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Die E-Mail ist weiterhin das populärste sowie meistgenutzte Kommunikationsmedium in der Geschäftswelt. Aber nur wenige Unternehmen machen sich Gedanken darüber, dass geschäftliche E-Mails steuer- sowie handelsrechtlich wichtige Daten enthalten können und daher revisionssicher archiviert werden müssen.
Welche E-Mails von der Archivierungspflicht berührt sind, worin sich E-Mail-Archive und E-Mail-Backups differenzieren und warum eine E-Mail-Archivierung ein bedeutender Baustein einer IT-Sicherheitsstrategie sein sollte, lesen Sie in dem nachfolgenden Blogbeitrag.
Der Kommunikationsweg E-Mail ist aus dem heutigen Arbeitsalltag nicht mehr fortzudenken. Mittlerweile werden komplette Firmenprozesse wie die Angebotserstellung, der Versand von Verträgen, Abrechnungen und Zahlungsbelege oder etwa das Reklamationsmanagement mittels E-Mails bewerkstelligt.
Allein in Deutschland erhält heutzutage jeder Büroangestellte im Durchschnitt 26 geschäftliche E-Mails am Tag – das sind 26 steuerrechtlich und handelsrechtlich wichtige Firmendokumente!
Angesichts dessen ist völlig offensichtlich, dass die Archivierung der elektronischen Geschäftskorrespondenz zunehmend an Bedeutung gewinnt.
Gesetzliche Vorgaben zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung
Im Prinzip ist jede Firma in Deutschland dazu verpflichtet, nicht nur die analoge, sondern auch ihre digitale Geschäftskorrespondenz mehrere Jahre lang komplett, originalgetreu und manipulationssicher aufzubewahren. Ein zentrales E-Mail-Archivierungsgesetz existiert dafür jedoch nicht!
Im Detail bildet sich die juristische Grundlage zur Aufbewahrung von E-Mails aus unzähligen Vorschriften sowie Gesetzen. Dazu zählen u.a.:
- die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung sowie Verwahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD
- das Handelsgesetzbuch, kurz HGB
- die Abgabenordnung, kurz AO
- die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, kurz GBO
- das Aktiengesetz, kurz AktG
- das Gesetz betreffend die Gesellschaft mit beschränkter Haftung, kurz GmbHG
- das Umsatzsteuergesetz, kurz UStG
- das Bundesdatenschutzgesetz, kurz BDSG
- das Telekommunikationsgesetz, kurz TKG
- das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich, kurz KonTraG
Die rechtlichen Archivierungspflichten sind dabei unter anderem im § 257 des Handelsgesetzbuchs festgelegt. Demnach müssen Unternehmen sämtliche E-Mails, die nach diesem Paragraph und §147 der Abgabenordnung als Handelsbrief oder Geschäftsbrief gelten und für die Besteuerung relevant sind, für einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren aufbewahren.
Von der Aufbewahrung ausgeschlossen sind dagegen private E-Mails von Arbeitnehmern, solange diese der Archivierung im E-Mail-Archiv nicht ausdrücklich beigestimmt haben, und E-Mails mit Bewerberdaten. Gleiches gilt für interne E-Mails, über welche kein Geschäft zustande gekommen ist, Spammails sowie Marketingtools wie zum Beispiel Newsletter.
Revisionssichere Archivierung schützt vor Geldbußen und Freiheitsstrafen
Die Anforderungen an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung sind in den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Verwaltung und Archivierung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumente in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff geregelt.
Demzufolge müssen Unternehmen ihre digitale Geschäftskorrespondenz einschließlich ihrer Anhänge erklärlich, auffindbar, unveränderbar und verfälschungssicher archivieren.
Das heißt aber, dass gewöhnliche E-Mail-Programme diesen Anforderungen nicht zur Genüge leisten – besonders in Bezug auf die Unveränderbarkeit von E-Mails. Deshalb ist der Gebrauch einer kompetenten und leistungsfähigen E-Mail-Archivierungslösung unerlässlich.
Zum einen bietet sie Firmen die Revisionssicherheit und damit die geforderte Rechtssicherheit der digitalen Geschäftskorrespondenz. Zum anderen betreut Sie die Unternehmen unter anderem darin, Arbeitsabläufe zu verbessern, E-Mail- und Speicherinfrastrukturen zu entlasten wie auch den Verwaltungsaufwand und dadurch die IT-Ausgaben zu minimieren.
Kommen Firmen den gesetzlichen Archivierungspflichten von E-Mails jedoch nicht nach, drohen ihnen nicht nur hohe Bußgelder, sondern auch Freiheitsstrafen.
Ein E-Mail-Backup ist kein E-Mail-Archiv
Entgegen der oft vertretenen Meinung können E-Mail-Backups keine E-Mail-Archive ablösen. Das Backup eines E-Mail-Servers ist für die kurzzeitige und auch mittelfristige Speicherung von Nachrichten gedacht, um diese im Falle eines Datenverlustes schleunigst wiederherzustellen. Die E-Mail-Archivierung unter Einsatz von einer leistungsfähigen und kompetenten E-Mail-Archivierungslösung dagegen ermöglicht eine dauerhafte und insbesondere revisionssichere Speicherung des E-Mail-Verkehrs – die das Gesetz für die Archivierung der digitalen Geschäftskorrespondenz verlangt.
Ergänzend kommt die Tatsache, dass E-Mails bei einem Backup manipuliert oder gar gelöscht werden können. Bei einer E-Mail-Archivierung werden Gegebenheiten dieser Art verhindert.
Der Datenschutz und die E-Mail-Archivierung
Wie schon genannt gibt es Ausnahmefälle, bei welchen E-Mails aus gesetzlichen Motiven gar nicht oder nur eingeschränkt archiviert werden dürfen.
Private Nutzung des geschäftlichen E-Mail-Kontos. Grundsätzlich dürfen persönliche E-Mails der Mitarbeiter bei der privaten Nutzung des geschäftlichen E-Mail-Kontos nicht aufbewahrt werden, außer diese haben der E-Mail-Archivierung ausdrücklich zugestimmt.
Grundsätze der Datenminimierung. Im Sinne des Artikels 5 Abs. 1 lit. c. DSGVO sowie § 47 Nr. 5 BDSG dürfen personenbezogene Datensammlungen nur so lang gespeichert werden, wie es für die Erfüllung des Zwecks notwendig ist. Hier gilt: Bestehen für die Daten gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflichten, die sich über einen längeren Zeitabschnitt erstrecken als der datenschutzrechtliche Zweck, so sind Daten bis zum Ablauf der längsten für sie einschlägigen Aufbewahrungspflicht vorzuhalten, ansonsten ist dringlich ein Löschkonzept zu empfehlen.
Merksätze zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung
Weltweit werden täglich ca. 319,6 Milliarden geschäftliche und persönliche E-Mails versendet und entgegengenommen.
Diese Zahlen machen deutlich: Insbesondere im Arbeitsumfeld ist die revisionssichere und rechtskonforme E-Mail-Archivierung essenziell.
Der Verband ‚Organisations- und Informationssysteme e.V.‘, kurz VOI, bietet folgende grundsätzliche Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Aufbewahrung an:
- Jede E-Mail muss nach Richtlinie der gesetzlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
- Die Archivierung hat gänzlich zu geschehen – keine E-Mail darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
- Wirklich jede E-Mail ist zum organisatorisch frühestmöglichen Termin zu archivieren.
- Jede E-Mail muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.
- Jede E-Mail vermag nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.
- Jede E-Mail muss in angemessener Zeit wiedergefunden und auch reproduziert werden können.
- Jede E-Mail darf nicht früher als nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden.
- Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte erklärlich aufgeschrieben werden. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung muss von einem sachverständigen Dritten stets überprüfbar sein.
- Bei allen Migrationen und Veränderungen am E-Mail-Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgelisteten Grundsätze gewährleistet sein.
Mehrwerte für Ihr Unternehmen
Die E-Mail ist und bleibt wichtiges Kommunikationsmedium. Im gleichen Atemzug ist die bestehende Rechtsordnung zum Thema E-Mail-Archivierung eindeutig.
Es ist deshalb höchste Zeit sich darum zu kümmern, alle Anforderungen an die E-Mail-Archivierung zu erfüllen.
Sie wollen mehr zum Thema rechtssichere E-Mail-Archivierung erfahren oder suchen nach einer geeigneten Archivierungslösung, mit der Sie Ihre E-Mail- und Speicherinfrastruktur entlasten und dabei die Leistungsfähigkeit und Tatkraft Ihrer internen Firmenprozesse steigern können? Sprechen Sie uns gerne an.
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