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Lesedauer ‚ ADFS – Ein Zugang für alle Geschäftsanwendungen ‚: 4 Minuten

Die wachsende Menge verschiedener Cloud-Anwendungen sowie Web Apps und der damit verbundene Passwort-Wildwuchs bewirken einen verstärkten Trend zur Single-Sign-On-Identitätsüberprüfung. Microsoft bietet mit ADFS – Active Directory Federation Services – eine Single-Sign-on-Lösung an, welche unternehmensweit eine zentralisierte Anmeldung ermöglicht – sowohl innerbetrieblich als auch von außerhalb. Mehr über die Funktion der Lösung und welche Vor- und Nachteile ihr Gebrauch mit sich bringt, erfahren Sie im folgenden Blogartikel.

Unternehmen setzen zur Abwicklung betrieblicher Prozesse eine stetig steigende Zahl unterschiedlicher Systeme, Endgeräte, Geschäftsanwendungen, Web Apps und Cloud-Lösungen ein. Infolgedessen stehen MitarbeiterInnen vor der (immer komplexeren) Herausforderung einer aufwendigen Passwortverwaltung und -nutzung. Leider ist diese ‚tägliche Routine‘ nicht nur zeitintensiv und benutzerunfreundlich, sondern zudem empfänglich für IT-Sicherheitsrisiken.

Somit ist es nicht verwunderlich, dass viele MitarbeiterInnen mit ebenjener Passwortverwaltung überfordert sind, wie zahlreiche Gutachten bestätigen (bsplw. die Studie Psychologie der Passwörter 2021 von LastPass). Ferner demonstriert eine Auswertung von Yubico, dass 54% aller MitarbeiterInnen identische Passwörter für mehrere dienstliche Konten verwenden. 22% der Befragten schreiben Passwörter nach wie vor auf, um den Durchblick zu behalten – darunter 41% der Firmeninhaber und 32% der C-Level-Führungspersonen!

Den sinnvollsten sowie sichersten Weg aus diesem Dilemma bieten sogenannte Single-Sign-on-Lösungen, wie die Active Directory Federation Services von Microsoft.

ADFS: Eine Definition

Microsoft Active Directory Federation Services, kurz ADFS oder auch ‚Active Directory-Verbunddienste‘, stellt eine Lösung für die organisationsübergreifende Anmeldung an verschiedenen Systemen, Web-Apps und Cloud-Anwendungen (von Microsoft und Drittanbietern) dar.

Zur Identitätsüberprüfung der Anwender benutzen die ADFS von Microsoft eine Benutzerverwaltung der Active Directories. Dies ermöglicht der Single-Sign-on-Lösung eine Anmeldung der ArbeitnehmerInnen mit Hilfe der – im Verzeichnisdienst Active Directory gesicherten – Anmeldedaten. So werden Stolpersteine rund um die Verwaltung von Zugangsdaten reduziert und sämtliche für die tägliche Arbeit erforderlichen Zugänge an zentraler Stelle organisiert.

Zudem nutzen die Active Directory Federation Services das auf Erfordernissen basierendes Autorisierungsmodell und Anmelde-Token für die Zutrittskontrolle. Hierbei erfolgt eine genaue Trennung zwischen den Zielanwendungen sowie der Verwaltung der Anmeldedaten. Dank der Verwendung der Token müssen die AcDFS die Zugangskennungen nicht mit den Drittsystemen teilen.

Parallel dienen die Microsoft Active Directory Federation Services ebenfalls als Verbindung, um unterschiedliche Frameworks zu integrieren (z.B. die ‚Security Assertion Markup Language‘ SAML). Diese gewährt den Zugriff auf cloudbasierte und webbasierte Anwendungen, welche nicht in der Lage sind, die eingebaute Windows-Authentifizierung, kurz IWA, über Active Directory zu verwenden.

Einsatzmöglichkeiten von ADFS

Es gibt verschiedene Einsatzszenarien für Microsofts Active Directory Federation Services. Eine der meist genutzten ist die Verknüpfung von Web-Anwendungen mit Cloud-Anwendungen wie Microsoft 365, Office 365, SharePoint oder auch OneDrive. Ein beispielhafter Single Sign-on mit Active Directory Federation Services könnte dabei folgendermaßen ausschauen:

Zu Arbeitsbeginn melden sich die MitarbeiterInnen mit Benutzernamen und Kennwort in der individuellen Windows-Domäne an. Sobald sie Zugang auf etwa Office 365 benötigen, müssen sie den Internetbrowser starten und die Titelseite für den Webservice aufrufen.

Über die Active Directory Federation Services erhält der externe Anbieter die Identität der Angestellten sowie ihre Benutzerrolle oder andere benötigte Informationen per Tokens und Claims mitgeteilt. Darauffolgend meldet der externe Dienst die ArbeitnehmerInnen für die Benutzung an, ohne dass jene eigenhändig den Benutzernamen oder das Passwort eintragen müssen. Die MitarbeiterInnen können nun Office 365 entsprechend ihrer Berechtigungen verwenden.

ADFS – Vor- und Nachteile

Die Vorzüge von Active Directory Federation Services liegen klar auf der Hand:

Die MitarbeiterInnen eines Unternehmens benötigen nur noch eine einzige Zugangskennung, um sich für alle benötigten Programme und Dienste im Geschäftsalltag einzuloggen.

Microsofts ADFS sind mit sämtlichen externen Bereichen kombinierbar, die kein Windows-basiertes Identitätsmodell benutzen. In Kombination mit einer eigenen Active Directory ergibt sich so eine Vielzahl an Anwendungsmöglichkeiten.

Das zentrale Management in der Active Directory-Benutzerverwaltung beseitigt die Unübersichtlichkeit rund um die Verwaltung von Benutzerkennungen und Passwörtern.

Durch die Benutzung von Anmelde-Token erhalten externe Anbieter von Cloud-Diensten sowie Web Apps zu keiner Zeit Kenntnis über die tatsächlichen Benutzernamen oder Passwörter. Wird die Zusammenarbeit mit dem Anbieter beendet, genügt die Löschung der generellen Berechtigung. Passwörter oder Benutzernamen müssen nicht geändert oder gelöscht werden.

Doch auch bei der Nutzung von den ADFS gibt es Punkte, die beachtet werden müssen:

Zusätzlich zu den Gebühren für die Nutzung von Microsoft Active Directory Federation Services müssen Betriebe laufende Kosten für Verwaltung und Wartung berücksichtigen. Je nachdem, wie ADFS konfiguriert ist, können die finanziellen Aufwendungen höher liegen als erwartet (deshalb empfiehlt sich eine präzise Planung und Kalkulation im Vorfeld der Implementierung).

Gesamtkomplexität: Die Inbetriebnahme, Konfiguration und Wartung der Active Directory-Verbunddienste ist zeitaufwendig und komplex. Besonders dann, wenn neue Anwendungen hinzugefügt werden.

ADFS – Sichere und zukunftsweisende Architektur für Cloud-Anwendungen

Fast nichts demotiviert MitarbeiterInnen so extrem wie das Einprägen einer wachsenden Anzahl komplexer Anmeldedaten sowie deren permanente Eingabe, um Programme sowie Dienste nutzen zu können. Dank Microsofts Active Directory Federation Services müssen sich MitarbeiterIinnen nur noch einen Bruchteil solcher Anmeldedaten einprägen, um Zugang zu sämtlichen Geschäftsanwendungen, Cloud-Lösungen und Web Apps zu erhalten.

Weil beim Single Sign-On die Zugangskennungen nur ein einziges Mal übertragen werden, erhöht sich zudem die IT-Sicherheit des Netzwerkzugangs.

Liegt ein Anfangsverdacht eines Identitätsdiebstahls vor, können jegliche Benutzerkonten von einer Stelle gesperrt oder bearbeitet werden. Zur selben Zeit ist das Single Sign-out mit ADFS genauso unkompliziert wie das Single Sign-On. Durch die einmalige Abmeldung über den Single Sign-out werden automatisch alle Sitzungen beendet und die entsprechenden Verbindungen getrennt.

Möchten auch Sie mit Active Directory Federation Services von MS das Benutzererlebnis, die Produktivität sowie die IT-Sicherheit in Ihrem Betrieb steigern? Oder haben Sie noch Fragen zum Thema? Kontaktieren Sie uns unter 0800 4883 338 kostenfrei, wir beraten Sie gerne!

Mehr zum Thema

Hier finden Sie weiterführende Informationen zu IT-Sicherheitskonzepten im Allgemeinen sowie zum Thema Datensicherheit.

Lesedauer ‚Microsoft OneNote – virtueller Notizblock und mehr: 5 Minuten

Evernote, Apple- oder Google Notizen: Nützliche Notizerfassungsprogramme gibt es inzwischen einige; mit Microsoft OneNote natürlich auch aus dem Hause Microsoft. Kostenlos und einfach in der Handhabung liefert OneNote alles, was man braucht, um Unterlagen oder Dateien bequem und schnell anzulegen, zu editieren und zu speichern.

Die Anwendung OneNote aus dem Hause Microsoft ist eine Lösung zur Aufbewahrung und Organisation von Notizen. Mit dieser intuitiven Software lassen sich wichtige Dokumente und Dateien an einem Platz gebündelt sammeln und gleichzeitig übersichtlich verwalten. OneNote lässt sich in Bereiche sowie Seiten kategorisieren, genau wie ein Notizbüchlein aus Papier. Allerdings ermöglicht die elektronische Variante schnelles Ordnen, Navigieren sowie Recherchieren und erleichtert die Arbeit damit gewaltig. In OneNote lassen sich Ideen oder To-dos intuitiv und schnell eintragen, aber auch detaillierte Skizzen erstellen. Außerdem lassen sich Beiträge aus OneNote mit anderen teilen und man kann gemeinsam an diesen arbeiten – ein Highlight, welches vor allem beim Gebrauch in Unternehmen extrem hilfreich sein kann.

Damit man den Durchblick behält, lassen sich Notizen bei Microsofts Notizerfassungsprogramm durch Tags kennzeichnen. Und für die erforderliche Interaktivität kann man selbstverständlich auch Dateien wie PDFs oder Audionotizen, Onlinevideos und andere Medien einfügen – Inhalte aus dem Internet werden dabei ganz automatisch mit einer passenden URL versehen.

Office 365-Kunden profitieren von zusätzlichen Eigenschaften wie einer Versionsverwaltung, der Outlook-Integration und mehr.

Microsoft OneNote ist nicht nur für Windows verfügbar, sondern ebenso als App für iOS, macOS und Android. Damit hat man sämtliche Notizen plattformübergreifend und synchron zur Hand – sofern OneNote mit dem Microsoft-Cloudspeicher OneDrive verbunden ist.

Wichtig: Ab Windows 11 wird OneNote bei Windows-Neuinstallationen nicht mehr standardmäßig vorinstalliert. Es kann allerdings kostenlos heruntergeladen werden.

Microsoft OneNote im Mac App Store (macOS) und im App Store (iOS)

Microsoft OneNote für Android

Was OneNote im Arbeitsalltag leistet

Während sich mit OneNote im privaten Bereich perfekt Kochrezepte oder Einkaufslisten erstellen und organisieren lassen, erweist sich OneNote vor allem im geschäftlichen Umfeld als äußerst nützlich. Insbesondere dann, wenn mehrere Mitarbeiter auf Informationen zurückgreifen müssen, stellt die Notiz-Applikation OneNote eine praktische, kostenfreie Möglichkeit dar. In OneNote lassen sich Aufgaben, Ideen, Protokolle usw. übersichtlich ablegen. So ist zum Beispiel das firmenweite Erstellen einer Wissensdatenbank oder eines öffentlichen Wikis in OneNote möglich. Doch auch bei der Nutzung im Rahmen kleinerer Projektarbeiten überzeugt OneNote aufgrund der oben erwähnten Cloud-Synchronisation als Notizspeicher.

Grundsätzlich sind OneNote-Notizen stets gleich strukturiert:

Notizbuch > Abschnitt > Seite > Unterseite

Der ‚digitale Notizblock‘ OneNote ist in diverse Abschnitte gegliedert, welche wiederum jeweils beliebig viele Seiten und Unterseiten enthalten können. Ganz analog einem Heft aus Papier, in welchem es verschiedene Kapitel, Unterkapitel und einzelne Seiten gibt. Mit dem Vorteil, dass man die Abschnitte ständig erweitern und unkompliziert neu strukturieren kann.

Microsoft-Nutzer profitieren zusätzlich vom Gebrauch von OneNote, da sich OneNote nahtlos in alle weiteren Produkte der Office-Palette integriert. So lassen sich Daten aus Word beispielsweise in Sekundenschnelle zu OneNote transferieren und umgekehrt.

Weitere interessante Fakten zu OneNote

Einzelne Abschnitte lassen sich auf Wunsch mit einem Passwort versehen und so durch den unbefugten Zutritt von Dritten schützen.

Man kann Notizen miteinander verknüpfen.

Es gibt eine integrierte Text- sowie Spracherkennung. Dadurch können Inhalte, welche sich in eingefügten Bildern und Sprachdateien ‚verstecken‘, über die Suche gefunden werden.

OneNote eignet sich ideal für Stift-Eingaben, die auf einem Tablet als handschriftliche Notizen erstellt werden.

Notiz-Seiten in OneNote sind grundlegend ‚unendlich‘ groß. Aber Vorsicht: Sehr große Notizen lassen sich nur noch schwer drucken, wenn erforderlich.

Fünf Tipps für effizienteres Arbeiten mit OneNote (unter Windows)

1. Screenshots effizient in OneNote ablegen: Ganz egal, ob OneNote gestartet ist oder nicht; drückt man die Windows-Taste verbunden mit Shift + S, dann kann man einen Screenshot erstellen, für den man direkt den passenden Speicherort in OneNote festlegen kann (Notizbuch, Abschnittsgruppe, Abschnitt oder Seite). Dann nur noch auf ‚An den ausgewählten Speicherort senden‘ und im gleichen Moment befindet sich der Screenshot im Notizbuch an der definierten Stelle.

2. Audioaufzeichnungen erstellen: Über die OneNote App lassen sich auch Audioaufzeichnungen erstellen. Besonders praktisch ist dies beispielsweise bei kurzfristig anberaumten Besprechungen, an welchen nicht alle erforderlichen Personen teilnehmen können. Oder, wenn einem während einer Autofahrt plötzlich wichtige Gedanken in den Kopf kommen, die man nicht verbummeln will.

3. Audioaufzeichnungen durchsuchbar machen: Audioadateien in OneNote lassen sich für die Suche indizieren. Um die Suche nach gesprochenen Details in Audiodateien einzuschalten, wird die Funktion wie folgt aktiviert: Im Menü auf ‚Datei‘ klicken und ‚Optionen‘ auswählen. Als nächstes ‚Audio und Video‘ wählen und dort ‚Suche nach Wörtern in Audio- und Videoaufzeichnungen aktivieren‘ anhaken. Jetzt nur noch mit ‚OK‘ bestätigen und Audiodateien können fortan durchsucht werden.

4. Schneller arbeiten durch praktische Tastenkombinationen: In OneNote sind eine ganze Reihe von zeitsparenden Shortcuts verborgen, die das Arbeiten mit den Notizen noch rascher und müheloser machen. So kann man z.B. mit Strg+1 ein neues Aufgabenlistenelement erstellen oder entfernen. Microsoft hat auf dieser Seite alle Shortcuts für OneNote zum Nachschlagen aufgelistet.

5. Eine Notiz auf die Schnelle erstellen: Mit Windows+N legt man blitzschnell ein virtuelles Post-it an (hierfür muss OneNote nicht einmal offen sein). Diese Post-its werden im Standard-Notizbuch unter dem Segment ’nicht abgelegte Notizen‘ gesichert und lassen sich von dort an den richtigen Ort schieben, falls erforderlich. Optional kann man den Standard-Speicherort in den One-Note-Optionen unter ‚Speichern und Sichern‘ individuell festlegen.

Zu guter Letzt sei angemerkt, dass der geschäftliche Einsatz von OneNote rechtlich unbedenklich und DSGVO-konform ist. Für Interessenten mit Firmensitz in Deutschland gilt: Alle Daten werden auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union – genauer gesagt in Deutschland selbst – gesichert. Dies kann man auf dieser Seite nachlesen, auf der alle Standorte der von Microsoft genutzten Rechenzentren pro genutztem Microsoft-Dienst transparent aufgeführt sind. Die Daten der Benutzer des Services OneNote, die eine Rechnungsadresse in Deutschland haben, werden daher einzig und allein in Deutschland gehostet.

Dennoch raten wir dazu, die Daten aus OneNote idealerweise im LAN abzuspeichern und über eine Netzwerkfreigabe allen MitarbeiterInnen des Unternehmens Zugriff zu gewähren (Achtung: An Backups denken!). Ist die Datenspeicherung in der Cloud gewünscht bzw. unumgänglich, ist darauf zu achten, sensble Daten wie Passwörter oder Bankdaten nicht in OneNote abzulegen. Für anderweitige schützenswerte Informationen empfehlen wir, die bereits erwähnte, in OneNote integrierte Passwort-Funktion zu nutzen.

Haben Sie Interesse, OneNote in Ihrem Unternehmen zu nutzen? Dann kontaktieren Sie uns unter 0800 4883 338 kostenfrei. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!

Mehr zum Thema

Hier finden Sie weiterführende Informationen zu Office 365 im Allgemeinen, zu Microsoft Teams und zu Cloud Computing.

Foto © Anna Tarazevich @ Pexels

Lesedauer ‚Microsoft Power Platform: Treiber einer schnellen Digitalisierung‘: 6 Minuten

Das Thema ‚Digitalisierung‘ umtreibt die Geschäftswelt seit Jahren. Obwohl einerseits der Bedarf an neuen, leistungsstärkeren und datenbasierten Geschäftsanwendungen wächst, um Geschäftsprozesse zu optimieren sowie Mehrwerte zu schaffen, fehlen auf der anderen Seite immer mehr IT-Fachkräfte und Fachwissen, um diese zu entwickeln. Aus diesem Grund gewinnen Low-Code-Plattformen wie Microsoft Power Platform zunehmend an Popularität. Aber was genau ist Microsoft Power Platform, wie ist die sie strukturiert und welche Vorzüge bieten die integrierten Schlüsselanwendungen? Alles Wissenswerte erfahren Sie in Folge in diesem Blogbeitrag.

In der zunehmend technologiegesteuerten Geschäftswelt dreht sich alles um Wandlung, Neuerung, Geschwindigkeit und Daten. Deshalb ist es keinesfalls verwunderlich, dass die Herausforderungen und Erfordernisse an Unternehmen konstant steigen: Zum einen müssen sie durchweg schneller auf dynamische Markt- und Geschäftsentwicklungen eingehen. Zum anderen müssen sie in zunehmend knapperen Intervallen innovative Geschäftsanwendungen entwickeln sowie bereitstellen, welche effizientes Arbeiten und rasches Handeln ermöglichen.

Für längere Entwicklungszeiten und kostenintensive Individualentwicklungen ist da wenig Platz. Erschwerend kommt hinzu, dass vielerorts passendes Fachpersonal fehlt, um die vielen Geschäftsanwendungen zu erstellen und implementieren, die für die digitale Transformation gebraucht werden.

Laut dem Branchenverband Bitkom gibt es gegenwärtig 96.000 unbesetzte IT-Stellen. Software-EntwicklerInnen sind dabei mit Abstand am gefragtesten.

Deshalb setzen immer mehr Unternehmen Low-Code-Plattformen wie Microsofts Power Platform ein.

Was ist Microsoft Power Platform? Eine Definition

Microsoft Power Platform ist eine sog. Low-Code-Plattform (‚wenig Code‘), die anstelle von gewöhnlichen, textbasierten Programmiertechniken visuelle Methoden in Gestalt von Point-and-Click oder Drag-and-Drop gebraucht mit dem Ziel,

  • die schnelle sowie ressourcenschonende Entwicklung von datenbasierten Geschäftsanwendungen zu gewährleisten,
  • wiederkehrende Vorgänge zu automatisieren,
  • aggregierte Geschäftsdaten zu visualisieren,
  • Firmenprozesse zu digitalisieren und optimieren.

Die Lösung von Microsoft vereint hierzu eine Vielzahl performanter Services aus dem Microsoft-Produktangebot. Zu den Schlüsselkomponenten zählen:

  • Microsoft Power BI
  • Microsoft Power Apps
  • Microsoft Power Automate
  • Microsoft Power Virtual Agents

Leistungsfähige Anwendungen, vereint in einer Plattform

Diese vier Komponenten haben jeweils eigene Schwerpunkte und können daher isoliert für sich oder eng verknüpft gemeinsam eingesetzt werden. Zur reibungslosen Funktion – einzeln oder im Team – stellt wiederum Microsoft 365 (mit diversen Werkzeugen wie Dynamics 365, Azure, Dataverse, AI Builder etc.) den passenden Rahmen.

Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Schwerpunkte der eingesetzten Komponenten und Werkzeuge:

Microsoft Power BI – Dank Microsoft Power BI können sämtliche Geschäftsdaten, die in der Microsoft Power Platform gebündelt werden, in multimediale Dashboards und Berichte umgesetzt werden.

Microsoft Power Apps – Mit Microsoft Power Apps sind Ihre MitarbeiterInnen in der Lage, datenbasierte Geschäftsapps ebenso wie Geschäftsanwendungen schnell und unkompliziert zu entwickeln und einzuführen.

Microsoft Power Automate – Microsoft Power Automate begünstigt durch die Automatisierbarkeit wiederkehrender Arbeitsabläufe die Mitarbeitereffizienz.

Microsoft Power Virtual Agents – Mit Power Virtual Agents können MitarbeiterInnen eigenständig leistungsstarke Chatbots erarbeiten und optimieren.

Microsoft Dataverse – Microsoft Dataverse ist der gemeinsame Datendienst aller Anwendungen sowie Services, Microsoft 365, Dynamics 365 und Microsoft Azure. Darüber hinaus bietet er die zentrale Schnittstelle für die Anbindung aller anderen Daten. Mehrere große Software-Anbieter wie SAP und Adobe fördern Microsoft Dataverse standardmäßig und beteiligen sich an der ‚Open Data Initiative‘.

AI Builder – Der AI Builder ist ein Werkzeug, welches es MitarbeiterInnen möglich macht, Funktionen aus dem Bereich ‚Künstliche Intelligenz‘ in Geschäftsprozesse und Anwendungen einzubinden.

Konnektoren – Diese stellen die Auswahl von Schnittstellen zu diversen Systemen zur Verfügung. So können MitarbeiterInnen unterschiedlichste Datenquellen mit Microsoft Power Platform verknüpfen.

Erfolgreich gemeinsam arbeiten dank Microsoft Power Platform

Microsoft Power Platform wendet sich an alle MitarbeiterInnen, die (versteckte) Potenziale in der Optimierung von Arbeitsprozessen erkennen. Mit dem Low-Code-Ansatz können diese – größtenteils in Eigenregie – binnen kürzester Zeit Daten auswerten, Arbeitsabläufe optimieren und automatisieren, datenbasierte Lösungen entwickeln und einführen sowie Berichte oder Chatbots erzeugen. Zudem liefert die Plattform selbst professionellen Entwicklern eine hervorragende Basis, um kompliziertere Geschäftsanwendungen zu entwickeln und einzuführen.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick

Die Vorzüge der Microsoft-Power-Platform-Nutzung liegen auf der Hand. Unter anderem

  • wird die IT-Abteilung unterstützt.
  • können die Kosten für die Produktion professioneller Applikationen oder die Automatisierung von Geschäftsprozessen stark reduziert werden.
  • müssen Anwendungsentwicklungen durchweg weniger ausgelagert oder durch Spezialisten ausgeführt werden.
  • erhalten MitarbeiterInnen verbesserten Zugang zu Geschäftsdaten und Informationen – dies hilft bei cleveren und schnelleren Entscheidungen.
  • ersetzen die neuen Workflows manuelle, zeitaufwendige Geschäftsprozesse und erhöhen somit die Effizienz.

Der Einsatz von Microsoft Power Platform lohnt sich

Low-Code-Plattformen wie Microsoft Power Platform erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Für Unternehmen stellen sie eine geeignete Möglichkeit dar, mit vertretbarem Zeit- und Kostenaufwand Geschäftsanwendungen intern zu erarbeiten. Darüber hinaus hilft sie MitarbeiterInnen, ihren Fokus auf Innovation, Wissen und Können zu setzen – Ergebnis ist eine erhöhte Leistungsfähigkeit und Effizienz des Einzelnen sowie des Unternehmens als Ganzes.

Möchten auch Sie Ihre MitarbeiterInnen mit dem Einsatz von Microsoft Power Platform befähigen, Geschäftsanwendungen zu entwickeln, Geschäftsprozesse zu verbessern sowie die Wertschöpfung im Betrieb voranzutreiben? Haben Sie weitere Fragen zu Microsoft Power Platform oder benötigen Sie in diesem Zusammenhang Unterstützung? Kontaktieren Sie uns kostenfrei unter 0800 4883 338, wir beraten Sie gerne.

Mehr zu Microsoft Azure erfahren Sie hier. Mehr zu Office 365 hier.

Foto © Mohan Nannapaneni @ Pexels

Lesedauer: 6 Minuten

Dropbox, Google Drive, iCloud … Cloud-Dienste gibt es mittlerweile viele. Die Lösung aus dem Hause Microsoft auf dem Cloud-Storage-Markt nennt sich OneDrive. Was kann OneDrive? Beeindruckt die Cloud-Lösung in Sachen Datenschutz? Bewährt sich der Service tendenziell für private oder für geschäftliche Anlässe? Wir haben OneDrive genau unter die Lupe genommen.

Mit Unterstützung des von Microsoft bereitgestellten Cloud-Dienstes OneDrive kann man beliebige Daten in der Cloud speichern, damit diese ortsunabhängig auf Abruf verfügbar sind – per Browser, Client-Anwendung oder OneDrive-App (erhältlich für WindowsPhone, iOS und Android).

Cloud-Storage dient aber nicht nur dem reinen Datenzugriff von überall. Vor allem im Falle eines Endgeräteverlusts oder -defekts ist es enorm wertvoll, wenn wichtige Daten an einem anderen Ort, beispielsweise eben in OneDrive, gespeichert sind. Eine Funktion, welche privat, vor allem aber geschäftlich extrem nützlich ist (Vorsicht: Ein Backup wird damit dennoch nicht ersetzt!).

Damit sämtliche Daten immer und überall synchron sind, kann man ganz einfach einen als ‚OneDrive-Ordner‘ bezeichneten Ordner auf dem Computer anlegen. Alle Dateien, die in diesen Ordner bewegt werden, landen dann automatisch in der OneDrive-Cloud. In dem Moment, wo Daten auf irgendeinem Endgerät hinzugefügt, verändert oder beseitigt werden, erfolgt eine automatische Synchronisierung auf allen anderen Geräten bzw. Speicherorten. Einzige Anforderung dafür: Eine Verbindung mit dem Internet.

Für den Dateiaustausch mit Anderen lassen sich Dokumente oder Fotos aus OneDrive problemlos teilen – sei es das Geburtstagsfoto des Enkels für die Oma oder der Geschäftsbericht, den man dem Chef zur Durchsicht zukommen lassen möchte. Statt eine Datei via E-Mail zu verschicken oder sie auf einen USB-Stick zu ziehen (und so für eine Kopie der Datei zu sorgen), verschickt man einen personalisierten Direktlink zur Datei in OneDrive.

Tipp: Wenn Sie Windows 10 als Betriebssystem nutzen, ist OneDrive bereits auf Ihrem PC installiert. Bei einer anderen Windows-Version müssen Sie erst die OneDrive-App installieren.

OneDrive for Business – die Microsoft-Cloud für Unternehmen

Wie erwähnt lässt sich die OneDrive Standard-Lösung auch geschäftlich nutzen – mit ‚OneDrive for Business‘ bietet Microsoft jedoch ein Produkt an, welches dediziert für den Einsatz in Unternehmen konzipiert und somit optimal auf die Zusammenarbeit in Teams individualisiert wurde. Hier beruht die Cloud-Option im Schwerpunkt auf der Technologie von Microsoft SharePoint und kann deshalb weit mehr als ein ’normaler‘ Cloud-Speicherdienst: Per OneDrive for Business können mehrere Personen zeitgleich gemeinsam an einem Dokument arbeiten. ‚Co-Authoring‘ nennt man diese leistungsfähige Arbeitsweise, die effizientes Teamwork möglich macht.

OneDrive ist ein echter Teamplayer und arbeitet Hand in Hand mit anderen Microsoft-Applikationen – insbesondere mit Microsoft 365. Beispielsweise kann eine PowerPoint-Präsentation, die Person A in OneDrive abgelegt hat, von Nutzer B via Browser angesehen und überarbeitet werden, ohne dass Nutzer B PowerPoint auf seinem Endgerät installiert haben muss. Und Person C kann von einem anderen Teil der Welt hierbei zusehen und die Veränderungen beurteilen. Diese Möglichkeiten erleichtern die kollaborative Arbeit enorm, vor allem in den Teams, die mit Betriebssystemen von Microsoft und Apple arbeiten. Dank der automatischen Daten-Synchronisation von OneDrive können zudem alle Mitarbeiter immerzu die aktuelle Version abrufen – ganz ohne ‚Handarbeit‘.

In diesem Zusammenhang steht ein weiterer Vorteil von OneDrive for Business: Die Dokumentenversionierung. So können Benutzer ältere Versionen der in OneDrive gespeicherten Dokumente rekonstruieren (üblicherweise werden die letzten 500 (!) Versionen eines Dokuments gespeichert).

Erfüllt OneDrive auch strenge Sicherheitsstandards?

Eines ist klar: Für eine Lösung wie OneDrive, in der sensible Daten gespeichert sind, spielt das Thema Datenschutz eine zentrale Rolle. Zudem muss nachvollziehbar sein, wer (zumindest theoretisch) Einblick in die dort abgelegten Daten hat.

Wie ist hier der Status Quo? Nun, OneDrive verfügt über eine Standard-SSL-Verschlüsselung bei der Übertragung von Dokumenten – einmal auf dem Server gespeichert, kommt eine 256bit-AES Verschlüsselung zum Einsatz, um die Daten zu schützen. Wer seine Daten innerhalb von OneDrive extra verschlüsseln will, dem können Tools wie Boxcryptor oder Microsoft BitLocker als Erweiterung für den geschützten Einsatz von OneDrive im Unternehmen behilflich sein. OneDrive for Business offeriert ebenso eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die dafür sorgt, dass bloß autorisierte Nutzer Zugriff auf die Dateien erlangen können (eine weitere simple, aber effektive Maßnahme zur Absicherung vor Hackern: Nutzen Sie gut funktionierende Passwörter und ändern Sie diese periodisch).

Wo werden die Daten gelagert?

Dies ist eine zentrale Frage. Denn wenn die Datenspeicherung in OneDrive auf amerikanischen Servern stattfindet, ist das – besonders im Hinblick auf die strikten Anforderungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) – als bedenklich zu betrachten. Tatsächlich wäre der Einsatz für europäische Firmen damit gar nicht möglich, ohne geltende Datenschutzverordnungen zu verletzen. Microsoft weiß natürlich um diesen Zustand. Daher werden die Daten sämtlicher Unternehmen, welche OneDrive for Business verwenden, und den Firmensitz innerhalb Europas haben, auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union gespeichert. Wer genaue Auskünfte sucht, an welchem Ort Microsoft die Daten speichert, wird auf dieser Seite fündig. Dort sind alle Standorte der von Microsoft verwendeten Rechenzentren pro genutztem Microsoft-Dienst nachvollziehbar aufgeführt.

Cloud-Speicherdienste im Allgemeinen werden oft wegen angeblicher Datenschutzbedenken angeprangert. Mangelnde Undurchsichtigkeit oder eine nicht saubere Ausführung des Themas IT-Sicherheit kann man Microsoft bei ihrem Dienst OneDrive for Business allerdings nicht vorwerfen – selbst wenn das Unternehmen seinen Firmensitz in den USA hat. Nichtsdestotrotz sei an selbiger Stelle erwähnt, dass Microsoft sich durch Bestätigung der OneDrive-Nutzungsbedingungen das Recht einholt, die Daten der Kunden automatisiert zu durchforsten. Diese Handlung eignet sich dazu, Dateien zu finden, welche unangemessene Inhalte zeigen. Sieht der Microsoft-Crawler Daten, die gegen die Richtlinien verstoßen, droht eine Kontosperrung.

Legt man in der persönlichen OneDrive-Cloud als frisch gebackene Eltern beispielsweise das allererste Foto des neugeborenen Babys ab, auf welchem das Kind möglicherweise unbekleidet ist, könnte das unter Umständen tatsächlich zu einer Kontosperrung führen – über einen automatischen Datenscan per PhotoDNA-Technik könnte das jeweilige Foto entdeckt und als unangemessen eingestuft werden. Die Diskussion darüber, inwiefern jene verdachtsunabhängigen Scans sinnvoll und laut Gesetz überhaupt zulässig sind, wird bereits seit längerer Zeit geführt – bis jetzt mit variierenden Ergebnissen. Doch Fakt ist: Wer OneDrive nutzt, der stimmt dem Einsatz dieser Technik und dem automatischen Scan seiner Daten zu. Das muss man wissen, wenn man das Programm nutzt oder plant, es einzusetzen.

Wenn Sie Interesse haben, OneDrive in Ihrem Betrieb zu nutzen, sprechen Sie uns unter der kostenfreien Rufnummer 0800 4883 338 gerne an. Wir können Sie im Umgang mit OneDrive schulen, helfen bei der Konfiguration des Zugriffsmanagements und sorgen dafür, dass Sie OneDrive for Business zuverlässig einsetzen. Außerdem unterstützen wir auf Wunsch beim Datenumzug und dem Anlegen einer Ablagestruktur – um was es auch geht: Wir sind Ihr Experte rund um Microsoft OneDrive!

Foto © Ruvim @ Pexels

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Schon in diesem, gestern veröffentlichten Artikel ging es um Ransomware. In Folge möchten wir das Thema aus anderer Sicht beleuchten und Ihnen ganz konkret zeigen, welche Hilfe in diesem (und anderem) Zusammenhang sinnvolles Microsoft 365 Security Management bietet.

Fakt ist: Alle 11 Sekunden wird ein Angriffsversuch mit Ransomware auf Unternehmen durchgeführt. Zieht man nun in Betracht, wie weitverbreitet Produkte und Lösungen von Microsoft sind wird schnell klar, dass gerade darauf basierende Infrastrukturen beliebte Angriffsziele sind.

Der weltweit entstandene finanzielle Schaden durch Ransomware im Jahr 2021 wird auf rund 20 Milliarden Dollar geschätzt – Analysen zufolge fällt das Gros davon unter Angriffe im Zusammenhang mit geschäftlicher Mail-Kommunikation. Und auch hier gilt: Durch die hohe Verbreitung von Microsoft Office sind Ransomware-Attacken (fast) an der Tagesordnung. Mit gravierenden finanziellen Folgen und möglichem Imageschaden.

Prävention, aber wie?

Auf Microsoft 365 abgestimmte Sicherheitslösungen bieten mehrere Hersteller. Primär sollten diese die integrierten Sicherheitsinstrumente unterstützen und so das Sicherheitsniveau soweit erhöhen, dass Angriffe weitgehend ausgeschlossen werden können. Wichtige Faktoren für die Leistungsfähigkeit solcher Produkte sind:

Spam-Erkennungsrate – Qualitativ hochwertige Security-Produkte weisen eine Rate nahezu 100% auf.

‚Zero Day Attacks‘ – Neuartige Viren werden von Standardsystemen oft nicht erkannt und entsprechend auch nicht gefiltert. Aufgrund spezieller Technik können gute Sicherheitslösungen neuartige Bedrohungen bereits vor Bekanntwerden stoppen.

Schutz vor verschlüsselten Angriffen – Microsoft Office bietet hier standardmäßig keinerlei Schutz.

Gateaway für Mail-Encryption – Ebenfalls im Standard der Microsoft Mail-Office Protection nicht vorhanden. Geeignete Security Tools sollten in Sachen Mail-Archivierung und -Verschlüsselung fit sowie DSGVO-/GOBD-konform sein.

Reporting – Detaillierte Reports sind im Microsoft-Standard nicht vorgesehen.

Neben diesen Punkten sollten Sie über eine Lösung zur Datensicherung und -wiederherstellung (im Bedarfsfall) nachdenken. Denn leider ist es auch hier so, dass Microsoft keine Optionen ‚out of the box‘ bietet.

Im Rahmen unserer Microsoft-Projekte berücksichtigen wir dieses Thema vom Start weg. Falls Sie losgelöst davon Fragen zum Thema ‚Microsoft 365 Security Management‘ haben, stehen wir Ihnen unter der kostenfreien Rufnummer 0800 4883 338 zur Verfügung. Oder vereinbaren Sie einen Online-Gesprächstermin.

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Maßgeschneiderte, selbst programmierte Apps optimieren und beschleunigen die Prozesse Ihres Unternehmens. Die Apps lassen sich auf mobilen Endgeräten oder auf PCs ausführen und sind ein wichtiger Baustein zur Bewältigung der digitalen Transformation. Leider sind nicht in jedem Unternehmen Know-how und Erfahrung vorhanden, Anwendungen auf die klassische Art und Weise selbst zu programmieren. Microsoft stellt mit den PowerApps eine Art App-Baukasten zur Verfügung, der einen Ausweg aus diesem Dilemma bietet. Zusammen mit weiteren Microsoft-Lösungen wie Power BI entstehen beste Voraussetzungen, Office-Dienste und Unternehmensdaten in eigenen Anwendungen zusammenzuführen. Der folgende Artikel erklärt Ihnen, was PowerApps ist, was es kann und wie es funktioniert.

Was ist Power Apps?

PowerApps ist eine Plattform und Sammlung von Diensten, Anwendungen und Konnektoren, mit denen sich eigene Apps ohne tiefere Programmierkenntnisse erstellen und ausführen lassen. Realisierbar ist ein großes Spektrum an Anwendungen, angefangen von einfachen mobilen Apps bis zu komplexen Business-Anwendungen. Die erstellten Apps besitzen ein dynamisches Design und lassen sich auf mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets gleichermaßen ausführen wie in einem Browser oder auf einem PC. Sie decken verschiedene Anwendungsfälle eines Unternehmens ab. Dazu verbinden die Apps die Dienste der Office-Welt mit den Unternehmensdaten, die in unterschiedlichen, nicht auf Microsoft begrenzten Datenquellen wie in Excel, SharePoint, Office 365, Dynamics 365, SQL Server, Azure, MySQL, Gmail oder anderen gespeichert sein können.

Wie funktioniert PowerApps?

PowerApps ist ein Webservice, der zur Benutzung eine entsprechende Lizenz voraussetzt. Bei dem Webservice ist grundsätzlich zwischen dem Erstellen und dem Benutzen von Apps zu unterscheiden. Je nach Zielsetzung stehen verschiedene Einstiegsmöglichkeiten zur Verfügung. Die Startseite des Services ist make.powerapps.com. Power Apps Studio bietet die Möglichkeit, eigene Apps über eine grafische Benutzeroberfläche zusammenzustellen. Zur Verwaltung der Apps dient das Power Apps Admin Center.

PowerApps selbst erstellen

Wer mit PowerApps eine eigene App erstellen möchte, benötigt keine Programmierkenntnisse. Die Anwendungen lassen sich ohne großen Aufwand ganz nach eigenen Anforderungen gestalten. Prinzipiell können drei verschiedene Arten von Apps erstellt werden:

  • Canvas Apps
  • Model-Driven Apps
  • Portal Apps

Power Apps Studio bietet eine grafische Benutzeroberfläche, um Canvas Apps durch Kombinieren verschiedener Elemente per Drag&Drop zu kreieren. Benutzbare Elemente sind beispielsweise Datenfelder, Eingabemasken, Schaltflächen oder Auswahllisten. Die Logik der Apps ist in Excel-ähnlichen Ausdrücken abgebildet. Zur Erleichterung der Arbeit stehen dem App-Ersteller zahlreiche praxisnahe Vorlagen zur Verfügung. Damit die Apps lesend oder schreibend auf die benötigten Daten zugreifen können, kommen für die verschiedenen Datenquellen sogenannte Datenkonnektoren zum Einsatz.

PowerApps verwenden

Mit dem Webservice erstellte Apps sind nicht auf eine bestimmte Plattform oder ein bestimmtes Betriebssystem beschränkt. Sie lassen sich auf iOS- und Android-Geräten, auf Windows-Rechnern oder im Webbrowser ausführen. Zugriff auf die Anwendungen erhält jeder, der für die Nutzung einer App autorisiert ist. Die Apps stehen nicht als eigenständige Anwendungen, sondern innerhalb einer Art Container-App zur Verfügung. Android- oder iOS-Benutzer müssen diese Container-App aus dem iOS- oder Android-Appstore herunterladen. Nach dem Login mit dem eigenen Microsoft-Account, zeigt die Container-App die für den User verfügbaren und freigegebenen Anwendungen an. Sie lassen sich direkt aus der App heraus starten.

Möchten Sie sich näher mit Microsoft-Tools wie PowerApps oder Power BI beschäftigen, ist Schneider + Wulf Ihr kompetenter und erfahrener Partner. Vereinbaren Sie jetzt einen kostenlosen Termin für eine Erstberatung für PowerApps oder Power BI! In einem unverbindlichen Gespräch bringen wir Ihnen die Tools näher und erklären Ihnen, wie sie die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen voranbringen. Wir freuen uns, Ihre Fragen zu diesem Thema beantworten zu dürfen.

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„Dokumente speichern, teilen und gemeinsam daran arbeiten war nie einfacher. SuperOffice ist nahtlos in Microsoft Office 365 … und in alle bekannten E-Mail-Anwendungen, wie Exchange, Outlook, …. und sonstige IMAP-basierende E-Mail-Server integriert.“

Zitat von www.superoffice.de

So einfach also geht Marketing, aber wie einfach ist es denn wirklich? Nun, alles der Reihe nach.

SuperOffice und Microsoft – Alles App, oder was?

Einerseits einfach, andererseits für Laien verwirrend, die Anzahl der Apps, die es für SuperOffice gibt, darunter auch diejenigen für die Integration von SuperOffice und Office 365, mittlerweile Microsoft 365. Mehr Apps als Apple-Apps könnte als Eindruck entstehen, aber so viele sind es auch wiederum nicht. Wir sind nach wie vor in der Windows-Welt.

Synchronisieren Sie Ihre Kalender

„Mithilfe des Kalender-Synchronizers unseres Partners Infobridge Software, synchronisiert sich Ihr SuperOffice-Kalender automatisch mit Microsoft Outlook, Exchange oder dem Google-Kalender. Sie können so auch Termine und Aufgaben mit anderen teilen, die kein SuperOffice nutzen.“

Zitat www.online.superoffice.com/appstore/infobridge-software-b-v-/synchronizer-for-superoffice

Was wieder wie Marketing klingt, ist Marketing, aber ist es auch realistisch? Microsoft selbst listet das Add-In SuperOffice CRM für Outlook in seinem App-Store.

Integriertes Arbeiten durch SuperOffice für Outlook

„Das SuperOffice for Outlook-Add-In hilft Ihnen dabei, Zeit zu sparen und produktiv zu bleiben, indem Sie direkt in Ihrer E-Mail auf wichtige CRM-Informationen und -Funktionen zugreifen können, sodass Sie nicht zwischen Systemen wechseln müssen. Fügen Sie neue Kontakte und Unternehmen hinzu, speichern Sie E-Mails und Dokumente oder erstellen Sie neue Verkäufe, Aktivitäten oder Anforderungen direkt aus Outlook. Sehen Sie sich wichtige Informationen zu einem Kontakt, Verkauf oder einer Anfrage schnell und einfach über das Add-In-Panel in Echtzeit an.“

Zitat*www.appsource.microsoft.com/de-de/product/office/WA200001597

Integrieren Sie Ihre Dokumente

Auch das geht per App. Wenn Sie die rein Cloud-basierten Office-Anwendungen von Microsoft 365 nutzen, können Sie Ihre Dokumente direkt von SuperOffice aus bearbeiten. Per App werden die Dokumentverwaltungsfunktionen integriert, sodass Sie Ihre Dokumente wie zuvor in SuperOffice erstellen, speichern und suchen und von allen Funktionen profitieren können, die Ihnen mit Ihrem Microsoft 365-Dienst zur Verfügung stehen.

Integration und Zusammenarbeit in beide Richtungen

Auch wenn es wegen der Zahl der Apps etwas unübersichtlich erscheint, eines ist sicher: Die Integration ist auf vielen Ebenen möglich und wird von beiden Seiten unterstützt. Das gibt nicht nur ein gutes Gefühl, es zeigt vielmehr auch, dass die Anbindung von SuperOffice an Microsoft 365 bzw. dessen Office-Lösungen Sinn macht, funktioniert und supported wird. Apps gibt es sogar für Microsoft Dynamics und davon gleich mehrere.

Erfolgreiche Partnerschaft auf allen Ebenen

Unser Fazit: Wenn auch über mehrere Apps, so ist die Anbindung von SuperOffice an Microsoft 365 auf jeden Fall machbar und auch sinnvoll. Hilfreich dabei sind die spezialisierten SuperOffice-Partner, die mit Ihrer Erfahrung und Ihrem Know How, auch auf Seiten von Microsoft 365, jederzeit professionell beraten, integrieren und unterstützen. Dazu ein letztes Zitat:

„Unsere SuperOffice-Experten und unser Netzwerk erfahrener Partner werden Ihnen dabei helfen, die bestmöglichen Erfahrungen mit SuperOffice zu machen. Ob Sie Unterstützung bei der Implementierung benötigen, mit dem Abbilden Ihrer Unternehmensprozesse, bei der Migration von Daten, bei Schulungen oder, ob Sie Hilfe dabei benötigen, die Lösung an Ihre Arbeitsweise anzupassen, wir haben einen Partner für Sie. Wir haben Partner, auf die wir vertrauen.“

Zitat*www.superoffice.de/unternehmen/partner (*Alle Zitate sind vom Mai 2021.)

Auch wir gehören dazu, sprechen Sie uns gerne an!

Lesedauer: ca. 1 Min

Das wars – Ende – aus – vorbei. Am 31. Juli schaltet Microsoft „Skype for Business“ ab. Wer noch auf die bewährte Kollaborations-Software setzt, muss sich nach Alternativen umsehen. Eine Tür stößt Microsoft dabei selbst weit auf: die Tür zu Microsoft Teams.

Umzug von Skype for Business zu Microsoft Teams

Bereits ab Mai werden User, die noch nicht umgestiegen sind, automatisch zu Teams umgezogen. Wer das ganze noch proaktiver angehen möchte, kann bereits jetzt auf umfassende Anleitungen, kostenlose Schulungen und Planungsworkshops seitens Microsoft zurückgreifen, so dass man selbst die Kontrolle über den Umzug behält. Die direkten Links finden Sie hier im Microsoft-Blog.

Übrigens, Skype for Business Server-Produkte sind von der Einstellung nicht betroffen.

Generell stellt sich aber natürlich die Frage: warum bis zum „End of life“ eines Produktes abwarten, wenn man auch die topmoderne Lösung nutzen kann, die fortschrittlich regelmäßig weiterentwickelt wird?

Wenn Sie Interesse an Teams haben oder Fragen, was die Umstellung für Ihr Unternehmen bedeutet, beraten wir Sie gerne zu Microsoft Teams. Hier finden Sie mehr Informationen und die direkte Möglichkeit, eine kostenfreie Erstberatung bei Schneider + Wulf zu buchen!

Auf die Vorteile von Teams sind wir dabei bereits in den letzten Blog-Einträgen eingegangen, die wir Ihnen hier gerne nochmals empfehlen:

Lesedauer: ca. 3 Min

Nicht nur aufgrund der Corona-Pandemie sind Kollaborationswerkzeuge aus dem Arbeitsalltag kaum noch wegzudenken. Microsoft Teams hat sich zu einer Art Mega-Tool entwickelt, das Mitarbeitern wie Führungskräften die tägliche Arbeit erleichtert. Mit den Standardfunktionen von Teams wie Chats oder Video- und Onlinekonferenzen sind die meisten vertraut. Darüber hinaus bietet die Software viele weitere nützliche Features. Da Microsoft Teams kontinuierlich weiterentwickelt, kommen regelmäßig neue Funktionen dazu. Einige Funktionen, die Sie vielleicht noch nicht kannten, möchten wir Ihnen im folgenden Beitrag vorstellen. Sie stehen stellvertretend für eine Vielzahl praktischer Features für die Teamarbeit im Unternehmen.

Erweiterung des Funktionsumfangs von Teams mit Apps

Riesiges Potenzial für nützliche Helfer im Alltag bietet die Möglichkeit, vorhandene oder selbst entwickelte Apps in Teams einzubinden. Mit diesen passen Sie das Kollaborationstool Ihren Bedürfnissen an. Im App Store finden Sie über 700 direkt integrierbare Apps, die viele Routineaufgaben erleichtern. Durch einfaches Klicken lassen sich diese als Registerkarten in Gruppen-Chats, Channels oder Einzelgespräche einfügen. Sie können auch eigene Business-Apps entwickeln und die Funktionsvielfalt von Microsoft Teams erweitern. Im folgenden zwei Beispiele für den sinnvollen App-Einsatz.

Microsoft Teams gemeinsamer Kalender

Mit der neuen Kanalkalender-App realisieren Sie einen gemeinsamen Kalender für Microsoft Teams. Der Kanalkalender basiert auf Groups und gestattet es Ihnen, in jedem Kanal einen freigegebenen Kalender anzulegen. In dem Kalender planen die Teilnehmer zum Beispiel gemeinsame Meetings für diesen Kanal.

Microsoft Teams Aufgaben

Aufgaben lassen sich schon lange in Outlook digital planen und verwalten. Mit der App „Planer“ integrieren Sie die Verwaltung von Teamaufgaben direkt in Teams. Das Aufgabenmanagement ist per Registerkarte in Teams eingebunden und erlaubt es zum Beispiel, Aufgaben mehreren Personen zuzuweisen, Aufgaben anderen Personen zu übertragen oder eine grafische Übersicht der Teamaufgaben per Knopfdruck zu generieren.

Weitere nützliche Funktionen kurz angerissen

Im Folgenden einige weitere für Sie eventuell noch unbekannte praktische Features kurz erklärt:

Lesezeichen

Nicht immer lassen sich alle bereitgestellten Informationen direkt aufnehmen. Um den Überblick nicht zu verlieren, sind Lesezeichen äußerst sinnvoll. Indem Sie eine Nachricht über die Funktion „Weitere Optionen“ speichern, steht sie Ihnen durch einen Klick auf Ihr Profilbild und die Option „gespeichert“ zum späteren Lesen in Ruhe zur Verfügung.

Gruppengespräche und Meetings aufzeichnen

Gespräche, Meetings oder Videokonferenzen lassen sich mit wenigen Klicks aufzeichnen. Praktisch ist das beispielsweise, wenn Sie einen während des Meetings nicht anwesenden Kollegen auf den neuesten Stand bringen möchten. Die Funktion zum Aufzeichnen finden Sie bei „Weitere Optionen“ unter „Aufzeichnung starten“. Die Aufzeichnungen sind anschließend für alle Teilnehmer abrufbar.

Together-Modus

Der Together-Modus ist eine nette optische Zusatzfunktion. Im Together-Modus platzieren Sie alle Teilnehmer vor dem gleichen digitalen Hintergrund. Für alle Teilnehmer sieht es so aus, als wären die Personen im gleichen Raum.

Schneider + Wulf ist Ihr Partner für Microsoft in Frankfurt und Umgebung. Buchen Sie jetzt einen kostenlosen Termin für eine Microsoft-Teams-Erstberatung! In einem unverbindlichen Gespräch erfahren Sie, wie Microsoft Teams Ihr Unternehmen voranbringt. Wir freuen uns, Ihnen die Software-Lösung vorstellen zu dürfen.

Lesedauer: ca. 2 Min

Microsoft Dynamics ist eine umfangreiche Software-Suite, die die früheren Business Solutions von Microsoft abgelöst hat. Wie alle Anwendungen im Rahmen des Microsoft 365 Programms, ist auch Dynamics als reine Cloud-Lösung erhältlich. Dynamics deckt nahezu alle Unternehmensbereiche ab, vom Customer Relationship Management über das Enterprise Ressource Planning bis hin zum Retail Management.

Die Liste der Funktionen ist umfangreich und umfasst:

  • Vertrieb
  • Marketing
  • Service
  • Lieferkette
  • Finanzen
  • Projektmanagement
  • Handel
  • Kundenplattform

Spezielle Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen runden das Ganze ab. Aber der Reihe nach:

Vertrieb comes first

Das Modul „Sales“ ist die Dynamics-Basis für den Verkauf. Der Vertriebsmitarbeiter ebenso wie die Vertriebsleitung finden hier alle Funktionen und Informationen, die sie für erfolgreiche Vertriebsarbeit brauchen. Von priorisierten Kunden und aktuellen Aktivitäten über effektive Konversationstechniken bis hin zu integrierten Kollaborationstools reichen die Funktionen für den Verkäufer, die LinkedIn-Integration nicht zu vergessen.

Vertriebsleiter profitieren von der Datentransparenz in Echtzeit, die sie unmittelbar in Planungs- und Coachingmaßnahmen für ihren Vertrieb umsetzen können. Das gilt auch für die lernende KI und insgesamt für den anpassbaren Verkaufsprozess in Dynamics.

Customer Relationship

Zum Sales-Bereich gehört außerdem die Funktion Customer Relationship. Diese geht über die funktionalen Inhalte und Vertriebsprozesse hinaus und macht die Kundenbeziehung persönlicher. Microsoft nennt das: „Die menschliche Note in das digitale Erlebnis einbringen.“

Tatsächlich bindet diese Funktion den LinkedIn Sales Navigator ein, um noch mehr, auch persönliche Informationen über Kunden zu finden und einzubeziehen. Das hilft auf jeden Fall, zielsicherer und transparenter zu identifizieren, wer bei Kunden was entscheidet oder zumindest an diesen beteiligt ist. Die persönlichen Kunden- bzw. Interessenten-Kontakte erweitert diese Funktion allemal.

Customer Relationship hilft aber auch bei der Bindung von Bestandskunden. So lassen sich mehr persönliche Inhalte und Aspekte in den Verkaufsprozess einbinden und auch das Upselling ausbauen. Außerdem hilft die Customer Relationship Funktion, Überschneidungen, Kundenrisiken oder interne wie externe Kommunikationsprobleme im Vertriebsteam zu vermeiden.

Produkt Visualisierung

Neu und spannend ist die Funktion Product Visualize. Sie soll Vertriebsmitarbeiter in die Lage versetzen, eigene Produkte virtuell in Kundenumgebungen darzustellen und zu präsentieren. Das geht in 3D und kann dem Kunden mit Hilfe der Dynamics 365 Product Visualize App auf Tablets gezeigt werden. Mixed-Reality Session nennt Microsoft das und bindet damit ein Stück Augmented Reality in den Verkaufsprozess ein.

Outlook

Mit Outlook ist hier nicht Microsoft Outlook gemeint, sondern der Ausblick auf unsere kommenden Blogs zum Thema Microsoft Dynamics, denn bisher haben wir nur einen Bruchteil dessen gestreift, was Dynamics alles kann und bietet. Wobei, es sei an dieser Stelle erwähnt, natürlich die nahtlose Integration von anderen Microsoft Anwendungen oder Apps wie z.B. Outlook ein weiterer wichtiger Aspekt und Vorteil von Dynamics ist. Wenn es Sie also interessiert, wie es mit Dynamics im Bereich Marketing, Service und den anderen Funktionen weitergeht, stay tuned, der nächste Blog kommt.

Schlagwortarchiv für: Microsoft 365

13. Dezember | 15:00 15:45

Ein ereignisreiches Jahr neigt sich dem Ende zu. Es ist viel passiert, was den Arbeitsalltag des einen oder anderen betroffen – und möglicherweise verändert – hat. Auch Microsoft 365 lebt von stetiger Weiterentwicklung. Darum lohnt es sich, noch einmal einen Blick zurückzuwerfen auf die Highlights des vergangenen Jahres – und einen Ausblick auf 2023 und konkrete wie mögliche neue Funktionen zu wagen.

 Foto © Pixabay von Pexels

Agenda

Begrüßung

Rückblick 2022 – was sich in der Microsoft 365-Welt getan hat

Ausblick – was Microsoft für 2023 plant

Best Practice: Wie wir Neuerungen umsetzen und in den Arbeitsalltag integrieren

Q&A

Verabschiedung

Unverbindliche Anmeldung

Details

Datum:
13. Dezember
Zeit:
15:00 – 15:45
Kategorien:
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Veranstalter

Microsoft-Teams-Schulung