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Lesedauer ‘IT-Wissensmanagement – Know-how konservieren und optimieren’: 6 Minuten

Erforderliches IT-Wissen ‘auf der Höhe der Zeit’ ändert sich heutzutage ständig. Hinzu kommt, dass dieses Wissen in der Praxis auf unterschiedlichste Orte verteilt ist: In E-Mails, Datenbanken, Support-Tickets oder aber – im schlechtesten Fall – die Köpfe der IT-MitarbeiterInnen. Vor allem unter dem Gesichtspunkt der Mitarbeiterfluktuation sind Unternehmen deshalb dazu angehalten, eine optimal funktionierende IT-Wissensmanagement Strategie einzurichten. Was IT-Wissensmanagement im Detail bedeutet und welche Leistungen eine optimal funktionierende IT-Wissensmanagement Strategie beinhalten sollte, lesen Sie im folgenden Beitrag.

Wenige Wirtschaftsfaktoren haben so tiefgreifende und langanhaltende Auswirkungen auf Unternehmen wie der demografische Wandel. Zum einen führt dieser zu einem Mangel qualifizierter Nachwuchs- und Fachkräfte, zum anderen sorgt er für hohen Wissensverlust durch steigende Mitarbeiterfluktuation sowie das altersbedingte Ausscheiden von Mitarbeiter*innen aus dem Berufsleben.

Die Ergebnisse einer gegenwärtigen Studie des Wirtschaftsforschungsinstituts Prognos für die Vereinigung der Bayerischen Wirtschaft zeigen, dass bereits im Jahr 2025 2,9 Millionen Fachkräfte am deutschen Berufsmarkt fehlen werden (bis 2031 steigt diese Zahl auf 3,6 Millionen).

Deshalb ist es für Unternehmen essenziell, kostbares Know-how der Wissensträger mit System zu erfassen und folgende MitarbeiterInnen-Generationen damit fortzubilden – vor allem im Bereich IT.

Ein bewährtes Medium dafür ist agiles IT-Wissensmanagement.

Was der Begriff IT-Wissensmanagement bedeutet – eine Definition

Unter dem Begriff ‘IT-Wissensmanagement’ oder auch ‘Knowledge Management’ werden sämtliche strategische und operative Tätigkeiten eines Betriebs zusammengefasst, die den Erwerb, die Nutzung, die Weitergabe und die Speicherung von IT-Wissen verbessern.

Dabei wird zwischen zwei Wissensformen unterschieden: Explizitem und implizitem IT-Wissen.

Explizites Wissen: Beim expliziten IT-Wissen geht es um dokumentiertes und reproduzierbares IT-Wissen, wie zum Beispiel Arbeitsanweisungen oder Berichte.

Implizites Wissen: Beinhaltet sämtliches Know-how, welches auf Intuition, Praxiserfahrung sowie weiteren individuellen Fähigkeitn einzelner IT-Fachkräfte beruht. Vor diesem Hintergrund ist es oft nur in den Köpfen bestimmter IT-Wissensträger gespeichert und daher schwierig reproduzier- bzw. teilbar. Das ist vor allem deshalb problematisch, weil diese Wissensart die wirtschaftlich wertvollere für Unternehmen darstellt.

Analog zu diesen beiden Wissensarten werden im Wissensmanagement zwei Strategien unterschieden: die People-to-Document-Strategie sowie die People-to-People-Strategie.

People-to-Document-Strategie: Ist ein Konzept, welches eine allgemeine Bereitstellung von IT-Wissen an zentralen Standorten anstrebt. Hierfür bieten sich hauptsächlich Standard-Inhalte mit kleinerem Komplexitätsgrad und längerer Gültigkeit an.

People-to-People-Strategie: Im Gegenteil dazu beschäftigt sich die People-to-People-Strategie mit der interpersonellen Zurverfügungstellung sowie dem effizienten Gebrauch von IT-Wissen im Betrieb. Die Vorgehensweise ist vorranging für umfangreiches Spezialwissen geeignet.

Die wichtigsten Aufgaben für IT-Wissensmanagement

Der kluge Umgang mit IT-‘Wissenskapital’ ist zu einem der relevantesten Erfolgsfaktoren für jedes im Wettbewerb stehende Unternehmen geworden. In Zeiten, in denen sich IT-Wissen durch fortschreitende Digitalisierung und globale Vernetzung in immer kürzeren Abständen ändert, steigen auch die Anforderungen an Werkzeuge und Methoden für agiles IT-Wissensmanagement.

Bestand die Hauptaufgabe von IT-Wissensmanagement der ersten Generation noch darin, Wissensdatenbanken einzurichten und zu pflegen, so ist das Tätigkeitenfeld von zeitgemäßem IT-Wissensmanagement breit gefächert. Zu diesen Tätigkeiten gehören:

1. IT-Wissensidentifikation: Die IT-Wissensidentifikation beschäftigt sich mit der Auswertung und Beschreibung des IT-Wissensumfeldes eines Betriebs. Das Ziel ist es, eine Aufzählung sämtlicher internen sowie externen Informationen, Ressourcen und Fähigkeiten eines Betriebs zu erhalten.

2. IT-Wissensentwicklung: Die IT-Wissensentwicklung befasst sich mit dem Aufbau neuen IT-Wissens innerhalb des Unternehmens, beispielsweise durch optimierte Lernprozesse, performante digitale Werkzeuge oder innovative didaktische Ansätze. Konkrete Zielsetzung ist es, IT-Wissen auf Dauer ins eigene Unternehmen zu holen und sich so einen Markt- oder Wettbewerbsvorteil zu beschaffen.

3. IT-Wissenserwerb: IT-Wissenserwerb organisiert innovatives IT-Wissen von extern, etwa durch die Kooperation mit einem Managed Service Provider. Idee ist, direkten Zugriff auf spezialisiertes IT-Expertenwissen zu erhalten, um so beispielsweise zukünftige IT-Projekte schneller umsetzen zu können.

4. IT-Wissensverteilung: Im Zuge der IT-Wissensverteilung beschäftigt man sich mit der Thematik, wie sog. ‘IT-Informations-Silos’ eröffnet werden können, um das schon existierende IT-Wissen optimal zu verbreiten.

5. IT-Wissensnutzung: Die IT-Wissensnutzung befasst sich mit der Frage, wie das vorhandene IT-Wissen ideal genutzt werden kann, um IT-bedingte Wertschöpfungsprozesse zu verbessern und im Zuge dessen den Ressourceneinsatz zu reduzieren.

6. IT-Wissensbewahrung: Die IT-Wissensaufbewahrung ist zentrales Aufgabengebiet eines umfassenden IT-Wissensmanagements. Idee ist, IT-Wissen auf lange Sicht, teilweise gar über einige IT-Arbeitnehmer*innen-Generationen hinweg zu sichern, auf aktuellem Stand zu halten und besonders vor Datenverlusten sowie internen und externen Angriffen zu schützen.

7. IT-Wissensbewertung: Bei der IT-Wissensbewertung geht es darum, die Effektivität und den Zielerreichungsgrad einer IT-Wissensmanagement Strategie zu bewerten.

Die unterschiedlichen Modelle des IT-Wissensmanagement

Es gibt heute eine Menge verschiedener Ausführungen von IT-Wissensmanagement Systemen, welche das Thema IT-Wissensmanagement zu konzeptualisieren versuchen. Zu den Bekanntesten gehören:

das Wissensmanagement nach Nonaka sowie Takeuchi

das geschäftsprozessorientierte IT-Wissensmanagement

das Knowledge Engineering

das Wissensmarkt-Modell

Wenn Sie wüssten, was Sie alles wissen, könnten Sie…

Ein IT-Wissensmanagement System ist zu vergleichen mit einem natürlichen Gehirn. Der eigentliche Unterschied besteht allerdings darin, dass es sich aus dem impliziten und expliziten Wissen vieler Köpfe zusammensetzt und dem Betrieb auf diese Weise viele Vorzüge und Chancen bietet.

Hierzu zählen beispielsweise:

Volle Klarheit und den Überblick über die Fähigkeiten sowie das IT-Wissen aller MitarbeiterInnen

Nachhaltige Dokumentation, welche Erfolge und Misserfolge deutlich sichtbarer macht

Frühzeitige Erkennung von Chancen und Risiken

Verbesserte teaminterne wie abteilungsübergreifende Interaktion angesichts einer gemeinsamen IT-Wissensgrundlage

Raschere Lösungsfindung bei IT-Problemen

Optimierter Kundenservice sowie optimierte Qualitätssteigerung

Steigerung der Kundenzufriedenheit dank verbesserter IT-Produkte und IT-Dienstleistungen

Schnelleres Time-to-Market

Vermeidung von Doppelarbeiten dank zentraler Bündelung und Zugriffsmöglichkeit von Informationen, Best Practices wie auch Antworten für alle IT-Experten

Multiplikation von IT-Expertenwissen

Fazit: IT-Wissensmanagement – eine sinnvolle Bereicherung

IT-Wissensverlust kann Unternehmen teuer zu stehen kommen. Nicht verwunderlich daher, dass der Gebrauch von leistungsfähigen IT-Wissensmanagement Systemen mit der wachsenden Größe des Unternehmens, der IT-Wissensbasis und der IT-Wissensmitarbeiter*innen an Bedeutung gewinnt. Eine umfangreiche und ideal funktionierende IT-Wissensmanagement Strategie bietet Unternehmen die Chance, das geballte IT-Wissen der Arbeitnehmer*innen zu erkennen, zu analysieren, aufzubereiten, zu organisieren sowie weiterzugeben – aber auch zu messen wie auch zu evaluieren.

Wollen auch Sie mit leistungsstarken Werkzeugen für IT-Wissensmanagement den Wissenstransfer im Rahmen Ihres Betriebs verbessern und damit die Auswirkungen von IT-Wissensverlusten minimieren? Oder haben Sie noch Anliegen zum Thema? Sprechen Sie uns unter 0800 4883 338 kostenfrei an, wir beraten Sie gerne!

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