Ein Team lebt vom Austausch, von der Kommunikation. Im Zeitalter der Digitalisierung wird dies zunehmend schwieriger – allein die Abarbeitung der täglich eintreffenden Mails kostet viel Zeit. Wussten Sie beispielsweise, dass im Jahr 2018 laut Statista rund 848 Millarden Mails versendet wurden? Eine wahre Mail-Flut! Sogenannte Collaboration Tools sollen dem entgegenwirken.

 

Kennen Sie Collaboration Tools?

Das sind Plattformen, die es ganzen Abteilungen einfacher machen, zu den für sie relevanten Themen stets auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Heute stellen wir Ihnen das Collaboration Tool Microsoft Teams vor, eine echt Alternative zu Slack, Asana, Trello und Co.

 

Zeitersparnis: Internes Kommunizieren

Microsoft Teams vereinfacht die Teamarbeit; es kombiniert Chat, Besprechungen, Notizen und Anhänge. Produkte von Drittanbietern können integriert werden. Ein große Effizienz-Steigerung dabei ist, dass Sie Ihre gewohnten Microsoft Office-Anwendungen nutzen können; so ist beispielsweise das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten möglich. Kein Hin- und Her-Senden oder Bearbeitungskonflikte mehr. Das integrierte Skype for Business ermöglicht bei Bedarf Audio- oder Video Calls.

Mit einem Collaboration Tool haben Sie die kompletten Daten und die Kommunikation zu einem Projekt, einem Team oder einer Arbeitsgruppe an einem Ort. Auf diese Weise kann sich Ihr Team jederzeit über den aktuellen Projektstand informieren und ist damit jederzeit up-to-date.

Kommt nachträglich ein Projektmitglied hinzu, so hat er alle Daten an einem Ort und kann sich selbst ins Thema einarbeiten. Mithilfe der @-Erwähnung können Sie Teilnehmer gezielt ansprechen. Die angesprochene Person erhält eine Nachricht und kann die Aufgabe erledigen. Das Team kann den Status der Aufgabe mitverfolgen. Viel Zeit sparen Sie auch durch Absprachen oder Umfragen in Chats.

 

Kostenpunkt

Im Gegensatz zu anderen Collaboration Tools ist Microsoft Teams ein fester und kostenfreier Bestandteil mehrerer Office 365-Pläne. So sind Microsoft OneDrive und Sharepoint und weitere Office-Anwendungen integrierbar (wie Word und Excel) nutzen Sie direkt in Teams. Zusätzlich können Sie Office 365 auch aus der deutschen Cloud einsetzen, um ihre Dokumente in deutschen Rechenzentren zu speichern.

 

Vorteile im Überblick

  • Eindämmung der Mail-Flut, Einzel- oder Gruppen-Chats verbessern die Kommunikation innerhalb der Teams
  • Teilen von Dokumenten und zeitgleiches Arbeiten an Dokumenten
  • Terminverwaltung direkt im Exchange-Kalender
  • Ablage aller relevanten Projekt-Dokumente in der Cloud, Update aller Team-Mitglieder über den aktuellen Status
  • Keine lästigen Mails (Re: Re: Re: Re: ) mehr; statt dessen Einzel- oder Gruppen-Chats, in die sich auch nachträglich jemand einlesen kann
  • Direkte Ansprache oder Aufgabenverteilung an Einzelpersonen durch @-Erwähnung
  • Kostenfreie Einbindung externer Mitarbeiter oder Kunden
  • Zugriff auf Teams-Inhalte per mobiler Geräte

 

Unsere Erfahrung

Wenn Sie jetzt Lust bekommen haben, mit Teams durchzustarten, sprechen Sie uns unter 0800 4883 338 gerne an. Wir arbeiten seit November 2018 mit Microsoft Teams. Unserer Erfahrung nach müssen Sie damit rechnen, dass Sie und Ihre Mitarbeiter sich an die neue, unkomplizierte Arbeitsweise gewöhnen müssen. Gerne beraten wir Sie im Detail und räumen Ihre Bedenken aus.