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Nicht nur aufgrund der Corona-Pandemie sind Kollaborationswerkzeuge aus dem Arbeitsalltag kaum noch wegzudenken. Microsoft Teams hat sich zu einer Art Mega-Tool entwickelt, das Mitarbeitern wie Führungskräften die tägliche Arbeit erleichtert. Mit den Standardfunktionen von Teams wie Chats oder Video- und Onlinekonferenzen sind die meisten vertraut. Darüber hinaus bietet die Software viele weitere nützliche Features. Da Microsoft Teams kontinuierlich weiterentwickelt, kommen regelmäßig neue Funktionen dazu. Einige Funktionen, die Sie vielleicht noch nicht kannten, möchten wir Ihnen im folgenden Beitrag vorstellen. Sie stehen stellvertretend für eine Vielzahl praktischer Features für die Teamarbeit im Unternehmen.

Erweiterung des Funktionsumfangs von Teams mit Apps

Riesiges Potenzial für nützliche Helfer im Alltag bietet die Möglichkeit, vorhandene oder selbst entwickelte Apps in Teams einzubinden. Mit diesen passen Sie das Kollaborationstool Ihren Bedürfnissen an. Im App Store finden Sie über 700 direkt integrierbare Apps, die viele Routineaufgaben erleichtern. Durch einfaches Klicken lassen sich diese als Registerkarten in Gruppen-Chats, Channels oder Einzelgespräche einfügen. Sie können auch eigene Business-Apps entwickeln und die Funktionsvielfalt von Microsoft Teams erweitern. Im folgenden zwei Beispiele für den sinnvollen App-Einsatz.

Microsoft Teams gemeinsamer Kalender

Mit der neuen Kanalkalender-App realisieren Sie einen gemeinsamen Kalender für Microsoft Teams. Der Kanalkalender basiert auf Groups und gestattet es Ihnen, in jedem Kanal einen freigegebenen Kalender anzulegen. In dem Kalender planen die Teilnehmer zum Beispiel gemeinsame Meetings für diesen Kanal.

Microsoft Teams Aufgaben

Aufgaben lassen sich schon lange in Outlook digital planen und verwalten. Mit der App „Planer“ integrieren Sie die Verwaltung von Teamaufgaben direkt in Teams. Das Aufgabenmanagement ist per Registerkarte in Teams eingebunden und erlaubt es zum Beispiel, Aufgaben mehreren Personen zuzuweisen, Aufgaben anderen Personen zu übertragen oder eine grafische Übersicht der Teamaufgaben per Knopfdruck zu generieren.

Weitere nützliche Funktionen kurz angerissen

Im Folgenden einige weitere für Sie eventuell noch unbekannte praktische Features kurz erklärt:

Lesezeichen

Nicht immer lassen sich alle bereitgestellten Informationen direkt aufnehmen. Um den Überblick nicht zu verlieren, sind Lesezeichen äußerst sinnvoll. Indem Sie eine Nachricht über die Funktion „Weitere Optionen“ speichern, steht sie Ihnen durch einen Klick auf Ihr Profilbild und die Option „gespeichert“ zum späteren Lesen in Ruhe zur Verfügung.

Gruppengespräche und Meetings aufzeichnen

Gespräche, Meetings oder Videokonferenzen lassen sich mit wenigen Klicks aufzeichnen. Praktisch ist das beispielsweise, wenn Sie einen während des Meetings nicht anwesenden Kollegen auf den neuesten Stand bringen möchten. Die Funktion zum Aufzeichnen finden Sie bei „Weitere Optionen“ unter „Aufzeichnung starten“. Die Aufzeichnungen sind anschließend für alle Teilnehmer abrufbar.

Together-Modus

Der Together-Modus ist eine nette optische Zusatzfunktion. Im Together-Modus platzieren Sie alle Teilnehmer vor dem gleichen digitalen Hintergrund. Für alle Teilnehmer sieht es so aus, als wären die Personen im gleichen Raum.

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Microsoft Dynamics ist eine umfangreiche Software-Suite, die die früheren Business Solutions von Microsoft abgelöst hat. Wie alle Anwendungen im Rahmen des Microsoft 365 Programms, ist auch Dynamics als reine Cloud-Lösung erhältlich. Dynamics deckt nahezu alle Unternehmensbereiche ab, vom Customer Relationship Management über das Enterprise Ressource Planning bis hin zum Retail Management.

Die Liste der Funktionen ist umfangreich und umfasst:

  • Vertrieb
  • Marketing
  • Service
  • Lieferkette
  • Finanzen
  • Projektmanagement
  • Handel
  • Kundenplattform

Spezielle Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen runden das Ganze ab. Aber der Reihe nach:

Vertrieb comes first

Das Modul „Sales“ ist die Dynamics-Basis für den Verkauf. Der Vertriebsmitarbeiter ebenso wie die Vertriebsleitung finden hier alle Funktionen und Informationen, die sie für erfolgreiche Vertriebsarbeit brauchen. Von priorisierten Kunden und aktuellen Aktivitäten über effektive Konversationstechniken bis hin zu integrierten Kollaborationstools reichen die Funktionen für den Verkäufer, die LinkedIn-Integration nicht zu vergessen.

Vertriebsleiter profitieren von der Datentransparenz in Echtzeit, die sie unmittelbar in Planungs- und Coachingmaßnahmen für ihren Vertrieb umsetzen können. Das gilt auch für die lernende KI und insgesamt für den anpassbaren Verkaufsprozess in Dynamics.

Customer Relationship

Zum Sales-Bereich gehört außerdem die Funktion Customer Relationship. Diese geht über die funktionalen Inhalte und Vertriebsprozesse hinaus und macht die Kundenbeziehung persönlicher. Microsoft nennt das: „Die menschliche Note in das digitale Erlebnis einbringen.“

Tatsächlich bindet diese Funktion den LinkedIn Sales Navigator ein, um noch mehr, auch persönliche Informationen über Kunden zu finden und einzubeziehen. Das hilft auf jeden Fall, zielsicherer und transparenter zu identifizieren, wer bei Kunden was entscheidet oder zumindest an diesen beteiligt ist. Die persönlichen Kunden- bzw. Interessenten-Kontakte erweitert diese Funktion allemal.

Customer Relationship hilft aber auch bei der Bindung von Bestandskunden. So lassen sich mehr persönliche Inhalte und Aspekte in den Verkaufsprozess einbinden und auch das Upselling ausbauen. Außerdem hilft die Customer Relationship Funktion, Überschneidungen, Kundenrisiken oder interne wie externe Kommunikationsprobleme im Vertriebsteam zu vermeiden.

Produkt Visualisierung

Neu und spannend ist die Funktion Product Visualize. Sie soll Vertriebsmitarbeiter in die Lage versetzen, eigene Produkte virtuell in Kundenumgebungen darzustellen und zu präsentieren. Das geht in 3D und kann dem Kunden mit Hilfe der Dynamics 365 Product Visualize App auf Tablets gezeigt werden. Mixed-Reality Session nennt Microsoft das und bindet damit ein Stück Augmented Reality in den Verkaufsprozess ein.

Outlook

Mit Outlook ist hier nicht Microsoft Outlook gemeint, sondern der Ausblick auf unsere kommenden Blogs zum Thema Microsoft Dynamics, denn bisher haben wir nur einen Bruchteil dessen gestreift, was Dynamics alles kann und bietet. Wobei, es sei an dieser Stelle erwähnt, natürlich die nahtlose Integration von anderen Microsoft Anwendungen oder Apps wie z.B. Outlook ein weiterer wichtiger Aspekt und Vorteil von Dynamics ist. Wenn es Sie also interessiert, wie es mit Dynamics im Bereich Marketing, Service und den anderen Funktionen weitergeht, stay tuned, der nächste Blog kommt.

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„Stillstand ist Rückschritt“, sagte schon der ehemalige Topmanager Rudolf von Bennigsen-Foerder. Das gilt im Unternehmen, wie auch in der IT. Eine Software, die nicht mehr weiterentwickelt wird, verliert nach und nach Nutzer und hat irgendwann keinerlei Relevanz mehr. Das zu verhindern, ist Anspruch jedes Unternehmens, um die Brücke zu Microsoft zu schlagen.

Chat-Programme, wie Microsoft Teams, werden aktuell mehr denn je genutzt. Aber – um am Beispiel Microsoft Teams zu bleiben – sie sind mehr als reine Chat-ProgrammeDr. Tibor Müller
Hauptgeschäftsführer
IHK Pfalz

Sie sehen, Microsoft bleibt nicht stehen und entwickelt Teams immer weiter. Wenn Sie Teams noch nicht in Ihrem Unternehmen nutzen, freuen wir uns, Ihnen die Software-Lösung in einem unverbindlichen Beratungsgespräch vorstellen zu dürfen!