässigen Microsoft und dem europäischen Recht kommen.

In diesem Zusammenhang raten wir allen Microsoft 365-Usern, unbedingt eine Risikobewertung durchzuführen sowie – im Hinblick auf den Datenschutz – außerdem eine strenge Konfiguration aller genutzen Services vorzunehmen. Konkret bedeutet das: Deaktivieren Sie in jedem Fall alle Services, die Sie nicht zwingend benötigen. Und – weitaus komplexer, jedoch umso wichtiger – deaktivieren Sie alle Dienste, die nicht auf EU-Servern gehostet werden.

Wer seine Hausaufgaben bereits erledigt hat, kann beim Einsatz von Microsoft Planner ganz entspannt durchatmen: Die Daten von werden in Irland oder den Niederlanden – ergo innerhalb der EU – gelagert. Wir möchten erwähnen, dass ein minimales Restrisiko für die (tatsächlich gesetzeswidrige) Übertragung personenbezogener Daten an amerikanische Strafverfolgungsbehörden besteht. Diese Vorgehensweise ist bei sämtlichen oben gelisteten alternativen Lösungen allerdings ebenso üblich.

Die Features von Microsoft Planner im Überblick

  • Visuelle Organisation von Arbeit, Aufgaben und Terminen
  • Administration sämtlicher Aufgaben zentral an einem Ort
  • Organisation von Teamarbeit
  • Zuteilung von Aufgaben
  • Entwurf von Kanban-Boards mit detailgenauen Aufgabenkarten
  • Kommunikation und Dialog mit anderen Benutzern
  • Einfügen sowie Freigeben von Dateien
  • Erstellung und Erfüllung von Checklisten
  • Statusverfolgung über visuelle Diagramme
  • Geschützte Datenspeicherung auf der Microsoft Cloud
  • Gebührenfrei verfügbar für Business-Abonnenten von Microsoft 365

 

Zu sämtlichen Fragen rund um Planner sowie alle anderen Lösungen aus dem Microsoft 365-Kosmos sind wir Ihr kompetenter Ansprechpartner. Sie erreichen uns unter der Nummer 0800 4883 338 (kostenfrei innerdeutsch) oder zur Vereinbarung eines unverbindlichen Besprechungstermines über unseren Terminplaner.

Foto © Startup Stock Photos @ Pexels

Weiterführende Links

Hier erhalten Sie weiterführende Informationen zu Office 365 sowie zu Microsoft Teams. Detaillierte Informationen zur Cloud-Lösung Azure finden Sie hier.

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Microsoft OneNote – virtueller Notizblock und mehr

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Lesedauer ‘Microsoft OneNote – virtueller Notizblock und mehr: 5 Minuten

Evernote, Apple- oder Google Notizen: Nützliche Notizerfassungsprogramme gibt es inzwischen einige; mit Microsoft OneNote natürlich auch aus dem Hause Microsoft. Kostenlos und einfach in der Handhabung liefert OneNote alles, was man braucht, um Unterlagen oder Dateien bequem und schnell anzulegen, zu editieren und zu speichern.

Die Anwendung OneNote aus dem Hause Microsoft ist eine Lösung zur Aufbewahrung und Organisation von Notizen. Mit dieser intuitiven Software lassen sich wichtige Dokumente und Dateien an einem Platz gebündelt sammeln und gleichzeitig übersichtlich verwalten. OneNote lässt sich in Bereiche sowie Seiten kategorisieren, genau wie ein Notizbüchlein aus Papier. Allerdings ermöglicht die elektronische Variante schnelles Ordnen, Navigieren sowie Recherchieren und erleichtert die Arbeit damit gewaltig. In OneNote lassen sich Ideen oder To-dos intuitiv und schnell eintragen, aber auch detaillierte Skizzen erstellen. Außerdem lassen sich Beiträge aus OneNote mit anderen teilen und man kann gemeinsam an diesen arbeiten – ein Highlight, welches vor allem beim Gebrauch in Unternehmen extrem hilfreich sein kann.

Damit man den Durchblick behält, lassen sich Notizen bei Microsofts Notizerfassungsprogramm durch Tags kennzeichnen. Und für die erforderliche Interaktivität kann man selbstverständlich auch Dateien wie PDFs oder Audionotizen, Onlinevideos und andere Medien einfügen – Inhalte aus dem Internet werden dabei ganz automatisch mit einer passenden URL versehen.

Office 365-Kunden profitieren von zusätzlichen Eigenschaften wie einer Versionsverwaltung, der Outlook-Integration und mehr.

Microsoft OneNote ist nicht nur für Windows verfügbar, sondern ebenso als App für iOS, macOS und Android. Damit hat man sämtliche Notizen plattformübergreifend und synchron zur Hand – sofern OneNote mit dem Microsoft-Cloudspeicher OneDrive verbunden ist.

Wichtig: Ab Windows 11 wird OneNote bei Windows-Neuinstallationen nicht mehr standardmäßig vorinstalliert. Es kann allerdings kostenlos heruntergeladen werden.

Microsoft OneNote im Mac App Store (macOS) und im App Store (iOS)

Microsoft OneNote für Android

Was OneNote im Arbeitsalltag leistet

Während sich mit OneNote im privaten Bereich perfekt Kochrezepte oder Einkaufslisten erstellen und organisieren lassen, erweist sich OneNote vor allem im geschäftlichen Umfeld als äußerst nützlich. Insbesondere dann, wenn mehrere Mitarbeiter auf Informationen zurückgreifen müssen, stellt die Notiz-Applikation OneNote eine praktische, kostenfreie Möglichkeit dar. In OneNote lassen sich Aufgaben, Ideen, Protokolle usw. übersichtlich ablegen. So ist zum Beispiel das firmenweite Erstellen einer Wissensdatenbank oder eines öffentlichen Wikis in OneNote möglich. Doch auch bei der Nutzung im Rahmen kleinerer Projektarbeiten überzeugt OneNote aufgrund der oben erwähnten Cloud-Synchronisation als Notizspeicher.

Grundsätzlich sind OneNote-Notizen stets gleich strukturiert:

Notizbuch > Abschnitt > Seite > Unterseite

Der ‘digitale Notizblock’ OneNote ist in diverse Abschnitte gegliedert, welche wiederum jeweils beliebig viele Seiten und Unterseiten enthalten können. Ganz analog einem Heft aus Papier, in welchem es verschiedene Kapitel, Unterkapitel und einzelne Seiten gibt. Mit dem Vorteil, dass man die Abschnitte ständig erweitern und unkompliziert neu strukturieren kann.

Microsoft-Nutzer profitieren zusätzlich vom Gebrauch von OneNote, da sich OneNote nahtlos in alle weiteren Produkte der Office-Palette integriert. So lassen sich Daten aus Word beispielsweise in Sekundenschnelle zu OneNote transferieren und umgekehrt.

Weitere interessante Fakten zu OneNote

Einzelne Abschnitte lassen sich auf Wunsch mit einem Passwort versehen und so durch den unbefugten Zutritt von Dritten schützen.

Man kann Notizen miteinander verknüpfen.

Es gibt eine integrierte Text- sowie Spracherkennung. Dadurch können Inhalte, welche sich in eingefügten Bildern und Sprachdateien ‘verstecken’, über die Suche gefunden werden.

OneNote eignet sich ideal für Stift-Eingaben, die auf einem Tablet als handschriftliche Notizen erstellt werden.

Notiz-Seiten in OneNote sind grundlegend ‘unendlich’ groß. Aber Vorsicht: Sehr große Notizen lassen sich nur noch schwer drucken, wenn erforderlich.

Fünf Tipps für effizienteres Arbeiten mit OneNote (unter Windows)

1. Screenshots effizient in OneNote ablegen: Ganz egal, ob OneNote gestartet ist oder nicht; drückt man die Windows-Taste verbunden mit Shift + S, dann kann man einen Screenshot erstellen, für den man direkt den passenden Speicherort in OneNote festlegen kann (Notizbuch, Abschnittsgruppe, Abschnitt oder Seite). Dann nur noch auf ‘An den ausgewählten Speicherort senden’ und im gleichen Moment befindet sich der Screenshot im Notizbuch an der definierten Stelle.

2. Audioaufzeichnungen erstellen: Über die OneNote App lassen sich auch Audioaufzeichnungen erstellen. Besonders praktisch ist dies beispielsweise bei kurzfristig anberaumten Besprechungen, an welchen nicht alle erforderlichen Personen teilnehmen können. Oder, wenn einem während einer Autofahrt plötzlich wichtige Gedanken in den Kopf kommen, die man nicht verbummeln will.

3. Audioaufzeichnungen durchsuchbar machen: Audioadateien in OneNote lassen sich für die Suche indizieren. Um die Suche nach gesprochenen Details in Audiodateien einzuschalten, wird die Funktion wie folgt aktiviert: Im Menü auf ‘Datei’ klicken und ‘Optionen’ auswählen. Als nächstes ‘Audio und Video’ wählen und dort ‘Suche nach Wörtern in Audio- und Videoaufzeichnungen aktivieren’ anhaken. Jetzt nur noch mit ‘OK’ bestätigen und Audiodateien können fortan durchsucht werden.

4. Schneller arbeiten durch praktische Tastenkombinationen: In OneNote sind eine ganze Reihe von zeitsparenden Shortcuts verborgen, die das Arbeiten mit den Notizen noch rascher und müheloser machen. So kann man z.B. mit Strg+1 ein neues Aufgabenlistenelement erstellen oder entfernen. Microsoft hat auf dieser Seite alle Shortcuts für OneNote zum Nachschlagen aufgelistet.

5. Eine Notiz auf die Schnelle erstellen: Mit Windows+N legt man blitzschnell ein virtuelles Post-it an (hierfür muss OneNote nicht einmal offen sein). Diese Post-its werden im Standard-Notizbuch unter dem Segment ‘nicht abgelegte Notizen’ gesichert und lassen sich von dort an den richtigen Ort schieben, falls erforderlich. Optional kann man den Standard-Speicherort in den One-Note-Optionen unter ‘Speichern und Sichern’ individuell festlegen.

Zu guter Letzt sei angemerkt, dass der geschäftliche Einsatz von OneNote rechtlich unbedenklich und DSGVO-konform ist. Für Interessenten mit Firmensitz in Deutschland gilt: Alle Daten werden auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union – genauer gesagt in Deutschland selbst – gesichert. Dies kann man auf dieser Seite nachlesen, auf der alle Standorte der von Microsoft genutzten Rechenzentren pro genutztem Microsoft-Dienst transparent aufgeführt sind. Die Daten der Benutzer des Services OneNote, die eine Rechnungsadresse in Deutschland haben, werden daher einzig und allein in Deutschland gehostet.

Dennoch raten wir dazu, die Daten aus OneNote idealerweise im LAN abzuspeichern und über eine Netzwerkfreigabe allen MitarbeiterInnen des Unternehmens Zugriff zu gewähren (Achtung: An Backups denken!). Ist die Datenspeicherung in der Cloud gewünscht bzw. unumgänglich, ist darauf zu achten, sensble Daten wie Passwörter oder Bankdaten nicht in OneNote abzulegen. Für anderweitige schützenswerte Informationen empfehlen wir, die bereits erwähnte, in OneNote integrierte Passwort-Funktion zu nutzen.

Haben Sie Interesse, OneNote in Ihrem Unternehmen zu nutzen? Dann kontaktieren Sie uns unter 0800 4883 338 kostenfrei. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!

Mehr zum Thema

Hier finden Sie weiterführende Informationen zu Office 365 im Allgemeinen, zu Microsoft Teams und zu Cloud Computing.

Foto © Anna Tarazevich @ Pexels

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Microsoft Power Apps – was kann es und wie funktioniert es?

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Lesedauer: ca. 4 Min

Maßgeschneiderte, selbst programmierte Apps optimieren und beschleunigen die Prozesse Ihres Unternehmens. Die Apps lassen sich auf mobilen Endgeräten oder auf PCs ausführen und sind ein wichtiger Baustein zur Bewältigung der digitalen Transformation. Leider sind nicht in jedem Unternehmen Know-how und Erfahrung vorhanden, Anwendungen auf die klassische Art und Weise selbst zu programmieren. Microsoft stellt mit den PowerApps eine Art App-Baukasten zur Verfügung, der einen Ausweg aus diesem Dilemma bietet. Zusammen mit weiteren Microsoft-Lösungen wie Power BI entstehen beste Voraussetzungen, Office-Dienste und Unternehmensdaten in eigenen Anwendungen zusammenzuführen. Der folgende Artikel erklärt Ihnen, was PowerApps ist, was es kann und wie es funktioniert.

Was ist Power Apps?

PowerApps ist eine Plattform und Sammlung von Diensten, Anwendungen und Konnektoren, mit denen sich eigene Apps ohne tiefere Programmierkenntnisse erstellen und ausführen lassen. Realisierbar ist ein großes Spektrum an Anwendungen, angefangen von einfachen mobilen Apps bis zu komplexen Business-Anwendungen. Die erstellten Apps besitzen ein dynamisches Design und lassen sich auf mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets gleichermaßen ausführen wie in einem Browser oder auf einem PC. Sie decken verschiedene Anwendungsfälle eines Unternehmens ab. Dazu verbinden die Apps die Dienste der Office-Welt mit den Unternehmensdaten, die in unterschiedlichen, nicht auf Microsoft begrenzten Datenquellen wie in Excel, SharePoint, Office 365, Dynamics 365, SQL Server, Azure, MySQL, Gmail oder anderen gespeichert sein können.

Wie funktioniert PowerApps?

PowerApps ist ein Webservice, der zur Benutzung eine entsprechende Lizenz voraussetzt. Bei dem Webservice ist grundsätzlich zwischen dem Erstellen und dem Benutzen von Apps zu unterscheiden. Je nach Zielsetzung stehen verschiedene Einstiegsmöglichkeiten zur Verfügung. Die Startseite des Services ist make.powerapps.com. Power Apps Studio bietet die Möglichkeit, eigene Apps über eine grafische Benutzeroberfläche zusammenzustellen. Zur Verwaltung der Apps dient das Power Apps Admin Center.

PowerApps selbst erstellen

Wer mit PowerApps eine eigene App erstellen möchte, benötigt keine Programmierkenntnisse. Die Anwendungen lassen sich ohne großen Aufwand ganz nach eigenen Anforderungen gestalten. Prinzipiell können drei verschiedene Arten von Apps erstellt werden:

  • Canvas Apps
  • Model-Driven Apps
  • Portal Apps

Power Apps Studio bietet eine grafische Benutzeroberfläche, um Canvas Apps durch Kombinieren verschiedener Elemente per Drag&Drop zu kreieren. Benutzbare Elemente sind beispielsweise Datenfelder, Eingabemasken, Schaltflächen oder Auswahllisten. Die Logik der Apps ist in Excel-ähnlichen Ausdrücken abgebildet. Zur Erleichterung der Arbeit stehen dem App-Ersteller zahlreiche praxisnahe Vorlagen zur Verfügung. Damit die Apps lesend oder schreibend auf die benötigten Daten zugreifen können, kommen für die verschiedenen Datenquellen sogenannte Datenkonnektoren zum Einsatz.

PowerApps verwenden

Mit dem Webservice erstellte Apps sind nicht auf eine bestimmte Plattform oder ein bestimmtes Betriebssystem beschränkt. Sie lassen sich auf iOS- und Android-Geräten, auf Windows-Rechnern oder im Webbrowser ausführen. Zugriff auf die Anwendungen erhält jeder, der für die Nutzung einer App autorisiert ist. Die Apps stehen nicht als eigenständige Anwendungen, sondern innerhalb einer Art Container-App zur Verfügung. Android- oder iOS-Benutzer müssen diese Container-App aus dem iOS- oder Android-Appstore herunterladen. Nach dem Login mit dem eigenen Microsoft-Account, zeigt die Container-App die für den User verfügbaren und freigegebenen Anwendungen an. Sie lassen sich direkt aus der App heraus starten.

Möchten Sie sich näher mit Microsoft-Tools wie PowerApps oder Power BI beschäftigen, ist Schneider + Wulf Ihr kompetenter und erfahrener Partner. Vereinbaren Sie jetzt einen kostenlosen Termin für eine Erstberatung für PowerApps oder Power BI! In einem unverbindlichen Gespräch bringen wir Ihnen die Tools näher und erklären Ihnen, wie sie die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen voranbringen. Wir freuen uns, Ihre Fragen zu diesem Thema beantworten zu dürfen.

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SuperOffice und Microsoft: Wie einfach ist die Anbindung?

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Lesedauer: ca. 3 Min

„Dokumente speichern, teilen und gemeinsam daran arbeiten war nie einfacher. SuperOffice ist nahtlos in Microsoft Office 365 … und in alle bekannten E-Mail-Anwendungen, wie Exchange, Outlook, …. und sonstige IMAP-basierende E-Mail-Server integriert.“

Zitat von www.superoffice.de

So einfach also geht Marketing, aber wie einfach ist es denn wirklich? Nun, alles der Reihe nach.

SuperOffice und Microsoft – Alles App, oder was?

Einerseits einfach, andererseits für Laien verwirrend, die Anzahl der Apps, die es für SuperOffice gibt, darunter auch diejenigen für die Integration von SuperOffice und Office 365, mittlerweile Microsoft 365. Mehr Apps als Apple-Apps könnte als Eindruck entstehen, aber so viele sind es auch wiederum nicht. Wir sind nach wie vor in der Windows-Welt.

Synchronisieren Sie Ihre Kalender

„Mithilfe des Kalender-Synchronizers unseres Partners Infobridge Software, synchronisiert sich Ihr SuperOffice-Kalender automatisch mit Microsoft Outlook, Exchange oder dem Google-Kalender. Sie können so auch Termine und Aufgaben mit anderen teilen, die kein SuperOffice nutzen.“

Zitat www.online.superoffice.com/appstore/infobridge-software-b-v-/synchronizer-for-superoffice

Was wieder wie Marketing klingt, ist Marketing, aber ist es auch realistisch? Microsoft selbst listet das Add-In SuperOffice CRM für Outlook in seinem App-Store.

Integriertes Arbeiten durch SuperOffice für Outlook

„Das SuperOffice for Outlook-Add-In hilft Ihnen dabei, Zeit zu sparen und produktiv zu bleiben, indem Sie direkt in Ihrer E-Mail auf wichtige CRM-Informationen und -Funktionen zugreifen können, sodass Sie nicht zwischen Systemen wechseln müssen. Fügen Sie neue Kontakte und Unternehmen hinzu, speichern Sie E-Mails und Dokumente oder erstellen Sie neue Verkäufe, Aktivitäten oder Anforderungen direkt aus Outlook. Sehen Sie sich wichtige Informationen zu einem Kontakt, Verkauf oder einer Anfrage schnell und einfach über das Add-In-Panel in Echtzeit an.“

Zitat*www.appsource.microsoft.com/de-de/product/office/WA200001597

Integrieren Sie Ihre Dokumente

Auch das geht per App. Wenn Sie die rein Cloud-basierten Office-Anwendungen von Microsoft 365 nutzen, können Sie Ihre Dokumente direkt von SuperOffice aus bearbeiten. Per App werden die Dokumentverwaltungsfunktionen integriert, sodass Sie Ihre Dokumente wie zuvor in SuperOffice erstellen, speichern und suchen und von allen Funktionen profitieren können, die Ihnen mit Ihrem Microsoft 365-Dienst zur Verfügung stehen.

Integration und Zusammenarbeit in beide Richtungen

Auch wenn es wegen der Zahl der Apps etwas unübersichtlich erscheint, eines ist sicher: Die Integration ist auf vielen Ebenen möglich und wird von beiden Seiten unterstützt. Das gibt nicht nur ein gutes Gefühl, es zeigt vielmehr auch, dass die Anbindung von SuperOffice an Microsoft 365 bzw. dessen Office-Lösungen Sinn macht, funktioniert und supported wird. Apps gibt es sogar für Microsoft Dynamics und davon gleich mehrere.

Erfolgreiche Partnerschaft auf allen Ebenen

Unser Fazit: Wenn auch über mehrere Apps, so ist die Anbindung von SuperOffice an Microsoft 365 auf jeden Fall machbar und auch sinnvoll. Hilfreich dabei sind die spezialisierten SuperOffice-Partner, die mit Ihrer Erfahrung und Ihrem Know How, auch auf Seiten von Microsoft 365, jederzeit professionell beraten, integrieren und unterstützen. Dazu ein letztes Zitat:

„Unsere SuperOffice-Experten und unser Netzwerk erfahrener Partner werden Ihnen dabei helfen, die bestmöglichen Erfahrungen mit SuperOffice zu machen. Ob Sie Unterstützung bei der Implementierung benötigen, mit dem Abbilden Ihrer Unternehmensprozesse, bei der Migration von Daten, bei Schulungen oder, ob Sie Hilfe dabei benötigen, die Lösung an Ihre Arbeitsweise anzupassen, wir haben einen Partner für Sie. Wir haben Partner, auf die wir vertrauen.“

Zitat*www.superoffice.de/unternehmen/partner (*Alle Zitate sind vom Mai 2021.)

Auch wir gehören dazu, sprechen Sie uns gerne an!

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Mega Tool “Teams”: Funktionen, die Sie bisher noch nicht kannten

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Lesedauer: ca. 3 Min

Nicht nur aufgrund der Corona-Pandemie sind Kollaborationswerkzeuge aus dem Arbeitsalltag kaum noch wegzudenken. Microsoft Teams hat sich zu einer Art Mega-Tool entwickelt, das Mitarbeitern wie Führungskräften die tägliche Arbeit erleichtert. Mit den Standardfunktionen von Teams wie Chats oder Video- und Onlinekonferenzen sind die meisten vertraut. Darüber hinaus bietet die Software viele weitere nützliche Features. Da Microsoft Teams kontinuierlich weiterentwickelt, kommen regelmäßig neue Funktionen dazu. Einige Funktionen, die Sie vielleicht noch nicht kannten, möchten wir Ihnen im folgenden Beitrag vorstellen. Sie stehen stellvertretend für eine Vielzahl praktischer Features für die Teamarbeit im Unternehmen.

Erweiterung des Funktionsumfangs von Teams mit Apps

Riesiges Potenzial für nützliche Helfer im Alltag bietet die Möglichkeit, vorhandene oder selbst entwickelte Apps in Teams einzubinden. Mit diesen passen Sie das Kollaborationstool Ihren Bedürfnissen an. Im App Store finden Sie über 700 direkt integrierbare Apps, die viele Routineaufgaben erleichtern. Durch einfaches Klicken lassen sich diese als Registerkarten in Gruppen-Chats, Channels oder Einzelgespräche einfügen. Sie können auch eigene Business-Apps entwickeln und die Funktionsvielfalt von Microsoft Teams erweitern. Im folgenden zwei Beispiele für den sinnvollen App-Einsatz.

Microsoft Teams gemeinsamer Kalender

Mit der neuen Kanalkalender-App realisieren Sie einen gemeinsamen Kalender für Microsoft Teams. Der Kanalkalender basiert auf Groups und gestattet es Ihnen, in jedem Kanal einen freigegebenen Kalender anzulegen. In dem Kalender planen die Teilnehmer zum Beispiel gemeinsame Meetings für diesen Kanal.

Microsoft Teams Aufgaben

Aufgaben lassen sich schon lange in Outlook digital planen und verwalten. Mit der App „Planer“ integrieren Sie die Verwaltung von Teamaufgaben direkt in Teams. Das Aufgabenmanagement ist per Registerkarte in Teams eingebunden und erlaubt es zum Beispiel, Aufgaben mehreren Personen zuzuweisen, Aufgaben anderen Personen zu übertragen oder eine grafische Übersicht der Teamaufgaben per Knopfdruck zu generieren.

Weitere nützliche Funktionen kurz angerissen

Im Folgenden einige weitere für Sie eventuell noch unbekannte praktische Features kurz erklärt:

Lesezeichen

Nicht immer lassen sich alle bereitgestellten Informationen direkt aufnehmen. Um den Überblick nicht zu verlieren, sind Lesezeichen äußerst sinnvoll. Indem Sie eine Nachricht über die Funktion „Weitere Optionen“ speichern, steht sie Ihnen durch einen Klick auf Ihr Profilbild und die Option „gespeichert“ zum späteren Lesen in Ruhe zur Verfügung.

Gruppengespräche und Meetings aufzeichnen

Gespräche, Meetings oder Videokonferenzen lassen sich mit wenigen Klicks aufzeichnen. Praktisch ist das beispielsweise, wenn Sie einen während des Meetings nicht anwesenden Kollegen auf den neuesten Stand bringen möchten. Die Funktion zum Aufzeichnen finden Sie bei „Weitere Optionen“ unter „Aufzeichnung starten“. Die Aufzeichnungen sind anschließend für alle Teilnehmer abrufbar.

Together-Modus

Der Together-Modus ist eine nette optische Zusatzfunktion. Im Together-Modus platzieren Sie alle Teilnehmer vor dem gleichen digitalen Hintergrund. Für alle Teilnehmer sieht es so aus, als wären die Personen im gleichen Raum.

Schneider + Wulf ist Ihr Partner für Microsoft in Frankfurt und Umgebung. Buchen Sie jetzt einen kostenlosen Termin für eine Microsoft-Teams-Erstberatung! In einem unverbindlichen Gespräch erfahren Sie, wie Microsoft Teams Ihr Unternehmen voranbringt. Wir freuen uns, Ihnen die Software-Lösung vorstellen zu dürfen.

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Word und Excel benutzen wir schon immer – warum Microsoft 365?

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Lesedauer: ca. 3 Min

Produkte von Microsoft sind aus dem Geschäftsalltag (nahezu) nicht mehr wegzudenken – das Technologieunternehmen aus Redmond hat eine internationale Vormachtstellung im Bereich Software-Lösungen für Unternehmen.

Aufgrund dieser Tatsache sind viele Mitarbeiter geübt im Umgang mit Microsofts bekannten Anwendungen. Word, Excel, Powerpoint … werden oft schon in Stellenausschreibungen genannt, wenn es um die Kenntnisse zukünftiger Kollegen geht und sind seit Jahrzehnten in Unternehmen etabliert.

Stellt sich die Frage: Mit dem klassischen Microsoft Office sind Sie bisher gut gefahren … wofür also Microsoft 365? Welchen Nutzen habe ich im Vergleich zu einzelnen Anwendungen? Um das zu beantworten, ist wichtig zu verstehen, dass Microsoft 365 (vormals Office 365) weit mehr ist als ein ‘Office-Paket’. Und mehrere entscheidende Vorteile gegenüber der klassischen Lösung hat.

Veraltete Versionen sind passé | Lizenzen im Griff

Da Microsoft 365 mit Abonnements arbeitet, ist Ihr Unternehmen jederzeit up to date mit allen Anwendungen. Zudem werden so die Themen Über- und Unterlizensierung adressiert und aus Ihrem Sorgenkatalog gestrichen.

Microsoft 365 erleichtert die digitale Transformation

Sie haben Vorbehalte gegenüber der ‘Wolke’? Ja, Microsoft 365 ist konzipiert für den Betrieb in der Cloud. Alternativ können Sie jedoch in einer Hybrid-Lösung arbeiten und so Ihre eigene Infrastruktur weiter nutzen. So oder so erhalten Sie mit einem Microsoft 365 Abonnement kostenfreien Cloud-Speicher (abhängig vom gewählten Abonnement).

Installation? Ein Kinderspiel!

Pro Benutzer kann Microsoft 365 auf bis zu fünf Rechnern (Windows PC / Mac) und fünf weiteren mobilen Geräten genutzt werden. Die Installation sowie die Einrichtung der Benutzerkonten ist ein Kinderspiel und in kürzester Zeit erledigt.

Alle relevanten Daten – überall

Telefon- und Videokonferenzen. Zentrale Dokumentenverwaltung. Online-Terminkalender. Intranet.
Microsoft 365 hält alle Kommunikationskanäle vor, mit skalierbarem Rechtemanagement für Unternehmen jeder Größe und der Synchronisation von Einstellungen und Dokumenten über alle Geräte hinweg. Apropos Geräte: Durch die Tatsache, dass die Office Apps auch für Android und iOS optimiert sind, stehen Ihnen diesbezüglich alle Türen offen.

Immer verfügbar, absolut sicher

Innerhalb Microsoft 365 werden Daten redundant gesichert – dies ermöglicht eine zügige Wiederherstellung im Notfall. In Kombination mit Konzepten zum Schutz vor Schadsoftware und zum Datenschutz an sich (nach ISO/IEC-Normen geprüft) wird eine Datenverfügbarkeit von bis zu 99,9% erreicht (abhängig vom Servicelevel).

Bleiben Sie liquide – Abonnements maßgeschneidert auf Ihre Anforderungen

Microsoft 365 passt sich Ihrem Unternehmen an – mit Preismodellen je Benutzer bis hin zu Jahresabonnements. Welche Konfiguration die für Sie passende ist, erörtern wir Ihnen gerne im persönlichen Gespräch. Vereinbaren Sie hierzu einfach einen unverbindlichen Wunschtermin oder kontaktieren Sie uns telefonisch unter 0800 4883 338 (kostenfrei innerdeutsch).

Autor: Manuel Büschgens

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